Mesyuarat adalah perbincangan   Mesyuarat adalah  formal di antara dua pihak atau          di antara   lebih untuk mencapa...
MASALAH BIASA    MASALAH BIASA     MESYUARAT      MESYUARATMesyuarat jarang diadakan.Mesyuarat jarang diadakan.Minit lewat...
Subjek dan tujuan mesyuarat tidakSubjek dan tujuan mesyuarat tidakditerangkan dengan jelas.diterangkan dengan jelas.Mesyua...
Tempat mesyuarat terlalu sempit   Tempat mesyuarat terlalu sempit   kerusi-kerusi yang tidak selesa   kerusi-kerusi yang t...
Orang yang sepatutnya hadir tidakOrang yang sepatutnya hadir tidakhadir; orang yang sepatutnya tidakhadir; orang yang sepa...
Ada ahli yang mengawal mesyuarat.Ada ahli yang mengawal mesyuarat.Ahli-ahli mesyuarat bertelagahAhli-ahli mesyuarat bertel...
Ahli-ahli dipersendakan atauAhli-ahli dipersendakan atauditertawakan oleh pengerusi atauditertawakan oleh pengerusi atauah...
Ahli-ahli tidak dapat melihat,Ahli-ahli tidak dapat melihat,membaca, mendengar ataumembaca, mendengar ataumemahami alat pa...
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG   ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG                BERKUALITI                BERKUAL...
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANGASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG             BERKUALITI             BERKUALITI Mempu...
Ahli-ahli yang hadir mempunyaiAhli-ahlikepakaran.kepakaran.Perbincangan diadakan secarapositif.positif.Peranan Pengerusi y...
PERANAN DAN TUGAS   PERANAN DAN TUGASPENGERUSI (PERANCANGAN)PENGERUSI (PERANCANGAN)Mengapakah mesyuarat perluMengapakah me...
Bila dan di mana mesyuarat hendakBila dan di mana mesyuarat hendakdiadakan ?diadakan ?Siapakah yang perlu hadir ?Siapakah ...
SEMASA MESYUARAT      SEMASA MESYUARAT(a) Di awal Mesyuarat:(a) Di awal Mesyuarat:     Datang awal sebelum waktu     Datan...
(b) Semasa Perbincangan:(b) Semasa Perbincangan:     Beri peluang sama rata kepada ahli-     Beri peluang sama rata kepada...
(c) Di Akhir Mesyuarat(c) Di Akhir Mesyuarat     Rumuskan perkara-perkara utama     Rumuskan perkara-perkara utama     yan...
PERANAN DAN TUGAS  PERANAN DAN TUGAS      PENGERUSI       PENGERUSISebagai pengacara, penggerak,Sebagai pengacara, pengger...
PERANAN DAN TUGASPERANAN DAN TUGAS    PENGERUSI     PENGERUSIMenggalakan perbincangan danMenggalakan perbincangan danpenye...
PENGENDALIAN MESYUARATPENGENDALIAN MESYUARAT     YANG BERKESAN     YANG BERKESANWujudkan suasana yang bolehWujudkan suasan...
KUASA DAN KELAYAKAN KUASA DAN KELAYAKAN      PENGERUSI      PENGERUSIMenjaga tatacara mesyuarat.Menjaga tatacara mesyuarat...
KUALITI SEORANG PENGERUSIKUALITI SEORANG PENGERUSI            Personaliti.            Personaliti.             Keadilan.  ...
TANGGUNGJAWAB DAN TUGASTANGGUNGJAWAB DAN TUGAS      SETIAUSAHA       SETIAUSAHA Mempastikan pengelolaan dan Mempastikan pe...
TANGGUNGJAWAB DAN TUGASTANGGUNGJAWAB DAN TUGAS      SETIAUSAHA       SETIAUSAHA Bertindak sebagai ‘tangan kanan’’ Bertinda...
SEBELUM MESYUARAT  SEBELUM MESYUARATMenghantar notis mesyuarat sertaMenghantar notis mesyuarat sertasemua dokumen yang ber...
Menentukan persiapan bilik danMenentukan persiapan bilik danalat-alat mesyuarat.alat-alat mesyuarat.Jelaskan agenda, isu, ...
SEMASA MESYUARAT  SEMASA MESYUARATMencatatkan kehadiran ahli-ahli.Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.Membuat catitan untuk pe...
