Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis PPKS Medan

ANALISIS SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA BAGIAN
LEGAL PUSAT PENELITIAN KELAPA SAWIT (PPKS) MEDAN
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang
Studi Perpustakaan Dan Informasi
OLEH :
ZUNAIDI SIREGAR
130709004
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2017

Judul Skripsi
Oleh
NIM
Pembimbing I
NIP
Tanda Tangan
Tanggal
LEMBARPERSETUJUAN
: Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian
Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan
: Zlinaidi Siregar
: 130709004
: Ishak, S.S, M.Hum
:196704242001121001

Judul Skripsi
Oleh
NIM
LEMBAR PENGESAHAN
: Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian
Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan
: Zunaidi Siregar
: 130709004
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua
NIP
Tanda Tangan
Tanggal
: Ishak, S.S, M.Hum
23 . n. 42..c ,�
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan
NIP
Tanda Tangan
Tanggal
: Dr. Budi Agustono, MS
2 3 NOV 2017

PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pemah disajikan sebagai suatu
tulisan lllltuk: memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media
publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis
dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan
menantumkan tanda kutip.
Medan, 23 Oktober 2017
Penulis,
')�wlQ,s
Z;/i,.ID�AR
NIM 130709004

i
ABSTRAK
Siregar, Zunaidi. 2017. Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian
Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan.
Penelitian ini dilakukan pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
yang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 51 Medan. Tujuan penelitian ini
adalah untuk mengetahui Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif
deskriptif dengan membuat penggambaran data yang telah terkumpul
sebagaimana adanya. Penentuan informan dilakukan dengan metode purposive
sampling.Informan penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada kantor Legal
PPKS yang berjumlah empat orang. Pengumpulan data dilakukan dengan
menggunakan wawancara mendalam, observasi dan studi dokumentasi. Untuk
menjaga keabsahan data penulis menggunakan beberapa metode triangulasi.
Hasil Penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip statis pada
bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan telah menjalankan
pengelolaan arsip statis dengan baik, hal ini dilihat dari bagian akuisisi sampai
dengan sistem temu kembali arsip statis yang ada. Namun dari sisi lain pada
bagian pemeliharaan dan perawatan arsip statis belum dilakukan dengan
maksimal karena belum terdapat ruangan khusus pemeliharaan dan juga
perawatan arsip statisnya serta alat penunjang dalam melestarikan dan merawat
arsip tersebut, misalnya penyemprotan/fumigasi arsip. Jika dilihat dari secara
keseluruhan kegiatan yang dilakukan pegawai dalam mengelola arsip statis,
pengelolaan arsip statis sudah termasuk kategori baik .
Kata Kunci : Arsip Statis, Pengelolaan Arsip

ii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur senantiasa penulis haturkan kehadirat
Allah SWT yang telah melimpahkan segala bentuk kasih sayang-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini sebagai salah satu syarat untuk
menuntaskan pendidikan pada program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Judul skripsi ini adalah
“Analisis Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa
Sawit (PPKS) Medan”.
Terkhusus penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada Ayahanda (Alm. Marilen Siregar) dan Ibunda (Almh. Sukini) yang telah
membesarkan, mendidik, dan melimpahkan segala kasih sayang yang tak terkira
kepada diri penulis. Terima kasih juga penulis ucapkan kepada keluarga tercinta
yaitu; abangda (Irwan Siregar), Abangda (Irman Siregar), kakanda (Lenni
Siregar), Kakanda (Nila Siregar), Kakanda (Erlina Siregar), kakanda( Marlina
Siregar), dan abangda (Bambang Irawan Siregar), dan juga seluruh keluarga besar
yang tidak pernah bosan dalam memberikan semangat kepada penulis.
Penulis menyadari tanpa adanya bimbingan dan dukungan dari berbagai
pihak, skripsi ini tidak dapat diselesaikan dengan lancar. Oleh karena itu penulis
mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Budi Agustono M.S selaku dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.

iii
2. Bapak Ishak, S.S, M.Hum, selaku ketua Departemen Ilmu Perpustakaan
dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dan
sekaligus dosen pembimbing saya yang telah banyak memberikan saran,
bimbingan, dan masukan kepada penulis.
3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku dosen Penguji I yang telah
senantiasa sabar membimbing, meluangkan waktu, memberikan saran dan
masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini.
4. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos. M.P, selaku sekretaris Departemen Ilmu
Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen Penguji II yang telah
memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.
5. Seluruh Staf Pengajar Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik
dan memberikan ilmu pengetahuan selama dalam perkuliahan.
6. Kepada kepala serta staf bagian sekretariat dan legal Pusat Penelitian
Kelapa Sawit ( PPKS) Medan yang telah memberikan izin meneliti dan
bersedia membantu penulis dalam memberikan informasi dalam
menyelesaikan skripsi ini.
7. Kepada teman seperjuangan MARKOMBUR LOTOK ( Muhammad
Fahreza harahap, Muhammad Yaqub Pardomuan, dan Muhammad Ach.
Yulandra, Milham Hidayat) yang telah memberikan dukungan moril
maupun materil kepada penulis dan waktu-waktu berharga yang diberikan.
8. Kepada Dina Irma Syahputri, yang telah memberikan semangat kepada
penulis dalam mengerjakan skripsi ini.

iv
9. Dan juga kepada Ibot Mika Ulan Rambe yang telah meluangkan waktunya
kepada penulis untuk membantu segala kekurangan data dari skripsi ini.
10. Anak-anak Mushola Al-Ilmi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara yang selalu memberikan dukungan bagi penuli dalam menyelesaikan
skripsi ini.
11. Semua Pihak yang telah membantu penulis yang tidak dapat disebutkan
satu persatu.
Semoga semoga semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada
penulis baik berupa dukungan, bimbingan, arahan, maupun pengorbanan dalam
rangka menyelesaikan penulisan skripsi ini selalu mendapat perlindungan dari
Allah SWT. Amiin.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari kata
sempurna dan masih banyak memiki kekurangan baik dari segi isi, penulisan,
maupun bahasa. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari berbagai pihak. Akhirnya harapan penulis semoga apa yang
terkandung dalam penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, 23 Oktober 2017
Penulis,
ZUNAIDI SIREGAR
130709004

v
DAFTAR ISI
ABSTRAK .........................................................................................................i
KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii
DAFTAR ISI .....................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vii
DAFTAR TABEL ........................................................................................ viii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xi
BAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................... 3
1.3 Tujuan penelitian ......................................................................................... 3
1.4 Manfaat penelitian........................................................................................ 3
1.5 Ruang Lingkup penelitian............................................................................ 4
BAB II TINJAUAN LITERATUR................................................................. 5
2.1 Arsip ........................................................................................................... 5
2.1.1 Pengertian Arsip......................................................................... 5
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip.................................................. 6
2.1.2.1 Fungsi Arsip......................................................................... 6
2.1.2.2 Tujuan Arsip ....................................................................... 7
2.1.3 Peranan Arsip............................................................................. 8
2.1.4 Jenis – jenis Arsip ..................................................................... 9
2.2 Pengertian Arsip Statis ..............................................................................10
2.2.1 Tujuan Arsip Statis ...................................................................13
2.2.2 Fungsi Arsip Statis .................................................................. 14
2.2.3 Ruang Lingkup Arsip Statis......................................................16
2.3 Pengelolaan Arsip Statis ............................................................................16
2.3.1 Tujuan Pengelolaan Arsip Statis...............................................16
2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis ...........................................................16
2.3.3 Akuisisi (Acquisition) ...............................................................19
2.3.4 Deskripsi(Description)..............................................................19
2.3.5 Pemeliharaan (Preventive Conservation)..................................21
2.3.6 Perawatan(Currative Conservation) .........................................25
2.3.7 Layanan Informasi ( Information Service)................................26
2.3.8 Sumber Publikasi (Source Publication)....................................27
BAB III METODE PENELITIAN ...............................................................29
3.1 Metode Penelitian....................................................................................... 29
3.2 Lokasi penelitian........................................................................................ 29
3.3 Informan..................................................................................................... 29
3.4 Teknik Pengumpulan Data..........................................................................30
3.5 Jenis Sumber Data.......................................................................................32
3.6 Instrumen Penelitian................................................................................... 32
3.7 Analisis Data...............................................................................................33
3.8 Keabsahan Data.......................................................................................... 33
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .......................................................35

vi
4.1 Karakteristik Informan................................................................................35
4.2 Kategori ..................................................................................................... 36
4.2.1 Akuisisi (acquisition)...................................................................37
4.2.2 Deskripsi Arsip Statis di Bagian Legal PPKS Medan ................ 41
4.2.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation).....................................43
4.2.4 Perawatan (Currative Conservation) .......................................... 47
4.2.5 Layanan informasi (Information Service)................................... 48
4.2.6 Sumber Publikasi (Source Publication)...................................... 50
4.3 Rangkuman Hasil Penelitian ..................................................................... 52
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 55
Kesimpulan ..................................................................................................... 55
5.1 Saran .......................................................................................................... 55
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 57

vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Daur hidup arsip statis.................................................................. 17
Gambar 2.2 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tidak tepat ............... 23
Gambar 2.2 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tepat......................... 24
Gambar 4.1 Contoh surat yang ada pada bagian Legal.................................... 39
Gambar 4.2 Tabel Pada Buku Penerimaan Surat............................................. 40
Gambar 4.3 Contoh arsip statis yang baru dideskripsikan.............................. 42
Gambar 4.4 Almari arsip ................................................................................. 46

viii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip ......................... 11
Tabel 2.2Small Print – Letter and Legal sized records Storage.......................21
Tabel 3.1 Daftar Informan .............................................................................. 29
Tabel 4.1 Karakteristik Informan..................................................................... 35
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian........................................................... 53

ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Pedoman Wawancara ............................................................. 59
Lampiran II : Hasil Wawancara .................................................................... 61
Lampiran III : Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun
2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis .................................. 77
Lampiran IV : Profil Singkat Kantor Bagian Legal PPKS ............................. 87
Lampiran V : Surat balasa Penelitian Pusat Penelitian kelapa Sawit ............ 90

1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi dewasa ini semakin menuntut pentingnya dengan
adanya rekaman data bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta.
Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan rekaman
data sebagai pendukung proses kerja administrasi, salah satu sumber rekaman data
yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip.
Arsip merupakan salah satu alat penjelasan informasi yang disediakan
untuk menjelaskan permasalahan atas suatu yang dicari. Seperti yang tercantum
dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Hal ini
menegaskan bahwa arsip memerlukan penanganan dalam suatu lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara, dengan menerapkan keputusan tertentu. Tidak
terkecuali dengan Pusat Penelitian Kelapa Sawit yang akan dibahas dalam
penelitian ini.

