Ylessä otettiin lokakuussa 2015 käyttöön uusi sosiaalinen intranet, joka on rakennettu Google for Workin päälle. Miten, miksi ja mitä siitä tuli?

1. Sosiaalinen intranet ja Google for Work, case Yle

2. Lyhyesti Ylestä
Toimii 26 paikkakunnalla Suomessa
• 20 suomenkielistä, 5 ruotsinkielistä ja saamenkielinen aluetoimitus
• 10 ulkomaankirjeenvaihtajaa
Vakituinen henkilöstö ~3100
• henkilöstöstä 87 % tekee sisältöjä ja ohjelmia
• 400-500 ei-vakituista työntekijää
Kaksikielinen: toimii suomeksi ja ruotsiksi
Sisällöt ja palvelut:
• 4 tv-kanavaa
• Ylen tv-kanavien teräväpiirto- eli HD-muoto on tarjolla
kaikille Suomen jakeluoperaattoreille
• 6 + 3 radiokanavaa
• monipuoliset verkkopalvelut

3. Ylen toimintaperiaatteet

4. Uudistumme rohkeasti
Kuuntelemme suomalaisia ja haluamme tuntea heidät palvellaksemme
heitä entistä paremmin. Teemme entistä enemmän yhteistyötä.
Kehitämme ja kokeilemme jatkuvasti uusia teknologioita ja tapoja tehdä
työtä. Kannustamme luovuuteen, rohkeuteen ja oma-aloitteisuuteen.
Huolehdimme osaamisesta, sen kehittämisestä ja työn ilosta.
Hyödynnämme tietoa johdonmukaisesti.
Toimimme kustannustehokkaasti,
sujuvasti ja vastuullisesti.
Olemme yhdessä ylpeitä Ylestä.

5. Sosiaalinen intranet jo vuodesta 2009
• Uutisten kommentointi
• Omalla nimellä, kaikille avoin
• Kaikkia uutisia voi kommentoida
• Keskustelupalsta
• Omalla nimellä, kaikille avoin
• Blogit
• Toimitetut blogit: kaikilla mahdollisuus kommentoida omalla nimellä
• Kaikille avoin blogi
• Kaikkia blogeja voi kommentoida
• Wikit
• Yle-wiki perustettiin jo ennen uutta intranetiä
• Kaikilla yleläisillä mahdollisuus julkaista intran etusivulle

6. Ylen intranet 2.0
• Työ aloitettiin 2012 loppuvuodesta omin voimin*
• 2013 mukaan otettiin konsulttiyritys
• Sisältörakenteen kirkastus
• Sisältörakenteen testaus
• Teknologiaselvitys suhteessa tavoitteisiin
*Yhteistyössä Viestintä ja ICT

7. Viisi superteemaa
1. Asiantuntijoiden löytäminen
2. Haku
3. Tiimien, projektien ja työryhmien työ
4. Kirjautuminen sisäverkon ulkopuolelta
5. Päätelaite- ja selainriippumattomuus

8. Ja vielä toiveita...
Vähemmän tekstiä,
yksinkertaisuutta.
Että intrasta voisi jättää
palautetta, intrassa.
Selkeys
Reaaliajassa kävijädataa ja
mittaustuloksia. Pöyristyttävää,
ettei intrasta ole mittausdataa.
En ole huolissani suunnitelmista, olen
huolissani prosesseista. Tärkeä asia on
prosessi, että päästään projektissa
tekovaiheeseen. Ja toisena
päätoimittajuustyön prosessi hanskaan,
ettei etusivu karkaa käpälästä.
Positiivisuus,
avoimuus, pois
byrokratiasta
Ketteryys
Olispa siistiä, jos lähdettäisiin rohkeasti, jopa
spartalaisesti tekemään aivan uusiksi. Ei
monimutkaistamisen tietä, vaan liikkeelle
yksinkertaisuudesta. Esim. bannerit turhia.
Helppo
käytettävyys
Ajan henkeen,
dynaaminen ja
moderni
Visuaalisuutta, rauhallisesti,
paljon tilaa, mobiilihengessä
Virkistävää sisältöä
etusivulle.
Toimiva haku.
Asiasanoitusysteemi taustalla ja
haku arvottamaan otsikkoja,
ingresseja yms. Ja valistetaan
käyttäjiä siitä.
Vähentää sähköpostirumbaa ja
tarjoaa keskustelualustaja, joissa
keskustelut ryhmittyvät loogisesti,
ilman ylläpitoa.

