Presentació utilitzada a les formacions continuades d'expedients realitzades per ABSIS els dies 7, 9 i 11 de novembre del 2011. Ponent: David Sánchez

1. Formacions continuades d’expedients
Jornada d’usuaris
Novembre del 2011

2. Índex
1. Procediment genèric
2. Signatura electrònica de documents
3. Compulsa electrònica i digitalització certificada de factures
4. Còpies autèntiques
1. Generació de còpies autèntiques
2. Validació de còpies autèntiques
5. Resolució de relacions – agrupació d’assumptes
6. Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS
1. Esquema general solució
2. Enfocament i evolució – full de ruta
www.absis.es

3. Procediment genèric

4. Procediment genèric
Concepte
Procediment amb un conjunt de tràmits i plantilles genèriques que permet incoar i
tramitar qualsevol tipus d’expedient
Objectiu principal
Informatització ràpida de tots els expedients tramitats per l’administració sense
necessitat de definició previa d’un procediment diferent per cada tipus d’expedient
Tipus
- Procediment genèric simplificat
- Procediment genèric bàsic
www.absis.es

5. Procediment genèric simplificat
Característiques
- És registren tots els expedients – Registre d’expedients
- És crea una carpeta electrònica per cada expedient tramitat – expedients controlats
- Fàcil localització i accés a les carpetes dels expedients/documents
- Control de la documentació de l’expedient – custodia
- Possibilitat de normalització de la documentació – ús de plantilles de documents
- Només queda constància dels documents de cada expedient - no hi ha full de ruta
de l’expedient
www.absis.es

6. Procediment genèric simplificat
Passos implantació
- Dissenyar totes les plantilles de documents – models que es volen fer servir
(opcional)
- Dissenyar un procediment amb 1 tràmit que permeti generar i capturar els
documents de l’expedient (mínim un)
- Crear els llibres per numerar els expedients (mínim un)
- Crear una Unitat Organitzativa (UT) i un grup d’usuaris amb tots els usuaris
tramitadors
www.absis.es

7. Procediment genèric bàsic
Característiques
- El procediment inclou un tràmit per cadascuna de les fases del PAC
- Facilita el control de l’estat de la tramitació - que fase s’ha fet i quina queda per fer en
cada expedient
www.absis.es

8. Aspectes importants de la implantació
Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs
Opció1 : Control d’accés total
Tots els tramitadors poden veure i tramitar qualsevol expedient de qualsevol de
les àrees – només cal informatitzar un procediment
Opció2: Control d’accés per àrees
Els tramitadors d’un àrea poden accedir i tramitar només els expedients de la seva
àrea - cal informatitzar un procediment per àrea, un grup d’usuaris per area i
i un llibre per àrea (opcional)
www.absis.es

9. Aspectes importants de la implantació
Implantació segons el tipus d’ integració amb Acords i Resolucions
Opció1 : Amb integració amb Secretaria
Si ha integració – cal afegir al procediment el tràmit proposta o petició
d’acord/resolució, el temporitzador per bloquejar l’expedient i les plantilles proposta i
notificació
Opció2: Sense integració amb Secretaria
Si no hi ha integració – cal afegir al procediment el tràmit proposta o petició
d’acord/resolució, el temporitzador per bloquejar l’expedient i les plantilles proposta i
notificació
www.absis.es

10. Signatura electrònica de documents

11. Signatura electrònica de documents
Definició de signatura electrònica
Conjunt de dades en forma electrònica consignat junt amb d’altres o associat a elles,
que poden ser utilitzats com a mitjà d’identificació del signat
Objectiu principal de la signatura electrònica dels documents
Garantir la integritat, autentificació i no repudi dels documents electrònics - validesa
jurídica
Tipus de signatures
-Segons el lloc on s’ emmagatzema: Separada o Adjunta
-Segons el format de les dades que formen la signatura: CADES XADES, PDF, etc...
CADES,
-Segons el seu reconeixem legal: bàsica, reconeguda, avançada
-Segons si s’utilitza o no certificat electrònic per generar-la: Amb certificat o Sense
certificat
www.absis.es

12. Signatura electrònica de documents
Configuració
- Conveni amb la Plataforma de Serveis de Certificació (PSC) que es farà servir
PSIS, @Firma, etc...
- Sol·licitar les targetes TCAT o els certificats que es faran servir les persones que han
d’aprovar documents amb signatura electrònica amb certificat
- Configurar el sistema amb les dades d’accés a la PSC (absconfig.xml)
- Configurar els classificadors de documents que s’han de signar (opcional)
- Configurar els càrrecs de han d’aprovar els documents (opcional)
- Configurar les alertes que han de rebre les persones que intervenen en l’aprovació
(opcional)
- Crear un circuits d’aprovació (lògiques) per cada conjunt de persones que han de
signar uns determinats tipus de document.
- Configurar els procediments per tal de que els expedients quedin a l’espera de
l’aprovació d’un determinat document (opcional)
www.absis.es

