2. 1) L’arxivament de la informació en suport de paper.
1.1 Què és un arxiu?
El concepte d’arxiu té dos significats: que és la
documentació , i l’altra fa la referència en el lloc
físic.
L’arxiu de la documentació: és el conjunt de
documents rebuts o produïts per una empresa,
organisme públic, individu o una altra institució de
la seva activitat i que es conserva per a una
utilització…
L’arxiu d’un lloc físic: És (local) o la institució on
resten dipositats un conjunt de documents.
3. 1.2 Arxiu de la documentació
Un conjunt ordenat de documents.
Que es guarden.
Seguint unes normes i uns criteris prèviament
establerts.
En un lloc determinat.
4. 1.3 Importància de l’arxiu empresarial
Hi han tipus de arxius que sempre s’han de guardar-los com per exemple: títol
acadèmic, partida de naixament ,certificats,escritures,etc.
I en una empresa tots els documents que hem dit són importants, que fem servir
diàriament .
L’arxiu és la memòria de l’empresa, i,com a tal, cal
atendre’l i cuidar-lo.
PER QUÈ LES EMPRESES DISPOSEN D’ARXIU?
Per imperatiu legal Per interès propi
Llei obliga a guardar determinada
documentació relacionada amb la seva
activitat .
La informació és una base empresarials i
moltes vegades ho podem en els
documents.
5. 1.4 Funcions de l’arxiu físic
Guardar,conservar i custodiar la
documentació.
Facilitar la localització ràpida i eficient dels
documents
Constituir un centre actiu d’informació
Complir les disposicions legals.
6. 1.5 Cicle vital dels documents
Naixement: Quan es generen(o ens arriben), comença
l’existència.
Maduresa: Durant el temps que els manegem o treballem
amb ells
Declivi: Comença quan ja no es necessiten,però cal conservar-
los.
Mort: Quan desapareixen, perquè ja no serveixen i s’eliminen.
A vegades trobem en la fase intermèdies(maduresa i declivi) són
les més curtes.
Exemple: Quan tenim una informació que no ens interessa i ho
llençem a la paperera.
7. 2) Es poden destruir els documents?
2.1 Què en diu la legislacíó.
El Codi comerç diu que totes les empreses que estan
subjectes en l’art.30 estableix l’obligació de conservar alguns
documents.
● Existeix l’obligació de conservar els documents durant sis anys
i l’empresa no li interessa seguir conservant-la, i eliminar i sino
acomularien un munt de paper en un espai físic.
● La documentació del Codi Comerç és relaciona amb les
operacions de drets i obligacions de l’empresa(factures, llibres
comptables, etc.
● Aquesta obligació és fins i tot tenir un final per l’activitat
empresarial.
8. 2.2 La eliminació dels documents
• Venda: empreses dedicades al
reciclatge de paper.
• Destrucció: per mitjà de màquines
que ho converteix en talls petits.
9. 2.3 Conservació de dades de caràcter
personal
La llei orgànica de protecció de dades de caràcter
personal(LOPD),és un dret de les persones de les seves dades
personals, són dades que pertanyen en la documentació
empresarial i són de l’arxiu.
o […] Dades de caràcter personal són
cancel.lades i s’ha deixat de fer servir, van ser
sol.licitades o registrades.
10. 3) L’organització de l’arxiu físic
• Una bona organització dels documents.
• Ha de ser personalitzada.
• Ha d’estar planificada.
• Ha de ser metòdica.
• Ha de se adequada i eficaç.
• S’ha de donar a conèixer.
• S’ha d’iniciar amb el naixament del document.
• Ha de ser constant.
11. 3.1 Criteris que s’utilitzen en el sistema
d’arxivament
Grau de centrelització de la informació Segons el que té la documentació
Arxiu centralitzat
Arxiu descentralitzat
Arxiu mixt
Arxiu actiu
Arxiu semiactiu
Arxiu definitiu
12. 3.2 L’arxiu centralitzat
ARXIU CENTRAL
Avantatges del sistema Desavantatges del sistema
•En l’arxiu podem trobar especialistes que
saben com classificar i custòdiar els
documents EFICÀCIA EN LA GESTIÓ.
•Critèris per la classificació EFICÀCIA EN
L’ORGANITZACIÓ .
