2. Fem realitat l’administració sense papers
CATCERT
Jornades de signatura electrònica 2010
David Sánchez

3. Índex
1. Les fases de l’administració electrònica (eAdministració)
2. La situació actual de l’eAdministració
3. El document electrònic
4. L’expedient electrònic
5. El camí per desfer-nos del paper

4. 1. Les fases de l’eAdministració

5. 1. Fases de l’eAdministració
Fase 1
Iniciem l’AE quan els gestors públics comencen a
generar documents electrònics mitjançant aplicacions
informàtiques (editors de text i registres d’expedients
senzills).
Fase 2
Amb el desenvolupament de les comunicacions i
d’Internet, l’AE permet que la ciutadania es comuniqui
amb l’administració i realitzi tràmits per Internet.

6. 1. Fases de l’eAdministració
Fase 3
L’AE fa que no calgui emmagatzemar els documents en
format paper i per tant l’Administració pugui “desfer-se
del paper”

7. 2. Situació actual

8. 2. Situació actual
No hem arribat al ple desenvolupament i operativitat
de la signatura electrònica
La preservació digital ha quedat disgregada entre les
normes del procediment administratiu, la regulació de
les relacions telemàtiques entre administració i
ciutadania, i una normativa arxivística i de protecció
del patrimoni documental pensada per la conservació
en suport paper
Falta d’aposta institucional, a escala estatal, dirigida a
recolzar projectes de preservació digital

9. 2. Situació actual
No hem completat la digitalització dels tràmits i dels
procediments administratius
En la digitalització de tràmits i procediments no hem
tingut en compte els requeriments dels documents
electrònics per tal que arribin correctament a l’arxiu
electrònic i, si cal, es conservin a llarg termini
Estem iniciant projectes de digitalització massiva
d’expedients integrats per documents en format
paper

10. 3. Document electrònic

11. Document electrònic (segons la Llei 11/2007, de 22
de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics)
• Informació de qualsevol naturalesa en forma
electrònica, segons un format determinat i
susceptible d’identificació i tractament diferenciat.
• Té validesa jurídica només mentre és electrònic.
Document administratiu electrònic o
d’arxiu
Document electrònic que té valor probatori per l’entitat
de la realització d’una activitat o fet.
3. Document electrònic
Definicions

12. 3. Document electrònic
Requeriments
Integritat (que no s’alteri i estigui complet) – hash
o signatura
Autenticitat (que sigui vàlid) – signatura
electrònica
Disponibilitat (que pugui recuperar-se quan
calgui) - metadades
Confidencialitat (que s’impedeixin els accessos
no autoritzats) – control d’accés
Conservació (que sigui accessible durant el

13. 3. Document electrònic
Característiques principals
Usuaris
Documents
electrònics
Interficíe tecnològica
L’eDocument no és directament
accessible per l’usuari
Necessitem d’una interfície
tecnològica que pugui reproduir-
lo per fer possible la seva lectura
Tot document té una estructura,
un contingut i un context
El format no és el més important
No cal signar-los perquè siguin
vàlids

14. 3. Document electrònic
Cicle de vida del document

15. 3. Document electrònic
Fases
Activa i semi-activa
Els documents són importants pel seu valor probatori
Inactiva
Els documents són importants pel seu valor històric

16. 4. Expedient electrònic

17. 4. Expedient electrònic
Definició
Conjunt de documents electrònics corresponents a un
procediment administratiu sigui quin sigui el tipus
d’informació que continguin.
Un expedient electrònic pot contenir també referències
a altres expedients.

