1. 55
แผนการจัดการ
เรียนรู้ที่ 1
เวลาเรียน 1
คาบ
การปฐมนิเทศ ทบทวนความรู้
ทบทวนเรื่องข้อมูลและสารสนเทศ
จุดประสงค์นำาทาง เมื่อศึกษาบทเรียนจบแล้วนักเรียน
1. อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ได้
2 อธิบายขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลเพื่อสารสนเทศ ได้
ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) คือข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำาวันเกี่ยวกับ
บุคคล สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่สนใจศึกษา ซึ่งสามารถบันทึกไว้ได้
และมีความหมายอยู่ในตัว ข้อมูลถือได้ว่าเป็นหัวใจสำาคัญของระบบ
งานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากการประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ทุก
ประเภท เพื่อให้ได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการออกมาหากข้อมูลที่ป้อนให้
คอมพิวเตอร์ผิด ผลลัพธ์ที่ได้จากคอมพิวเตอร์ก็จะไม่มีคุณค่าอะไร
เลยโดยที่ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (Numeric) เช่น จำานวน ปริมาณ
ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ(Alphabetic) และ
ข้อความที่เป็นตัวเลขผสมตัวอักษร (Alphanumeric) สำาหรับเครื่อง
คอมพิวเตอร์รู้จักข้อมูลเพียง 2 ลักษณะ คือ
1. ข้อมูลที่ใช้ในการคำานวณ (Numeric) ได้แก่ข้อมูลที่เป็น
ตัวเลขล้วน ๆ และจะใช้ตัวเลขนั้นในการคำานวณ
2. ข้อมูลที่ไม่นำามาใช้ในการคำานวณ (Character หรือ
String) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือข้อความที่ผสมตัวเลขหรือ
ตัวเลขล้วน ๆ แต่ไม่นำาไปใช้ในการคำานวณ เช่น อันดับที่ เลข
ประจำา บ้านเลขที่ หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ เป็นต้น
ลักษณะของ ข้อมูล และสารสนเทศ
ปัจจุบัน เป็นยุคที่สารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำาวัน
ของทุก ๆ คนอย่างเห็นได้ชัด และในระดับที่แทบไม่มีใครคาดคิดมา
ก่อน อาจกล่าวได้ว่าความสำาคัญของข้อมูลและใช้ข้อมูลมาตั้งแต่

2. 56
อดีตกาล แต่ระดับและขอบเขตของการใช้ข้อมูลสารสนเทศที่เกิดขึ้น
ในช่วงทศวรรษสุดท้ายของศตวรรษที่ยี่สิบ ก็อาจกล่าวได้ว่าปัจจัย
หนึ่งคือวิวัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ( Information
Technology : IT ) ซึ่งหมายถึงเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ ระบบ
ฐาน ข้อมูล ระบบประยุกต์สารสนเทศด้านต่าง ๆ การสื่อสาร
โทรคมนาคม และระบบอื่น ๆ
แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศ
อาจจะกล่าวได้ว่าปัจจัยพื้นฐานของกิจกรรมต่าง ๆ ของมนุษย์คือ
พลังงาน วัตถุ และสารสนเทศ (Information) ปัจจัยทั้งสามนี้ทำาให้
มนุษย์จัดหาสิ่งต่าง ๆ ที่มนุษย์ต้องการได้ เช่น เครื่องนุ่งห่ม ที่อยู่
อาศัย การคมนาคมขนส่ง เป็นต้น และเพื่อเป็นการผลิตหรือจัดหาสิ่ง
ต่าง ๆ ดังกล่าวนี้ สารสนเทศจัดว่าเป็นปัจจัยที่สำาคัญยิ่งปัจจัยหนึ่ง
