MANAGEMENT PHARMACY HOSPITALITY

1. MANAJEMEN FARMASI
RUMAH SAKIT
Apt. Masneli Masri, S.Farm., M.Farm.
Program Studi D3 Farmasi
Poltekkes Kesuma Bangsa

2. Rumah sakit merupakan tempat kolaborasi berbagai tenaga
professional, padat karya, padat modal, padat teknologi, dan padat
pula permasalahan yang dihadapinya.
Manajemen Rumah Sakit
Manajemen Farmasi
Rumah Sakit

3. JCAHO juga menetapkan lingkup sistem keselamatan pelayanan
farmasi meliputi :
1. Sistem seleksi (selection),
2. Sistem penyimpanan sampai distribusi (storage),
3. Sistem permintaan obat, interpretasi dan verifikasi (ordering &
transcribing),
4. Sistem penyiapan, labelisasi, peracikan, dokumentasi,
5. Penyerahan ke pasien disertai kecukupan informasi (preparing &
dispensing),
6. Sistem penggunaan obat oleh

4. Farmasi rumah sakit → unit/bagian di rumah sakit yang
merupakan fasilitas penyelenggaraan kefarmasian di
bawah pimpinan seorang Apoteker yang profesional dan
memenuhi persyaratan secara hukum untuk mengadakan,
menyediakan, dan mengelola seluruh aspek penyediaan
perbekalan kesehatan di rumah sakit yang berintikan
pelayanan produk dan pelayanan farmasi klinik yang
bersifat berorientasi kepada kepentingan penderita.

5. Tugas Pokok IFRS
1. Melangsungkan pelayanan farmasi yang optimal
2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan farmasi profesional berdasarkan
prosedur kefarmasian dan etik profesi
3. Melaksanakan Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE)
4. Memberi pelayanan bermutu melalui analisa, dan evaluasi untuk
meningkatkan mutu pelayanan farmasi
5. Melakukan pengawasan berdasarkan aturan- aturan yang berlaku
6. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan di bidang farmasi
7. Mengadakan penelitian dan pengembangan di bidang farmasi
8. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan

6. Pelayanan Klinik
FUNGSI IFRS
Pelayanan Non klinik
1. Seleksi dan
pengadaan
perbekalan
2. Pengendalian dan
penyimpanan
3. Distribusi
4. Produksi
5. Aseptik
dispensing
1. PIO
2. Pelayanan
konseling
3. MESO
4. Pemantauan
Kadar Obat
dalam Darah
5. Ronde/Visite
pasien
6. Pengkajian

7. STANDART MINIMAL IFRS
(AKREDITASI)
✓ Administrasi dan Pengelolaan.
✓ Staf dan Pimpinan.
✓ Fasilitas dan peralatan.
✓ Kebijakan dan Prosedur.
✓ Pengembangan Staf dan Program Pendidikan.
✓ Evaluasi dan pengendalian Mutu

8. ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN
❑ Ada bagan organisasi, uraian tugas dan fungsi,
wewenang. Bagan organisasi bisa di revisi tiap 3 tahun.
❑ Ada rapat Pertemuan berkala.
❑ Ada Komite/Panitia Farmasi dan Terapi di RS dan
sekretaris adalah Apoteker IFRS.
❑ Ada komunikasi berkala dengan dokter dan paramedis
dan partisipasi dalam rapat

9. ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN
❑ Terlibat dalam Panitia / Komite Farmasi & Terapi.
❑ Terlibat dalam Team pengendalian Infeksi Rumah Sakit.
❑ Terlibat dalam panitia Mutu Pelayanan RS.
❑ Team Perawatan Paliatif dan bebas nyeri.
❑ Team Penanggulangan AIDS.
❑ Team Transplantasi.
❑ Team PKMRS dll.