2
Arsip juga mempunyai peranan penting dalam penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan, oleh karena itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat, dan benar harus ada pengelolaan kearsipan yang
baik. Pengelolaankearsipan yang baik adalah proses kegiatan pengurusan dan
pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip
dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali ketika arsip – arsip tersebut
sewaktu – waktu diperlukan.
Pada observasi awal di Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian
Legalyang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 51 Medan, penulis
mendapatkan data – data pada kantor tersebut,berupa jumlah arsip yang ada pada
kantor legal sekitar 2.000 arsip, kemudian jenis-jenis arsipnya yaitu arsip
kepegawaian, administrasi, dan surat izin berupa kontrak kerjasama antar
perusahaan. Penulis juga mendapatkan informasi dari salah satu staf pada kantor
tersebut, dan mereka menyatakan bahwa arsip statis sangat penting bagi
organisasi maupun perusahaan karena arsip merupakan bukti kerja sebuah
perusahaan,dan sebagai alat mengambil keputusan baik jangka pendek maupun
jangka panjang serta sebagai penunjang kelancaran aktifitas dalam perusahaan.
Dan juga dengan sistem pengelolaan arsip statis pada kantor Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit dengan cara mendata semua jenis arsip yang datang dari
luar perusahaan maupun dalam perusahaan, kemudian arsip tersebut
dikelompokkan berdasarkan wilayah dan disusun di almari arsip yang telah
disediakan. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, khususnya arsip statis pada
kantor Legal menunjukkan bahwa masih belum sepenuhnya melaksanakan

3
pengelolaan arsip secara maksimal karena masih ada arsip yang tertumpuk dan
tidak ditata dengan baik sehingga menimbulkan kesan bahwa arsip tersebut
kurang dirawat. Dengan keadaan arsip tersebut tidak sesuai dengan pengelolaan
arsip yang baik akan mengakibatkan arsipsulit untuk ditemukan kembali dengan
tepat dan cepat. Sama halnya dengan arsip tahun 2015 ke bawah akan sulit ditemu
kembali jika diperlukan. Melihat hal ini, maka penulis ingin melakukan penelitian
tentang “Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan“ .
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas maka
yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalahBagaimana
Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
(PPKS) Medan?
1.3 Tujuan Penelitian
Setiap kegiatan tidak lepas dari adanya tujuan yang akan dicapai agar
langkah yang dilakukan menjadi jelas dan terarah, demikian pula dengan
penelitian ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah
Untuk mengetahui Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian
Kelapa Sawit (PPKS) Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis, untuk meningkatkan pemahaman dan menambah khazanah
ilmu pengetahuan khususnya di bidang Kearsipan.

4
2. Bagi Instansi terkait, memberikan masukan tentang sistem Pengelolaan
Arsip Statis pada bagian Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit (PPKS)
Medan..
3. Bagi pembaca, dapat menjadi bahan bacaan dan sumber bacaan bagi
mahasiswa khususnya mahasiswa Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis membatasi ruang lingkup
penelitian ini untuk memudahkan proses pelaksanaan penelitian. Adapun ruang
lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah dikhususkan pada “Sistem
Pengelolaan Arsip Statis Pada Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
(PPKS) Medan” yang meliputi; akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan,
pelayanan informasi, dan sumber publikasi.

5
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Arsip
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan suatu informasi terekam yang terstruktur dalam bentuk
copy naskah maupun bentuk elektronik yang dikelola sebagai sumber informasi.
Ada beberapa pendapat tentang istilah arsip. Menurut Setyawan (2013: 8) bahwa
“arsip adalah rekaman atau catatan tertulis dalam berbagai media sesuai
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka kegiatan
organisasi atau perseorangan”.
Sementara pernyataan tersebut dikuatkan oleh Qosim ( 2005: 2)
menyatakan bahwa:
arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam (recorded) dalam
suatu media (kertas, video, kaset, media elektronik, dan sebagainya) yang
berlangsung di dalam suatu lembaga, instansi, atau perseorangan, baik
dalam keadaan tunggal atau jamak.
Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang tentang
kearsipan nomor 43 tahun 2009 bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sedangkan dalam Keputusan Presiden RI nomor 105 tahun 2004 tentang
pengelolaan arsip statis pasal 1 ayat 1 a dan b disebutkan bahwa arsip adalah :

6
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
lembaga Negara Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk
corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Jadi, dapat dikatakan bahwa arsip adalah suatu rekaman baik berupa media
elektronik maupun secara wawancara yang tertulis dalam sebuah media baik
berupa buku maupun kertas, akan tetapi semenjak perkembangan zaman pada saat
ini banyak media yang sangat canggih untuk hal-hal yang menyimpan data
ataupun mempermanenkan suatu data dari hasil kegiatan baik berupa kelompok
atau indvidu.
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip
2.1.2.1 Fungsi Arsip
Arsip merupakan bagian dari kegiatan administrasi perkantoran, dimana
arsip dapat dijadikan sebagai pedoman dalam mengambil keputusan/ kebijakan.
Arsip dapat menjadi sumber informasi untuk perkembangan suatu organisasi atau
instansi pada kegiatan yang berlangsung pada organisasi tersebut. Arsip juga
berperan penting dalam sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management
Information System (MIS). Dalam sistem ini data yang diperoleh arsip diolah
menjadi suatu informasi yang digunakan para pimpinan sebagai pertimbangan
dalam pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik
dalam bidang pengelolaan arsip, khususnya arsip statis.

7
Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan
atas dua:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu ; arsip dinamis aktif dan dinamis
inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis
inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
b. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan
arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Dari fungsi arsip di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi arsip adalah
dokumen yang didayagunakan untuk aktifitas dalam mengambil sebuah keputusan
baik jangka pendek maupun jangka panjang, akan tetapi arsip tersebut dapat
dimanfaatkan juga untuk kepentingan pendidikan dan penelitian selain itu arsip
statismerupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan yang tidak saja
penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu
terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang.
2.1.2.2 Tujuan Arsip
Setiap organisasi atau instansi pasti memiliki suatu tujuan tertentu, dan
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi tersebut akan ada kebijakan/
keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau instansi tersebut. Sama
halnya dengan arsip, untuk mencapai tujuan arsip, akan dibutuhkan pengelolaan
arsip yang baik dengan teliti, cermat, dan tepat agar memudahkan penemuan

8
kembali arsip ketika arsip ingin digunakan. Tujuan kearsipan dilakukan untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban suatu organisasi. Sebagaimana
yang disebutlkan Sedarmayanti (2003 :19) bahwa :
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan
penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah.
Sesuai dengan tujuan arsip, dapat diketahui bahwa arsip sangatlah penting
bagi suatu organisasi maupun instansi karena arsip berfungsi sebagai sumber
ingatan, bahan pengambilan keputusan , bukti, dan sebagai rujukan yang akhirnya
akan membantu organisasi/instansi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.1.3 Peranan Arsip
Arsip berperan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi yang
diperlukan organisasi atau instansi dalam kegiatan perencanaan, perumusan
kebijakan, pengambilan keputusan. Sebagai sumber informasi, arsip dapat
membantu meningkatkan daya ingat petugas yang lupa mengenai suatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi
untuk mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang dihadapi dalam
organisasi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003:19) peran arsip sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan informasi
2. Bahan atau alat pembuktian (otentik) bahan dasar perencanaan
dan pengambilan keputusan.
3. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan
pada umumnya menghasilkan arsip.
4. Bahan informasi kegiatan ilmiah.

9
Sama halnya didukung oleh Sibali (2010: 1572 ) Arsip mempunyai
peranan :
sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber
informasi, maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang
lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat
dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil
keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi.
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa peranan arsip adalah sebagai
bahan memori setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi, dan sumber
informasi dalam organisasi karena arsip ini akan membantu mengingatkan
pegawai/petugas untuk memecahkan masalah maupun mempermudah petugas/
pegawai/ pimpinan untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
2.1.4 Jenis – jenis Arsip
Dalam suatu organisasi akan banyak dapat macam - macam arsip yang
dalam hal penyimpanannya biasa disusun berdasarkan jenisnya. Jenis-jenis arsip
tersebut dapat dilihat dari beberapa segi, salah satunya jenis arsip berdasarkan
fungsi. Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis. Menurut Hasugian (2003: 2) yang dimaksud dengan arsip
dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :
a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran.
b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi
perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.

10
Secara singkat dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan lagi dalam fungsi-fungsi manajemen perusahaan/perkantoran dalam
kehidupan sehari-hari.
2.2 Pengertian Arsip Statis
Arsip statis sering juga disebut sebagai permanent record atau arsip abadi.
Arsip abadi dalam artian arsip vital /dokumen yang memiliki nilai informasi yang
disimpan untuk selama-lamanya. Menurut Ervianto (2014 : 7) menyatakan bahwa
“Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara”.
Sedangkan menurut Azmi ( 2013 : 8) menyatakan bahwa “arsip statis
(permanent record) adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
langsung untuk kegiatan operasional manajemen organisasi pencipta arsip
(creating agency) tetapi memiliki nilai guna permanen”.
Begitu juga dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dinyatakan bahwa:
arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan
keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau
lembaga kearsipan.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah sebuah
lembaran – lembaran maupun dokumen sangat penting dan memiliki arti bagi
sebuah organisasi ataupun bukti dari suatu aktifitas yang telah berlangsung, akan

11
tetapi hasil bukti dari suatu aktifitas tersebut disimpan berdasarkan ilmu
kearsipan.
Jika dilihat dari segi kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat
macam, yaitu : arsip vital, arsip penting, arsip tidak penting, dan arsip biasa. Dari
keempat macam arsip tersebut, yang termasuk arsip abadi yaitu arsip vital karena
arsip vital mempunyai nilai kegunaan yang penting, mempunyai nilai sejarah dan
ilmiah, serta memiliki sifat abadi. Sama halnya dengan Wursanto (1991 : 238-
239) memberikan contoh waktu penyimpanan untuk masing-masing golongan
arsip sebagai berikut :
Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip
No Golongan Arsip Waktu Penyimpanan
1 Arsip Vital Permanen
2 Arsip Penting 3-7 tahun
3 Arsip Biasa 2-3 tahun
4 Arsip Tidak Penting 1 tahun
Dari tabel di atas menggambarkan bahwa arsip vital disebut sebagai arsip
abadi atau permanen, arsip penting memiliki masa penyimpanan dalam tiga
sampai tujuh tahun, arsip biasa memiliki masa simpan dua sampai tiga tahun, dan
arsip tidak penting masa simpannya hanya satu tahun.
Setiap organisasi tentu memiliki prosedur untuk menentukan golongan
suatu arsip, apakah suatu arsip tersebut termasuk arsip vital, arsip penting, arsip
biasa, dan arsip tidak penting. Untuk menentukan jangka waktu simpan golongan

12
suatu arsip, maka akan ada kegiatan dalam penyusutan arsip atau biasa disebut
Jadwal Retensi Arsip (JRA). Maksud JRA dalam Undang –Undang No 43 tahun
2009 tentang kearsipan pasal 1 nomor 22 yang berbunyi :
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip
merupakan suatu daftar yang berisi tentang prosedur jangka penyimpanan arsip
dan penetapan arsip disimpan permanen atau dimusnahkan, serta diperlukan
sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus
sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta.
Ada beberapa gambaran arsip-arsip yang digolongkan dalam arsip vital
dalam kegiatan organisasi, menurut Wursanto ( 1991 : 238-239 ) yaitu sebagai
berikut :
a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik
b. Stock kapital
c. Buku besar umum
d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota)
f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran
h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten
j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan
l. Akta, hak pakai
m. Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen
n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan
o. Akta pendirian organisasi/perusahaan
p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan

