เอกสารคู่มือ

1. อาจารย์จงกลนี วิทยารุ่งเรืองศรี
ผู ้ทรงคุณวุฒิ สสส.
ผู ้จัดการโครงการศูนย์เรียนรู ้ต ้นแบบโรงเรียนเด็กไทยแก ้มใสส
สถาบันสร ้างเสริมใวิถีบริโภคอาหารเพื่อสุขภาพ (สอส)
การบริหารการเงิน
และการจัดทาบัญชีสาหรับผู้รับทุน

2. 1
การรับ-จ่าย
เงินมใีความใ
โปร่งสส
ตรวจสอบได ้
2
การสช ้จ่าย
เงินสนับสนุน
เป็นไปตามใ
วัตถุประสงค์
3
เอกสาร
หลักฐานการ
จ่ายเงินมใี
ความใสมใบูรณ์
ครบถ ้วน
ถูกต ้อง
การบริหารการเงิน
หลักการ

3. การบริหารการเงิน
1. การเปิดบัญชีโครงการ
2. การรับเงิน
3. การเก็บรักษาเงิน
4. การเบิกจ่ายเงิน
5. การยืมใเงินทดรองจ่าย
6. เอกสารหลักฐานการจ่ายเงินที่
สมใบูรณ์ ครบถ ้วน ถูกต ้อง
7. การจัดทาบัญชี
8. การจัดเก็บเอกสารหลักฐานการเงิน

4. การอนุมัติเบิกจ่ายเงิน
1.ต ้องได ้รับอนุมใัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ หรือผู้
ที่ได ้รับมใอบหมใาย เป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง
2. เมใื่อจ่ายเงินแล ้วควรประทับตรา “จ่ายแล ้ว”
หรือ “PAID” บนเอกสารการจ่ายเงินทุกฉบับ
เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายซ้า
( Signature )
X
การเบิกจ่ายเงิน

5. ตัวอย่างการประทับ “จ่ายแล้ว”

6. การอนุมัติเงิน
เงินทดรองจ่าย หมใายถึง เงินที่ผู้ปฏิบัติงาน
เบิกล่วงหน้าเพื่อสช ้สารองจ่าย สนกิจกรรมใต่าง
ๆ ของโครงการ โดยเป็ นการ ประมาณ
ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า ซึ่งยังไมใ่สามใารถกาหนด
ตัวเลขค่าสช ้จ่าย ที่แน่ชัดได ้
การยืมเงินทดรองจ่าย

7. ตัวอย่างการอนุมัติยืมเงินทดรองจ่าย
โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน......
ชื่อกิจกรรม ......
วปส.การใช้เงิน ...........................วันที่ ......
สถานที่..........
ระบุรายละเอียด เป็ นรายการ และ ตัว
คูณ

8. ตัวอย่างการคืนเงินทดรองจ่าย/สรุปค่าใช้จ่าย
/เบิกเพิ่ม

9. หลักฐานการเงิน
เอกสารหลักฐานการจ่ายเงิน
1. ความสมบูรณ์ หมใายถึง มใีความใ
สมใบูรณ์เกี่ยวกับ ชื่อและที่อยู่ของ
ผู้ขาย ผู้ซื้อ วันที่ รายการสินค ้า
จานวน ราคา และ ลายมใือชื่อ
- ผู้อนุมใัติสห ้จ่ายได ้
(จากผู้รับผิดชอบโครงการ)
- ผู้รับเงิน
- ผู้จ่ายเงิน
2 . ค ว า ม ค ร บ ถ้ ว น
หมใายถึง มใีเอกสารการ
จ่ายเงินครบถ ้วนตามใที่
จ่ายเงิน
3. ความถูกต้อง
 เบิกตามใที่จ่ายจริง
ไมใ่เกินกรอบอัตรา
ค่าสช ้จ่ายที่ สสส.
กาหนด
 เ ป็ น ก า ร จ่ า ย ส น
กิ จ ก ร ร มใ ข อ ง
โครงการเท่านั้น