10. KEPALA INSTALASI
FARMASI
PELAYANAN
FARMASI KLINIK
PENGELOLAAN
PERBEKALAN
MANAJEMEN
MUTU
ADM IFRS
STRUKTUR ORGANISASI

11. Kepala
Instalasi
Farmasi
Tata
Usaha
Waka IF I
• Gudang farmasi
• Depo farmasi
pegawai
• Produksi
farmasi
• PIO/Farklin
Waka IF II
• Depo farmasi
pusat
• Depo OK/IBS
• Depo farmasi
IRD
• Depo farmasi
Griya Husada
Waka IF III
• Depo farmasi
IRNA A Teratai
• Depo farmasi
IRD
• Depo farmasi
IRNA B Teratai
Waka IF IV
• Depo farmasi
rawat jalan
• Depo farmasi
askes I
• Depo farmasi
askes II

12. KUALIFIKASI SDM

13. STAF DAN PIMPINAN
❑ IFRS dipimpin oleh Apoteker.
❑ Apoteker pengelola minimal punya pengalaman 2
tahun di bagian Farmasi RS.
❑ Apoteker telah terdaftar di Depkes ,ada SIK, terdaftar
di Asosiasi Profesi, SK Penempatan.
❑ Pelaksanaan pelayanan dibantu tenaga ahli madya
Farmasi (D3) dan Tenaga menengah Farmasi (AA).
❑ Ka IFRS bertanggung jawab pd aspek hukum dan
peraturan Farmasi baik dari pengawasan dan
administrasi.

14. STAF DAN PIMPINAN
❑ Kompetensi Apoteker sebagai pimpinan.
✓Mampu memimpin & mau mengembangkan pelayanan.
✓Mampu mengembangkan diri & bekerja sama dengan pihak lain.
✓Mampu melihat masalah, menganalisa dan memecahkan
persoalan.
❑ Kompetensi Apoteker sebagai Fungsional.
✓Mampu memberikan pelayanan & melakukan akuntabilitas
praktek kefarmasian.
✓Mampu mengelola manajemen praktis farmasi.
✓Mampu berkomunikasi tentang kefarmasian.
✓Mampu melaksanakan pendidikan, penelitian

15. STAF DAN PIMPINAN
❑ Analisa kebutuhan tenaga
• Pekerjaan kefarmasian : Apoteker, Sarjana Farmasi,
Asisten Apoteker.
• Pekerjaan Administrasi : tenaga administrasi, operator
komputer/teknisi.
• Pembantu pelaksana pelayanan.
❑ Beban Kerja
• Berdasarkan kapasitas tempat tidur & BOR (1 apoteker
untuk 30 tempat tidur )
• Jumlah resep & Formulir per hari.
• Volume Perbekalan Farmasi.

16. STAF DAN PIMPINAN
❑ Pendidikan
• Kualifikasi pendidikan sesuai jenis/tugas fungsi.
• Penambahan pengetahuan sesuai tanggung jawab.
• Peningkatan ketrampilan sesuai tugas.
❑ Waktu Pelayanan
• Pelayanan 3 shiff (24 jam)
• Pelayanan 2 shiff.
• Pelayanan 1 shiff.
❑ Jenis Pelayanan
• Pelayanan gawat darurat, rawat inap intensif.
• Pelayanan rawat jalan, rawat inap.
• Penyimpanan dan pendistribusian.

17. FASILITAS DAN PERALATAN
❑ Ada Ruangan, peralatan dan fasilitas yang
mendukung administrasi, profesionalisme
dan fungsi teknik farmasi.
❑ Ruangan penyimpanan sesuai peraturan.
Fasilitas produksi sesuai standart.
❑ Fasilitas distribusi obat.
❑ Penyimpanan Arsip resep.