13
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang
tidak bergerak lainnya
s. Dokumentasi/foto-foto udara
t. Dan lain-lain
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa dalam kegiatan organisasi
akan banyak yang dihasilkan berupa arsip abadi ketika berjalannya suatu aktifitas
dalam organisasi tersebut. Arsip abadi yang ada pada organisasi adalah berupa
Surat-surat piagam, surat hak, Buku besar umum, kutipan surat pajak, pola
perencanaan (tata kota),laporan perhitungan, wesel yang dibayar, chek, kuitansi
untuk pembayaran ,neraca, hak cipta, merek dagang, paten, kontrak ,laporan kerja
tahunan, akta, peraturan-peraturan, undang-undang, notulen, sejarah berdirinya
organisasi/perusahaan, akta pendirian organisasi/perusahaan, peta: tanah, daerah
penelititan ,bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan, kontrak-
kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya ,
dan dokumentasi/foto-foto yang ada pada organisasi tersebut.
2.2.1 Tujuan Arsip Statis
Tujuan dari arsip statis dilakukan agar arsip yang dirawat dan dipelihara
dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada organisasi,
masyarakat, peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan
penelitian. Sebagaimana yang yang disebutkan Novyanti (2010: 2) menyatakan
bahwa “tujuan arsip statis adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

14
2.2.2 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis sangat penting bagi organisasi maupun instansi karena
merupakan bukti nyata setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tersebut.
Menurut Erviantono (2014 : 8) bahwa fungsi arsip statis adalah:
1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya
karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam
kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau
perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat
mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan,
distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat
menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip
statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.
2. Untuk pembuktian
Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili
perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis
untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai
contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang
bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang
tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip
terutama arsip statis.
3. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun
kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk
arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan
sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya
sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang
paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti
mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi
ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat
diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam
tersedia bagi pemakai.
4. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia
pada kasus tertentu.
5. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip
kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam

15
upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca
menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
6. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari
awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali
ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa
lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat
menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak
terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator.
Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita
yang otentik.
7. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan
masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan
usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-
masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan
keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun
menjatuhkan lawan politik.
8. Untuk menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan
bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan
lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah
seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara
singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia,
memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi
kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis
memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan
menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan
arsip dinamis.
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa informasi yang terkandung
pada arsip statis manfaatnya beralih untuk untuk kepentingan umum dalam artian
disediakan untuk keperluan masyarakat, tetapi masih ada juga arsip-arsip
kepemilikan atau arsip yang telah dimiliki tidak dapat diklaim oleh orang lain.
2.2.3 Ruang Lingkup Arsip Statis
Ruang lingkup dari penelitian ini yaitu meliputi pengelolaan arsip statis
yang mencakup akuisisi (acquistion), deskripsi (description),
pemeliharaan(preventive conservation), perawatan (currative conservation),

16
layanan informasi (information service), dan sumber publikasi (source
publication).
2.3 Pengelolaan Arsip Statis
2.3.1 Tujuan Pengelolaan Arsip Statis
Tujuan dari pengelolaan arsip statis dilakukan untuk menjamin
keselamatan arsip baik tercetak maupun elektronik. Menurut Ismiatun, Diah
(2001: 15) menyatakan bahwa “tujuan pengelolaan arsip statis adalah agar arsip
yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat
kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip dalam
rangka pelaksanaan kegiatan penelitian”.
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa tujuan pengelolaan arsip
statis adalah usaha yang dilakukan untuk melestarikan dokumen yang tidak
digunakan dengan cara merawat dan memelihara sehingga mudah ditemu
kembali informasi/dokumen dan memberikan manfaat kepada instansi yang
bersangkutan, pemerintah, masyarakat, peneliti, maupun pengguna arsip yang
sedang melakukan kegiatan penelitian.
2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi (acquistion), deskripsi
(desription), pemeliharaan (preventive conservation), perawatan (currative
conservation), layanan informasi (information service), dan temu kembali/sumber
publikasi (source publication). Pengelolaan arsip statis dapat dilihat dari gambar
daur hidup arsip statis sebagai berikut.

17
Gambar 2.1 Daur hidup arsip statis
(Sumber : Tim Kearsipan, 2005. Record management. Yogyakarta : Fakultas Ilmu
Budaya UGM))
Dalam konteks pengelolaan arsip statis, pengelolaan arsip statis
merupakan aktifitas penting dalam mengelola informasi dan fisik arsip statis
sehingga arsip statis yang disimpan pada lembaga kearsipan dapat diakses dan
dimanfaatkan untuk kepentingan penelitian maupun masyarakat. Untuk dapat
arsip ditemu kembali dengan cepat dan tepatmaka dibutuhkan penyimpanan arsip
yang efisien, dalam hal ini didukung oleh Arifiani (2014: 2-17) menyatakan
bahwa Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri atas lima
macam:
a. Kearsipan Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
Filing sistem abjad ialah suatu sistem penyimpanan dan pencarian kembali
warkat-warkat berdasarkan abjad. Sistem ini merupakan sistem kearsipan
yang banyak sekali dipergunakan di kantor-kantor pemerintah ataupun
swasta. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama

18
korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat
yang ada.
b. Kearsipan Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem tanggal yaitu, suatu sistem kearsipan dengan menyimpan arsip
surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan atau
tahun. Yang dijadikan kode surat adalah tanggal pembuatan surat atau
tanggal penerimaan surat.
c. Kearsipan Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem
nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan
yakni: sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey; Sistem
penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut); sistem penyimpanan
arsip berdasarkan terminal digit. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan
nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang
penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank,
Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh: a. Sekolah: Nomor Induk Sekolah, b. PLN: Nomor Rekening
Listrik, c. Rumah Sakit: Nomor Identitas Pasien.
d. Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)
Sistem subyek menjadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali
surat-surat ialah pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem
perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan
terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan
surat yang bersangkutan.
e. Kearsipan Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip nama /
wilayah asal surat. Kelebihan : Cocok untuk organisasi yang punya kantor
cabang di beberapa tempat, seperti biro perjalanan, usaha pengiriman
paket, perusahaan ekspor impor, dll. Sederhana dan mudah dilaksanakan
Pengolahan arsip merupakan kegiatan terpenting dari seluruh rangkaian
kegiatan dalam manajemen arsip statis. Agar pengelolaan arsip statis dapat
berjalan dengan lancar dalam suatu organisasi, maka perlu diterapkan suatu
manajemen dalam pengelolaannya yaitu manajemen arsip statis. Menurut
Ismiatun, Diah (2001: 15) menyatakan bahwa :

19
Manajemen arsip statis adalah suatu kegiatan penanganan arsip statis sejak
sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip, dalam hal ini Badan Arsip,
hingga disajikan kepada pengguna arsip.
Sedangkan menurut Azmi (2013 : 9 ) menyatakan bahwa “Pengolahan
arsip statis adalah proses pengaturan informasi dan fisik arsip statis berdasarkan
prinsip-prinsip kearsipan sehingga mudah diketemukan”.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip statis
adalah suatu aktifitas dalam menangani informasi dan fisik arsip statis serta
tersusunnya sarana bantu temu kembali informasi dengan cepat dan tepat.
2.3.3 Akuisisi (Aquisition)
Akuisi merupakan salah satu cara untuk menyelamatkan dan melestarikan
informasi yang bernilai sejarah dalam bentuk media elektronik/digital, seperti
informasi yang terekam, bentuk CD, Audio/video dan lain-lain. Sedangkan yang
dimaksud akuisi arsip statis di dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang
kearsipan pada pasal 1 nomor 27 yang berbunyi :
Akuisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
Dari Pendapat di atas dapat dikatakan bahwa Akuisi arsip merupakan
suatu kegiatan penanganan arsip pada kantor kearsipan yang dijalankan melalui
aktifitas penyerahan arsip yang tidak dipakai dalam kehidupan sehari-hari dalam
perkantoran dan hak pengolahannya dari pencipta arsip kepada kantor kearsipan.
2.3.4 Deskripsi (Description)
Arsip yang disimpan dapat dengan mudah diakses maupun ditemu kembali
dengan cepat dan tepat, karena telah disusun suatu gambaran arsip yang akurat

20
dan telah diolah informasi dari suatu arsip tersebut secara lengkap sehingga dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan masyarakat atau instansi yang
bersangkutan. Sama halnya dengan menurut ICA (International Council on
Archives) (2000: 10 ) menyatakan bahwa “ deskripsi arsip adalah penyusunan
suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap
beserta segenap komponennya”.
Dari pengertian di atas dapat dikatakan deskripsi arsip adalah gambaran
proses pelestarian arsip, penataan arsip, analisis, dan pengaturan arsip guna
mengidentifikasi bahan arsip dan bertujuan untuk memberikan akses informasi
mengenai sumber arsip, mengenai asal-usul arsip, struktur pemberkasan arsip dan
dan sebagainya. Begitu juga arsip yang diserahkan kepada lembaga kearsipan
akan menjadi sumber informasi bagi instansi maupun masyarakat yang senantiasa
dapat mengakses dengan cepat dan tepat yang dilakukan melalui kegiatan
penataan fisik arsip dan isi dari arsip/dokumen tersebut. Penataan arsip/dokumen
akan mudah dilakukan apabila seseorang memiliki maupun mengerti informasi
banyak tentang hal arsip yang ditanganinya, sistem penataanya, riwayat arsip, dan
sebagainya. Oleh karena itu, setiap lembaga kearsipan atau instansi diwajibkan
memiliki standar deskripsi arsip statis yang bertujuan untuk sebagai pengendalian
atau mengontrol terhadap keberadaan arsip. Melalui deskripsi arsip akan terlihat
gambaran kegiatan yang dijalani sebuah lembaga, kemudian dibuatkan susunan
kegiatan yang mendeskripsikan keberadaan arsip.