10. รูปแบบของเอกสารการจ่ายเงิน
บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบสาคัญรับเงิน

11. บิลเงินสด
1) บิลเงินสด หมใายถึง เอกสาร
หลักฐานการจ่ายเงินที่ได ้รับ
จากผู้ขาย/ผู้สห ้บริการ
• ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย – ชื่อ/ที่
อยู่ของผู้ซื้อ
• วันที่ซื้อ
• รายละเอียดรายการสินค ้า
จานวน ราคา
• ลายมใือชื่อผู้รับเงิน

12. การเขียนบิลเงิน
นามใ : สานักงานกองทุนสนับสนุนการสร ้างเสริมใ
สุขภาพ
ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8
ซอยงามใดูพลี แขวงทุ่งมใหาเมใฆ เขตสาทร
กรุงเทพฯ 10120
(โครงการเด็กไทยแก ้มใสส ปีที่ 1
โรงเรียน ..............จังหวัด .................)
เลขประจาตัวผู้เสียภาษี : 0994000005377
บิลเงินสด ควรระบุชื่อ-ที่อยู่ของผู้ขาย
หากไมใ่มใี สห ้แสดงหลักฐานอื่น เช่น
นามใบัตรของผู้ขาย
•รายละเอียดรายการสินค ้า จานวน ราคา
ลายมใือชื่อผู้รับเงิน

13. ใบเสร็จรับเงิน
2) สบเสร็จรับเงิน/สบกากับภาษี
หมใายถึง เอกสารหลักฐานการ
จ่ายเงินที่ได ้รับจากผู้ขาย/ผู้
สห ้บริการ
• ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย
• ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ซื้อ
• วันที่ซื้อ
• ร า ย ล ะ เ อีย ด ร า ย ก า ร สิน ค ้า
จานวนคน X ราคาต่อหน่วย
• ลายมใือชื่อผู้รับเงิน
นามใ : สานักงานกองทุนสนับสนุนการสร ้างเสริมใสุขภาพ
ที่อยู่ : อาคารศูนย์เรียนรู้สุขภาวะ เลขที่ 99/8 ซอยงามใดูพลี
แขวงทุ่งมใหาเมใฆ เขตสาทร กรุงเทพฯ 10120
(โครงการเด็กไทยแก ้มใสส ปีที่ 1 โรงเรียน ..............
จังหวัด .................)
เลขประจาตัวผู้เสียภาษี : 0994000005377

14. ใบสาคัญรับเงินแทนใบเสร็จ
3) ใบสาคัญรับเงิน หมใายถึง หลักฐาน
แสดงการจ่ายเงินที่ไมใ่สามใารถขอ
สบเส็จรับเงินหรือบิลเงินสดจาก
ผู้ขาย หรือสห ้บริการ สาหรับ
กิจกรรมใสนโครงการได ้
• ชื่อ/ที่อยู่ของผู้ขาย (พร ้อมใเลขที่
บัตรประชาชน)
• วันที่ / รายละเอียดรายการจ่าย
• ลายมใือชื่อผู้รับเงิน และลงมใือลาย
ชื่อผู้จ่ายเงิน
Tip : เพื่อให้การจ่ายเงิน โดยใช้เอกสาร
ใบสาคัญรับเงินมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ควรมี
เอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงิน เช่น สาเนา
บัตรประชาชน รายงานการประชุม ใบ
ลงทะเบียนรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม หรือ
ผู้เข้าร่วมกิจกรรม
ข ้อตกลงเลขที่ …………….