SELEPAS MESYUARAT SELEPAS MESYUARATSediakan draf minit mesyuaratSediakan draf minit mesyuaratuntuk kelulusan Pengerusiuntu...
PERANAN DAN TUGAS AHLI- PERANAN DAN TUGAS AHLI-     AHLI MESYUARAT      AHLI MESYUARATI. Tindakan Sebelum Mesyuarat.I. Tin...
PERANAN DAN TUGAS AHLI PERANAN DAN TUGAS AHLI       MESYUARAT        MESYUARATIII. Tindakan Selepas MesyuaratIII. Tindakan...
TANGGUNGJAWAB AHLI TANGGUNGJAWAB AHLI     MESYUARAT      MESYUARATMematuhi segala aturan dalamMematuhi segala aturan dalam...
PROTOKOL SUSUNATURPROTOKOL SUSUNATURMENEMPATKAN AHLI-AHLI   MESYUARAT MENGIKUT KEUTAMAAN, KEKANANAN,     FUNGSI AHLI DAN  ...
PERATURAN DAN PROTOKOLPERATURAN DAN PROTOKOL      MESYUARAT       MESYUARATWatak-watak atau pelaku-pelakuWatak-watak atau ...
SYARAT-SYARAT AMSYARAT-SYARAT AM  Mesti ada Pengerusi Mesti ada Setiausaha.           Setiausaha.  Mempunyai Agenda.  Mest...
NOTIS          NOTISApa-apaApa-apa bentuk dan cara untuk        memanggil orang-orang        memanggil orang-orang        ...
JENIS NOTISJENIS NOTIS    VERBAL    VERBAL    SURAT    SURAT   TV/RADIO   TV/RADIO    AKHBAR    AKHBAR   TALIPON   TALIPON
KANDUNGAN NOTIS   KANDUNGAN NOTISTempat mesyuaratTempat mesyuaratTarikh, hari dan masa mesyuarat.Tarikh, hari dan masa mes...
TEMPOH MENGEDARKAN NOTISTEMPOH MENGEDARKAN NOTIS    Ikut peraturan/munasabah.    Ikut peraturan/munasabah.    Tempoh yang ...
SEBAB-SEBAB KEGAGALANSEBAB-SEBAB KEGAGALAN      MESYUARAT      MESYUARATGagal menghantar notis dalam masaGagal menghantar ...
AGENDA          AGENDAPerkara yang hendak dibincangkanPerkara yang hendak dibincangkandalam mesyuarat.dalam mesyuarat.Untu...
MENYEDIAKAN AGENDAMENYEDIAKAN AGENDATentukan perkara yang pentingTentukan perkara yang pentingtidak tertinggal.tidak terti...
KEMUDAHAN           KEMUDAHANKERUSI DAN MEJAKERUSI DAN MEJA  Susunan (ikut bil.  Susunan (ikut bil.  Ahli & bentuk  Ahli &...
ALAT-ALAT PANDANG DENGARALAT-ALAT PANDANG DENGAR       KERTAS MAHJUNG       KERTAS MAHJUNG          PAPAN PUTIH          P...
PRINSIP SUSUNATUR  PRINSIP SUSUNATURSUSUNATUR KEUTAMAAN AHLISUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI  Pengerusi merupakan orang yang  Peng...
SUSUNAN TEMPAT DUDUK SUSUNAN TEMPAT DUDUKAhli-ahli yang tinggi statusnya dudukAhli-ahli yang tinggi statusnya dudukpaling ...
TATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT   SATU PROSES UNTUK   SATU PROSES UNTUK   MENINGKATKAN TAHAP    MENINGKATKA...
LANGKAH-LANGKAH    LANGKAH-LANGKAHTATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT Jangan tiba lewat. Jangan tiba lewat. Ela...
Mendengar dengan aktif danMendengar dengan aktif danmemberi perhatian.memberi perhatian.Memberi sumbangan.Memberi sumbanga...
MEMBENTUK DAN MENYUSUNMEMBENTUK DAN MENYUSUN        AGENDA        AGENDA Perutusan Pengerusi. Perutusan Pengerusi. Pengesa...
CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKANCHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN       BILIK MESYUARAT       BILIK MESYUARAT TENTUKAN: TENTUKAN:   B...
SEDIAKAN:SEDIAKAN:  Gelas minuman dan air dalam jug.  Gelas minuman dan air dalam jug.  Pensel,, pen dan kertas tulis..  P...