21
2.3.5 Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Secara umum pemeliharaan arsip statis sama dengan arsip dinamis, karena
arsip secara umum mempunyai peran penting sebagai sumber informasi, dan
bernilai sejarah serta alat pengambil keputusan yang sangat diperlukan oleh
organisasi atau perusahaan. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjamin
keamanan isi informasi dan fisik arsip serta mencegah kerusakan arsip yang dapat
terjadi karena faktor instrinsik yaitu bahan-bahan yang digunakan dalam
menciptakan arsip seperti kertas, tinta, dan lem, atau disebabkan faktor ekstrinsik
yaitu akibat serangan jamur, debu, rayap dan sejenisnya, tingkat kelembapan
udara, sinar matahari, dan lain sebagainya. Dalam memelihara arsip, maka
keadaan ruangan arsip harus bersih dari kotoran debu, kering, terang, dan
berfentilasi yang baik, dan pancaran sinar matahari tidak langsung masuk
ruangan, serta suhu udara dalam ruangan harus teratur dengan baik, seperti yang
tercantum pada buku panduanArizona State Library, Archives and Public Records
2013 menyatakan suhu ruangan dalam penyimpanan arsip/dokumen sebagai
berikut.
Tabel 2.2Small Print – Letter and Legal sized records Storage(menyimpan berkas
- Surat dan Catatan berukuran legal)
Temperature (Fahrenheit ) Relative Humidity (RH)
700
-550
35% - 45% ± 2%
Sumber :Buku Panduan Arizona State Library, Archives and Public Records
2013.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip
dilakukan dengan cara menyimpan arsip dan mengatur suhu di dalam ruangan.
Suhu dalam ruangan yang ideal untuk menyimpan arsip berkisar 550
– 700
F

22
dengan kelembapan udara berkisar 35% - 45% ± 2%”. Hal ini menunjukkan
bahwa aspek temperatur dan kelembapan udara harus diperhatikan karena akan
berpengaruh terhadap ketahanan fisik arsip yang disimpan. Bentuk fisik arsip
yang rusak akibat penyimpanan yang tidak memperdulikan temperatur dan
kelembapan udara pada ruangan, tentunya akan menjadikan informasi yang
terdapat di dalam arsip tidak dapat dibaca dengan baik.
Selain itu, menurut buku panduan Arizona State Library, Archives and
Public Records(2013 : 7) menyatakan bahwa :
Store items in folder and folders within a box; all of which aid in
protecting against environmental factors;
 Store items in area where temperature, humidity, air pollutants, etc.
can be best controlled.
 Store objects of the same type and size together.
 Do not overfill boxes.
 Support folders in boxes that are not filled to prevent warping and
damage.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa berkas/dokumen dalam folder dan
di dalam kotak, semuadapat terlindungi terhadap faktor lingkungan.
 Simpan barang di area di mana suhu, kelembaban, polutan udara,
dan lain-lain dapat dikendalikan dengan baik.
 Simpan benda dengan tipe dan ukuran yang sama.
 Jangan terlalu banyak mengisi kotak.
 Lindungi folder dalam kotak yang tidak terisi untuk mencegah
lipatan dan kerusakan.
Berdasarkan pendapat di atas dapat dikatakan bahwa aspek lain yang
perlu diperhatikan dalam pemeliharaan arsip adalah tempat penyimpanan arsip
dan tata cara penyusunan arsip. Tempat penyimpanan arsip dapat berupa
kotak/box yang terbuat dari bahan yang tahan lama dan tidak mempengaruhi
keadaan bentuk-bentuk arsip ketika disimpan, misalnya: tempatnya terbuat dari

23
kayu atau kotak besi yang dilapisi oleh kertas. Kemudian bahan untuk menyimpan
arsip harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan. Hal ini bertujuan
agar arsip yang disimpan ditempat tersebut tidak terlipat salah satu bagian-bagian
dari arsip, misalnya : ujung kertas/arsip. Dalam hal penyusunan, arsip harus
disusun rapi di dalam tempat penyimpanan dengan menyesuaikan ukuran dimulai
dari arsip yang paling besar ke yang terkecil. Sebaiknya arsip yang dimasukkan ke
tempat penyimpanan tidak berlebihan atau tidak melebihi muatan dari tempat
penyimpanan arsip tersebut. Kemudian, sebaiknya tidak memasukkan benda lain
selain arsip ke dalam tempat penyimpanan arsip, contohnya seperti; pisau,
gunting, pulpen, kartu nama, dan sebagainya. Berikut di bawah ini contoh tempat
dan penyusunan arsip yang tidak tepat dan penyusunan arsip yang tepat.
Gambar 2.2 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tidak tepat

24
Gambar 2.3 Contoh tempat dan penyusunan arsip yang tepat
(Sumber: Buku PanduanArizona State Library, Archives and Public Records2013)
Menurut Ismiatun (2001: 17) menyatakan bahwa unsur yang menjadi
perusak arsip yaitu :
a. Faktor biologis, seperti jamur dan serangga;
b. Faktor fisis, seperti cahaya dan panas matahari, dan air;
c. Faktor kimiawi, seperti pengaruh tinta tulisan, keasaman kertas;
d. Faktor lingkungan, seperti manusia, bencana alam, banjir,
kebakaran;
e. Faktor binatang pengerat, seperti tikus.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa faktor perusak arsip adalah
jamur, serangga, cahaya/ panas matahari, air, pengaruh tinta tulisan, maupun
tingkat keasaman kertas, bencana alam akibat ulah manusia yaitu karena banjir,
kebakaran, dan lain sebagainya.
Menurut Ismiatun (2001: 17) menyatakan bahwa “Pemeliharaan arsip
merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip
baik dari segi fisik maupun informasinya”.
Sama halnya dengan Dewanti (2013:16) menyatakan bahwa:
Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan untuk melindungi,
mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan
penyimpanan arsip terjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Selain itu,

25
pemeliharaan arsip bertujuan untuk menjamin arsip baik dari kerusakan
maupun kemusnahan secara total.
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa Pemeliharaan arsip statis
berupa melindungi, mengatasi, dan mencegah, serta mengambil langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan mengarah pada usaha- usaha untuk melestarikan
bahan arsip/dokumen dari kerusakan, menyelamatkan informasinya (isinya) dan
menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan,
misalnya: debu pada dokumen yang tidak pernah dibersihkan, suhu udara yang
tidak sesuai dengan tata letak arsip tersebut yang mengakibatkan arsip dalam
ruangan akan rusak bahkan hancur dimakan rayap karena kondisi ruangan
maupun tempat tidak diatur dengan benar.
2.3.6 Perawatan (Currative Conservation)
Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan perawatan arsip statis
adalah mendaftarkan arsip yang akan direstorasi atau dirawat, kemudian mencatat
jenis arsip yang akan direstorasi. Setiap jenis arsip yang akan dirawat akan ada
pemeriksaan ulang dan control ulang guna untuk meyakinkan bahwa arsip
tersebut telah direstorasi. Salah satu arsip yang direstorasi yaitu ditinjau dari
lingkungan arsip dan fisik arsip. Untuk lingkungan arsip berkaitan dengan gedung
arsip, perlu penggunaan sistem pendingin udara/pengatur suhu udara dalam
ruangan, fentilasi udara, cahaya, dan peralatan pengamanan gedung dan
sebagainya. Sedangkan untuk fisik arsip adalah dilakukan usaha penghilang zat
keasaman pada kertas, boks arsip, fumigasi, pembungkus arsip, dan merestorasi
arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi, dan pelestarian arsip kertas utamanya
dengan cara mengalih mediakan dari tercetak ke elektronik/ digital.

26
2.3.7 Layanan Informasi ( Information Service)
Dalam penelitian ini, layanan informasi merupakan suatu kegiatan untuk
memberikan pelayanan informasi/ arsip kepada masyarakat. Untuk memberikan
pelayanan informasi kepada masyarakat, maka akan dibutuhkan pelayanan yang
baik agar mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Oleh karena itu perhatian
yang serius terhadap fungsi ini perlu mendapatkan dukungan dari pimpinan suatu
lembaga. Menurut Ismiatun (2001:18) menyatakan bahwa keberhasilan pelayanan
arsip perlu didukung beberapa faktor sebagai berikut :
1. Ruang Baca arsip, merupakan pusat pelayanan langsung kepada
pengguna arsip. Ruang ini harus cukup nyaman dan memadai
ukurannya, serta mudah dalam pengawasannya;
2. Sarana bantu temu balik arsip/finding aids, mendukung kelancaran
pelayanan, penemuan dan peminjaman arsip;
3. Perpustakaan, guna mendukung penelitian arsip. Referensi yang
beragam jenisnya akan sangat membantu pegguna arsip/peneliti dalam
memperoleh informasi pendukung arsip. Misalnya, ensiklopedi, kamus
bahasa, buku ilmu sosial, peraturan perundangan;
4. Alat bantu baca arsip, terutama untuk membaca arsip dalam bentuk
mikrofilm dan mikrofis (dengan microreader), mendengarkan arsip
rekaman suara/wawancara sejarah lisan (dengan transcriber), melihat
arsip audio-visual (video, cd, dvd) melalui televisi/vcd player;
5. Ruang khusus untuk membaca dan melihat arsip peta, foto, negatif foto
dan arsip non kertas;
6. Tersedianya ruang konsultasi pembaca (reader counsultant) yang kedap
suara dan tidak mengganggu aktivitas penelitian lainnya;
7. Tersedianya ruang staf pelayanan arsip yang dapat mengawasi seluruh
ruang baca atau penelitian arsip;
8. Tersedianya lemari khusus (locker) untuk menyimpan barang bawaan
peneliti, misal tas;
9. Ruang transit arsip sebagai tempat penyimpanan arsip yang dipinjarn,
belum selesai dibaca atau yang akan dikembalikan ke penyimpanan;
10. Tersedianya sistem pengamanan arsip berupa kamera pemantau
ruangan yang tersembunyi letaknya.
Dari sarana pendukung di atas, etika pelayanan dari arsiparis atau petugas
pelayanan juga sangat menentukan kualitas pelayanan. Selayaknya seorang

27
arsiparis di ruang layanan informasi memenuhi kriteria, seperti; memberikan
perlakuan yang baik dan benar terhadap arsip; ramah dan senantiasa siap
memberikan bantuan pelayanan; dan berwawasan luas, khususnya tentang
khasanah arsip yang dimiliki suatu lembaganya.
2.3.8 Sumber Publikasi (Source Publication)
Sumber publikasi arsip statis sering disebut suatu kegiatan penyusunan
naskah yang berkaitan dengan kearsipan, seperti penerbitan sarana temu kembali
arsip/informasi yang didistribusikan kepada masyarakat. Sarana temu kembali
arsip sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanan yang digunakan, karena
jika sistem penyimpanan arsip salah maka dengan sendirinya penemuan kembali
arsip akan sulit didapatkan. Sumber publikasi dalam artian kebijakan untuk
mengumpulkan semua jenis dokumen baik tercetak maupun bentuk elektronik.
Faktor yang perlu diperhatikan untuk memudahkan temu kembali arsip yaitu
dengan melakukan kegitan mengklasifikasi, menyusun, dan memelihara
berdasarkan sistem yang berlaku. Penemuan kembali arsip juga diawali dengan
adanya permintaan dari pengguna, sehingga antara peminjaman dan penemuan
kembali arsip merupakan suatu hal yang berkaitan. Menurut Martono (1992 : 67)
ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat
bergantung dari beberapa hal sebagai berikut:
1. Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna.
2. ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam
pemberkasan jenis jenis arsip.
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
4. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan
yang memadai.

28
Dalam hal ini, ketika pengguna ingin mencari informasi yang
diinginkannya, maka pengguna harus dengan jelas memberikan materi
informasi kepada arsiparis. Dan juga dalam penyusunan arsip pada rak dan
sesuai dengan sistem kearsipan, seperti; kemantapan sistem indeks.
Kemudian staf yang memiliki wawasan yang luas dan kedisiplinan yang
memadai.