15. หลักฐานสาคัญ
กรณีการจัดประชุม
และมีการเลี้ยงอาหารว่าง/อาหารกลางวัน/อาหารเย็น
ให้ทางโรงเรียนแนบ
1) บันทึกอนุมัติจากผู้รับผิดชอบโครงการ -ให้ดาเนินงานและ
ค่าใช้จ่าย โดยระบุข ้อกิจกรรมใตรงกับที่เขียนไว ้สนโครงการตามใ
ข ้อตกลงกับ สสส. มใีประมใาณการค่าสช ้จ่าย จานวนคน X ราคาต่อหัว
ต่อมใื้อ วัน เวลา และ สถานที่ที่จัด
2) ใบลงทะเบียน รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม -ที่ครบถ ้วนสอดคล ้อง
กับค่าสช ้จ่าย
3) ใบบิลเงินสด / ใบเสร็จรับเงิน / ใบสาคัญรับเงิน - ระบุ
รายการ จานวนคน และราคาต่อหน่วย กรณี ผู้รับเงินเป็ นบุคคล
ให้ถ่ายบัตรประชาชน และเซ็นต์รับรอง แนบทุกครั้ง
Tip : - ค่าใช้จ่ายทุกประเภท ขอให้เขียนว่า อยู่ภายใต้กิจกรรมข้อใดที่
ได้ทาสัญญารับทุน
- เงินสนับสนุนจาก สสส. ไม่สามารถนาไปจัดซื้อครุภัณฑ์ได้

16. ตัวอย่างการใช้ใบสาคัญ
1) กรณีจ่ายค่าซื้อสินค้าหรือ บริการ โดยผู้รับเงินไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือ
ใบเสร็จรับเงินได้
ให้ใช้ใบสาคัญรับเงิน พร้อมแนบสาเนาบัตรประจาตัวประชาชน
ได ้รับเงินจาก สานักงาน
กองทุนสนับสนุนการสร ้าง
เสริมใสุขภาพ (สสส)
โครงการเด็กไทยแก ้มใสส
ปีที่ 1 โรงเรียน..............
จังหวัด...............
ค่าอาหารกลางวันเลี้ยงผู้เข ้าประชุมใ 100
คนๆ ละ 50 บาท
5000.-
5000.-ห ้าพันบาทถ ้วน
-แนบสาเนาบัตรประชาชนของชื่อผู้รับเงิน
-ใบลงทะเบียนผู้เข้าประชุม
เซ็นชื่อ เซ็นชื่อ
วันที่

17. การจ่ายค่าตอบแทน
2) กรณีจ่ายค่าตอบแทนต่าง ๆ เช่น ค่าตอบแทนผู้เข้าร่วมประชุม ค่า
วิทยากร ให้ใช้สาคัญรับเงิน โดยระบุเลขประจาตัวประชาชน แต่ไม่
ต้องแนบสาเนาบัตรประจาตัวประชาชน
ได ้รับเงินจาก สานั กงาน
กองทุนสนับสนุนการสร ้าง
เสริมใสุขภาพ (สสส) โครงการ
เ ด็ ก ไ ท ย แ ก ้มใ ส ส ปี ที่ 1
โรงเรียน.......................
จังหวัด...............
อัตราค่าตอบแทนวิทยากรให้เบิกในอัตราที่
กาหนดตามเอกสารแนบ

18. การเบิกค่าพาหนะ/ที่พัก
ได ้รับเงินจาก สานักงานกองทุนสนับสนุนการ
สร ้างเสริมใสุขภาพ (สสส) โครงการเด็กไทย
แก ้มใสส ปีที่ 1 โรงเรียน.......................
จังหวัด...............
3) กรณีจ่ายเงินที่ไม่สามารถเรียกหลักฐาน
การรับเงินใด ๆ ได้ เช่น การจ่ายค่า Taxi /
ค่าถ่ายเอกสาร (บางกรณี) ให้เจ้าหน้าที่
โครงการผู้จ่ายเงิน จัดทาใบสาคัญรับเงิน
ขึ้น โดยระบุเลขประจาตัวประชาชนพร้อม
ลงชื่อในช่องผู้รับและ แนบสาเนาบัตร
ประจาตัวประชาชนที่ลงนามรับรองสาเนา
ถูกต้อง

