Contactdag 'Over de grenzen heen' - Centrum Agrarische Geschiedenis - 18 mei 2017 Re-org maakt een professionele depotwerking mogelijk via eenvoudige principes en methodieken met een beperkte financiële impact. Stad Wervik paste de Reorganisatie methode toe op het Tabaksmuseum te Wervik. Aan de hand van deze methodiek streeft de stad naar het centraliseren van de museale collecties en het stadsarchief: van 11 locaties naar 1 centraal depot. Daisy Lapeire, administratief medewerker Wervik Bert Woestenborghs, stafmedewerker Roerend Erfgoed CAG

1. Re-Org
Erfgoedcentrum De Briekenmolen
Daisy Lapeire 18/05/2017

2.  Beginsituatie en problemen
 Re-Org als oplossing
 Werkwijze van Re-Org
 Re-Org in de praktijk

3. Beginsituatie in Wervik
 Anno 2015 :
 11 locaties met collecties archief en erfgoed
 Weinig personeel
 Weinig tijd
 Aankoop van een gebouw met als doel archief en erfgoedcollecties te centraliseren
 Financiële middelen ter beschikking vanuit het CBS en de provincie West-Vlaanderen

4. 1. Zolder gc Forum
101 bananendozen met krantenartikels
Archief dienst cultuur
Collectie dienst cultuur
Non-collectie

5. 2. Stadhuis : archiefzolder 1
Archief financiële dienst
Archief ICT-dienst
Non-collectie

6. 3. Stadhuis : archiefzolder 2
Archief dienst bevolking en burgerlijke stand, milieudienst, huisvesting, ruimtelijke ordening
Non-collectie

7. 4. Stadhuis : zolder technische dienst
Archief technische dienst
Documentatie technische dienst
Non-collectie

8. 5. Van Rullen
Grote collectiestukken Tabaksmuseum: machines en schilderijen
Archeologie
Materiaal van de dienst feestelijkheden
Non-collectie

9. 6. Home Gryson
Archeologie

10. 7. Nationaal Tabaksmuseum
Collectie Tabaksmuseum
Collectie Vrienden van het Tabaksmuseum
Archief Tabaksmuseum & VTM
Non-collectie

11. 8. Oud gemeentehuis Geluwe
Schilderijen
Meubels
Non-collectie
Archief deelgemeente Geluwe (< 1976)

12. 9. BIB Geluwe
Archief deelgemeente Geluwe
Bevolkingsregisters deelgemeente Geluwe

13. 10. Erfgoedhuis Defrancq
Weinig ‘eigen collectie’
Documentatie
Archeologie

14. 11. Tabakssyndicaat
Archief diverse stedelijke diensten
Collectie Tabaksmuseum
Non-collectie

15.  - sterk verspreide collecties op 11 (ongeschikte) locaties
 - ongeordend (museale objecten, archief, documentatie, non-collection,…)
 - niet geselecteerd, niet geschoond, geïnfecteerd
 - weinig tot geen registratie
 - moeilijk in te schatten hoeveelheid

16. En nu?
Hoe begin je aan een dergelijk centralisatieproject?

18. Re-org methodiek als ‘reddende engel’
 Internationale methodiek, ontwikkeld door ICCROM en Unesco
 Stappenplan
 Re-org steunt op 4 pijlers:
- management
- gebouw
- collectie
- meubilair
 Doel: reorganisatie van een bestaand depot
 Mogelijkheid tot deelname aan het Re-Org Belgium project in oktober 2015

19. Re-Org Belgium
 2 weken opleiding in KMKG – Brussel
 4 Vlaamse musea:
 Groeningemuseum Brugge
 M HKA Antwerpen
 Nationaal Tabaksmuseum Wervik
 Tram 41 Turnhout
 3 Brusselse musea:
 Musée du CPAS Brussel
 Legermuseum Brussel
 KMKG Brussel
 1 Waals museum
 Musée des Beaux Arts Luik
 Voertaal Engels
 Intensieve maar unieke ervaring
 Onmiddellijk bruikbaar in eigen depot door werkboek met worksheets en sjablonen

20. Re-org bestaat uit 4 fasen:
Fase 1: voorbereiding van het team, werkplek en materiaal
Fase 2: opmaken van het conditierapport
Fase 3: opstellen van het actieplan
Fase 4: uitvoeren van het actieplan

21. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
In deze fase:
- verzamel je alle informatie, foto’s en plannen
- stel je een team samen
- zorg je voor een aparte werkplek met het nodige materiaal

22. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 1: voorbereiding TEAM: samenstelling
 2 personeelsleden, 1 dag per week met re-Org aan de slag
 Wat zijn de vaardigheden van elk teamlid? Wat ontbreekt aan vaardigheden?
 Logistieke ondersteuning en versterking waar nodig van
 technische dienst
 dienst feestelijkheden
 logistiek personeel museum
 vrijwilligers uit lokale erfgoedorganisaties of particuliere vrijwilligers
!! Terugkoppeling naar bestuur: hun steun is onontbeerlijk

23. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 1: voorbereiding TEAM: the objective
 ingericht depot op 1 centrale locatie: locatie 11 ‘Erfgoedcentrum De Briekenmolen’
 geïntegreerd in de werking van de site
 open voor publiek op erfgoeddag 2016
 volledig afgerond op erfgoeddag 2018
 de 10 kwaliteitseisen van Re-Org behaald

24. 10 kwaliteitseisen van Re-Org
1. 1 persoon is verantwoordelijk voor het depot
2. Procedures en werkprocessen zijn geïmplementeerd
3. Het gebouw en depot bieden voldoende bescherming voor de collectie
4. Naast het depot is er ook een werkruimte, kantoor en stockageruimte
5. Het depot bevat enkel objecten die werden geregistreerd
6. Geen enkel object staat rechtstreeks op de vloer
7. Elk object verkeert in goede conditie, onmiddellijk bruikbaar voor museale activiteiten
8. Elk object heeft een specifieke locatie in het depot
9. Elk object kan worden bereikt, zonder meer dan twee voorwerpen te moeten verplaatsen
10. Elk object kan worden teruggevonden binnen de drie minuten

25. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 2: WERKPLEK: verkennen van het gebouw
- alle plannen verzamelen van het gebouw
- alle locaties bezoeken: foto’s nemen en filmen
- aparte werkruimte inrichten: niet in het depot zelf

26. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 2: WERKPLEK: inrichten van de werkruimte

27. Fase 1: voorbereiding team, werkplek en
materiaal
 STAP 3: MATERIAAL

28. Fase 2 : opmaken condition report
 In deze fase maak je het Condition Report
 Methodiek waarbij je aan de hand van plannen, berekeningen
en evaluaties van ruimtes, meubilair en collectie tot een
eindrapport komt waarbij duidelijke probleemstellingen
geformuleerd worden op vlak van:
 management
 gebouw
 collectie
 meubilair

29. Fase 2 : opmaken condition report
Stap 1. Teken plan 1-4 : plan 1: huidige situatie van het depot
plan 2 : huidige situatie depot + fixtures
plan 3: huidige situatie met meubilair
plan 4: huidige situatie ‘floor occupation’
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10: MANAGEMENT
GEBOUW
COLLECTIE
MEUBILAIR
Stap 3. Ga aan de slag met de collectie: collection = groene post-it Non-collection= rode post-it
alle stukken met een rode post-it = verwijderen uit depot
hergroepeer de collectie op basis van de sjablonen
Stap 4. Schrijf het conditierapport

30. Fase 2 : opmaken condition report
plan 1: current plan
Stap 1. Teken plan 1-4 :

31. Fase 2 : opmaken condition report
plan 2: fixtures
Stap 1. Teken plan 1-4 :

32. Fase 2 : opmaken condition report
Plan 3: storage with furniture
Stap 1. Teken plan 1-4 :

33. Fase 2 : opmaken condition report
Plan 4: floor occupation
Stap 1. Teken plan 1-4 :

34. MANAGEMENT : DOC. 2c1
Study of museum management
Study of Museum Management
Institution: Nationaal Tabaksmuseum Wervik Team: Daisy & Katrijn Doc 2C.1 rev 04
A B C D E
Policy type Existing Applied Comments Proposed Changes
No Yes No Yes
1Person responsible for the storage x choose 1 person responsible for the storage
2Written documents identifying the person responsible for the storage x write internal document about te responsibility of the storage
3Job discriptions that outline duties x x Not realistic, should be redefined reorganisation tasks Vincent, Katrijn & Daisy
4Purpose/mission of the storage or collection x x write internal document about the mission/purpose
5Person authorized to enter the storage x x make securityplan + implement authorisations
6Procedures for accessioning x write procedure
7Procedures for moving objects x write procedure
8Procedures for authorizing researchers (internal, external) x write procedure
9Cleaning of the storage x x 1x/year, not enough make and implement cleaning plan for the storage
10Security keys x write securityplan
11Inventory of the collection x x not complete optimise inventory, input in Adlib
12Transfer of responsibility x write procedure
13System of documentation x make and implement system of documentation
14System of localization x Make and implement system of localization
15Other
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