สารสนเทศเป็นพื้นฐานของการอบรมศึกษา การปกครองประเทศของ
รัฐบาล การดำาเนินธุรกิจ ความรอบรู้ของมนุษย์ ตลอดจนการรักษา
ไว้ซึ่งความรู้ที่มีอยู่และการเพิ่มพูนความรู้ ในหน่วยที่ 2 นี้จะได้กล่าว
ถึงความหมายของสารสนเทศ การได้มาซึ่งสารสนเทศ และการนำา
ไปประยุกต์ใช้งานโดยลำาดับไป
ความหมายของข้อมูล และสารสนเทศ
ข้อมูล (DATA)
ยุคปัจจุบัน เป็นยุคที่สารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำา
วันของ ทุก ๆ คนอย่างเห็นได้ชัด ข้อมูลและสารสนเทศเป็นคำาที่มัก
ใช้ควบคู่กันและบางครั้งก็ใช้ ทดแทนกัน แม้จนกระทั่งบางคนเข้าใจ
ผิดว่า เป็นคำาที่มีความหมายเหมือนกัน ดังนั้นการอธิบายถึงความ
หมายของข้อมูลและสารสนเทศจึงเป็นสิ่งจำาเป็น โดยมีผู้ให้ความ
หมายเกี่ยวกับข้อมูลดังนี้
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่มีอยู่ในธรรมชาติ เป็นก
ลุ่มสัญลักษณ์ แทนปริมาณหรือการกระทำาต่าง ๆ ที่ยังไม่ผ่านการ
ประมวลผล ข้อมูลอาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวหนังสือ และท้ายสุด
ของข้อมูลก็คือ วัตถุดิบของสารสนเทศ
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่มีอยู่ในธรรมชาติ เป็นกลุ่ม
สัญลักษณ์แทนปริมาณ หรือการกระทำาต่าง ๆ ที่ยังไม่ผ่านการ
วิเคราะห์ หรือการประมวลผล ข้อมูล อยู่ในรูป ตัวเลข ตัวหนังสือ
รูปภาพ แผนภูมิ เป็นต้น (กองแผนงาน กรมสามัญศึกษา. 2536 :
1)
ตัวอย่างของข้อมูล เช่น

3. 57
1. ข้อมูลการรับนักเรียนเข้าศึกษาต่อในระดับชั้นมัธยมศึกษาปี
ที่ 1 และ 4 ปีการศึกษา 2546 ของโรงเรียนในสังกัดสำานักงานเขต
พื้นที่การศึกษา สระบุรีเขต 1
2. ข้อมูลนักท่องเที่ยวชาวต่างประเทศที่เข้ามาเที่ยวในจังหวัด
สระบุรี ประจำาปี 2546
3. ความคิดเห็นของผู้ชมรายการโทรทัศน์รายการหนึ่งที่มีต่อผู้
แสดงในรายการนั้น ก็ทำาให้ทราบถึงความคิดเห็นของผู้ชมว่าเป็น
อย่างไร มีความชื่นชอบ สนใจ ติติง หรือวิพากษ์รายการโทรทัศน์
นั้นอย่างไรบ้าง
4. ไอบีเอ็มหนุนใช้ลีนุกซ์ในเมืองไทย ดันเป็นมาตรฐานระบบ
เครือข่าย
5. ตลาดโน้ตบุ๊กแข่งเดือดเปิดตัว 1 GHz
ข้อมูลจึงบอกเกี่ยวกับสภาพการณ์หรือสิ่งที่เกิดขึ้นหรือสิ่งที่
ปรากฏขึ้น และข้อมูลจะคงสภาพการเป็นข้อมูลอยู่เช่นนั้น ไม่ว่าจะมี
การนำาเอาไปใช้หรือไม่ หรือผู้ใดเป็น ผู้นำาไปใช้ ทั้งนี้ ข้อมูลอาจมี
ลักษณะเป็นข้อความ ซึ่งเมื่อนำามาใช้จะต้องทำาการตีความหรือ
พิจารณาความหมายของข้อความเหล่านั้นเพื่อหาข้อสรุปเพื่อตัดสิน
ใจต่อไป หรือข้อมูลอาจมีลักษณะเป็นข้อมูลที่สามารถนำาไปประมวล
ผลได้ โดยอาศัยวิธีหรือกระบวนการในการวิเคราะห์ข้อมูลในระดับ
ต่าง ๆ กันเพื่อหาข้อมูลสรุปสำาหรับพิจารณาตัดสินใจต่อไป
สารสนเทศ (Information)
สารสนเทศ (information) ได้แก่ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้รับการ
ประมวลผลแล้วด้วยวิธีการต่าง ๆ เป็นความรู้ที่ต้องการสำาหรับใช้ทำา
ประโยชน์ เป็นส่วนผลลัพธ์หรือเอาท์พุตของระบบการประมวลผล