19. การจัดทาบัญชีการเงิน
วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการจัดทาบัญชี
2. เป็นแหล่งข ้อมใูลสาหรับนาไปจัดทารายงานต่างๆ
เช่น รายงานเงินงวด (ง.1 – ง.3) รายงานบันทึกข ้อมใูล
ความใก ้าวหน้าของโครงการ (ป.1)
 ข ้อมใูลสถานะการเงินของโครงการว่ามใีเงินสด
หรือเงินฝากธนาคารเหลืออยู่เท่าไร
 สช ้ไปสนกิจกรรมใสด เป็นเงินเท่าไร
 แต่ละกิจกรรมใมใีงบประมใาณคงเหลือเท่าไร
1. เพื่อสห ้ผู้รับผิดชอบโครงการมใีข ้อมใูลสาหรับสช ้สน
การบริหารโครงการ

20. การจัดทาบัญชี (ต่อ)
สมุดเงินสด เงินฝากธนาคาร และบัญชีแยกประเภท
(บน. 1)
1. ผู้จัดทาบัญชีบันทึกรายการใน
2. รายการที่บันทึกจะถูกสรุปไปยัง (เฉพาะ
โครงการใหญ่ (สสส. และ สพฐ.) – โรงเรียนไม่
ต้องทา
-สรุปรายจ่ายตามรายกิจกรรม” (บน.2)
-สรุปการใช้จ่ายเงินงบประมาณแยกตามกิจกรรม” (บน. 3)
-กระทบยอดเงินสดเงินฝากธนาคาร (บน. 4)
-รายงานการเงิน (ง.1 – ง.3)

21. สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน
สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่
โครงการ รหัสโครงการ
วันที่
เลขที่
เอกสาร
คาอธิบายรายการ
ใช้จ่ายใน
กิจกรรมที่
เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ
หมายเหตุ
ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย คงเหลือ
0
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- - - - - -

22. สมุดรายวันเงิน รับ - จ่าย ข้อตกลงที่
โครงการ รหัสโครงการ
วันที่
เลขที่
เอกสาร
คาอธิบายรายการ
ใช้จ่ายใน
กิจกรรมที่
เงินฝากธนาคาร เงินสดในมือ
หมายเหตุ
ฝาก ถอน คงเหลือ รับ จ่าย คงเหลือ
0
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- - - - - -
โครงการเด็กไทยแก้มใสปีที่ 1 โรงเรียน......................จังหวัด.........
สมุดรายงาน รับ-จ่าย ของโรงเรียน

23. ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่.......(ปิดโครงการ)
โครงการ
ข ้อตกลงเลขที่ รหัสโครงการ
ระยะเวลาดาเนินโครงการ ตั้งแต่ วันที่ ถึงวันที่
(1) รายรับ- รายจ่าย และเงินเหลือประจางวด :-
รายการ
สาหรับงวดที่ 1 สาหรับงวดที่ 2
รวมทั้งสิ้น หมายเหตุตั้งแต่…...........….. ตั้งแต่…………..
ถึง…............. ถึง………………
ยอดเงินคงเหลืองวดก่อนยกมใา - -
รายรับ :-
รับเงินงวดจาก สสส. - -
รับดอกเบี้ยจากธนาคาร - -
รับอื่นๆ (ไมใ่รวมใเงินเปิดบัญชี) - - -
รวมรายรับ - -
รายจ่าย :-
รายจ่ายจากกิจกรรมใ ต่างๆ ดังรายละเอียด (3) - -
รวมรายจ่าย - - -
เงินคงเหลือ - - -
(2) เงินคงเหลือ ประกอบด้วย :-
เงินสดสนมใือ - -
ดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร - -
เงินสห ้ยืมใไปจัดกิจกรรมใ - -
หัก เงินเปิดบัญชีโครงการ - -
รายจ่ายที่โครงการสารองจ่าย - -
รวมเงินคงเหลือ - - -
โครงการเด็กไทยแก้มใส ปีที่ 1 โรงเรียน...........................จังหวัด.........