SEKIAN      SEKIANTERIMA KASIH DI ATASTERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN KESUDIAN TUAN/PUANMENDENGAR CERAMAH SAYAMEND...
Mesyuarat berkualiti le 1
Mesyuarat berkualiti le 1
Mesyuarat berkualiti le 1
Mesyuarat berkualiti le 1
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Mesyuarat berkualiti le 1

1,420 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,420
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
84
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Mesyuarat berkualiti le 1

  1. 1. Mesyuarat adalah perbincangan Mesyuarat adalah formal di antara dua pihak atau di antara lebih untuk mencapai objektif untuk mencapai bersama melalui proses komunikasi. melalui komunikasi.Mesyuarat adalah berbeza di antaraMesyuarat adalah berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektif. keahlian, organisasi dan objektif.
  2. 2. MASALAH BIASA MASALAH BIASA MESYUARAT MESYUARATMesyuarat jarang diadakan.Mesyuarat jarang diadakan.Minit lewat dihantar.Minit lewat dihantar.Agenda tidak jelas.Agenda tidak jelas.Tiada keputusan yang dibuatTiada keputusan yang dibuatKurang perancanganKurang perancangan
  3. 3. Subjek dan tujuan mesyuarat tidakSubjek dan tujuan mesyuarat tidakditerangkan dengan jelas.diterangkan dengan jelas.Mesyuarat diadakan pada masa yangMesyuarat diadakan pada masa yangtidak sesuai bagi orang yang menghadiritidak sesuai bagi orang yang menghadirimesyuarat.mesyuarat.Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik. Terlalu panas atau sejuk Terlalu panas atau sejuk terlalu bising terlalu bising
  4. 4. Tempat mesyuarat terlalu sempit Tempat mesyuarat terlalu sempit kerusi-kerusi yang tidak selesa kerusi-kerusi yang tidak selesa terlalu banyak asap terlalu banyak asapAhli-ahli mesyuarat tidak dalamAhli-ahli mesyuarat tidak dalamkeadaan bersedia dengan idea-ideakeadaan bersedia dengan idea-ideadan peralatan.dan peralatan.Mesyuarat tidak dimulakan padaMesyuarat tidak dimulakan padawaktu yang ditetapkan.waktu yang ditetapkan.
  5. 5. Orang yang sepatutnya hadir tidakOrang yang sepatutnya hadir tidakhadir; orang yang sepatutnya tidakhadir; orang yang sepatutnya tidakhadir, hadir.hadir, hadir.Ahli-ahli mesyuarat dibiarkanAhli-ahli mesyuarat dibiarkanberbincang mengenai perkara yangberbincang mengenai perkara yangterkeluar daripada tajuk.terkeluar daripada tajuk.Pengerusi mesyuarat membawaPengerusi mesyuarat membawaahli-ahli berbincang mengenai hal-ahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajukhal yang terkeluar daripada tajuk
  6. 6. Ada ahli yang mengawal mesyuarat.Ada ahli yang mengawal mesyuarat.Ahli-ahli mesyuarat bertelagahAhli-ahli mesyuarat bertelagahsesama sendiri atau dengansesama sendiri atau denganpengerusi tanpa dapat dikawal.pengerusi tanpa dapat dikawal.Ahli-ahli tidak mengeluarkanAhli-ahli tidak mengeluarkanperasaan dan pendapat yangperasaan dan pendapat yangsebenar.sebenar.Gangguan dan perbualan sampingan.Gangguan dan perbualan sampingan.
  7. 7. Ahli-ahli dipersendakan atauAhli-ahli dipersendakan atauditertawakan oleh pengerusi atauditertawakan oleh pengerusi atauahli-ahli.ahli-ahli.Ahli-ahli tidak jelas atau keliruAhli-ahli tidak jelas atau kelirumengenai isu-isu atau maklumatmengenai isu-isu atau maklumatyang dibincangkan atauyang dibincangkan ataudipersembahkan.dipersembahkan.Peralatan alat pandang dengarPeralatan alat pandang dengartidak boleh digunakan.tidak boleh digunakan.