ข้อมูล เป็นสิ่งซึ่งสื่อความหมายให้ผู้รับเข้าใจ และสามารถนำาไป
กระทำากิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งโดยเฉพาะได้ หรือเพื่อเป็นการยำ้า
ความเข้าใจที่มีอยู่แล้วให้มีมากยิ่งขึ้น และเป็นผลลัพธ์ของระบบ
สารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อความรู้ที่ประมวลได้จากข้อมูล
ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น จนได้ข้อสรุปเป็นข้อความรู้ที่สามารถ
นำาไปใช้ประโยชน์ได้ โดยเน้นที่การเกิดประโยชน์คือ ความรู้ที่เกิด
เพิ่มขึ้นกับผู้ใช้ ข้อมูลต่างกับสารสนเทศในหลายลักษณะ ประการ
แรก ข้อมูลจะคงสภาพความเป็นข้อมูลอยู่เสมอ และสำาหรับผู้ใช้ทุก
คน กล่าวคือ ข้อมูลเป็นสิ่งบอกถึงปรากฏการณ์ในเรื่องหนึ่ง ๆ ข้อมูล
จึงทำาให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับปรากฏการณ์นั้นในลักษณะเดียวกัน
คือ เกิดอะไรขึ้นและเป็นอย่างไร ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์กับผู้

4. 58
ใช้หรือไม่ก็ไม่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงสถานะของข้อมูล ข้อมูลจะยัง
คงเป็นเช่นนั้น แต่สำาหรับสารสนเทศ การเป็นสารสนเทศมีความ
หมายเพิ่มเติมในลักษณะที่ว่า สารสนเทศเป็นข้อความรู้ที่ประมวลได้
จากข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมาเป็นความรู้ที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้นั้น ๆ
ดังนั้น หากสารสนเทศใดไม่เป็นประโยชน์กับผู้ใช้ก็ย่อมถือได้ว่า
ไม่ใช่สารสนเทศของผู้นั้น จะเห็นว่า สารสนเทศมีลักษณะที่อิงกับผู้
ใช้และยึดตัวผู้ใช้เป็นหลักในการกำาหนดสถานะของการเป็น
สารสนเทศ
สารสนเทศเป็นสิ่งที่ได้มาจากการนำาข้อมูลมาประมวลผล ซึ่งมี
วิธีการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศ ซึ่งมีด้วยกันหลายวิธี
ทั้งชนิดที่ใช้คนทำา หรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ คุณสมบัติที่สำาคัญของ
สารสนเทศ ได้แก่ความถูกต้อง ความทันต่อการใช้งาน ความ
สมบูรณ์
สารสนเทศ คือข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้รับการประมวลผลแล้ว ด้วยวิธีการ
ต่าง ๆ จนได้ข้อสรุปเป็นข้อความรู้ที่สามารถนำาไปใช้ประโยชน์ได้
โดยเน้นที่การเกิดประโยชน์คือความรู้ที่เกิดเพิ่มขึ้นกับผู้ใช้ เป็นส่วน
ผลลัพธ์หรือ Output ของระบบการประมวลผลข้อมูล เป็นสิ่งซึ่งสื่อ
ความหมายให้ผู้รับเข้าใจและสามารถนำาไปกระทำากิจกรรมใด
กิจกรรมหนึ่งโดยเฉพาะได้ หรือเพื่อเป็นการยำ้าความเข้าใจที่มีอยู่
แล้วให้มีมากยิ่งขึ้นและเป็นผลลัพธ์ของระบบสารสนเทศ
ข้อมูลต่างกับสารสนเทศในหลายลักษณะ ประการแรก ข้อมูลจะคง
สภาพความเป็นข้อมูลอยู่เสมอ และสำาหรับผู้ใช้ทุกคน กล่าวคือข้อมูล
เป็นสิ่งที่บอกปรากฏการณ์ในเรื่องหนึ่ง ๆ ข้อมูลจึงทำาให้ทุกคนทราบ
เกี่ยวกับปรากฏการณ์นั้นในลักษณะเดียวกัน คือเกิดอะไรเป็น
อย่างไร ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์กับผู้ใช้หรือไม่มีผลต่อการ