29
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian pada umumnya diartikan sebagai cara untuk
mendapatkan data dengan tujuan tertentu. Dalam penelitian ini penulis
menggunakan metode kualitatif deskriptif. Menurut Nazir (2011:54) “Metode
deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu
objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa
pada masa sekarang”. Penelitian ini dipilih karena peneliti hanya berupaya untuk
menyajikan data secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta yang
ada di lapangan. Peneliti bermaksud untuk menggali fakta mengenai sistem
pengelolaan arsip statis pada bagian legal Pusat penelitian Kelapa Sawit.
3.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian legal
yang beralamat di Jalan Brigjend Katamso No. 51 Medan.
3.3 Informan
Informan adalah orang yang mengetahui dengan baik terhadap masalah
yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti. Informan
dalam penelitian ini adalah orang-orang yang terlibat dan memberikan informasi
selengkap-lengkapnya mengenai latar belakang dan keadaan yang sebenarnya dari
objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat. Informan yang
ditentukan dalam penelitian ini berjumlah 4 orang yaitu terdiri dari arsiparis pada

30
bagian Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan. Berikut di bawah ini
tabel yang menjadi informan penulis.
Tabel 3.1 Daftar Informan
NO INFORMAN Lokasi Wawancara
1 Informan 1 Lantai 2 Bagian Legal Pusat penelitian
kelapa Sawit (PPKS) Medan
Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposive samplingyaitu
teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu yang dianggap
berkompetensi dibidang kearsipan atau peneliti mengumpulkan informasi dengan
melakukan observasi dan wawancara terhadap pihak yang berhubungan langsung
dengan pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
(PPKS) Medan.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah:
1. Observasi

31
Observasi dilakukan untuk memperoleh data yang sebenarnya tentang
pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa
Sawit. Peneliti mengadakan pengamatan secara langsung pada subjek
penelitian yang berhubungan dengan sistem pengelolaan arsip statis
pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit.
2. Wawancara
Teknik pengumpulan data selain melalui observasi bisa juga melalui
wawancara terhadap informan dengan mengetahui lebih dalam lagi
mengenai berbagai data yang ada di bagian Legal Pusat Penelitian
kelapa sawit. Menurut Djaelani, Aunu Rofiq ( 2013: 87) menyatakan
bahwa “wawancara yaitu suatu kegiatan yang dilakukan untuk
mendapatkan informasi secara langsung dengan mengajukan
pertanyaan antara pewawancara dengan yang diwawancarai”.
Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa wawancara adalah teknik
berkomunikasi yang bertujuan untuk mendapatkan informasi baik
berupa individu, aktifitas dalam kelompok, dan sebagainya yang
dilakukan dengan dua orang yaitu peneliti dan informan, yang
merupakan orang yang akan memberikan informasi kepada si peneliti.
Wawancara digunakan untuk memperoleh data secara mendalam yang
berkaitan dengan pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit. Pelaksanaan wawancara dilakukan langsung
oleh peneliti kepada informan guna memperoleh informasi yang akurat
dan dapat melengkapi informasi.

32
3. Dokumentasi
Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi data yang telah diperoleh
melalui observasi dan wawancara, dengan cara meminta data kepada
pihak-pihak yang terkait baik yang berupa arsip, dokumen ataupun
foto-foto yang terkait dengan pengelolaan arsip statis di bagian legal
Pusat Penelitian Kelapa Sawit. Teknik dokumentasi digunakan untuk
memperoleh informasi tentang sejarah, visi dan misi, struktur
organisasi, sarana dan prasarana, data pegawai, latar belakang
pendidikan, serta foto-foto yang berkaitan dengan pengelolaan arsip
statis pada bagian legal Pusat penelitian Kelapa Sawit.
3.5 Jenis Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian adalah :
a) Data primer, data yang diperoleh langsung dari responden melalui
wawancara kepada kepala dan staf yang menangani dibidang kearsipan di
bagian legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit untuk mengetahui informasi
mengenai pengelolaan kearsipan.
b) Data sekunder, data yang mendukung data primer yang bersumber dari
jurnal, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan
dengan masalah penelitian.
3.6 Instrumen Penelitian
Ada beberapa jenis instrumen yang dapat digunakan sebagai alat untuk
mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian, menurut Sugiono
(1998:84) mengatakan bahwa dalam mengumpulkan data-data penulis

33
membutuhkan alat bantu atau instrumen penelitian. Dalam penelitian ini peneliti
menggunakan 2 alat bantu yaitu:
1. Pedoman Wawancara, Pedoman wawancara digunakan agar wawancara
yang dilakukan tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman ini
disusun tidak hanya berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga
berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
2. Perekam suara
Perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan
peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas,
sehingga perlu adanya perekam suara.
3.7 Analisis Data
Proses analisis data dimulai dengan menelaah dan memahami seluruh data
yang tersedia dari berbagai sumber, yaitu wawancara, pengamatan, yang sudah
ditulis dalam catatan lapangan atau dari tempat kejadian/peristiwa, dokumen
pribadi, dokumen resmi, dan gambar foto. Dari proses tersebut setelah dipahami
maka terbentuk suatu kesimpulan, analisis data dalam penelitian itu dilakukan di
dalam suatu proses. Jadi pelaksanaan analisis mulai dilakukan ketika
pengumpulan data itu juga dikerjakan dan dilakukan secara intensif yaitu ketika
sudah meninggalkan lapangan. Melakukan analisis membutuhkan usaha
pemusatan perhatian serta pengerahan tenaga dan juga pikiran peneliti.
3.8 Keabsahan Data
Untuk menguji keabsahan data penelitian, maka peneliti menggunakan
teknik triangulasi, yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan
sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai
pembanding terhadap data itu.
Metode triangulasi merupakan salah satu metode yang paling umum
dipakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan berdasarkan

34
wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati
kejadian fakta yang terdapat di lapangan. Teknik pengumpulan data juga
dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi
dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang didapat dari
kebijakan pihak Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian Legal. Adapun teknik
triangulasi yang digunakan adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara
dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada bagian Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa
data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini,
berbagai terori yang telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan
dan menguji terkumpulnya data tersebut
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, peneliti
mengecek keabsahan data dari beberapa teknik pengumpulan data
yaitu seperti metode observasi, wawancara, dan Dokumentasi.
Triangulasi metode dilakukan dengan cara membandingkan dengan
hasil informasi atau data dari informan dalam suatu teknik yang sama.

35
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
Informasi dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada bagian
kantor Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit yang bertugas mengelola segala arsip
yang ada pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan.
Informan dalam penelitian ini adalah pegawai yang bekerja pada kantor Legal
Pusat Penelitian kelapa Sawit yang berjumlah empat orang. Adapun karakteristik
dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Karakteristik Informan
No.
Informan
Kode
Informan Jabatan Lokasi Wawancara
1. Informan 1 I1
Staf
Lantai 2 Bagian Legal Pusat
penelitian kelapa Sawit
(PPKS) Medan
2. Informan 2 I2
Staf
(PPKS) Medan
3. Informan 3 I3
Staf
(PPKS) Medan
4. Informan 4 I4
Staf
(PPKS) Medan

36
Informan pertama (I1) adalah informan yang berhasil diwawancarai
dengan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4, kemudian
diminta waktunya untuk bersedia diwawancarai dengan menjelaskan terlebih
dahulu maksud dan tujuan penelitian ini yang dalam pengumpulan datanya
dilakukan dengan menggunakan metode wawancara. Wawancara berlangsung
secara informal, dan wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dengan
wawancara mendalam (depth interview). Begitu juga dengan bahasa yang
digunakan saat wawancara berlangsung, bahasa yang digunakan adalah bahasa
informal yang bertujuan untuk memancing percakapan awal kepada seluruh
informan.
4.2 Kategori Penelitian
Setelah selesai melakukan observasi dan wawancara, penulis melakukan
coding dengan cara menyusun kerangka awal analisis data agar mendapatkan hasil
dari penelitian yang telah dilakukan. Selanjutnya penulis membaca kembali
transkrip wawancara dan melakukan coding untuk mendapatkan pokok
permasalahan yang diteliti, dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa
kategori yang berkaitan dengan pengelolaan arsip statis pada bagian legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan, yaitu :
1. Akuisisi (Acquisition)
2. Deskripsi (Desription)
3. Pemeliharaan (Preventive Conservation)
4. Perawatan (Currative Conservation)
5. Layanan informasi (Information Service)

37
6. Temu kembali/sumber publikasi (Source Publication)
4.2.1 Akuisisi (acquisition)
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan
ke-4 informan adalah akuisisi atau pengadaan. Akuisisi merupakan kegiatan
terpenting dalam kearsipan, dan salah satu cara untuk menyelamatkan dan
melestarikan informasi yang bernilai sejarah. Dengan demikian, jika tidak ada
kegiatan ini arsip/dokumen yang ada pada kantor legal akan punah/habis.
Proses Akuisisi Pusat Penelitian Kelapa Sawit pada bagian legal sesuai
dengan pernyataan informan 1 ( I1) berikut :
I1 : Proses pengadaan arsipnya, biasanya arsip masuk dari perkebunan
marihat, tanjung morawa, atau berbau dengan perkebunan kelapa
sawit/legal perkebunan, LSM Legal, Surat Kuasa, UKP, prosedur
persuratan , dan dari wartawan.
Sama halnya dengan informan 2 (I2) menyatakan bahwa proses pengadaan
arsip pada kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit yaitu :
I2 : Ya proses pengadaan arsip statis sama juga dengan pendapat Bapak(
I1) tadi, arsip masuk ke bagian legal dari legalitas perkebunan/ yang
berbau perkebunan, misal dari Marihat, Tanjung Morawa. Ada juga LSM,
UKP, prosedur persuratan, dan SK. Seperti itulah disini, tidak ada
perubahan.
Sedangkan pendapat Informan 3 ( I3) menyatakan bahwa proses
pengadaan arsip statis pada kantor Legal PPKS, sebagai berikut :

38
I3 :Proses pengadaannya biasanya arsip datang dari luar, misalnya dari
Marihat, Tanjung Morawa /perkebunan atau yang berkaitan dengan
perkebunan sawit/legal perkebunan, ada juga dari LSM, UKP, dan dari
wartawan.
Juga informan 4 ( I4) menyatakan bahwa pengadaan arsip statis pada
kantor Legal yaitu sebagai berikut :
I4 : Kalau disini pengadaan arsipnya kami terima dari Balit Medan,
perizinan Kontrak kerjasama, pemasaran dan ada juga perorangan.
Dan juga informan 1 (I1) menyatakan bahwa proses pengadaan masuk ke
kantor Legal sebagai berikut :
I1 : Surat masuk kan, itukan ada sistem bajunya bahwa surat itu darimana
masuknya, bajunya ini namanya kertas disposisi. (I1 langsung mengambil
contoh surat proposal/ arsip yang ada pada kantor tersebut) Misal untuk
memperjelas surat proposal masuk dari Direktur ditujukan bagian
sekretariat dan legal, jadi dilihat urusannya apa/ kepentingan surat ini
apa, dan dalam surat proposal ini harus dibayar dan diselesaikan
kemudian ada berisikan bahwa surat ini harus bersifat diselesaikan, atau
rahasia, komentar/saran. Setelah diselesaikan bentuk surat ini dicentang
baik rahasia, maupun diisi komentar kemudian surat ini dikirim ke Legal
untuk diselesaikan pembayarannya. Begitu juga dengan setiap bagian
kantor/ kepala bagian, kemudian jadi arsiplah dan arsip disimpan pada
folder yang disediakan.