18. 4. Expedient electrònic
Fases
Inici (sol·licitud, aportació de documentació, …)
• Creació de la carpeta de l’expedient assignant-li la sèrie
documental que determinarà el cicle de vida de tots els seus
documents – creació de la carpeta al gestor documental
Instrucció (estudi, resolució, notificació,…)
• Generació i captura de documents (assignació de metadades)
• Signatura electrònica de documents , creació de còpies
autèntiques amb codi segur de validació, …
• Possible canvi de la sèrie documental de l’expedient,que
comporta canvi de carpeta al gestor documental i assignació
de noves metadades d’expedient i document

19. Tancament
• Foliat de l’expedient : creació de l’índex de documents que
conté l’expedient i signatura electrònica d’aquest
Disposició
• Destrucció dels documents que no cal conservar
• Trasllat dels documents a conservar
4. Expedient electrònic
Fases

20. 5. El camí per desfer-nos del paper

21. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Sistemes d’informació necessaris

22. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Sistemes de Gestió de Documents
Electrònics
• Generació de documents electrònics
• Captura de documents electrònics
• Captura de documents en format paper (generació de còpies
autèntiques de documents - compulsa electrònica)
• Signatura electrònica
• Validació de signatures
• Generació de còpies autèntiques dels documents amb codi
segur de validació (csv)
• Validació de documents
• Assignació de metadades descriptives i administratives

23. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Sistema de Gestió documental i de l’Arxiu
Electrònic
• Repositori segur de documents electrònics
• Definició del quadre de classificació de l’entitat
• Definició i assignació de les metadades de preservació
• Definició i aplicació de les regles que defineixen els cicles
de vida dels documents
• Destrucció segura de documents
• Trasllat segur de documents a una plataforma de custodia
i preservació
Plataforma de custodia i preservació a llarg
termini
Magatzem de documents electrònics que garanteix la integritat,

24. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Confeccionar el Quadre de classificació de
documents (QdC)
• Estructura jeràrquica i lògica que reflecteixi totes les
funcions i activitats d’entitat.
• Recull totes les sèries documentals dels fons documentals
de l’entitat
Definir els Cicles de vida dels documents
• Conjunt de calendaris i regles sobre els documents que
determinen els seus terminis i les condiciones de
conservació

25. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Metadades dels document
S’han de definir totes les metadades dels documents i expedients
electrònics.
Es diferencien els següents tipus de metadades:
• Descriptives
• Administratives
• de Preservació

26. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Pre-classificació dels documents
Pre-classifiquem els documents que formaran part d’un
expedient, assignant a cada procediment administratiu les
sèries documentals corresponents a les activitats/funcions per
les que s’ha definit el procediment
Procediment Quadre de classificació
Sèries
documentals
assignades
Expedient
Expedient
Expedient
Sèrie documental predeterminada
pels expedients

27. 5. El camí per desfer-nos del paper
Llista de necessitats
Exemple de assignació de sèries documentals als procediments

28. 5. El camí per desfer-nos del paper
Incoació de l’expedient
A l’incoar l’expedient li assignem
una sèrie documental, aquesta
Indicará “la carpeta” del gestor
documental on quedaran
emmagatzemats els seus
documents i definirá
quin serà el seu cicle de vida.
Expedient 2010/77 Procediment
Sèrie documental
N147
Classificació semi-automàtica dels documents
N147
Sol·licitud
Informe jurídic
Resolució d’alcaldia
Notificació resolució
2010/77

29. 5. El camí per desfer-nos del paper
Tancament de l’expedient
Al tancar l’expedient es realitzen les següent
actuacions
• Creació de l’índex de documents de l’expedient
• Signatura de l’índex de documents de l’expedient
• Actualització de les metadades de l’expedient al
gestor documental

30. 5. El camí per desfer-nos del paper
Aplicació del cicle de vida
L’aplicació del cicle de vida del documents de
l’expedient comportarà la:
• Destrucció definitiva d’alguns dels documents
• Custodia d’alguns documents durant un termini
determinat (fase semi-activa)
• Trasllat d’alguns documents a una plataforma de
custodia (fase històrica)

31. Moltes gràcies
David Sánchez
Analista de producte
dsanchez@absis.es