35. GEBOUW: DOC. 2c2
Study of the building
Study of Building
Institution: Nationaal Tabaksmuseum Wervik Team: Daisy & Katrijn Doc 2C.2 rev 01
A B C D
Feature Quantity Measurements Comments
1Length 12,3 m
2Width 11,2 m
3Total floor surface 137,76 m²
4Height 3,90 m after installing new (flat) ceiling
5Pillars 0
6Ground material concrete floor, will be having a coating (epoxy)
7Entry doors 2 not yet secure, security system will be installed
8other doors 0
9windows 8
10mezzanine /
11Ceiling pipes /
12Vertical pipes 3
13Stairs /
14Humid walls no
Location of storage
15Ground floor x
16Undergrond /
17Upper floor /
Evaluation
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

36. GEBOUW: DOC. 2c3
The fixtures
A B C D
Equipment type Exists Recommendations Comments
No Yes Quantity Keep Modify Replace
Climate control
1Ceiling fan x ? maybe after evaluation of loggingresults (1 year)
2Portable air conditioner x ? maybe after evaluation of loggingresults (1 year)
3Room air conditioner x ? maybe after evaluation of loggingresults (1 year)
4Portable dehumidifier x ? maybe after evaluation of loggingresults (1 year)
5Mechanical air ventilation x ? maybe after evaluation of loggingresults (1 year)
6HVAC x ? maybe after evaluation of loggingresults (1 year)
Fire detection
7Smoke (particulate) detector x x Will be installed in april
8Fire (heat) detector x x Will be installed in april
9Fire alarm x x Will be installed in april
Fire response
10Portable extinguisher (gas, powder, foam) x 1 x check-up by fire dep. in april
11Extinguisher trolley x x check-up by fire dep. in april
12Fire hose cabinet x 1 x check-up by fire dep. in april
13Sprinkler system x / will not be installed
Surveillance
14Window/door contacts x x Will be installed in april
15Motion detectors x x Will be installed in april
16Alarm system x x Will be installed in april
17CCTV-cameras x x Will be installed in april
Evaluation
System of fire detection, fire response and surveillance has been worked out by our internal safetyadvisor.
Systems will be installed by professionals and checked by the local fire department in april 2016.
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

37. GEBOUW: Doc. 2c4
Localisation System
Is each peace
Are pieces
between Are the letters Are the levels of furniture
Is the location of the
object
of furniture
the furniture
identified or numbers in identified from top to written in the inventory
identified by by a letter or sequence? bottom or bottom book or on the
a letter or a
number? a number? to top? computer?
Storage
Room No Yes No Yes No Yes No ↓ ↑ No Book
Electron
ic
x x x x x
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

38. COLLECTIE: Doc. 2c5
Study of the collection
Study of Museum
Collection p2
Institution: Nationaal Tabaksmuseum
Wervik Team: Daisy & Katrijn Doc 2C5. Rev 05
A B C D E F
Type of Collection
Localisation of the Furniture
Objects
on
Objects
outside No. Of
No. Of
objects
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011 ground storage
object
s registred
archeologie Archeologie x x x x x x x
erfgoedcollectie schilderijen x x x
beelden x x
boeken x x
plaques en borden x x
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

39. MEUBILAIR: Doc. 2c7
Study of documentation system
A B C D
Components of the Existing Current state Proposed changes
Documentation System
Yes No
1Accession Register x not up to date update
2Accession Number x not ok for the complete collection update, complete
3Main Card index x
4Location System x
5Movement book x
6Second card indexes
Categories x
Materials x
Origin x
Period x
7Individual file x
8Catalogues x not up to date, mainly on paper update, digitize
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

40. MEUBILAIR/ Doc. 2C8
Study of small equipment
A B C D
Equipment type Exists Condition Comments
No Yes Quantity Keep Modify Replace
reaching
Step stool x x
Kick stool with wheels x x
step ladder x 1 x
Extension ladder x available (internal technical team)
Double-sided ladder x 1 x
Mobile ladder with platform x available (internal technical team)
Handling
Tray x x
Basket x x
Trolley x x
Dolly x x
Rolling platform x x
Hand truck x x
Hand pallet tuck x 1 x
Forklift truck x available (internal technical team)
Work
Desk x 5 x
Chairs x 36 x
Table lamps x x
Computer station x x
Clean
Broom x 2 x cleaning material should be evaluated
Dry mop x 1 x cleaning material should be evaluated
Duster x x cleaning material should be evaluated
Vacuum (hand-held) x x cleaning material should be evaluated
Professional vacuum x 1 x cleaning material should be evaluated
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