39
Gambar 4.1 Contoh surat yang ada pada bagian Legal
(Sumber : Kantor bagian Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan)
Dari gambar 4.1 menunjukkan bahwa arsip yang ada pada Legal PPKS
merupakan arsip terbuka. Sebelum jadi arsip, awal mula dokumen masuk ke legal
ditujukan dari direktur ke kepala setiap bagian dalam menangani dokumen
tersebut. Setelah ditangani dokumen tersebut, maka akan dilihat ulang apa tujuan
dari surat//dokumen tersebut kemudian diselesaikan dan diarsipkan dalam artian
disimpan dalam almari yang telah disediakan.
Berikut di bawah ini tabel pada bku penerimaan surat pada bagian legal
Pusat Penelitian kelapa Sawit yang berisikan keterangan arsipnya darimana
berasal, tanggal arsip, dan jenis arsip.

40
Gambar 4.2 Tabel Pada Buku Penerimaan Surat
Dari gambar 4.2 menunjukkan bahwa arsip yang masuk pada kantor legal
akan dituliskan informasi dari arsip tersebut berupa nomor surat, asal surat
darimana, tanggal surat, isi ringkas surat/arsip, ditujukan sama siapa suratnya dan
berupa keterangan dari arsip/surat tersebut.
Juga pernyataan di atas menunjukkan bahwa kegiatan pengadaan arsip
statis pada kantor Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit biasanya menerima arsip-
arsip dari perusahaan yang berupa perizinan surat/dokumen tentang kontrak kerja,
Surat Kuasa, marketing, arsip dari wartawan, dan arsip dari perkebunan dan
biasanya disebut sebagai legalitas yang berbau perkebunan. Arsip –arsip yang
berbau dengan perkebunan sawit akan diserahkan ke kantor legal Pusat penelitian
kelapa Sawit untuk dilegalitaskan.
Dalam kegiatan akuisisi arsip pada bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa
Sawit telah berjalan dengan baik. Hal ini sesuai dengan teori bab sebelumnya
(lihat BAB II) bahwa kegiatan akuisi arsip merupakan suatu kegiatan penanganan
arsip pada kantor kearsipan yang dijalankan melalui aktifitas penyerahan arsip

41
yang tidak dipakai dalam kehidupan sehari-hari dalam perkantoran dan hak
pengolahannya dari pencipta arsip kepada kantor kearsipan. Dan juga arsip yang
ada pada Legal akan dilegalitaskan ketika masuk arsip dari luar atau arsip yang
diserahkan oleh pencipta arsip kepada Legal berupa arsip pribadi, dokumen
perkebunan dan sebagainya akan dilegalitaskan pada kantor tersebut.
4.2.2 Deskripsi Arsip Statis di Bagian Legal PPKS Medan
Kategori kedua diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4
informan adalah deskripsi. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan setelah
akuisis dalam sebuah daur hiduparsip statis. Proses pendeskripsian arsip pada
kantor legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit terdapat beberapa kriteria dalam
menggambarkan arsip statis, sesuai dengan informasi yang diberikan oleh
Informan 1 (I1) sebagai berikut :
I1 : Setelah sudah jadi arsip, kriteria/cara yang digunakan untuk
mengambarkan arsip seperti SK, Surat LSM, dan ada juga bagian
perkebunan dengan cara menyusun arsip berdasarkan pokok
permasalahan/jenisnya.
Sama halnya dengan I2 menyatakan bahwa kriteria yang digunakan dalam
pengadaan arsip statis yaitu :
I2 : Kriteria yang digunakan dalam menggambarkan arsip statisnya sama
juga dengan bapak ( I1 ) yang tadi, arsip-arsip kami susun/kelompokkan
berdasarkan jenis pokok permasalahan suatu arsip.
Sedangkan I3 menyatakan bahwa kriteria yang digunakan dalam proses
pengadaan arsip statis sebagai berikut :

42
I3 : kriteria yang kami gunakan dalam mendeskripsikan arsip di kantor ini
yaitu dengan cara mengelompokkan arsip sesuai dengan jenisnya, dan
disusun pada kotak arsip yang berisikan keterangan jenis arsipnya,
kondisi tanggal arsip, dan keaslian arsipnya.
Gambar 4.3 Contoh arsip statis yang baru dideskripsikan
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa kriteria pengelolaan arsip
statis pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit yaitu menggambarkan
arsip yang datang dari luar kantor Legal dengan cara menyusun arsip statis sesuai
dengan pokok masalah arsip tersebut pada kotak arsip yang tersedia pada kantor
legal PPKS yang berisikan keterangan jenis arsipnya, dan kondisi arsip. Dan juga
saat mendeskripsikan arsip pada kantor legal, pedoman yang digunakan pegawai
saat mendeskripsikan arsip yaitu dengan menggunakan kertas disposisi yang
bersamaan dengan arsip ketika masuk ke kantor tersebut, sesuai pendapat I3
menyatakan bahwa :
I3 : kalau pedoman kearsipan kita berdasarkan kertas ini ( informan langsung
mengambilkan langsung contoh arsip yang berisikan pedoman arsip

43
darimana asalnya), arsip datang dari luar itukan ada sistem bajunya
bahwa surat itu darimana masuknya, bajunya ini namanya kertas
disposisi. Dari kertas disposisi ini dapat dilihat darimana arsip berasal
dan ditujukan arsipnya kemana arahnya dan dari kertas disposisi inilah
pedoman kearsipannya.
Dalam kegiatan deskripsi arsip pada Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
menunjukkan bahwa telah melakukan proses kegiatan mengelola arsip atau
mendeskripsikan arsip darimana berasal dokumen sampai dokumen yang masuk
ke Legal dan dilegalitaskan menjadi arsip statis. Kegiatan mendeskripsikan arsip
dengan menggunakan panduan dalam mendeskripsikan arsip disebut sebagai
kertas disposisi yang merupakan gambaran informasi arsip yang masuk ke Legal.
Dari kertas disposisi tersebut arsip dideskripsikan/digambarkan dengan maksud
untuk memberikan informasi asal usul arsip, isi, hubungan dengan arsip lain.
4.2.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Kategori ketiga diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke- 4
informan adalah pemeliharaan. Dalam kegiatan pemeliharaan arsip statis pada
kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit dilakukan sekali dalam seminggu,
sesuai informasi yang diberikan oleh informan ( I1) sebagai berikut :
I1 : Pemeliharaan dan perawatannya dengan cara kami bersihkan arsip-
arsipnya dari debu sekali dalam seminggu. Kalau semacam fumigasi kami
tidak pernah melakukan fumigasi terhadap arsip-arsipnya.
Sama halnya dengan pendapat informan ke 2 menyatakan bahwa
pemeliharaan arsip sebagai berikut :

44
I2 : Untuk pemeliharaan dan pelestarian arsip statis, kami memelihara,
merawatnya setiap hari dengan membersihkan debu yang pada lemari
maupun box/kotak arsip, begitu juga dengan ruangan dijaga juga
kebersihan ruangannya.
Dan juga pendapat I1,I3, dan I4 menyatakan bahwa pelestarian arsip statis
dengan cara merangkap data arsip pada komputer, sesuai dengan pendapat sebagai
berikut :
I1 I3 I4 : “Kami melestarikannya,Pak Deni sebagai bagian Akuisisi
pengarsipan/pemeliharaan. Begitu masuk surat kemudian
dimasukkan/dicatat ke dalam buku besar dan diinput juga ke dalam
komputer untuk menjaga keamanan arsip apalagi arsipnya bersifat
penting, tetapi belum sempurna karena belum semua arsip diinput ke
dalam komputer”.
“kalau perawatan dan pelestariannya untuk saat ini, seperti yang saya
bilang tadi kami menginput data arsip ke komputer, tetapi belum
sempurna dikarenakan arsip yang kami input baru sebagian”.
“Pemeliharaan dan perawatannya ya gini-gini aja, ya maksudnya kami
bersihkan arsip-arsipnya dari debu sekali dalam seminggu. Kalau
semacam fumigasi/penyemprotan kami tidak pernah melakukan fumigasi
terhadap arsip-arsipnya”.
Dari pernyataan di atas pemeliharaan arsip statis pada bagian Legal Pusat
Penelitian kelapa Sawit arsiparis melakukan pelestarian arsip dengan cara
membersihkan arsip dari debu sekali dalam seminggu, dan tidak pernah

45
melakukan penyemprotan/fumigasi arsip. Dan juga pelestarian dilakukan dengan
cara back up/menyalin arsip-arsip ke komputer.Selain itu juga, salah satu usaha
untuk memelihara arsip sebaiknya memiliki ruangan penyimpanan arsip memiliki
AC atau pengatur suhu dalam ruangan sesuai dengan tingkat keasaman kertas
arsip, dan penyimpanan arsip yang baik. Namun pada kantor Legal Pusat
Penelitian Kelapa Sawit belum menggunakan Pengatur suhu ruangan dan
penyimpanan arsipnya berdasarkan subjek sesuai dengan informasi yang
diberikan oleh Informan 1 sebagai berikut :
I1: “Kami tidak menggunakan pendingin udara, dan yang alami saja”
“Arsip masuk kemudian diinput dalam buku besar dan komputer dan
disimpan ke dalam kotak arsip yang telah disediakan dan
dikelompokkan berdasarkan subjeknya/jenis arsipnya”.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa pelestarian arsip pada
kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan telah melakukan
pemeliharaan arsip dengan baik walaupun tidak pernah melakukan
fumigasi/penyemprotan arsip dan belum ada pengatur suhu ruangan penyimpanan
arsip. Dan juga penyimpanan arsip pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa
Sawit (PPKS) telah melakukan penyimpanan arsip berdasarkan subjek, dan dapat
dikatakan penyimpanan arsipnya telah baik, karena arsip yang tahun 2015 sampai
sekarang sudah di organisir dengan baik sedangkan arsip statis tahun 2015
kebawah belum diorganisir. Sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut :
I4 : Proses pengelolaan arsip kami ini masih baru berjalan tiga tahun dan
masih baru, namun arsip- arsip yang lama juga masih ada disimpan”.