13. Signatura electrònica de documents
Operatoria
- Un cop preparat el document s’envia a aprovar (s’inicia el procés d’aprovació del
document)
- Cada signant va reben el document en el moment en que ha de donar la seva
aprovació- l’ordre d’aprovació s’indica en el circuit (lògica) d’aprovació
Des d’on es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?
- Des del portasignatures : cada usuari veu tots els documents que en un moment donat té
pendents d’aprovar
-Des de la carpeta de l’expedient
-Des d’un tràmit (safata de tramitació)
Validació de les signatures electròniques – validació del document
- Accés al document des de la carpeta de l’expedient
- Accés al document des dels cercadors de documents
www.absis.es

14. Signatura electrònica adjunta amb segell de temps – format PDF
www.absis.es

15. Signatura electrònica separada amb segell de temps
www.absis.es

16. Compulsa electrònica de documents

17. Compulsa electrònica
Marc legal
-Llei 30/1992 Article 46 – Validesa i eficàcia de documents i còpies
-Llei 11/2007 Article 30 - Còpies electròniques – punts 3 i 4
“30.3 Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los
30.3
documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia,
ciudadanos
a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la
conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención
podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico”
“30. 4 En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de
30.
los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este
artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las
condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”
www.absis.es

18. Compulsa electrònica - Esquema general
Document en format paper
(1) Digitalització del (2) Validació imatge (3) Signatura (4) Captura
document digital imatge digital metadades
Còpia digital Còpia digital Metadades
signada compulsa
Còpia digital compulsada = Compulsa electrònica
www.absis.es

19. Implantació
Requisits
-Disposar del serveis d’una Plataforma de Serveis de Certificació (PSC) -PSIS, @Firma,..
-Disposar dels certificats electrònics personals reconeguts que faràn servir els
compulsadors per signar les compulses (TCAT, eDNI, idCAT, ...)
-Dispositius digitalitzador accessible des de les estacions clients (mínim un)
Passos implantació
- Configurar les característiques de les compulses que es generaran (paràmetres)
- Afegir l’autorització “Compulsar electrònicament” als perfils del usuaris que
realitzaran compulses
Configurar el servidor d’aplicacions web
-Configurar les dades de connexió a la PSC (absconfig.xml)
www.absis.es

20. Implantació
(PCs
PCs)
Estacions clients (PCs)
- Instal·lació del driver twain del dispositiu digitalitzador
- Instal·lació dels drivers per fer servir el certificat electrònic (TCAT, eDNI, etc...)
- Instal·lació de la màquina virtual de java per executar l’aplicació de signatura
www.absis.es

21. Configuració paràmetres generació de compulses
www.absis.es

22. Metadades d’una compulsa electrònica
www.absis.es

23. Components d’una compulsa electrònica
Signatura electrònica
Metadades
Imatge digital amb el contingut
del document
www.absis.es

24. Digitalització certificada de factures (ABSDoc DC)

25. Digitalització certificada de factures
Marc legal
- Real decret 1496/2003 reglament obligacions de facturació
- Ordre EHA/962/2007 desenvolupament disposicions sobre facturació telemàtica i
conservació electrònica de factures
Característiques
- Generació de còpies electròniques de les factures en format paper que tenen la
mateixa validesa jurídica que la factura original i que per tant permet prescindir de la
factura original
- Mòdul independent homologat per l’AEAT (ABSDoc DC)
- Integració del mòdul ABSDoc DC amb el Registre d’entrades
www.absis.es

26. Esquema general
www.absis.es

27. Còpies autèntiques

28. Generació de còpies autèntiques amb CSV
Marc legal
Llei 11/2007 Article 30 punts 2 i 5
“30.2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios
electrónicos, de documentos emitidos original-mente por las Administraciones
Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre
que se cum-plan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de
la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.”
“30.5 Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos
administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente
tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión
de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que
permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos
electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora”
www.absis.es

29. Generació de còpies autèntiques amb CSV
Definició de CSV
Codi Segur de Verificació = Localitzador inclòs a les còpies autèntiques que permet
localitzar el document original per tal de validar la autenticitat de la còpia
Característiques de les còpies autèntiques emeses
- Format: PDF
- Signatura electrònica : Attach amb segell electrònic d’òrgan (opcional)
- Mecanisme de validació: CSV + URL del validador de documents
www.absis.es

30. Generació de còpies autèntiques amb CSV
Document electrònic original custodiat per l’administració (amb o sense signatures)
www.absis.es