18. FASILITAS RUANGAN
Ruang Kantor : Ruang pimpinan, Staf, Administrasi dan Pertemuan.
Ruang Produksi : sedian steril dan non steril.
Ruang Penyimpanan : kondisi, sanitasi, temperatur,
sinar/cahaya, kelembaban, ventilasi.
❑ Ruang penyimpanan barang umum : obat jadi, produksi, bahan
baku dan alat kesehatan.
❑ Ruang penyimpanan barang khusus

19. FASILITAS RUANGAN
❑ Ruang distribusi / pelayanan :
– Rawat jalan( depo) & rawat inap (satelit).
– Distribusi ruangan dilengkapi troly.
❑ Ruang konsultasi : rawat jalan & rawat inap.
❑ Ruang informasi obat : luas disesuaian jumlah tempat
tidur ( 200 tt=20m2, 400-600 tt=40m2, 1300tt=70m2).

20. PERALATAN
❑ Peralatan penyimpanan, peracikan dan pembuatan obat baik
nonsteril maupun aseptik.
❑ Peralatan kantor untuk administrasi dan arsip.
❑ Kepustakaan yang memadahi untuk pelayanan Informasi Obat.
❑ Lemari penyimpanan Narkotika
❑ Lemari pendingin dan AC utk obat termolabil.
❑ Penerangan, Sarana Air, Ventilasi dan sistem pembuangan limbah
❑ Alarm dan Alat pemadam kebakaran.

21. KEBIJAKAN DAN PROSEDUR
❑ Kebijakan dan Prosedur harus tertulis.
❑ Dibuat oleh Ka IFRS, Komite/Panitia Farmasi & Terapi
serta para Apoteker.
❑ Pesanan Obat sesuai dengan formularium.
❑ Ada dokumentasi penggunaan obat dan masalah obat.
❑ Konsisten terhadap sistem pelayanan Rumah Sakit.

22. KEBIJAKAN DAN PROSEDUR
❑ Pengelolaan : ada kebijakan & prosedur mulai dari
perencanaan, pengadaan, produksi, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian dan pelaporan.
❑ Pelayanan : Pengkajian Resep,Dispensing (obat,
pencampuran, bahan berbahaya), Efek samping obat,
PIO,Konseling, Kadar obat dalam darah, Visite/Ronde
farmasi,

23. PENGEMBANGAN STAF DAN PROGRAM PENDIDIKAN
❑ Ada program pengembangan staf.
❑ Ada program orientasi tentang tugas dan tanggung
jawab bagi staf baru.
❑ Ada kesempatan mengikuti pelatihan dan program
pendidikan berkelanjutan.
❑ Penyelenggaraan pendidikan dan penyuluhan tentang
Penggunaan obat & penerapannya, pendidikan
berkelanjutan bagi staf dan praktikum siswa farmasi.

24. EVALUASI & PENGENDALIAN MUTU
❑ Terlibat dalam program pengendalian mutu pelayanan RS.
❑ Evaluasi secara periodik terhadap konsep, kebutuhan, proses
dan hasil demi menunjang peningkatan mutu pelayanan.
❑ Perencanaan program pengendalian mutu.
❑ Kegiatan pengendalian mutu mencakup : Pemantauan (Audit),
Penilaian (Review), Tindakan ( Observasi), Evaluasi dan Umpan
balik (Survei).

25. PENGENDALIAN MUTU
❑ Kriteria kualitas pelayanan yang diinginkan.
❑ Penilaian kualitas pelayanan berdasarkan kriteria.
❑ Pendidikan personel dan peningkatan fasilitas bila
diperlukan.
❑ Penilaian ulang pelayanan .
❑ Up date kriteria

26. PENGELOLAAN OBAT
Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan
rangkaian kegiatan yang menyangkut fungsi-fungsi
manajemen meliputi:
seleksi, perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
distribusi dan penggunaan obat.
Berdasarkan Permenkes 72 tahun 2016
(standar pelayanan kefarmasian RS)

27. SIKLUS PENGELOLAAN OBAT
Tujuan pengelolaan obat
di rumah sakit : agar obat
yang diperlukan di rumah
sakit selalu tersedia setiap
saat diperlukan, dalam
jumlah yang cukup dan
mutu yang terjamin