  8. 8. Ahli-ahli tidak dapat melihat,Ahli-ahli tidak dapat melihat,membaca, mendengar ataumembaca, mendengar ataumemahami alat pandang dengar.memahami alat pandang dengar.Mesyuarat mengambil masa yangMesyuarat mengambil masa yanglebih daripada panjang daripadalebih daripada panjang daripadajangka waktu yang telah dirancang.jangka waktu yang telah dirancang.Pengerusi /wakil tidak mempunyaiPengerusi /wakil tidak mempunyaikuasa membuat keputusan.kuasa membuat keputusan.
  9. 9. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI BERKUALITI WAKTU WAKTU MESYUARAT MESYUARAT OBJEKTIF OBJEKTIF TEMPAT TEMPAT PERWAKILAN PERWAKILANMESYUARATMESYUARAT MAKLUMAT MAKLUMAT ORGANISASI ORGANISASI KEPIMPINAN KEPIMPINAN
  10. 10. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANGASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI BERKUALITI Mempunyai agenda dan objektif Mempunyai agenda dan objektif yang jelas. yang jelas. Bermula dan berakhir mengikut Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa. ketepatan masa. Kemudahan fizikal yang sesuai dan Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa. selesa. Notis panggilan mesyuarat yang Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi. mencukupi.
  11. 11. Ahli-ahli yang hadir mempunyaiAhli-ahlikepakaran.kepakaran.Perbincangan diadakan secarapositif.positif.Peranan Pengerusi yang berkesan. berkesan. berkesan.Peranan Setiausaha yang berkesan.Minit mesyuarat yang direkodkan tepat.dengan tepat. berkesan.Tindakan susulan yang berkesan.
  12. 12. PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGASPENGERUSI (PERANCANGAN)PENGERUSI (PERANCANGAN)Mengapakah mesyuarat perluMengapakah mesyuarat perludiadakan?diadakan?Apakah isu/masalah yang hendakApakah isu/masalah yang hendakdibincangkan?dibincangkan? Hadkan bilangan isu/masalah.. Hadkan bilangan isu/masalah Tentukan keutamaan isu/masalah Tentukan keutamaan isu/masalahApakah objektif mesyuarat?Apakah objektif mesyuarat?Apakah keputusan yang hendakApakah keputusan yang hendakdicapai?dicapai?
  13. 13. Bila dan di mana mesyuarat hendakBila dan di mana mesyuarat hendakdiadakan ?diadakan ?Siapakah yang perlu hadir ?Siapakah yang perlu hadir ?Bagamanakah mesyuarat hendakBagamanakah mesyuarat hendakdikendalikan ?dikendalikan ?Dimanakah mesyuarat hendakDimanakah mesyuarat hendakdiadakan?diadakan?Bagaimana keputusan mesyuaratBagaimana keputusan mesyuarathendak dibuat?hendak dibuat?
  14. 14. SEMASA MESYUARAT SEMASA MESYUARAT(a) Di awal Mesyuarat:(a) Di awal Mesyuarat: Datang awal sebelum waktu Datang awal sebelum waktu mesyuarat.. mesyuarat Mulakan mesyuarat tepat pada Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya.. waktunya Wujudkan suasana yang sesuai dan Wujudkan suasana yang sesuai dan baik.. baik Maklumkan tujuan/agenda yang Maklumkan tujuan/agenda yang hendak dicapai.. hendak dicapai
  15. 15. (b) Semasa Perbincangan:(b) Semasa Perbincangan: Beri peluang sama rata kepada ahli- Beri peluang sama rata kepada ahli- ahli.. ahli Galakkan penyertaan.. Galakkan penyertaan Kawal perbincangan.. Kawal perbincangan Kawal perjalanan masa.. Kawal perjalanan masa Kekalkan suasana harmonis.. Kekalkan suasana harmonis Beri kesimpulan dari semasa ke Beri kesimpulan dari semasa ke semasa semasa
  16. 16. (c) Di Akhir Mesyuarat(c) Di Akhir Mesyuarat Rumuskan perkara-perkara utama Rumuskan perkara-perkara utama yang telah diputuskan.. yang telah diputuskan Maklumkan keputusan yang telah Maklumkan keputusan yang telah diambil.. diambil Tetapkan tarikh,, masa dan tempat Tetapkan tarikh masa dan tempat mesyuarat akan datang.. mesyuarat akan datang Tamatkan mesyuarat.. Tamatkan mesyuarat
