Standar Operasional Procedure (SOP) Keuangan Koalisi Pemuda Hijau Indonesia (KOPHI) mengatur sumber dana, alokasi, laporan keuangan, permohonan dana, ketentuan pendanaan, bukti transaksi, keuntungan, sanksi pelanggaran, dan lampiran seperti diagram alir dan format surat. SOP ini menjadi pedoman administrasi dan keuangan KOPHI baik pusat maupun daerah.

1. Standard Operational Procedure (SOP)
Kesekretariatan
Standard Operational Procedure (SOP)
Kebendaharaan
2015
Makassar, INDONESIA

2. PENDAHULUAN
Koalisi Pemuda Hijau Indonesia (KOPHI) berdiri untuk menjadi wadah koalisi bagi
berbagai komunitas pemuda yang peduli dan ingin menjadi bagian dari solusi masalah perubahan
iklim dan lingkungan hidup untuk dapat bergerak bersama, melakukan sebuah tindakan secara
kolektif dan berkelanjutan demi terciptanya lingkungan Indonesia yang lestari. Demi mewujudkan
cita-cita tersebut, KOPHI mengajak para pemuda dari seluruh provinsi yang ada di Indonesia untuk
berhimpun dan bergerak bersama menjawab permasalah lingkungan yang ada di daerahnya masing-
masing.
Menimbang pentingnya tertib administratif dalam mendukung operasional kegiatan KOPHI
selama masa periode kepengurusannya serta mengingat ART KOPHI bab IV pasal 27 ayat 2
mengenai prosedur standar operasional untuk memperjelas keputusan Kongres Nasional, Rapat
Kerja, dan/atau AD-ART KOPHI, maka disusunlah suatu standar prosedur operasional keuangan
yang kemudian disebut “Standard Operational Procedure (SOP) Kebendaharaan”. Diharapkan
SOP Kebendaharaan ini dapat menjadi pedoman segala kegiatan dan dokumentasi keuangan
KOPHI baik pusat maupun daerah.
Makassar, 15 November 2015
Koalisi Pemuda Hijau Indonesia

3. 1. SUMBER DANA INTERNAL
1.1 Kas Nasional
1.1.1. Kas dari KOPHI Pusat dan Daerah masing-masing sebesar 10% dari iuran
minimum anggota disetorkan setiap akhir bulan ke 3 pada tanggal 28.
1.1.2. Iuran minimum setiap anggota sebesar Rp 30.000/3 bulan
1.1.3. Kas Nasional dikelola oleh bendahara KOPHI Pusat.
1.1.4. Keuntungan dari program kerja yang dilakukan KOPHI Pusat dan Daerah yang
telah mengajukan dana dari Kas Nasional disetorkan sesuai ketentuan pada point
7.
1.2 KOPHI Pusat dan KOPHI Daerah
1.2.1. Iuran anggota
1.2.2. Dana usaha
1.2.3. Dana dari Kas Nasional untuk KOPHI Pusat dan Daerah yang melakukan
pengajuan dana program kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
1.2.4. Kas dari kepengurusan sebelumnya.
1.2.5. Kerja sama, sponsor dan donasi yang menguntungkan dari pihak lain. Ketentuan
perusahaan atau instansi yang dapat menjadi sponsor adalah semua perusahaan
atau instansi kecuali perusahaan rokok, perusahaan minuman berakohol,
perusahaan alat kontrasepsi dan perusahaan atau instansi yang terbukti merusak
lingkungan.
2. ALOKASI DANA KOPHI
2.1 Kas Nasional
2.1.1. Alokasi untuk program kerja nasional KOPHI Pusat dan KOPHI Daerah yang
melakukan pengajuan dana program kerja nasional sesuai dengan ketentuan yang
berlaku pada poin 5.4
2.1.2. Alokasi untuk kebutuhan administratif KOPHI secara nasional
a. Kesekretariatan KOPHI dengan persentase 70% dari kas nasional dan
30% dari kas KOPHI Pusat
b. Kebutuhan administratif lainnya ditanggung oleh kas nasional
2.1.3. Alokasi untuk kegiatan sosial dan donasi yang telah disetujui