28. Perencanaan
Pengendalian
Distribusi
Penyimpanan
Penerimaan
Pembelian
Pemesanan
Pengadaan
PRODUCT FOCUS
•Produk

29. KEBIJAKAN OBAT DI RUMAH SAKIT
Dasar :
❑ Menjamin ketersediaan obat baik dalam jenis maupun jumlah
❑ Menjamin kebenaran khasiat, keamanan, mutu dan
keabsahan obat untuk meningkatkan kerasionalan
penggunaan obat
Tujuan:
1. Mengembangkan potensi agar obat dapat mengendalikan/
mengurangi penyakit yang terbanyak dan disesuaikan dgn
sumber daya yang tersedia
2. Menjamin tersedianya obat yang bermutu, aman, efektif dan
terjangkau

30. KOMPONEN KEBIJAKAN OBAT DI RS
1. Kriteria pemilihan obat :
❑ DOEN, Formularium RS, ForNas
❑ Obat vital (V) dan Esensial (E)
❑ ESO paling ringan
❑ Ada jaminan mutu dan manfaat
❑ Bentuk sediaan dan harga terjangkau
2. Perencanaan dan pengadaan
❑ Produsen: CPOB, kontinuitas produk
terjamin
❑ Trend harga obat
❑ Informasi produk baru
❑ Distribusi pengiriman: lead time

31. KOMPONEN KEBIJAKAN OBAT DI RS
3. Penyimpanan dan distribusi :
● Tujuan: agar obat yang tepat selalu tersedia pada saat dibutuhkan
● Pertimbangan: fasilitas penyimpanan, pengendalian dan keamanan
stock
● Sistem distribusi yang dipilih
4. Pengaturan peresepan dan penyerahan obat
● Kewenangan peresepan dari dokter
● Kewenangan penyerahan oleh farmasis

32. Pengelolaan kebutuhan Obat
Dikelola untuk menjamin :
1.Ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alkes
2.Ketepatan tempat penyimpanan
3.Ketepatan waktu penyampaian
4.Jaminan mutu obat,dan
5.Ketepatan penggunaan

33. Pengelolaan kebutuhan Obat
Seleksi : meliputi kegiatan penetapan masalah kesehatan, pemilihan jenis obat,
penetapan jenis intervensi pengobatan yang dipilih, serta penetapan
jenis obat apa yang tersedia pada masing-masing yankes
Pengadaan : meliputi perhitungan kebutuhan dan perencanaan pengadaan,
pemilihan cara pengadaan, pelaksanaan pembelian, pemantauan
status pesanan, penerimaan dan pemeriksaan serta melakuka jaminan
mutu.
Distribusi: meliputi kegiatan pengendalian persediaan obat, penyimpanan,
transportasi dan sistem distribusi.
Penggunaan: meliputi pelayanan medik dan pelayanan farmasi.

34. PROCUREMENT CYCLE/ lingkaran Pengadaan
Review drug
selection
Determine
quantities
needed
Reconcile
need and
fund
Choose
procurement
method
Locate and
select
suppliers
Specify
contract
term
Monitor
order status
Review and
check drugs
Make
payment
Distribute
drugs
Collect
consumption
information
Review drug
selection

35. SELEKSI OBAT
TUJUAN :
❑ Suplai menjadi lebih baik
❑ Pemakaian obat lebih rasional
❑ Harga lebih murah
DAMPAK SELEKSI OBAT :
❑ Kualitas Perawatan (Quality of Care)
❑ Biaya Obat
❑ Sedapat mungkin mengurangi jumlah jenis obat
❑ Merupakan area intervensi paling cost-effective

36. SELEKSI OBAT
Kegiatan farmasis pada tahap seleksi :
❑ Menentukan jenis obat yang akan dimasukkan ke dalam
formularium
❑ Pembuatan formularium

37. METODE PERENCANAAN
1. METODE EPIDEMIOLOGI
2. METODE KONSUMSI
Dasar : data real konsumsi obat periode yang lalu, dengan berbagai
penyesuaian dan koreksi
Langkah-langkahnya?