เปลี่ยนแปลงสถานะของ ข้อมูล ข้อมูลจะยังคงเป็นข้อมูลอยู่เช่นนั้น
แต่สำาหรับสารสนเทศการเป็นสารสนเทศมีความหมายเพิ่มเติมใน
ลักษณะที่ว่า สารสนเทศเป็นข้อความรู้ที่ประมวลได้จากข้อมูล
เกี่ยวข้องออกมาเป็นความรู้ที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้นั้น ๆ ดังนั้น
สารสนเทศใดไม่เป็นประโยชน์กับผู้ใช้ ก็ย่อมถือได้ว่า ไม่ใช่
สารสนเทศของผู้นั้น
สารสนเทศมีลักษณะที่อิงกับผู้ใช้ และยึดตัวผู้ใช้เป็นหลักในการ
กำาหนดสถานะของการเป็นสารสนเทศ ดังนั้นสารสนเทศจึงแปร
สถานะของการเป็นสารสนเทศได้ตามผู้ใช้และเมื่อกล่าวถึง
สารสนเทศจึงต้องระบุว่าเป็นสารสนเทศของใคร
ตัวอย่าง เช่น ในระบบการบริหารกิจการใด ๆ มักแบ่งระดับ

5. 59
การบริหารงานออกเป็นสามระดับ ได้แก่
1. ผู้บริหารระดับสูงซึ่งมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการ
กำาหนดนโยบายและวางแผนระยะยาว
2. ผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการ
วาระยะปานกลางและดำาเนินการเพื่อให้บรรลุผลสำาเร็จตามแผนระยะ
ยาวที่กำาหนดไว้ และ
3. ผู้บริหารระดับต้นซึ่งมีหน้าที่และความรับผิดชอบในการ
วางแผนระยะปานกลางและดำาเนินงานให้เป็นไปตามที่กำาหนดไว้
สารสนเทศจากข้อมูลภายในกิจการมักจะอยู่ในรูปที่สรุปมากที่สุด
เช่น ในลักษณะของปัจจัยบ่งชี้ความสำาเร็จของกิจการ หรือดัชนี
แสดงผลการดำาเนินงาน เช่น สภาพตลาดโลก ตลาดภูมิภาค และ
แนวโน้มต่าง ๆด้านเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และกฎหมาย ที่จะมีผล
ต่อการดำาเนินงานในอนาคต และมีผลต่อการพิจารณาตัดสินใจใน
ปัจจุบัน ดังนั้น สารสนเทศของผู้ใช้ผู้หนึ่ง จึงอาจไม่ใช่สารสนเทศ
ของผู้ใช้อีกผู้หนึ่ง การระบุสถานะของสารสนเทศจึงต้องระบุว่าเป็น
สารสนเทศของผู้ใช้ใด
ประเด็นสำาคัญในเรื่องสารสนเทศ คือสารสนเทศสร้างขึ้นจากข้อมูลที่
เกี่ยวข้องโดยการนำาข้อมูลนั้นมาประมวลและวิเคราะห์ออกมาเป็น
สารสนเทศ ดังนั้น คุณภาพของสารสนเทศจึงขึ้นอยู่กับข้อมูลที่นำามา
พิจารณาว่าเป็นข้อมูลที่เหมาะสมและเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพดี คือ มี
ความถูกต้องเชื่อถือได้ รวมทั้งกระบวนการประมวลผลและวิเคราะห์
ที่ต้องการ นอกจากมีความเชื่อถือได้แล้ว สารสนเทศที่ดีจะต้องตรง
ต่อความต้องการของผู้ใช้
ข้อมูลและสารสนเทศในความหมายของผู้ใช้
ผู้ใช้ข้อมูลและสารสนเทศแต่ละคน มีความรับรู้ต่อข้อมูลและ
สารสนเทศเดียวกันแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น ในการดำาเนินงาน
เกี่ยวกับใบสั่งซื้อสินค้าขององค์การหนึ่ง พนักงานแต่ละคนก็จะมี
ความรับผิดชอบที่แตกต่างกันไป ซึ่งใบสั่งซื้อสินค้าจะมีคุณค่าต่อผู้
ใช้ที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันออกไปตามหน้าที่ที่ผู้ใช้ต้องปฏิบัติ ดังนี้
พนักงานขาย จะถือว่าใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้จากลูกค้าเป็นสารสนเทศ
ของเขา ผู้จัดการฝ่ายขาย จะถือว่ารายงานเกี่ยวกับใบสั่งซื้อสินค้า