4. 2.2 KOPHI Pusat dan KOPHI Daerah
2.2.1. Alokasi untuk operasional kegiatan rutin.
2.2.2. Alokasi untuk setiap program kerja rutin setiap tahun.
3. LAPORAN KEUANGAN
3.1 KOPHI Pusat dan KOPHI daerah wajib membuat laporan keuangan rutin per 3
bulan.
3.2 Laporan keuangan diserahkan ke bendahara KOPHI Pusat setiap tanggal 28 di akhir
bulan ke-3.
3.3 Transparansi laporan keuangan dilakukan saat rapat kerja dan seminggu setelah
pengumpulan laporan keuangan (poin 3.2) ke Pembina KOPHI, BPH Pengurus
Pusat, dan Bendahara KOPHI Daerah.
4. PERMOHONAN DANA OLEH KOPHI PUSAT/DAERAH KEPADA KAS
NASIONAL
4.1 Permohonan dana untuk program kerja KOPHI dari Kas Nasional dapat dilakukan
sebelum program kerja, atau setelah pelaksanaan program kerja dengan sistem
reimbursement.
4.2 Jika permohonan dana ditujukan untuk :
4.2.1. Program kerja nasional, maka surat permohonan dana ditandatangani oleh
bendahara kegiatan, penanggung jawab kegiatan, dan Ketua Pengurus Daerah
dengan menyertakan rincian anggaran kegiatan.
4.2.2. Kebutuhan administratif KOPHI Nasional, maka surat permohonan dana
ditandatangani oleh Dewan Pengurus Pusat dengan menyertakan rincian
anggaran.
4.2.3.Kegiatan sosial dan donasi, maka surat permohonan dana ditandatangani oleh
Dewan Pengurus Pusat dan Pembina KOPHI.
4.3 Dana yang dikeluarkan dari kas nasional harus atas persetujuan Dewan Pengurus
Pusat dan pembina KOPHI.
4.4 Jika permohonan dana dilakukan sebelum kegiatan berlangsung :
4.4.1. Pihak pemohon dana mengirimkan :

5. a. Laporan pertanggungjawaban berisi rincian anggaran yang telah dipakai
dan bukti pemakaian dana yang sah sesuai dengan poin 6.
b. Laporan pertanggungjawaban dikirim paling lambat 14 hari setelah
pelaksanaan kegiatan.
4.4.2 Pencairan dana paling cepat dilakukan 7 hari kerja setelah Dewan Pengurus Pusat
dan Pembina menyetujui permohonan dana.
4.5 Jika permohonan dana dilakukan setelah kegiatan berlangsung :
4.5.1 Pihak pemohon dana mengirimkan :
a. Laporan pertanggungjawaban berisi rekapitulasi anggaran dan bukti
pemakaian dana yang sah sesuai dengan poin 6.
b. Laporan pertanggungjawaban dikirim paling lambat 5 hari kerja setelah
permohonan dana diajukan.
4.5.2 Reimbursement dilakukan paling lambat 7 hari kerja Dewan Pengurus Pusat dan
Pembina menyetujui permohonan dana.
4.6 Setelah dana diterima, pemohon dana harus mengirimkan surat penerimaan dana.
4.7 Bukti penerimaan dana, bukti transfer, rincian anggaran, rekapitulasi anggaran, dan
bukti pemakaian dana yang sah harus disimpan oleh kedua belah pihak.
5 KETENTUAN PENDANAAN KAS NASIONAL
5.1 KOPHI Pusat dan KOPHI Daerah berhak mendapatkan pendanaan dari Kas
Nasional.
5.2 Pendanaan yang berhak didanai dari Kas Nasional yaitu
5.2.1. Program kerja nasional:
a. Apabila permohonan dana dilakukan 14 hari sebelum program kerja
berlangsung
b. Apabila permohonan dana dilakukan paling lambat sebulan setelah
dilaksanakannya program kerja tersebut
5.2.2. Kebutuhan administratif KOPHI secara nasional
5.2.3. Donasi
5.3 Besarnya dana yang diturunkan dari kas nasional berdasarkan kesepakatan dan
disesuaikan dengan kondisi kas nasional.

