Om kennis en ervaringen over het verhuizen van documentaire collecties (archieven en erfgoedbibliotheken) te verzamelen en te delen namen FARO en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek het initiatief tot de oprichting van de collegagroep ‘Verhuizen van documentaire collecties’. Op woensdag 11 mei organiseerden we een vierde collegagroep in Leuven rond het thema 'Werkvolk: vrijwilligers, stagiairs, interims, suppoosten, gemeentearbeiders ...'.

1. Verhuizen van collecties
Praktijkverhaal

2. Beginsituatie in Wervik
 Anno 2015 :
 11 locaties met collecties

3. 1. Zolder gc Forum

4. 2. Stadhuis : archiefzolder 1

5. 3. Stadhuis : archiefzolder 2

8. 4. Stadhuis : zolder technische dienst

9. 5. Van Rullen

10. 6. Home Gryson

11. 7. Nationaal Tabaksmuseum

12. 8. Oud gemeentehuis

13. 9. BIB Geluwe

14. 10. Erfgoedhuis Defrancq

15. 11. Erfgoedcentrum De Briekenmolen

16.  - sterk verspreide collecties op 11 locaties
 - ongeordend (museale objecten, archief, documentatie, non-collection,…)
 - niet geselecteerd, geschoond
 - amper geïnventariseerd
 - moeilijk in te schatten hoeveelheid

17. En nu?
Re-org methodiek als ‘reddende engel’

18. Re-org methodiek als ‘reddende engel’
 Re-org steunt op 4 pijlers:
- management
- gebouw
- collectie
- meubilair
 Doel: reorganisatie van een bestaand depot
 Persoonlijk einddoel: gereorganiseerd depot op locatie 11, open voor publiek op
24 april 2016 (erfgoeddag), ingebakerd in de werking van de erfgoedsite en het
museum. Centralisatieplan geïmplementeerd tegen 22 april 2018, erfgoeddag
(thema Kies voor erfgoed)
 Re-org bestaat uit 4 stappen:
 Stap 1: voorbereiding van het team, werkplek en materiaal
 Stap 2: opmaken van het conditierapport
 Stap 3: opstellen van het actieplan
 Stap 4: uitvoeren van het actieplan

19. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 1: TEAM
 2 personeelsleden, 1 dag per week met re-Org aan de slag
 Logistieke ondersteuning waar nodig van
 technische dienst
 dienst feestelijkheden
 logistiek personeel museum
 vrijwilligers uit lokale erfgoedorganisaties of particuliere vrijwilligers
!! Terugkoppeling naar bestuur: hun steun is onontbeerlijk

20. Fase 2: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 2: WERKPLEK

21. Fase 2: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 3: MATERIAAL

22. Fase 2 : opmaken condition report
 Methodiek waarbij je aan de hand van plannen, berekeningen en evaluaties
van ruimtes, meubilair en collectie tot een eindrapport komt waarbij
duidelijke probleemstellingen geformuleerd worden op vlak van
 Management
 Gebouw
 Collectie
 Meubilair

23. Fase 3 : Opstellen actieplan
 STAP 1: hoeveel ruimte en kasten hebben we nodig?
 Hergroeperen van alle collecties = opstellen nieuw collectieplan
 Locatie 11 (erfgoedcentrum) wordt centraal depot
 STAP 2: budget???
 ‘verbouwingen’ depot
 Aankoop mobiele rekken
 STAP 3: uitschrijven stappenplan

24. Fase 4 : Uitvoering actieplan
 STAP 1: LEEGMAKEN DEPOT
 Wie?
 VOOR NA

25. Fase 4 : uitvoering actieplan
 ‘Verbouwingswerken’
 Nieuw plafond
 Schilderen muren
 Epoxylaag vloer

26. Fase 4 : Uitvoering actieplan
 Nieuwe kasten en oude rekken
 Creatief omgaan met ruimte en materiaal (Re-Org
principe)
 ‘voorlopige’ opslag in afwachting van definitief
overzicht

27. Fase 4 : Uitvoering actieplan
 Opmaak planning verhuizen
 Per locatie, niet per collectie
 Wie doet wat tegen wanneer?
 Op basis van depotwijzer:
 depotwijzer

28. Proef op de som:
Verhuis van de collectie op locatie
9 Bib Geluwe

29. Stap 1 : tellen collectie en inpakken
voor verhuis
 Oeps… niet gebeurd
 Alle boeken en registers via de trap naar beneden

30. Stap 2 : verhuizen
 Wie: Katrijn, Daisy, Hannes en Pascal
 Tegen wanneer: ok goed gepland
 Hoe: 1 stadsauto gereserveerd
 Verkeerde inschatting hoeveelheid
 Ook met eigen wagen
 Verschillende ritten
 Ook non-collectie werd verhuisd (Bestuursmemorialen)

37. Stap 3 , 4 en 5 zijn lopende
 Registratie
 Fotograferen / scannen
 Restauratie waar nodig
 Plaatsing in depot

38. Tot slot

39. Vragen?
 Katrijn Decuypere
 Erfgoedcentrum De Briekenmolen
 Koestraat 65, Wervik
 Katrijn.decuypere@wervik.be
 056/95 24 22