หรือปริมาณยอดขายเป็นสารสนเทศของเขาพนักงานบัญชี จะถือว่า
ใบสั่งซื้อสินค้าเป็นข้อมูลชนิดหนึ่งเท่านั้น จนกระทั่งใบสั่งซื้อสินค้านี้
ได้ถูกดำาเนินการต่อไปเพื่อให้ได้ใบส่งของสำาหรับนำาไปเก็บเงินจาก
ลูกค้า และนำามาลงบัญชีต่อไป สารสนเทศของเขาก็จะได้แก่ บัญชี

6. 60
ลูกหนี้ บัญชีเงินสดและรายรับจากการขายสินค้า ซึ่งเกิดจากข้อมูล
ในใบสั่งซื้อ
พนักงานอื่น ๆ อาทิ ลูกจ้างรายวัน นักวิจัย วิศวกร จะถือว่าใบสั่งซื้อ
สินค้าเป็นเพียงข้อมูลอย่างหนึ่ง ที่เขาไม่ต้องสนใจหรือเกี่ยวข้อง
ด้วย
อีกตัวอย่างหนึ่งคือ ค่าแรงของลูกจ้างต่อสัปดาห์ ถือว่าเป็น
สารสนเทศของลูกจ้างแต่ละคนที่จะรับค่าแรงนั้น แต่จะเป็นข้อมูล
อย่างหนึ่งของเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหาร ซึ่งเมื่อได้รวมเป็นค่าแรง
ทั้งหมด ที่ต้องจ่ายใน 1 สัปดาห์แล้ว จึงจะถือว่าเป็นสารสนเทศ
สำาหรับเขา
โดยสรุปสารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง
หรือจัดกระทำาเพื่อผลของการ เพิ่มความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้
ลักษณะของสารสนเทศจะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลาย ๆ อย่างที่
เกี่ยวข้องกันเพื่อจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบ 5
ส่วน คือ
1. ข้อมูล เป็นตัวเลข ข้อความ เสียงและภาพ เป็นข้อมูล ป้อน
เข้า
2. การประมวลผล เป็นการกำาหนดความสัมพันธ์ของข้อมูลจัด
กระทำาข้อมูล เพื่อให้เหมาะสม ต่อการนำาไปใช้
3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการที่จะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวก
ต่อการใช้ และสามารถแก้ไขปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน
4. เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเก็บข้อมูล การประมวล
ผลทำาให้เกิดผลผลิต ได้แก่ คอมพิวเตอร์โปรแกรมสำาเร็จรูป อุปกรณ์
การสื่อสาร ฯลฯ
5. สารสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้องตรง
กับความต้องการใช้ และทันต่อเหตุการณ์ใช้งาน
แหล่งข้อมูล
ข้อมูลที่นำามาใช้ประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เกิดขึ้นมาจาก
2 แหล่งคือ แหล่งข้อมูลภายในองค์การ และแหล่งข้อมูลจาก
ภายนอกองค์การ
1. แหล่งข้อมูลภายในองค์การ ในหน่วยงานต่างๆ ของ
องค์การ แหล่งข้อมูลจะประกอบด้วยข้อมูลของพนักงานในองค์การ
และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงต่าง ๆ ขององค์การ เช่น
ประสิทธิภาพในการทำางานของลูกจ้าง ความถูกต้องของการ
วางแผนครั้งที่ผ่านมา เป็นต้น ซึ่งการได้มาของข้อมูลจากแหล่ง

7. 61
ข้อมูลภายในนี้ อาจจะได้จากวิธีการที่ไม่เป็นทางการ เช่น การ
พบปะพูดคุยกัน เป็นต้น
2. แหล่งข้อมูลภายนอกองค์การ ซึ่งเป็นแหล่งกำาเนิดข้อมูลเอง
หรือแหล่งกระจายข้อมูลที่มีในสังคม แหล่งข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ ตัว