46
“kalau masalah penyimpanan arsip statis pada kantor kita ini yaitu nah
arsip itukan penting, makanya disimpan berdasarkan subjek/pokok
permasalahan suatu arsipnya dikarenakan sistem nomor dalam menyusun
arsip pada zaman-zaman dulu sangat repot dan entah kemana-mana
menyimpan arsipnya, makanya dibuat sistem subjek. Terus almari arsip
kita sudah bertambah satu lagi untuk tempat menyimpan arsip pada
kantor ini”
Gambar 4.4 Almari arsip
Dari gambar 4.4 menunjukkan bahwa arsip yang ada pada almari arsip
tersebut berupa dokumen LSM, Surat Kuasa, SID, surat intern, surat ekstern,
dokumen permintaan legalisir, dokumen panjar, surat-surat, kwintansi bon 2016,
kwitansi bon 2017, dokumen tanda terima, dokumen sumber daya manusia,
dokumen konsumsi, dokumen security satpam, surat lamaran kerja, dokumen
kebun sarolungon, dokumen operasi kebun sarolungon, dan sebagainya. Arsip

47
yang tersimpan pada almari tersebut terdapat beberapa keterangan arsip berupa
jenis arsip, tanggal arsip, dan keaslian arsip statisnya.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa kegiatan pemeliharaan
arsip pada kantor legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit telah berjalan tiga tahun dan
berjalan dengan baik, dan juga dikarenakan bertambahnya almari arsip sehingga
memudahkan untuk tempat penyimpanan arsip statis dan temu balik arsip jika
sewaktu-waktu diperlukan.
4.2.4 Perawatan (Currative Conservation)
Kategori keempat diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke- 4
informan adalah Perawatan. Kegiatan yang dilakukan dalam melaksanakan
perawatan arsip statis adalah mendaftarkan arsip yang akan direstorasi atau
dirawat, kemudian mencatat jenis arsip yang akan direstorasi. Setiap jenis arsip
yang akan dirawat akan ada pemeriksaan ulang dan control ulang guna untuk
meyakinkan bahwa arsip tersebut telah direstorasi. Kegiatan perawatan arsip pada
bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan belum maksimal
dalam melaksanakan perawatan arsip statis. Walaupun belum maksimal namun
perawatan arsip statisnya telah berjalan dengan baik, karena perawatan arsipnya
telah menyalin data arsip ke dalam komputer, dan membersihkan arsip dari debu
sekali dalam seminggu, sesuai dengan informasi yang diberikan informan ke 4
sebagai berikut :
I4 : perawatannya kami bersihkan arsip-arsipnya dari debu sekali dalam
seminggu. Kalau semacam fumigasi/penyemprotan kami tidak pernah
melakukan fumigasi terhadap arsip-arsipnya.

48
Begitu juga dengan pendapat informan ke 3 menyatakan bahwa perawatan
arsip pada kantor Legal sebagai berikut :
I3 : perawatan untuk saat ini, seperti yang saya bilang tadi kami menginput
data arsip ke komputer, tetapi belum sempurna dikarenakan arsip yang
kami input baru sebagian.
Dari pernyataan di atas dapat dikatakan perawatan arsip pada kantor Legal
Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) belum maksimal ketika merawat arsip
statis, dikarenakan arsip yang dirawat dan di back up arsipnya baru sebagian yang
dirawat, termasuk arsip bernilai penting.
4.2.5 Layanan informasi (Information Service)
Kategori kelima yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-
4 informan adalah layanan informasi. Seperti yang dijelaskan pada BAB II,
layanan informasi merupakan suatu kegiatan untuk memberikan pelayanan
informasi/ arsip kepada masyarakat. Untuk memberikan pelayanan informasi
kepada masyarakat, maka akan dibutuhkan pelayanan yang baik agar
mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Pelayanan informasi kepada
pengguna arsip pada kantor Legal Pusat Penelitian kelapa Sawit (PPKS) Medan
yaitu dengan cara arsiparis melayani pengguna dengan baik dan memberikan
informasi apa yang dibutuhkan pengguna tersebut. Arsiparis memberikan
informasi kepada pengguna sesuai informasi yang dibutuhkannya, sesuai dengan
informasi yang diberikan oleh informan 1 (I1) sebagai berikut :

49
I1 : Pengguna datang, ya kita berikan dan dilayani apa yang mereka perlukan
dan kami memberikan sesuai yang berhubungan dengan data yang
diminta.
Sama halnya dengan pernyataan informan 2 (I2) bahwa pelayanan
informasi pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit sebagai berikut :
I2 : Kalau masalah pelayanan informasi kepada pengguna, dengan
menggunakan layanan tertutup dan terbuka, dan ketika ada pengguna
datang kesini, ya kami siap melayaninya dengan sepenuh hati dan ramah.
Dari pernyataan di atas disebutkan juga pelayanan informasi kepada
pengguna dengan menggunakan pelayanan tertutup dan layanan terbuka, karena
layanan tertutup merupakan layanan informasi yang bersifat rahasia kepada
pengguna, namun ada juga bersifat terbuka yang merupakan layanan informasi
kepada pengguna dengan bersifat terbuka kepada pengguna, sesuai dengan
informasi yang dinyatakan I3, I4 sebagai berikut :
I3 I4“ : Ada juga arsip yang bersifat rahasia dan untuk itu arsip tersebut tidak
boleh diketahui oleh siapapun kecuali dengan yang bersangkutan”.
“Pelayanan arsip statis kita ya kalau bisa kita buka ya kami buka dan
kami berikan arsipnya kepada pengguna namun ada juga bersifat tertutup
dikarenakan arsip tersebut ada yang sifatnya rahasia”.
Jadi, dapat dikatakan bahwa kegiatan pelayanan arsip statis kepada
pengguna pada kantor Legal Pusat penelitian kelapa Sawit telah menjalankan
pelayanan arsip dengan baik, hal ini ditandai dengan adanya sistem pelayanan

50
arsip tertutup dengan maksud untuk menjaga kerahasian informasi pada arsip
tersebut.
4.2.6 Sumber Publikasi (Source Publication)
Kategori keenam yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan
ke-4 informan adalah sumber publikasi. Seperti yang dijelaskan pada BAB II
Sumber publikasi arsip statis sering disebut suatu kegiatan penyusunan naskah
yang berkaitan dengan kearsipan, seperti penerbitan sarana temu kembali
arsip/informasi yang didistribusikan kepada masyarakat. Pada kantor Legal PPKS
telah membuat sistem temu kembali informasi dengan menyalin data arsip ke
dalam komputer yang bertujuan untuk mempermudah arsiparis dalam bekerja
ketika menemukan arsip yang telah disimpan. Hal ini sesuai dengan pernyataan
dengan informan I1, I2, I3, dan I4 sebagai berikut :
I1 : “cara penyimpanannya belum sempurna, dan masih ada yang tertinggal
sehingga kalau membuka file lama akan sulit ditemukan, dan kalau
membuka/menemukan informasi/arsip terbaru akan mudah ditemu
kembali dikarenakan masih diingat dimana keberadaan arsip tersebut”.
I2 : “Sistem temu balik informasi pada kantor ini sampai sekarang tidak ada
masalah, ya mulus saja jalannya”.
I3 : “cara menemukan informasi/arsipnya dengan cara mencari file arsip
yang diperlukan, jika arsipnya masih baru, maka kami mencarinya
langsung ke komputer dikarenakan arsip tahun terbaru sudah kami
input”.

51
I4 : “Kalau temu kembali arsip statisnya, ya sama pak Deni lah dengan pak
Ilham yang mengerjakan lebih detailnya. Kami merangkap arsipnya
dalam komputer untuk memudahkan temu kembali”.
Begitu juga dengan informan ke 3 menyatakan bahwa kendala dalam
menemukan arsip statis sebagai berikut :
I3 : Masalahnya sekarang, arsip-arsip yang lama sulit ditemukan kembali jika
diperlukan sebab arsip yang lama sebagian tidak diketahui dimana
berada sedangkan arsip yang terbaru akan mudah ditemu kembali
dikarenakan masih diingat dimana keberadaannya dan arsip yang baru
ini ketika datang dari luar akan langsung dimasukkan ke dalam komputer
agar memudahkan sistem temu balik informasi jika diperlukan.
Dari penyataan di atas dapat dikatakan bahwa sistem temu balik informasi
pada kantor legal Pusat Penelitian kelapa Sawit telah menerapkan sistem
komputerisasi arsip-arsip yang bernilai penting. Arsip yang bernilai penting
berupa arsip rahasia maupun arsip terbuka yang akan diinput ke dalam komputer,
termasuk arsip yang baru masuk ke dalam kantor tersebut dan akan langsung
diinput atau biasa disebut proses alih media dari tercetak ke elektronik. Untuk
proses alih media arsip ke komputer sekitar tiga tahun berjalan dari tahun 2015
sampai sekarang, makanya dalam menemukan arsip yang lama akan sulit ditemu
kembali dikarenakan belum ada pengelolaan arsip untuk arsip yang lama, namun
arsip yang baru akan mudah ditemu kembali arsip statis karena sudah dikelola
dengan baik.

52
4.3 Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam (depth interview) dengan
informan, melalui proses analisa data yang menjaga keabsahan data serta
melakukan triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori. Kategori tersebut yaitu
hasil informasi yang diberikan pegawai bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa
Sawit, yaitu sebagai berikut :
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian
NO Kategori Hasil Penelitian
1 Akuisisi Semua pencipta arsip berbau perkebunan sawit
menyerahkan arsipnya ke bagian Legal Pusat
Penelitian kelapa Sawit untuk dilegalitaskan
2 Deskripsi
Pusat Penelitian Kelapa Sawit bagian Legal
telah melakukan proses pendeskripsian arsip
statis
Panduan dalam mendeskripsikan arsip yang
masuk ke bagian legal berdasarkan kertas
disposisi yang ada pada setiap arsip
3 Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip statis pada bagian Legal
Pusat Penelitian Kelapa Sawit dengan
membersihkan arsip dari debu sekali dalam
seminggu.
Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit belum

53
menggunakan Pengatur suhu ruangan dan
penyimpanan arsipnya berdasarkan subjek
kegiatan pemeliharaan arsip pada kantor legal
Pusat Penelitian Kelapa Sawit telah berjalan
tiga tahun
4 Perawatan
Perawatan arsip statis belum pernah
menggunakan fumigasi/penyemprotan arsip
belum maksimal melakukan perawatan arsip
merawat arsip dengan cara menyalin data arsip
ke dalam komputer, dan membersihkan arsip
dari debu sekali dalam seminggu
5 Pelayanan Informasi Pusat Penelitian Kelapa Sawit bagian Legal
menerapkan sistem layanan tertutup yang
dimaksudkan untuk menjaga kerahasian arsip,
dan ada juga sistem layanan terbuka.
6 Sumber Publikasi Pusat penelitian kelapa Sawit bagian legal
membuat sistem temu kembali informasi
dengan menyalin data arsip ke dalam komputer
yang bertujuan untuk mempermudah arsiparis
dalam bekerja ketika menemukan arsip yang

55
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Pengelolaan arsip statis pada bagian Legal Pusat penelitian Kelapa Sawit
(PPKS) Medan telah menjalankan pengelolaan arsip dengan baik, hal ini dilihat
dari bagian akuisisi sampai dengan sistem temu kembali informasi/arsip statis
yang ada. Namun dari sisi lain pada bagian pemeliharaan dan perawatan arsip
statis belum dilakukan dengan maksimal karena belum terdapat ruangan khusus
pemeliharaan dan juga perawatan arsip statisnya serta alat penunjang dalam
melestarikan dan merawat arsip tersebut, misalnya penyemprotan/fumigasi arsip.
Namun, jika dilihat dari secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan arsiparis
dalam mengelola arsip statis pada bagian legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
sudah baik.
5.2 Saran
1. Pusat Penelitian Kelapa Sawit khususnya bagian Legal, diharapkan dapat
melengkapi segala fasilitas pada kantor tersebut untuk menunjang
kelancaran aktifitas dalam pengarsipan.
2. Kepada para arsiparis diharapkan agar lebih tegas untuk mengelola arsip
statis pada kantor Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit, hal ini untuk
menghindari hilangnya informasi pada arsip statis tersebut.
3. Peneliti selanjutnya, diharapkan adanya penelitian lanjutan yang
membahas pengelolaan arsip statis pada Pusat penelitian kelapa Sawit

56
karena belum ada yang melakukan penelitian secara mendalam dan
berkelanjutan mengenai pengelolaan arsip statis pada PPKS Medan.