9. Määrittelytyön tuloksena
tärkeimmät kehityskohteet
1. Mobiili- ja etäkäyttö
2. Ryhmätyötilat ja dokumentinhallinta
3. Henkilöhaku ja henkilöprofiilit
4. Viestinnällisten perussisältöjen looginen
rakenne
5. Sosiaalinen intranet
6. Hakukone
7. Hallittavuus
8. Käytettävyys

10. Kilpailutus loppuvuodesta 2013
→ Uuden sukupolven intranet osana kilpailutusta
→ Kilpailutuksessa pohjalla tehty määrittelytyö
Keväällä 2014 kilpailutus ratkesi
→ Ensimmäisten työkalujen käyttöönotto aloitettiin keväällä 2014
→ Intranetin suunnittelutyö aloitettiin kesällä 2014
→ Konseptin toteutti Gapps yhdessä Kisko Labsin kanssa
→ Konseptia testattiin yleläisillä syksyllä 2014
→ Koodaustyö alkoi joulukuussa 2014

11. Ylen tarpeet
→ Kattava tuki eri mobiililaite-ekosysteemeille
→ Varjo-IT
→ Sosiaalinen media työssä
→ Aito pilvipalvelu
→ Palvelu on käytettävissä verkon yli mistä tahansa
→ Keskitetty kirjautuminen omalla domain-tunnuksella
→ Käyttäjähallinta
Ylen teknologiastrategian mukainen linjaus on
siirtyä verkkopalveluissa pilvipalveluihin soveltuvin osin.

12. Haasteita
→ Käyttäjien osaaminen
→ Pelot, luulot (tietoturva, tietosuoja)
→ Päivitykset tulevat pyytämättä (ja yllätyksenä)
→ Riippuvuus operaattoreiden verkkojen toiminnasta
→ Entä jos pilvipalvelusta haluaa pois tai haluaa vaihtaa
palveluntarjoajaa?

13. Onko yhtiö valmis?
→ Ovatko liikkuvan työn edellytykset kunnossa?
→ Kestääkö työilmapiiri avoimen sosiaalisen
intranetin - vai parantaako se jopa sitä?
Yle+ on myös kansainvälisesti kiinnostusta
herättävä pilottihanke. Ensimmäinen laatuaan,
joka vie intra-ajattelun uudelle tasolle.

14. Yle+-projektin tavoitteet
1. Syksyllä 2015 Ylellä on käytössä sosiaalinen intranet
Yle+
Vanha intranet suljetaan vuoden 2015 loppuun mennessä.
2. Yleläisille on tarjottu mahdollisuus oppia käyttämään
Google-työkaluja sillä tasolla, kuin se Yle+:n käytön
kannalta on tarpeellista
Kaikille perustaso, erikseen määritellylle joukolle syvempi osaaminen.

15. Osaamisen kehittämisessä
käytetään ns. 70-20-10-mallia
→ 70 prosenttia osaamisen kehittämisestä perustuu työssäoppimiseen
→ 20 prosenttia perustuu yhdessä oppimiseen ja uudella tavalla tekemiseen
→ 10 prosenttia perustuu koulutukseen.

16. Yle+ rakentuu Google for Workin päälle

17. Yle+:n tärkeimmät tavoitteet
→ Liikkuvan työn helpottaminen: pääsy
selaimella mistä vain
→ Yhdessä työskentely helpommaksi sekä
sisäisesti että yhteistyötahojen kanssa
→ Oma työ ensisijaisena
→ Yhteisten asioiden kokonaisuus helpommin
hahmotettavaksi

18. Yle+ - työpöytä verkossa
Lista yhteisöistä ja
työtiloista,
joihin kuulun.
Perinteiset intrasisällöt
palvelusivuilla, avautuvat valikosta.
Ajankohtaista-yhteisö:
avoin kaikille.
Oma virta: syötettä yhteisöistäni ja
työtiloistani.

19. Työtilat tiimeille ja projekteille
Ajankohtainen
keskustelu tiimin
yhteisössä.
Tiimin dokumentit
Drive-kansiossa.
Tiimin yhteinen
kalenteri.

20. Yle+ mobiilisti
→ Responsiivinen selainpohjainen
web-sivu (HTML5)
→ Optimoitu mobiilikäyttöliittymille
Yle+ on aina mukana

23. Muutos aikajanalla
11-12/14
Google+, Drive
ja Sites otetaan
käyttöön koko
talolle
10/15
Yle+ kokoaa näistä
verkko-
työpöydän ->
intra poistuu
12/15->
Sharepointissa
enää
lukuoikeudet,
1/16 kokonaan
pois
9/14
Sähköpostin ja
kalenterin
käyttöönotto
Tuki ja muutosjohtaminen:
11-12/14
Koulutukset
intraviestintä,
pääkäyttäjätuki
10/15
Pääkäyttäjätuki,
esimiesmateriaali,
johdon esimerkki,
infopisteet,
tempaukset
1/16->
Korotettu
tukivalmius
9/14
Koulutukset
intraviestintä,
tukipisteet,
pääkäyttäjätuki