Gert Van Kerckhoven (Gemeente Bornem)

1. Vrijwilligersproject
Inventarisatie van de bibliotheek
Sint-Bernardusabdij Bornem

2. Vrijwilligersproject
Inventarisatie van de bibliotheek
Sint-Bernardusabdij Bornem
Een geheim recept …?

3. Waarom ?
25/11/2015 3
In het kader van totaalaanpak abdijsite
• Jeugdcentrum
• Gemeenschapszaal
• Abdijgebouw restaureren en
herbestemmen
• Orde/gemeenschap
• Woonelementen
• Bibliotheek en archief

4. 22 mei 2013
25/11/2015 4

5. 25/11/2015 5

6. Pragmatische aanpak
6
Doelstelling
Inventarisatie & inpakken van de boeken
met respect voor de waardevolle erfgoedcollectie
Binnen de scope :
voorbereiding van restauratiefase
inventarisatie (update) – raadpleging mogelijk maken op lange termijn
Buiten de scope :
restauratie van enkele objecten / kleine reparaties …

7. Pragmatische aanpak
7
Beginsituatie
collectie : 31.000 boekbanden (telling pater Lambertus)
termijn : 1 jaar ?
‘Mentaal’ streefdoel = 75% van totale collectie tegen eind 2013 (projectfiche)
Evaluatie : aanpassen project – externe partners – stopzetten - …. ?
Concreet :
Aantal dagen : 153
75% = 21.000 boekbanden
222,22 boekbanden per dag
8 ploegen per week (voormiddag – namiddag)
8 vrijwilligers per ploeg

8. Pragmatische aanpak
8
Voorbereidende stuurgroep
Abdij, CRKC, Kadoc, Maurits Sabbebibliotheek, KUL, Gemeentebestuur Bornem,
Provinciebestuur Antwerpen
- Onderzoek gelijkaardige projecten ?
- Studie en onderzoek schimmels
- Zoeken naar tijdelijk depot
- Bewaaromstandigheden : temperatuur – luchtvochtigheid
- Professionele begeleiding
- …..

9. Pragmatische aanpak
9
- Oproep naar vrijwilligers (4 april : infosessie) Is het project haalbaar ??
- Vorming van vrijwilligers (13 mei)
- Theorie (Guy De Witte)
- Praktische begeleiding (Marijn De Valk)
- Werkplanning maken
- Bewust van risico’s en hiermee rekening houden
- Werkflow – sluitend systeem zoeken met aandacht voor elk boek
- Klimatologische omstandigheden
- Opslag van de boeken
- Continue begeleiding door archiefdeskundige

10. Pragmatische aanpak
10
Werkmethode
1. Inventarisatie van de rekken (001-999) en planken (A-Z)
2. Tellen van boekbanden per plank
3. Maken van identificatiestroken
4. Boeken uit de rekken halen
5. Reinigen en stofzuigen
6. Etiket en identificatie van elk boek
7. Fotograferen van titelpagina
8. Inventarisatie – registratie in database
9. Beschermen – inpakken in dozen

11. Pragmatische aanpak
11
Werkmethode
1. Inventarisatie van de rekken (001-999) en planken (A-Z)
2. Tellen van boekbanden per plank
3. Maken van identificatiestroken

12. Pragmatische aanpak
12
Werkmethode
4. Boeken uit de rekken halen
5. Reinigen en stofzuigen
6. Etiket en identificatie van elk boek

13. Pragmatische aanpak
25/11/2015 13
Werkmethode
7. Fotograferen van titelpagina

14. Pragmatische aanpak
14
Werkmethode
8. Inventarisatie – registratie in database

15. Pragmatische aanpak
15
Werkmethode
8. Inventarisatie – registratie in database

16. Pragmatische aanpak
16
Werkmethode
9. Beschermen – inpakken in dozen

17. Evolutie
17
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
50%
Gedaan
Doel
100%
Maximum : 32.000 boekbanden
Norm 75%
Beslissing : project verder zetten ca.3-4 maand
Tijdens week 21 (i.p.v. week 31) “norm” workflow overschreden
“we zijn goed bezig”

18. 22 mei 2014
25/11/2015 18

19. Na 1 jaar !
19
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
45000
50000
50%
Gedaan
Doel
100%
Eind 2013 (eind projectfiche 1)
Norm 75% overschreden
Beslissing : project verder zetten ca.3-4 maand
Vooropgesteld maximum behaald na week 37
(In plaats van week 41)
Beslissing : project verder met scriptorium

20. Overzicht in cijfers
20
Aantal records in database : 55.893
Aantal boekbanden : 48.893
Totaal lopende meter : 1.490 meter
Aantal dozen : 1255
Kerncollectie : 1.050 meter
Oudste boek : 1477
Indeling jaar van uitgave :
15e - 16e eeuw 1%
17e eeuws 6%
18e eeuws 13%
19e eeuws 30%
20e eeuws 45%
1% 6%
13%
30%
45%
15e en 16e eeuw
17e eeuw
18e eeuw
19e eeuw
20e eeuw

21. Overzicht in cijfers
21
Schaderegistratie
Reparaties : 121
Losse delen : 2.532
Ontbrekende delen : 536
Vervorming boekband : 554
Probleem hechtingen : 459
Schade perkament/leer : 2.254
Insecten : 450
2,50%
49%
10,50%11%
9%
44%
9% schadelijke reparaties
losse delen
ontbrekende delen
vervorming banden
probleem hechtingen
Schade leer/perkament
insecten

22. Geheim recept ?
22

23. Geheim recept !
23
- Communicatie
- Wekelijkse e-mail met overzichten en planningen
- Dagelijkse briefings
- Nieuwsbrieven
- Schrijfbord in lokaal

24. Geheim recept !
24
- Betrokkenheid
- Contact met de abt
- Doorgeven van informatie
- Tijd voor ontdekkingen

25. Geheim recept !
25
- Competitie
- Hoeveel foto’s ? Hoeveel in database ? … 20.000e boek

26. Geheim recept !
26
- Persoonlijke waardering & sociaal contact en oog voor (eventuele) spanningen
- Verjaardagen, speciale activiteiten …

27. Geheim recept !
27
- Tussentijdse evaluaties & samenkomsten
- Bornemse Trippel
- Geschenk (ets, wijnfles, foto-reportage, restcollectie,…)

28. Geheim recept !
28
- Communicatie
- Wekelijkse e-mail met overzichten en planningen
- Dagelijkse briefings
- Nieuwsbrieven
- Schrijfbord in lokaal
- Betrokkenheid
- Contact met de abt
- Doorgeven van informatie
- Tijd voor ontdekkingen
- Competitie
- Hoeveel foto’s ? Hoeveel in database ? … 20.000e boek
- Persoonlijke waardering & sociaal contact en oog voor (eventuele) spanningen
- Verjaardagen, Sinterklaas, …
- Tussentijdse evaluaties & samenkomsten
- Bornemse Trippel
- Geschenk (ets, fles, foto-reportage, restcollectie,…)

29. Enthousiasme blijft
29

30. Enthousiasme blijft !!
30