57
DAFTAR PUSTAKA
Arifiani, Wahyu. 2014. Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta
Azmi dkk. 2013.- Vol 8., No 1. Kinerja dan Lembaga Kearsipan dan Peran Arsip.
Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Arsip Nasional RI.
____________. Strategi Pengaturan Arsip Statis Pada Lembaga Kearsipan dalam
Upaya Meningkatkan Akses Dan Mutu Layanan Arsip Statis Kepada
Publik.http://www.anri.go.id/assets/collections/files/Artikel_Online_Stra
tegi-Pengaturan-Arsip-Statis_hfg78jjdhj9udy.pdf. akses pada tanggal 13
April 2017.
Dewanti Anindhita, 2013. Pemeliharaan dan Penyusutan Arsip Statis. Program
Studi Sekretari Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Negeri
Yogyakarta.
Djaelani, Aunu Rofiq. 2013. Teknik Pengumpulan Data Dalam Penelitian
Kualitatif. Semarang.
Erviantono, Tedi dkk. 2014. Kebijakan Manajemen Arsip Statis dalam Upaya
Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan. Denpasar.
http://an.fisip.unud.ac.id/wp- content/uploads/2014/05/Artikel-
Penelitian- Manajemen-Pengelolaan-Arsip-Statis-di-Kota-
Denpasar.pdf. akses pada tanggal 13 April 2017.
Handayani, Ika Sri. 2007. Pelaksanaan Administrasi Kearsipan di Kantor Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Karanganyar. Skripsi, Surakarta:
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
Hasugian, Jonner. 2003. Pengantar Kearsipan. Medan : Program Studi Ilmu
Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
ICA. 2000. International Standard on Archival and Description (General) : ISAD
(G), second edition, Otawa.
Ismiatun, Diah. 2001. Manajemen Arsip Statis: Langkah Pendayagunaan Arsip
Statis Hingga Layanan Publik. Suara Badar.
Keputusan presiden Republik Indonesia Nomor 105 tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
Martono, Boedi. 1992. Penyimpanan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan.
Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

58
Novyanti, Rika. 2010. Manajemen Kearsipan (pengantar).
http://rikanovyanti.wordpress.com/2010/03/08/manajemen-kearsipan-
pengantar. Akses pada tanggal 13 April 2017
Qosim, Muhammad. 2005. Pengantar Kearsipan,
http://bpad.jogjaprov.go.id/public/article/135/1d938b00eb7dff2f6d201167
affc9b36.pdf. akses pada tanggal 13 April 2017.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern.
Bandung : Mandar Jaya
Setyawan, Herman. 2013. Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Statis untuk
Menunjang Pelayanan di Arsip Universitas Gadjah Mada. UNY:
Yogyakarta.
Sibali, M. Nawawi Dg. 2010.- Vol 6., No 2. Penerapan Sistem Kearsipan Pada
kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat. Administrasi Bisnis
Poiteknik Negeri Samarinda.
Sugiyono, 1998. Metode Penelitian. Bandung : Alfa Beta
Tim Kearsipan. 2005. Records Management. Yogyakarta: Fakultas Ilmu Budaya
UGM.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.

59
LAMPIRAN 1
PEDOMAN WAWANCARA
Penelitian ini memakai teknik wawancara dalam pengumpulan data, dan
dalam pelaksanaannya dilakukan wawancara yang mendalam agar mendapatkan
data yang relevan dan akurat. Berikut adalah pedoman wawancara yang akan
dilakukan dalam penelitian ini mencakup tentang pengelolaan arsip statis,
meliputi : akuisisi (acquistion), deskripsi (description), pemeliharaan (preventive
conservation), perawatan (currative conservation), Layanan Informasi (
information service), dan sumber publikasi (source publication).
1. Berapa jumlah arsiparis yang bekerja di kantor bagian Legal Pusat Penelitian
Kelapa Sawit (PPKS)?
2. Apa latar belakang pendidikan semua arsiparis di kantor bagian legal PPKS?
3. Bagaimana proses pengadaan arsip statis pada kantor legal Pusat Penelitian
kelapa Sawit?
4. Kriteria apa saja yang digunakan dalam proses pengadaan arsip statis?
5. Jenis arsip apa saja yang ada pada bagian legal PPKS?
6. Bagaimana proses kegiatan pemeliharaan arsip statis pada bagian sekretariat
dan legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit?
7. Bagaimana dengan sistem penyimpanan arsip statis pada bagian legal PPKS?
8. Apakah ada pengatur suhu ruangan ketika dalam melakukan pelestarian arsip?
9. Bagaimana dengan proses perawatan arsipnya?

60
10. Bagaimana sistem pelayanan informasi kepada pengguna pada bagian legal
Pusat Penelitian Kelapa Sawit?
11. Apakah pelayanan informasi tertutup atau terbuka?
12. Kenapa pelayanan informasi tertutup/terbuka?
13. Bagaimana Sistem Temu Balik Informasi arsip statisnya?

61
LAMPIRAN II
Hasil Wawancara
2.1 Wawancara dengan Informan I
Hari/Tanggal : Rabu 16 Agustus 2017
Waktu : 14:00 WIB
Lokasi : Lantai 2 Bagian Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit
(PPKS) Medan.
Keterangan
P : Penulis
I1 : Informan 1
P : Selamat siang Pak !
I1 : Siang dek, ada perlu apa lagi dek?
P : ooo saya yang datang semalam pak, untuk melanjutkan penelitian saya
disini pak.
I1 : oya bagaimana dengan lanjutan penelitianmu?
P : Alhamdulillah lancar pak, inilah pak mau lanjutkan penelitiannya pak.
Sebelumnya, maaf ya pak mengganggu. Saya mau minta waktu bapak
sebentar untuk saya wawancarai, ya tidak lama kok pak.

62
I1 : ya dengan senang hati saya siap membantu dan menjawab semua apa
yang adik tanyakan, dan saya menjawab apa yang ada dan apa yang saya
ketahui ya dek.
P : Langsung sajalah pak ya wawancaranya ( P langsung mengambil buku
catatan yang berisi pertanyaan wawancara).
I1 : ya dek.
P : Pertanyaannya yang pertama, berapa jumlah arsiparis yang bekerja di
bagian Sekretariat dan Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit ini?
I1 : Jumlah arsiparis kita ada lima, yaitu bos, bapak ini, bapak itu, saya, dan
bapak ini ya dibagian legal aja. Kalau dibagian Sekretariat ada dua belas
dan sekretariat dan legal ini memiliki satu pimpinan.Jadi dek,
pertanyaannya kebagian legal atau bagian sekretariat?
P : Maksud saya kebagian Legalnya pak !
I1 : oooo, kalau bagian Legalnya ada lima arsiparisnya dek.
P :Terus, apa saja latar belakang pendidikan semuanya pak?
I1 : Ada yang S1 Ilmu Hukum seperti pimpinan, dan SMA/SMK.
P : Lanjut pak keberikutnya, bagaimana proses pengadaan arsip statis pada
Legal Pusat Penelitian Kelapa Sawit (PPKS) Medan?
I1 : Maksudnya?
P : cara pengadaan arsip statis yang ada pada kantor ini bagaimana pak?
I1 : Cara proses pengadaannya saya jelaskan secara detail?
P : ya boleh pak.

63
I1 : Proses pengadaan arsipnya, biasanya arsip masuk dari perkebunan
marihat, tanjung morawa, atau berbau dengan perkebunan kelapa
sawit/legal perkebunan, LSM Legal, Surat Kuasa, UKP, surat persuratan,
dan dari wartawan.
P : Jadi bagaimana proses masuknya arsip/surat ke kantor ini pak?
I1 : Surat masuk kan, itukan ada sistem bajunya bahwa surat itu darimana
masuknya, bajunya ini namanya kertas disposisi. (I1 langsung mengambil
contoh surat proposal/ arsip yang ada pada kantor tersebut) Misal untuk
memperjelas surat proposal masuk dari Direktur ditujukan bagian
sekretariat dan legal, jadi dilihat urusannya apa/ kepentingan surat ini apa,
dan dalam surat proposal ini harus dibayar dan diselesaikan kemudian ada
berisikan bahwa surat ini harus bersifat diselesaikan, atau rahasia,
komentar/saran. Setelah diselesaikan bentuk surat ini dicentang baik
rahasia, maupun diisi komentar kemudian surat ini dikirim ke Legal untuk
diselesaikan pembayarannya. Begitu juga dengan setiap bagian kantor/
kepala bagian, kemudian jadi arsiplah dan arsip disimpan pada folder yang
disediakan.
P : Jadi Pak yang aslinya dikemanakan Pak? Setiap kantor memiliki data
potocopy Pak?
I1 : Yang aslinya diserahkan kepada Bagian Legal dan fotocopynya setiap
bagian dan ada juga kami input datanya di komputer agar lebih mudah dan
terjaga arsipnya. Nah ini surat propsal dari direktur, begitu juga dengan
setiap kepala urusan dikemanakan suratnya, dan disposisinya ke legal

64
apakah rahasia, diselesaikankah, komentar, pentingkah, dan tergantung
disposisi dari kepala urusan masing-masing.
P : Lanjut ya Pak kepertanyaan berikutnya.
I1 :Sudah selesai pertanyaan yang ini, dan yakin sudah ngerti?
P : Sudah Pak , oya pak bisa difotokan dokumen/arsipnya untuk sebagai
contoh saja pak?
I1 : Gak bisa dek, yang ini rahasia, dan yang ini bolehlah (I1 dengan
mengambilkan arsip yang bersifat terbuka).
P : Lanjut pak ya, kriteria apa yang digunakan dalam proses pengadaan
arsip statis?
I1 : Nah setelah sudah jadi arsip, kriteria/cara yang digunakan untuk
mengambarkan arsip seperti SK, Surat LSM, dan ada juga bagian
perkebunan dengan cara menyusun arsip berdasarkan pokok
permasalahan/jenisnya.
P : Lanjut pak keberikutnya, jenis arsip apa saja yang digunakan dalam
proses pengadaan arsip statis?
I1 : jenis arsipnya banyaklah, ada bagian SK dikeluarkan Direktur
disposisinya disimpan di Legal untuk melegalitaskan gitu, terus bagian
LSM kebagian Legal, dan semua surat persuratan ditujukan ke Legal.
Tetapi sebelumnya kalau dari perkebunan ditujukan dulu ke Biro dan
disposisinya dikemanakan surat ini.
P : Terus, bagaimana proses pemeliharaan arsip statisnya pak?

Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis PPKS Medan

Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis PPKS Medan

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis PPKS Medan

Similar to Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis PPKS Medan (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (12)

Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Statis PPKS Medan