  17. 17. PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI PENGERUSISebagai pengacara, penggerak,Sebagai pengacara, penggerak,pemandu dan pengadil mesyuarat.pemandu dan pengadil mesyuarat.Komited untuk:Komited untuk: Merancang dan mempengerusikan Merancang dan mempengerusikan mesyuarat.. mesyuarat Menentukan cara bagaimana,, bila Menentukan cara bagaimana bila waktu bermula dan mengakhiri waktu bermula dan mengakhiri mesyuarat.. mesyuarat
  18. 18. PERANAN DAN TUGASPERANAN DAN TUGAS PENGERUSI PENGERUSIMenggalakan perbincangan danMenggalakan perbincangan danpenyertaan..penyertaanMenghormati pendapat danMenghormati pendapat danpandangan ahli-ahli..pandangan ahli-ahliMenentukan susunan agendaMenentukan susunan agendadipatuhi..dipatuhiMenjaga displin mesyuarat..Menjaga displin mesyuaratMengawal perjalanan masa..Mengawal perjalanan masa
  19. 19. PENGENDALIAN MESYUARATPENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN YANG BERKESANWujudkan suasana yang bolehWujudkan suasana yang bolehmerangsang perbincangan.merangsang perbincangan.Ahli-ahli diberi peluang sama rataAhli-ahli diberi peluang sama ratauntuk perbincangan.untuk perbincangan.Agenda dibincangkan satu persatu.Agenda dibincangkan satu persatu.Had waktu perbincangan bagiHad waktu perbincangan bagisetiap isu/masalah ditentukansetiap isu/masalah ditentukanmengikut keutamaan.mengikut keutamaan.Setiap pandangan dan keputusanSetiap pandangan dan keputusandirumuskan dari masa ke semasa.dirumuskan dari masa ke semasa.
  20. 20. KUASA DAN KELAYAKAN KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSI PENGERUSIMenjaga tatacara mesyuarat.Menjaga tatacara mesyuarat.Memutuskan ‘‘ points of order ‘‘Memutuskan points of orderMenggunakan undi-putus.Menggunakan undi-putus.Mengarahkan pengunduran individuMengarahkan pengunduran individuyang tidak mematuhi peraturanyang tidak mematuhi peraturanatau yang mengganggu.atau yang mengganggu.Menamatkan mesyuarat.Menamatkan mesyuarat.
  21. 21. KUALITI SEORANG PENGERUSIKUALITI SEORANG PENGERUSI Personaliti. Personaliti. Keadilan. Keadilan. Tegas bila perlu. Tegas bila perlu. Penuh semangat dan bertenaga. Penuh semangat dan bertenaga. Kebolehan menjaga displin. Kebolehan menjaga displin. Kejelasan ucapan. Kejelasan ucapan.
  22. 22. TANGGUNGJAWAB DAN TUGASTANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA SETIAUSAHA Mempastikan pengelolaan dan Mempastikan pengelolaan dan pentadbiran yang cekap bagi pentadbiran yang cekap bagi mesyuarat. mesyuarat. Menolong pengerusi dalam Menolong pengerusi dalam perancangan dan penyediaan. perancangan dan penyediaan. Maklumkan Pengerusi. Maklumkan Pengerusi. Seringkali hadir tepat pada waktu. Seringkali hadir tepat pada waktu.
  23. 23. TANGGUNGJAWAB DAN TUGASTANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA SETIAUSAHA Bertindak sebagai ‘tangan kanan’’ Bertindak sebagai ‘tangan kanan Pengerusi. Pengerusi. Mengambil tindakan susulan. Mengambil tindakan susulan. Mengetahui ahli-ahli. Mengetahui ahli-ahli.
  24. 24. SEBELUM MESYUARAT SEBELUM MESYUARATMenghantar notis mesyuarat sertaMenghantar notis mesyuarat sertasemua dokumen yang berkenaansemua dokumen yang berkenaandalam jangkamasa yang mencukupi.dalam jangkamasa yang mencukupi.Pastikan agenda mesyuarat/perkaraPastikan agenda mesyuarat/perkarayang akan dibincangkan sertayang akan dibincangkan sertadokumen-dokumen untuk edarandokumen-dokumen untuk edaransemasa mesyuarat.semasa mesyuarat.