24. (ต่อ) ตัวอย่าง รายงานการเงิน งวดที่.......(ปิดโครงการ)
(3) รายละเอียดงบประมาณที่ได้รับ รายจ่าย และงบประมาณคงเหลือแยกตามกิจกรรม :-
กิจกรรมหลัก
งบประมาณตาม
ข้อตกลง
รายจ่าย
รวมรายจ่าย
งบประมาณ
คงเหลืองวดที่ 1 งวดที่ 2
กิจกรรมที่ 1 - -
กิจกรรมที่ 2 - - -
กิจกรรมที่ 3 - - -
กิจกรรมที่ 4 - - -
กิจกรรมที่ 5 - - -
กิจกรรมที่ 6 - - -
กิจกรรมที่ 7 - - -
กิจกรรมที่ 8 - - -
รวม - - - - -
* หมายเหตุ : ให้กรอกข้อมูลเฉพาะ ช่องสีเหลืองเท่านั้น
(4) การขอเบิกเงินสนับสนุนโครงการงวดต่อไป คือ งวดที่ 2 (ปิดโครงการ) จานวน 18,000.- บาท
(หนึ่งหมื่นแปดพันบาทถ้วน)
ข้าพเจ้าขอรับรองว่า เงินสนับสนุนโครงการจาก สสส. ได้นามาใช้อย่างถูกต้อง ตรงตามกิจกรรมที่ระบุไว้ในข้อตกลง
ดาเนินงานทุกประการ และขอรับรองรายงานการเงินข้างต้น
ลงชื่อ.........................................................................ผู้รับผิดชอบโครงการ ลงชื่อ.......................................................เจ้าหน้าที่การเงิน
( ) ( )
วันที่............/…………/………….. วันที่............/…………/…………..

25. การเก็บเอกสารทางการเงินการบัญชี
 ควรเก็บไว้ให้เป็ นระเบียบเรียบร้อยเพื่อ
ป ประโยชน์ในการค้นหาและตรวจสอบ
 เก็บรักษาไว้เป็ นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี

26. ปัญหา..เอกสารการเงิน
โครงการเด็กไทยแก้มใส
แบบ
ฟอร์มผิด
ซื้อของ
เกิน
5,000บิล
หาย
ไม่มี
ใบเสร็จ
อนุมัติขอ
ใช้ดอกเบี้ย
......

27. ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

28. ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
กรณีที่ 1 การออกบิลเงินสดจากร้านค้า

29. กรณีที่ 2 ซื้อของราคาเกิน 5,000 บาท
ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
ราคาเกิน 5,000 บาท จัดเข้าหมวด
เป็นครุภัณฑ์ ดังนั้นต้องทาอนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง
และอนุมัติตรวจรับพัสดุ ตามระเบียบพัสดุ
โดยให้ ผอ.เป็นผู้ลงนามในอนุมัติ
ในกรณีนี้ ตามระเบียบ สสส.ไม่สามารถให้
ดาเนินการจัดซื้อตู้เย็นได้

30. **ปัญหาที่พบบ่อย
โรงเรียนไม่แนบรายชื่อใบลงทะเบียน
กรณีที่ 3 เบิกค่าใช้จ่ายสาหรับจัดประชุม
การเบิกค่าตอบแทนต้องแนบเอกสารดังนี้
1. ใบเสร็จรับเงิน
2. สาเนาบัตรประชาชนพร้อมรับรองสาเนา
การเบิกอาหารและเครื่องดื่มต้องแนบ
เอกสารของผู้รับจ้าง ดังนี้
1. ใบเสร็จรับเงิน
2. สาเนาบัตรประชาชนพร้อมรับรองสาเนา
ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส

31. กรณีที่ 4 สมุดตารางรายวันเงิน รับ – จ่าย ไม่ตรงกับใบเสร็จ
ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
ใบเสร็จระบุ 5,000
แต่มาลงบัญชีว่า
3,000

32. กรณีที่ 5 การปิดบัญชีและอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย
ปัญหา..เอกสารการเงินโครงการเด็กไทยแก้มใส
ปิดยอดบัญชีให้เหลือ 0 บาทพร้อมจัดทาอนุมัติขอใช้ดอกเบี้ย

33. Q & A