6. 5.4 KOPHI Pusat dan KOPHI daerah berhak mendapatkan pendanaan dari kas nasional
apabila telah memenuhi kewajiban pada point 1.1.1 dan point 3.
6. BUKTI TRANSAKSI
6.1. Bukti yang dapat diterima dan dianggap sah adalah kuitansi asli dari
Toko/Agen/Produsen yang didalamnya tidak terdapat coretan yang menutupi tulisan
yang telah ada
6.2. Bukti transaksi ditempel rapi atau di-scan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Bukti transaksi ditulis dengan alat tulis permanen
b. Sebuah bukti transaksi dianggap sah bila terdapat :
- Tanggal transaksi jual beli
- Nama toko/penjual
- Nama barang yang dibeli/keperluan
- Besar uang yang dikeluarkan untuk transaksi jual beli
- Tanda tangan penjual/stempel toko
c. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 2000, Pasal 2 ayat (2)
tentang Perubahan Tarif Bea Materai dan Besarnya Batas Pengenaan
Harga Nominal Yang Dikenakan Bea Materai :
- Untuk transaksi <Rp 250.000 menggunakan bukti resmi yang
dikeluarkan penjual/toko yang bersangkutan
- Untuk transaksi Rp 250.000 – Rp 1.000.000 menggunakan
bukti resmi yang dikeluarkan penjual/toko bersangkutan,
kuitansi bermaterai 3000, cap penjual/toko, dan tanda tangan
pihak penjual/toko yang bersangkutan.
- Untuk transaki >Rp 1.000.000 menggunakan bukti resmi
yang dikeluarkan penjual/toko bersangkutan, kuitansi
bermaterai 6000, cap penjual/toko, dan tanda tangan pihak
penjual/toko yang bersangkutan.
d. Setiap bukti transaksi yang tidak asli (fotokopi) harus dibubuhi cap
lembaga/kepanitiaan dan dilengkapi tanda tangan ketua lembaga/ketua
panitia yang bersangkutan

7. e. Apabila penjual tidak mengeluarkan bukti pembayaran, maka
diperbolehkan menggunakan nota/kuitansi pengganti yang tetap
memenuhi syarat bukti pembayaran yang sah. Nota pengganti adalah
nota yang dibuat oleh bendahara jika terjadi hal-hal :
- Nota/kuitansi yang hilang
- Toko yang tidak mengeluarkan nota/kuitansi bukti transaksi
6.3. Peraturan ini berlaku untuk setiap kegiatan yang menggunakan transaksi, dan lain-
lain dimana bukti transaksi dapat dipertanggungjawabkan
7. KEUNTUNGAN
7.1. Keuntungan program kerja KOPHI Pusat dan Daerah yang didanai oleh Kas
Nasional, wajib disetorkan kembali ke Kas Nasional dengan kondisi jika:
Keuntungan Bersih Program Kerja Kas Nasional
Rp 100.000,00 – Rp 1.499.999,00 10%
Rp 1.500.000,00 – Rp 2.999.999,00 15%
≥ Rp 3.000.000,00 25%
7.2. Keuntungan dimana honor perwakilan KOPHI menjadi pembicara atau fasilitator
akan dipotong 50% untuk kas.
7.3. Keuntungan yang sesuai ketentuan (point 7.1) disetorkan ke Kas Nasional
bersamaan dengan laporan pertanggungjawaban kegiatan.
8. PELANGGARAN DAN SANKSI
8.1 KOPHI Pusat dan KOPHI Daerah yang tidak menyerahkan kewajiban pada point
1.1.1 dikenakan sanksi berupa:
a. 5 hari setelah waktu yang ditentukan akan diberikan teguran secara
tertulis dan lisan oleh bendahara umum KOPHI Pusat.
b. 10 hari setelah diberikan teguran akan diberikan Surat Peringatan
pertama.

8. c. 10 hari setelah diberikannya Surat Peringatan pertama maka akan
diberikan Surat Peringatan kedua beserta sanksi berupa denda sebesar
Rp 10.000.
d. 20 hari setelah diberikannya Surat Peringatan kedua maka akan
diberikan Surat Peringatan ketiga beserta sanksi berupa denda sebesar
Rp 20.000 perbulan keterlambatan dihitung sejak pemberian Surat
Peringatan ketiga.
8.2 Sanksi pada poin 8.1 tidak berlaku apabila pihak bersangkutan memberikan
konfirmasi yang dapat diterima oleh Dewan Pengurus Pusat dengan syarat tertentu.
8.3 Apabila program kerja yang didanai oleh kas nasional dan tidak berjalan, wajib
mengembalikan 100% dari dana yang diberikan dari kas nasional selambat-
lambatnya 1 bulan setelah jadwal program kerja tersebut.
8.4 Denda kumulatif keterlambatan dapat dibayarkan pada Kongres Nasional.
9. ATURAN TAMBAHAN
Aturan dan ketentuan yang tidak tercantum di dalam SOP keuangan dapat diputuskan
sesuai dengan kesepakatan bersama.
Disahkan di:
KONGRES NASIONAL KOPHI 2015
Kompleks BLKI
Makassar
Pada tanggal:
15 November 2015