  25. 25. Menentukan persiapan bilik danMenentukan persiapan bilik danalat-alat mesyuarat.alat-alat mesyuarat.Jelaskan agenda, isu, kertaskerjaJelaskan agenda, isu, kertaskerjauntuk perbincangan pada pengerusiuntuk perbincangan pada pengerusisebelum mesyuarat.sebelum mesyuarat.Siapkan ‘checklist’ isu-isu pentingSiapkan ‘checklist’ isu-isu pentingmesyuarat untuk panduanmesyuarat untuk panduanpengerusi.pengerusi.Datang awal untuk pastikan semuaDatang awal untuk pastikan semuapersiapan mesyuarat adalahpersiapan mesyuarat adalahteratur.teratur.
  26. 26. SEMASA MESYUARAT SEMASA MESYUARATMencatatkan kehadiran ahli-ahli.Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.Membuat catitan untuk penyediaanMembuat catitan untuk penyediaanmesyuarat.mesyuarat.Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.Memberi penjelasan yangMemberi penjelasan yangdiperlukan kepada mesyuarat.diperlukan kepada mesyuarat.Lain-lain tugas pentadbiran danLain-lain tugas pentadbiran dan‘house-keeping’‘house-keeping’
  27. 27. SELEPAS MESYUARAT SELEPAS MESYUARATSediakan draf minit mesyuaratSediakan draf minit mesyuaratuntuk kelulusan Pengerusiuntuk kelulusan PengerusiMesyuarat.Mesyuarat.Mengedarkan minit mesyuaratMengedarkan minit mesyuaratkepada ahli-ahli mesyuarat secepatkepada ahli-ahli mesyuarat secepatmungkin.mungkin. Mengambil tindakan susulan Mengambil tindakan susulanmengenai perkara yangmengenai perkara yangdikehendaki.dikehendaki.Menyimpan dokumen dan rekodMenyimpan dokumen dan rekodmesyuarat.mesyuarat.
  28. 28. PERANAN DAN TUGAS AHLI- PERANAN DAN TUGAS AHLI- AHLI MESYUARAT AHLI MESYUARATI. Tindakan Sebelum Mesyuarat.I. Tindakan Sebelum Mesyuarat. Membuat Persiapan.. Membuat Persiapan Tiba lebih awal.. Tiba lebih awalII. Tindakan Semasa Mesyuarat.II. Tindakan Semasa Mesyuarat. Memberi sumbangan yang berkesan.. Memberi sumbangan yang berkesan Mematuhi peraturan dan tatacara Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat.. mesyuarat
  29. 29. PERANAN DAN TUGAS AHLI PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT MESYUARATIII. Tindakan Selepas MesyuaratIII. Tindakan Selepas Mesyuarat Memaklumkan kepada Memaklumkan kepada pengurusan/pihak berkenaan pengurusan/pihak berkenaan mengenai keputusan mesyuarat.. mengenai keputusan mesyuarat Mengambil tindakan di atas Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.. keputusan yang dicapai Memberi laporan maklumbalas Memberi laporan maklumbalas kepada URUSETIA. kepada URUSETIA.
  30. 30. TANGGUNGJAWAB AHLI TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT MESYUARATMematuhi segala aturan dalamMematuhi segala aturan dalammesyuarat.mesyuarat.Memberitahu ahli jawatankuasaMemberitahu ahli jawatankuasalebih awal daripada tarikhlebih awal daripada tarikhmesyuarat sekiranya tidak dapatmesyuarat sekiranya tidak dapathadir.hadir.Menghadiri semua mesyuarat tepatMenghadiri semua mesyuarat tepatpada waktunya.pada waktunya.
  31. 31. PROTOKOL SUSUNATURPROTOKOL SUSUNATURMENEMPATKAN AHLI-AHLI MESYUARAT MENGIKUT KEUTAMAAN, KEKANANAN, FUNGSI AHLI DAN MENENTUKAN LOKASI PERALATAN SERTA KELENGKAPAN BILIK MESYUARAT
  32. 32. PERATURAN DAN PROTOKOLPERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT MESYUARATWatak-watak atau pelaku-pelakuWatak-watak atau pelaku-pelakudalam mesyuarat.dalam mesyuarat.Komponen mesyuarat:Komponen mesyuarat: Notis Notis Agenda Agenda Minit MinitKemudahanKemudahanPeralatanPeralatan
  33. 33. SYARAT-SYARAT AMSYARAT-SYARAT AM Mesti ada Pengerusi Mesti ada Setiausaha. Setiausaha. Mempunyai Agenda. Mesti cukup ‘Korum’. ‘Korum’.