•La documentació està en un mateix lloc
equips, material… MENOR COST
D’INSTAL.LACIONS I MATERIALS .
•Necessita menys temps en les tasques de
buscar documents MENOR COST DE MÀ
D’OBRA.
•Tots els departaments depenen de l’arxiu
central i s’han de adaptar per qualsevol
consula MENOR OPERATIVITAT.
•Quan es troba apartat el arxiu central i
pot haver RETARDS EN LA GESTIÓ .
Hi ha de haver un sistema per controlar la
documentació MAJOR COST DE GESTIÓ.
13. 3.2.a L’arxiu centralitzat
El sistema centralitzat s’ha de controlar quan i qui lliura els
documents:
• -Si un departament necessita un document ha de sol.licitar
per escrit l’arxiu central, i el documet apareix dades sobre el
departament i la persona i la data en que es lliura
• -Una vegada que es lliura se signa que <<ho ha rebut >> i així
es porta un control de la documentació
• -Quan els documetns tornen a l’arxiu central s’ha fitxa en la
sol.licitud i es pot eliminar.
14. 3.3 L’arxiu descentralitzat
ARXIU DESCENTRALITZAT
Avantatges del sistema Desavantatges del sistema
•Ho tens més aprop en la documentació
OPERATIVITAT.
•Localització més ràpida RAPIDESA EN LA
GESTIÓ.
•Evitar tràmits de petició de documents
MENOR COST DE GESTÓ.
•Repeteixen tasques d’arxivament MAJOR
COST DE GESTIÓ.
•Ocupen molt de espais, materials i
personals amb diferents arxius MAJOR
COST GENERAL.
•El personal que maneja els arxius i fa
altres tasques MENOR EFICIÈNCIA
15. 3.4 L’arxiu mixt
Els arxius mixtos són els que combinen
característiques dels arxius centralitzats i dels arxius
descentralitzats.
Així, mentre els arxius descentralitzats mantenen els
documents d’ús més freqüent per a cada
departament, a l’arxiu central es desa la
documentació un cop és poc probable que es
necessiti consultar-la.
16. 3.4.a L’arxiu mixt
Organització en tres nivells:
1-Nivell bàsic: arxiu individual
• Documentació consulta i es fa servir diàriament.
• Sempre i és més comodo és tenir el fitxer a munt de la taula.
2-Nivell intermedi: arxiu departamental
• Cada documentació és guarda i es la que es maneja habitualment.
• Documents interessants en diferents persones
3-Nivell superior:arxiu general
• Guarda documentació procedent de totes les seccions, i una
vegada que deixa d’estar vigent.
• Situat en el lloc per a tothom del personal.Funciona com
l’arxiu centralitzat.
17. 3.5 Arxius: actiu, semiactiu i inactiu
• Arxiu actiu: Són documents que és guarden per consultar, i el
fem servir més cops. Una vegada que deixen se actius, es
porten en un altre lloc.
• Arxiu semiactiu: Són documents que no és poden eliminar,
perquè obliga la llei a conservar-los, i perquè tenen un valor a
l’empresa.
• Arxiu inactiu: Són documents que encara que han pergut la
seva actualitat segueixen tenir un valor històric en l’empresa.
I s’ha de fer neteja de tan en quant .
18. 4. Equips i materials necessaris per
guardar els documents.
• Simples
• Carpeta suspensió
CARPETES
• Sistema subjecció
19. 4.a.Equips i materials necessaris per
guardar els documents.
CAIXES D’ARXIU FITXES
Són peces de cartolina que es
poden trobar de diferents
mides, es considera com a
material auxiliar de l’arxiu.
GUIES
Igual que les fitxes però són
diferents materials
Són com separadors de grups
de documents o grups de
fitxes
I disposen d’una pestanya o
d’una categoria.
21. 5. l’Arxiu en altres suports diferents del
paper
La microfilmació
• És trasllada els documents
físics a les microfitxes.
• És fa servir en arxius
definitius que es poden
guardar en molt poc espai
La digitalització
• És agafar tots els papers i
convertir-los en imatges
digitals
• I s’ha emmagatzema en
CD,DVD…,i de aquesta
manera la seva gestió de
arxivament, consulta i
conserva és molt més facil i
barata i segura.