31. Generació de còpies autèntiques amb CSV
Opcions de generació
www.absis.es

32. Generació de còpies autèntiques amb CSV
Segell
electrònic
d’òrgan
Informació per
validar la còpia
CSV
www.absis.es

33. Validació d’una còpia autèntica d’un document
www.absis.es

34. Validació d’una còpia autèntica d’un document
www.absis.es

35. Resolució de relacions – agrupació
d’assumptes

36. Resolució de relacions
Objectiu
Resoldre amb una única resolució (acord o decret) un conjunt d’assumptes
(expedients) que estan a l’espera d’una aprovació
Conceptes
- Petició d’aprovació – no té document propi
- Proposta tipus relació – document amb la relació d’assumptes a aprovar
- Acord / Decret
- Certificats individualitzats de l’aprovació de cadascun dels assumptes
- Notificacions individualitzats de l’aprovació de cadascun dels assumptes
www.absis.es

37. Esquema general
www.absis.es

38. Configuració
Producte: Acords i resolucions
Plantilles de documents
- Configurar una plantilla de proposta per cada tipus d’aprovació agrupada
- Configurar una plantilla certificat per cada tipus d’aprovació agrupada
- Configurar una plantilla notificació per cada tipus d’aprovació agrupada (opcional)
Òrgans
- Associar les plantilles als òrgans que hagin de resoldre i definir els permisos d’accés
www.absis.es

39. Configuració
Producte: Expedients
Procediments
- Afegir un tràmit des del que es generà i enviarà la petició d’aprovació
- Afegir un temporitzador per esperar la resolució de la petició d’aprovació i el
certificat de la resolució (opcional)
- Afegir i configurar un tràmit per tramitar la notificació des de l’expedient (opcional)
www.absis.es

40. Tramitació
ÀREES
- Els tramitadors : tramiten els expedients fins arribar al tràmit “Petició d’aprovació”
- El responsable de crear les relacions d’aprovació : crea una proposta tipus relació amb una
relació que inclou tots els expedients que proposa a l’organ que resolgui amb un únic acord o
decret, i envia la proposta a l’òrgan resolutori
SECRETARIA
- Es prepara la sessió d’òrgan col·legiat (en cas d’aprovació per acord) , es reuneix l’òrgan i
s’adopten els acords
- Es genera l’acta de la sessió (documentació dels acords) o es genera el decret (document,
numeració i signatura) segons sigui el cas
- Se generen certificats individualitzats per cadascun dels expedients
- Se generen notificacions individualitzades per cadascun dels expedients
www.absis.es

41. Tramitació
ÀREES
- Els tramitadors : continuen la tramitació dels expedients segons el configurat al procediment
administratiu corresponent.
www.absis.es

42. Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS

43. Objectiu
Disposar d’una solució completa que permeti una gestió
completa del cicle de vida dels expedients/documents des de la
seva incoació fins a la seva destrucció definitiva o transferència
a un repositori d’arxiu per la seva conservació permanent o de
llarg termini
www.absis.es

44. Esquema general
Emmagatzemar document Gestor documental i d’arxiu
(Alfresco DM/RM)
Recuperar document
Unitats productores
Sistema Fase Fase
Arxivar expedient
Productor activa inactiva
d’Expedients i
Documents
Transferència
Plataforma de preservació i
custodia documental
www.absis.es

45. Esquema general de la solució
www.absis.es

46. Enfocament i evolució – Full de ruta
Fase1
- Integració amb l’Alfresco DM – gestor documental
- Informatització del quadre de classificació a l’Alfresco DM i RM
- Càrrega i configuració de les sèries documentals a ABSIS
- Classificació dels expedients
- Informatització de l’esquema de metadades de preservació dels documents
- Automatizar la captura de les metadades de preservació dels documents
- Emmagatzematge i recuperació de documents a l’Alfresco RM (contingut,
metadades i signatures)
Fase2
- Integració amb l’Alfresco RM - transferència d’expedients a l’arxiu
- Panel de control d’arxiver – Definir i aplicar calendaris de disposició (cicle de vida)
- Auditoria disposicions – transferències i eliminacions
www.absis.es

47. Enfocament i evolució – Full de ruta
Fase3
Integració amb la plataforma de custodia i preservació documental (iArxiu) –
transferència d’expedients/documents
Calendari disponibilitat fase1 i fase2
Primer trimestre 2012
www.absis.es

48. Quadre de classificació documental
Funció
Categoria o sèrie
Expedient
Documents de l’expedient
www.absis.es

49. Càrrega i configuració de les sèries documentals
www.absis.es

50. Classificació dels expedients
o Assignació de la sèrie documental a l’expedient durant la seva incoació
www.absis.es

51. Moltes gràcies
David Sánchez
dsanchez@absis.es
www.absis.es