  34. 34. NOTIS NOTISApa-apaApa-apa bentuk dan cara untuk memanggil orang-orang memanggil orang-orang berkenaan untuk bermesyuarat sebagaimana yang dikehendaki oleh peraturan-peraturan peraturan-peraturan mesyuarat berkenaan.
  35. 35. JENIS NOTISJENIS NOTIS VERBAL VERBAL SURAT SURAT TV/RADIO TV/RADIO AKHBAR AKHBAR TALIPON TALIPON
  36. 36. KANDUNGAN NOTIS KANDUNGAN NOTISTempat mesyuaratTempat mesyuaratTarikh, hari dan masa mesyuarat.Tarikh, hari dan masa mesyuarat.Perkara yang hendak diuruskan.Perkara yang hendak diuruskan.Maklumat-maklumat perkara khususMaklumat-maklumat perkara khususyang hendak diuruskan.yang hendak diuruskan.Jenis mesyuaratJenis mesyuaratTarikh notisTarikh notisTandantangan orang yangTandantangan orang yangmemanggil mesyuarat .memanggil mesyuarat .
  37. 37. TEMPOH MENGEDARKAN NOTISTEMPOH MENGEDARKAN NOTIS Ikut peraturan/munasabah. Ikut peraturan/munasabah. Tempoh yang panjang untuk Tempoh yang panjang untuk perkara-perkara khusus. perkara-perkara khusus. Jika ‘urgent’ tempoh yang lebih Jika ‘urgent’ tempoh yang lebih pendek tidak dapat dielakkan. pendek tidak dapat dielakkan.
  38. 38. SEBAB-SEBAB KEGAGALANSEBAB-SEBAB KEGAGALAN MESYUARAT MESYUARATGagal menghantar notis dalam masaGagal menghantar notis dalam masayang cukup.yang cukup.Tidak lengkap.Tidak lengkap.Tidak jelas.Tidak jelas.Perkara-perkara pentingPerkara-perkara pentingtertinggal.tertinggal.Notis tidak sampai.Notis tidak sampai.Tidak dapat kebenaran.Tidak dapat kebenaran.
  39. 39. AGENDA AGENDAPerkara yang hendak dibincangkanPerkara yang hendak dibincangkandalam mesyuarat.dalam mesyuarat.Untuk menentukan tiada perkara-Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal.perkara mustahak yang tertinggal.Untuk menentukan perbincanganUntuk menentukan perbincangandijalankan dengan teratur.dijalankan dengan teratur.Untuk memberitahu ahli-ahliUntuk memberitahu ahli-ahlimesyuarat perkara-perkara yangmesyuarat perkara-perkara yanghendak dibincangkan.hendak dibincangkan.
  40. 40. MENYEDIAKAN AGENDAMENYEDIAKAN AGENDATentukan perkara yang pentingTentukan perkara yang pentingtidak tertinggal.tidak tertinggal. Bincang dengan Pengerusi/Ketua Bincang dengan Pengerusi/Ketua Jabatan.. Jabatan Rujuk kepada minit mesyuarat yang Rujuk kepada minit mesyuarat yang lepas.. lepas Sediakan fail/folder khas untuk Sediakan fail/folder khas untuk mendapatkan kertas-kertas dokumen mendapatkan kertas-kertas dokumen dalam mesyuarat.. dalam mesyuarat
  41. 41. KEMUDAHAN KEMUDAHANKERUSI DAN MEJAKERUSI DAN MEJA Susunan (ikut bil. Susunan (ikut bil. Ahli & bentuk Ahli & bentuk mesyuarat) mesyuarat) Tempat duduk: Tempat duduk: Susun ikut kekananan. Letak tanda nama(jika perlu) Kedudukan ahli yang suka bertelagah
  42. 42. ALAT-ALAT PANDANG DENGARALAT-ALAT PANDANG DENGAR KERTAS MAHJUNG KERTAS MAHJUNG PAPAN PUTIH PAPAN PUTIH OVERHEAD PROJECTOR OVERHEAD PROJECTOR SLIDE PROJECTOR SLIDE PROJECTOR ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV TAYANGAN FILEM/VIDEO TAYANGAN FILEM/VIDEO MODEL ATAU CONTOH PROJEK. MODEL ATAU CONTOH PROJEK.
