David Sánchez

1,035 views

Published on

Published in: Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

David Sánchez

  1. 1. Fem realitat l’administració sense papers CATCERT Jornades de signatura electrònica 2010 David Sánchez
  2. 2. Índex 1. Les fases de l’administració electrònica (eAdministració) 2. La situació actual de l’eAdministració 3. El document electrònic 4. L’expedient electrònic 5. El camí per desfer-nos del paper
  3. 3. 1. Les fases de l’eAdministració
  4. 4. 1. Fases de l’eAdministració Fase 1 Iniciem l’AE quan els gestors públics comencen a generar documents electrònics mitjançant aplicacions informàtiques (editors de text i registres d’expedients senzills). Fase 2 Amb el desenvolupament de les comunicacions i d’Internet, l’AE permet que la ciutadania es comuniqui amb l’administració i realitzi tràmits per Internet.
  5. 5. 1. Fases de l’eAdministració Fase 3 L’AE fa que no calgui emmagatzemar els documents en format paper i per tant l’Administració pugui “desfer-se del paper”
  6. 6. 2. Situació actual
  7. 7. 2. Situació actual No hem arribat al ple desenvolupament i operativitat de la signatura electrònica La preservació digital ha quedat disgregada entre les normes del procediment administratiu, la regulació de les relacions telemàtiques entre administració i ciutadania, i una normativa arxivística i de protecció del patrimoni documental pensada per la conservació en suport paper Falta d’aposta institucional, a escala estatal, dirigida a recolzar projectes de preservació digital
  8. 8. 2. Situació actual No hem completat la digitalització dels tràmits i dels procediments administratius En la digitalització de tràmits i procediments no hem tingut en compte els requeriments dels documents electrònics per tal que arribin correctament a l’arxiu electrònic i, si cal, es conservin a llarg termini Estem iniciant projectes de digitalització massiva d’expedients integrats per documents en format paper
  9. 9. 3. Document electrònic
  10. 10. Document electrònic (segons la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics) • Informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat. • Té validesa jurídica només mentre és electrònic. Document administratiu electrònic o d’arxiu Document electrònic que té valor probatori per l’entitat de la realització d’una activitat o fet. 3. Document electrònic Definicions
  11. 11. 3. Document electrònic Requeriments Integritat (que no s’alteri i estigui complet) – hash o signatura Autenticitat (que sigui vàlid) – signatura electrònica Disponibilitat (que pugui recuperar-se quan calgui) - metadades Confidencialitat (que s’impedeixin els accessos no autoritzats) – control d’accés Conservació (que sigui accessible durant el
  12. 12. 3. Document electrònic Característiques principals Usuaris Documents electrònics Interficíe tecnològica L’eDocument no és directament accessible per l’usuari Necessitem d’una interfície tecnològica que pugui reproduir- lo per fer possible la seva lectura Tot document té una estructura, un contingut i un context El format no és el més important No cal signar-los perquè siguin vàlids
  13. 13. 3. Document electrònic Cicle de vida del document
  14. 14. 3. Document electrònic Fases Activa i semi-activa Els documents són importants pel seu valor probatori Inactiva Els documents són importants pel seu valor històric
  15. 15. 4. Expedient electrònic
  16. 16. 4. Expedient electrònic Definició Conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin. Un expedient electrònic pot contenir també referències a altres expedients.
  17. 17. 4. Expedient electrònic Fases Inici (sol·licitud, aportació de documentació, …) • Creació de la carpeta de l’expedient assignant-li la sèrie documental que determinarà el cicle de vida de tots els seus documents – creació de la carpeta al gestor documental Instrucció (estudi, resolució, notificació,…) • Generació i captura de documents (assignació de metadades) • Signatura electrònica de documents , creació de còpies autèntiques amb codi segur de validació, … • Possible canvi de la sèrie documental de l’expedient,que comporta canvi de carpeta al gestor documental i assignació de noves metadades d’expedient i document
  18. 18. Tancament • Foliat de l’expedient : creació de l’índex de documents que conté l’expedient i signatura electrònica d’aquest Disposició • Destrucció dels documents que no cal conservar • Trasllat dels documents a conservar 4. Expedient electrònic Fases
  19. 19. 5. El camí per desfer-nos del paper
  20. 20. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Sistemes d’informació necessaris
  21. 21. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Sistemes de Gestió de Documents Electrònics • Generació de documents electrònics • Captura de documents electrònics • Captura de documents en format paper (generació de còpies autèntiques de documents - compulsa electrònica) • Signatura electrònica • Validació de signatures • Generació de còpies autèntiques dels documents amb codi segur de validació (csv) • Validació de documents • Assignació de metadades descriptives i administratives
  22. 22. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Sistema de Gestió documental i de l’Arxiu Electrònic • Repositori segur de documents electrònics • Definició del quadre de classificació de l’entitat • Definició i assignació de les metadades de preservació • Definició i aplicació de les regles que defineixen els cicles de vida dels documents • Destrucció segura de documents • Trasllat segur de documents a una plataforma de custodia i preservació Plataforma de custodia i preservació a llarg termini Magatzem de documents electrònics que garanteix la integritat,
  23. 23. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Confeccionar el Quadre de classificació de documents (QdC) • Estructura jeràrquica i lògica que reflecteixi totes les funcions i activitats d’entitat. • Recull totes les sèries documentals dels fons documentals de l’entitat Definir els Cicles de vida dels documents • Conjunt de calendaris i regles sobre els documents que determinen els seus terminis i les condiciones de conservació
  24. 24. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Metadades dels document S’han de definir totes les metadades dels documents i expedients electrònics. Es diferencien els següents tipus de metadades: • Descriptives • Administratives • de Preservació
  25. 25. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Pre-classificació dels documents Pre-classifiquem els documents que formaran part d’un expedient, assignant a cada procediment administratiu les sèries documentals corresponents a les activitats/funcions per les que s’ha definit el procediment Procediment Quadre de classificació Sèries documentals assignades Expedient Expedient Expedient Sèrie documental predeterminada pels expedients
  26. 26. 5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats Exemple de assignació de sèries documentals als procediments
  27. 27. 5. El camí per desfer-nos del paper Incoació de l’expedient A l’incoar l’expedient li assignem una sèrie documental, aquesta Indicará “la carpeta” del gestor documental on quedaran emmagatzemats els seus documents i definirá quin serà el seu cicle de vida. Expedient 2010/77 Procediment Sèrie documental N147 Classificació semi-automàtica dels documents N147 Sol·licitud Informe jurídic Resolució d’alcaldia Notificació resolució 2010/77
  28. 28. 5. El camí per desfer-nos del paper Tancament de l’expedient Al tancar l’expedient es realitzen les següent actuacions • Creació de l’índex de documents de l’expedient • Signatura de l’índex de documents de l’expedient • Actualització de les metadades de l’expedient al gestor documental
  29. 29. 5. El camí per desfer-nos del paper Aplicació del cicle de vida L’aplicació del cicle de vida del documents de l’expedient comportarà la: • Destrucció definitiva d’alguns dels documents • Custodia d’alguns documents durant un termini determinat (fase semi-activa) • Trasllat d’alguns documents a una plataforma de custodia (fase històrica)
  30. 30. Moltes gràcies David Sánchez Analista de producte dsanchez@absis.es

×