9. 9. LAMPIRAN
9.1. Diagram Alir
a. Alur pemberian dana jika dilakukan sebelum acara
Perwakilan KOPHI
Bendahara Umum
KOPHI Pusat
Pemohon Dana
Bendahara Umum
KOPHI Pusat
Pemohon Dana
Bendahara Umum
KOPHI Pusat
Surat Permohonan
Dana Perincian
Anggaran
Ketua &
Bendahara
Umum
Surat Penerimaan Dana
Paling lambat 14 hari setelah acara :
- Laporan pertanggung jawaban
- Bukti pemakaian dana
- Surat pengembalian dana
Menunggu
persetujuan
Setelah acara
berlangsung

10. b. Alur pemberian dana jika dilakukan setelah acara
Perwakilan KOPHI
Bendahara Umum
KOPHI Pusat
Pemohon Dana
Bendahara Umum
KOPHI Pusat
- Surat permohonan dana
- Rekapitulasi anggaran
- Bukti pemakaian dana
Ketua &
Bendahara
Umum
Surat Penerimaan Dana
Menunggu
persetujuan

11. 9.2 Format Surat Permohonan, Penerimaan Dana, dan Pengembalian Dana
a. Surat Permohonan
Surat Permohonan Dana
Nama Pemohon :
KOPHI :
Jabatan :
No. Telp/ HP :
Email :
Bank/No.rek/a.n :
Mengajukan permohonan dana dari Kas Nasional sebesar .......................................
untuk kegiatan .................................................. yang akan dilaksanakan pada
.......................................................................................................................................
..........................................
............... , ................................
Penanggung Jawab Kegiatan/Pemohon Bendahara Kegiatan
( ) ( )
Ketua Pengurus
( )

12. b. Penerimaan Dana oleh KOPHI Pusat/Daerah
Surat Penerimaan Dana
Nama Penerima :
KOPHI :
Jabatan :
No. Telp/ HP :
Email :
Telah menerima dana sebesar .................................................... dari Kas Nasional,
untuk keperluan ...........................................................................................................
..............., .........................
Penerima Dana
( )

13. c. Surat Pengembalian Dana untuk Kas Nasional
Surat Pengembalian Dana
Nama Pemberi Dana :
Jabatan :
KOPHI :
No. Telp/ HP :
Email :
Bendahara KOPHI Pusat telah menerima dana sebesar
.................................................... dari KOPHI .................................. untuk
pemasukan Kas Nasional.
..............., ...........................
Bendahara KOPHI Pusat
( )

14. 9.3 Format Anggaran Kegiatan
a. Rincian Anggaran Kegiatan
(NAMA KEGIATAN)
Penanggung jawab kegiatan :
KOPHI :
Tanggal kegiatan :
A. (NAMA DIVISI, contoh: acara)
NO Jenis
Pengeluaran
Satuan Jumlah Harga Total Keterangan
*(contoh:
dus, kotak
dll)
TOTAL
B. (NAMA DIVISI, contoh: dokumentasi)
NO Jenis
Pengeluaran
Satuan Jumlah Harga Total Keterangan
TOTAL
*Tabel per divisi kegiatan dibedakan

15. b. Rekapitulasi Anggaran Kegiatan
A. Total Pengeluaran
NO Keterangan Total (Rp)
*jika tidak ada pembagian divisi di
kegiatan dapat diisi dengan
‘anggaran kegiatan’
TOTAL
B. Total Pemasukan
NO Keterangan Total (Rp)
*(Kas, sponsor dll)
TOTAL
C. Total Pemberian
NO Keterangan Total (Rp)
*Keuntungan (point 7)
TOTAL
...................................................
Penanggung jawab
( )

16. 9.4 Format Laporan Keuangan Rutin per 3 Bulan
Nama (bendahara) :
KOPHI :
Periode Laporan : (Dari tanggal.... sampai tanggal.....)
No. Telp/ HP :
Email :
A. Total Setoran Kas
Keterangan Total (Rp)
Contoh: Iuran (30000) * 10% * jumlah anggota (30) 90000
B. Total Pemasukan
NO Jenis Total (Rp)
*(Kas yang sudah dikurang 10%,
sponsor dll)
TOTAL
C. Total Pengeluaran
NO Jenis Total (Rp)
*Nama kegiatan atau item barang
keperluan sehari-hari
TOTAL
D. Saldo Terakhir : .............
..........................................
Bendahara KOPHI Pusat
( )