  43. 43. PRINSIP SUSUNATUR PRINSIP SUSUNATURSUSUNATUR KEUTAMAAN AHLISUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI Pengerusi merupakan orang yang Pengerusi merupakan orang yang terutama memimpin mesyuarat.. terutama memimpin mesyuarat Ahli yang ‘bergelar’ mendahului Ahli yang ‘bergelar’ mendahului mereka yang ‘tidak bergelar’. mereka yang ‘tidak bergelar’. Penjawat awam mendahului swasta.. Penjawat awam mendahului swasta Mereka yang berpangkat lebih kanan Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah mendahului mereka yang rendah pangkatnya.. pangkatnya
  44. 44. SUSUNAN TEMPAT DUDUK SUSUNAN TEMPAT DUDUKAhli-ahli yang tinggi statusnya dudukAhli-ahli yang tinggi statusnya dudukpaling hampir di sebelah kananpaling hampir di sebelah kananpengerusi..pengerusiKedudukan ahli-ahli lain diselangKedudukan ahli-ahli lain diselangselikan berasaskan keutamaan danselikan berasaskan keutamaan dankekananan..kekanananAhli berfungsi (yang membuatAhli berfungsi (yang membuatpersembahan) duduk di kerusi terakhirpersembahan) duduk di kerusi terakhirbersetentangan dengan pengerusi dibersetentangan dengan pengerusi disebelah kiri..sebelah kiriSetiausaha duduk di meja khas di sebelahSetiausaha duduk di meja khas di sebelahkiri pengerusi..kiri pengerusi
  45. 45. TATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT SATU PROSES UNTUK SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP MENINGKATKAN TAHAP KEBERKESANAN MESYUARAT, KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLI-AHLI MENGGALAKKAN AHLI-AHLIMEMBERI SUMBANGAN SECARAMEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN BERKESAN, MENJIMATKAN MASA DAN TENAGA. MASA DAN TENAGA.
  46. 46. LANGKAH-LANGKAH LANGKAH-LANGKAHTATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT Jangan tiba lewat. Jangan tiba lewat. Elakkan gangguan telefon kecuali Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting. perkara terpenting. Tidak meninggalkan bilik mesyuarat Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran. tanpa kebenaran. Elakkan cara duduk yang tidak Elakkan cara duduk yang tidak sopan dan menunjukkan kurang sopan dan menunjukkan kurang minat. minat.
  47. 47. Mendengar dengan aktif danMendengar dengan aktif danmemberi perhatian.memberi perhatian.Memberi sumbangan.Memberi sumbangan.Memberi tumpuan supaya objektifMemberi tumpuan supaya objektifmesyuarat tercapai.mesyuarat tercapai.Mencari perkara-perkara yangMencari perkara-perkara yangpositif.positif.Mencuba menjadi ahli mesyuaratMencuba menjadi ahli mesyuaratyang aktif.yang aktif.
  48. 48. MEMBENTUK DAN MENYUSUNMEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA AGENDA Perutusan Pengerusi. Perutusan Pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. lalu. Perkara-perkara berbangkit. Perkara-perkara berbangkit. Senarai perkara-perkara baru yang Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan. hendak dibincangkan. Pembentangan kertas-kertas kerja. Pembentangan kertas-kertas kerja. Hal-hal lain. Hal-hal lain. Penutup. Penutup.
  49. 49. CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKANCHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT BILIK MESYUARAT TENTUKAN: TENTUKAN: Bilik mesyuarat Bilik mesyuarat Kerusi dan meja mencukupi Kerusi dan meja mencukupi Lampu-lampu boleh digunakan Lampu-lampu boleh digunakan Kipas dan alat hawa dingin berjalan Kipas dan alat hawa dingin berjalan baik baik Papan putih,, pen dan pemadam Papan putih pen dan pemadam Alat projektor Alat projektor Alat pembesar suara Alat pembesar suara
  50. 50. SEDIAKAN:SEDIAKAN: Gelas minuman dan air dalam jug. Gelas minuman dan air dalam jug. Pensel,, pen dan kertas tulis.. Pensel pen dan kertas tulisBAWA:BAWA: Minit mesyuarat yang lalu.. Minit mesyuarat yang lalu Peraturan-peraturan mesyuarat.. Peraturan-peraturan mesyuarat Dokumen-dokumen yang diperlukan.. Dokumen-dokumen yang diperlukan
  51. 51. SEKIAN SEKIANTERIMA KASIH DI ATASTERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN KESUDIAN TUAN/PUANMENDENGAR CERAMAH SAYAMENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI. PADA HARI INI. JUMPA LAGI... JUMPA LAGI...

×