38. Tahap I. Pastikan beberapa kondisi berikut (pikirkan pula pertimbangan lain)
1. Dapatkah diasumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik atau
rasional? Kalau tidak sebaiknya jangan menggunakan metode ini
2. Apakah suplai obat periode yg lalu cukup dan lancar?
3. Apakah data stock, distribusi, penggunaan obat lengkap dan akurat?
4. Apakah banyak terjadi kecelakaan dan kehilangan obat?
5. Apakah jenis obat yg akan digunakan sama?

39. Tahap II. Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan
datang:
6. Hitung kunjungan (px ranap dan rajal) periode yang lalu
7. Lakukan estimasi periode akan datang dengan memperhatikan:
a. Perubahan populasi daerah cakupan pelayanan, perubahan
cakupan layanan.
b. Pola morbiditas, kecenderungan perubahan insidensi
c. Penambahan fasilitas pelayanan

40. Tahap III. Perhitungan :
8. Tentukan metode konsumsi
9. Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu
10. Koreksi hasil no 9. terhadap kehilangan dan kecelakaan
11. Koreksi hasil no. 10 tehadap stock out.
12. Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan tahap I dan II
13. Hitung kebutuhan periode yang akan datang untuk tiap jenis
obat.

41. ALUR PERENCANAAN OBAT DI RS PEMERINTAH VS SWASTA
R S P E M E R I N T A H
1. Ambil data mutasi (jumlah pengeluaran pada
periode dan waktu tertentu)
2. Cek persediaan obat saat ini di gudang maupun
di depo
3. Cek kebutuhan user (dokter), tren penyakit,
jumlah sub spesialis
4. Cek Fornas, cek formularium RS (KFT)
5. Cek ketersediaan anggaran
R S S W A S T A
Prinsipnya sama seperti di RS Pemerintah, namun
umumnya metode ABC diterapkan

42. STUDI KASUS

43. Notes dari studi kasus :
1. Obat kategori Prioritas (yang vital) tetap harus diadakan berapapun jumlah anggaran yang
tersedia
2. Obat kategori Utama (yang esensial) jumlah pengadaannya menyesuaikan anggaran
3. Obat kategori Tambahan (yang non esensial) dapat berubah menjadi obat esensial → tergantung
penggunaannya pada pasien
ex : asam folat pada ibu hamil bukan termasuk kategori obat non esensial, namun kategori
esensial
4. Umumnya yang termasuk kategori non esensial adalah multivitamin
5. Obat kategori Tambahan tidak boleh langsung dihapuskan penggunaanya jika pendanaan
terbatas → pertimbangkan obat kategori tambahan yang banyak digunakan/diresepkan oleh
dokter → obat dengan kriteria semacam ini tetap diadakan
6. Pengadaan obat tidak saklek per tahun. Banyak rumah sakit (terutama RS swasta) yang
pengadaannya tiap bulan

44. Notes dari studi kasus :
1. JIKA PENDANAAN TERBATAS, SEBELUM MEWACANAKAN UNTUK MEREDUKSI ITEM OBAT
PADA KATEGORI TAMBAHAN, PERTIMBANGKAN UNTUK MENGURANGI JENIS OBAT ME TOO
SETIAP GENERIK → UMUMNYA SETIAP RS MEMILIKI KEBIJAKAN MASING-MASING TERKAIT
JUMLAH JENIS OBAT TIAP GENERIK YANG UMUMNYA 3-5 JENIS (EX: 1 GENERIK, 1 INOVATOR,
3 ME TOO)
2. JENIS OBAT INILAH YANG DAPAT DIREDUKSI (EX : JUMLAH OBAT ME TOO DIREDUKSI
MENJADI 2 JENIS SAJA) → HAL INI TENTU AKAN MENGURANGI PENDANAAN
3. Jika pada obat kategori Utama ada yang penggunaannya sedikit di tahun yang lalu, maka
pertimbangkan stok minimal dan stok yang ada di penyimpanan. Jika stok yang ada di gudang
masih melebihi stok minimal, maka obat tersebut dapat di skip pengadaannya