ลูกค้า บริษัทขายส่งสินค้า บริษัทคู่แข่งขัน หนังสือวารสารทางธุรกิจ
สมาคมต่าง ๆ หรือหน่วยงานของรัฐ เป็นต้น ซึ่งจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับ
รายได้ประชาชาติ ยอดรวมของการบริโภคสินค้าแต่ละปี หรืออัตรา
การเจริญเติบโตของประชากร ฯลฯ
ข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลทั้งสองนี้ อาจจะแยกได้เป็น 2
ประเภท ได้แก่ ข้อมูลที่ต้องเก็บรวบรวมหรือบันทึกมาจากแหล่ง
ข้อมูลโดยตรง เช่น การสำารวจข้อมูลทางการตลาด ด้วยวิธีออกแบบ
สอบถามและสัมภาษณ์ เป็นต้น ข้อมูลประเภทนี้เรียกว่า ข้อมูลปฐม
ภูมิ (primary data) ส่วนประเภทหลังได้แก่ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมา
จากข้อมูลที่ได้มีการรวบรวมไว้แล้ว เช่น สถิติเกี่ยวกับการบริโภค
สินค้าเศรษฐกิจของประชาชน ซึ่งออกโดยหน่วยงานของรัฐ เป็นต้น
ข้อมูลประเภทนี้เรียกว่า ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data)
คุณสมบัติของข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลจำาเป็นต้องมีความพยายามและตั้งใจดำาเนิน
การอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบ ข้อมูลจึงต้องคำานึงถึง
ปัญหาต่าง ๆ สามารถดำาเนินการได้ ให้มีประสิทธิภาพผลที่คุ้มค่ากับ
การลงทุน ดังนั้นการดำาเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ดี
ข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐาน ดังนี้
1. ความถูกต้อง หากการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วข้อมูลเหล่านั้น
เชื่อถือไม่ได้จะทำาให้เกิดผลเสีย อย่างมาก ดังนั้น โดยโครงสร้าง
ข้อมูลที่ออกแบบต้องคำานึงถึงกรรมวิธีดำาเนินการเพื่อให้เกิดความถูก
ต้องแม่นยำามากที่สุด
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน ต้องให้ทันต่อความต้องการ
ของผู้ใช้ มีคำาตอบสนองต่อผู้ใช้ได้เร็ว ตีความหมายสารสนเทศได้
ทันต่อเหตุการณ์หรือความต้องการได้ การออกแบบระบบ การเรียก
ค้น และรายงานตามความต้องการของผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นอยู่กับการ
รวบรวมข้อมูลและวิธีการปฏิบัติด้วย ในการดำาเนินการจัดการ
สารสนเทศต้องสำารวจ และสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้
ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับหนึ่งที่เหมาะสม
4. ความชัดเจนและกะทัดรัด การเก็บรวบรวมข้อมูลจำานวน
มากจะต้องใช้พื้นที่ในการ จัดเก็บมากจึงจำาเป็นต้องออกแบบระบบ

8. 62
โครงสร้าง ข้อมูลให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ มีการใช้รหัสหรือ
ย่นย่อข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อจะจัดการเก็บเข้าไว้ได้ในระบบ
คอมพิวเตอร์
5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำาคัญ ดังนั้นจึง
ต้องมีการสำารวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดู
สภาพการใช้ข้อมูล ความลึกหรือความกว้างของขอบเขตของข้อมูล
ที่สอดคล้องกับความต้องการ