41. MEUBILAIR: Doc 2c9
Study of furniture
A B C D E F G H I J K
Type of furniture
Locatio
n Measurement
Surface
on No. Of Surface
Collection
type % of
Adapte
d
Categor
y Proposed Changes
No. Length Width Height ground shelves offered fullness
Categor
y Keep Modify
Replac
e
A1: drawing cabinet 1 plans, posters 5% x
A2: drawing cabinet 2 0,71 0,48 1,35 4 empty 0% x
A3: Shelving unit
(metal) 1,25 0,4 2,1 6 archives 100% x
A4: Shelving unit
(wood) 5 1,4 3,4 7 empty 0% x
A5: cabinet 1 0,4 2 4 empty 0% x
A5: cabinet 0,92 0,43 1,8 4 empty 0% x
A5: cabinet 0,9 0,43 1,98 5 empty 0% x
A5: cabinet 1,5 0,43 1,9 5 empty 0% x
A6: pallet (wood) 0,8 1 0,15 0 archeology 100% x
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

42. GEBOUW: Doc. 2C10
Agressors
Stap 2. Vul de sjablonen in 2c1 tot 2c10:

43. Fase 2 : opmaken condition report
Stap 3. Ga aan de slag met de collectie:
collection = groene post-it
Non-collection= rode post-it

44. Fase 2 : opmaken condition report
Stap 3. Ga aan de slag met de collectie:
alle stukken met een rode post-it = verwijderen uit depot
Enkel collectie blijft in het depot

45. Fase 2 : opmaken condition report
Stap 3. Ga aan de slag met de collectie:
1. Hergroepeer de collectie die nu in het depot overblijft:
 Asbakken
 Pijpen
 Publiciteitsmateriaal
 Sigaren
 Sigaretten
 Schilderijen
 Snuifdozen
 …
2. Alle stukken tellen en in een groep onderbrengen
Vb. 584 stekjesdozen

46. Fase 2 : opmaken condition report
3. Alle stukken in één van deze 12 categorieën onderbrengen

47. Fase 2 : opmaken condition report
4. matrix maken

48. Fase 2 : opmaken condition report
Stap 4. Schrijf het conditierapport

49. Fase 3 : Opstellen actieplan
 STAP 1: hoeveel ruimte en kasten hebben we nodig?
 Hergroeperen van alle collecties = opstellen nieuw collectieplan
 Berekenen van ‘Fullness’ van de kasten en rekken
 Locatie 11 (erfgoedcentrum) wordt centraal depot
 STAP 2: budget???
 ‘verbouwingen’ depot
 Aankoop mobiele rekken
 STAP 3: uitschrijven stappenplan = wie doet wat tegen wanneer

50. Fase 4 : uitvoering actieplan
1. Opstellen nieuw plan depot
2. Inrichten van - depot
- quarantaineruimte
- leeszaal
3. registratie

51. Fase 4 : uitvoering actieplan
Opstellen nieuw plan depot
In samenwerking met ICT
technische dienst
externe professionelen
brandweer

52. Fase 4 : uitvoering actieplan
Inrichten ‘depot’: basis
 Nieuw plafond
 Schilderen muren
 Epoxylaag vloer

53. Fase 4 : uitvoering actieplan
 Nieuwe compactus
 Hergebruik metalen rekken
 ‘provisoir’ schilderijrek
Inrichten ‘depot’: interieur

54. Fase 4 : uitvoering actieplan
‘Inrichten quarantaineruimte’

55. Fase 4 : uitvoering actieplan
‘Inrichting leeszaal’

56. Fase 4 : uitvoering actieplan
Registratie, registratie, registratie : de laatste loodjes…

57. Over de methodologie
 Wat hebben we gebruikt?
 Werkboek met formulieren, sjablonen en stappenplannen
 Advies van collega’s uit de andere musea en het ‘teachin-team’ van Re-Org
 Tips and tricks
 Welke voordelen?
- Moeilijke collecties
- Verrassingen

58. ‘Moeilijke’ collecties…
 Tabaksstalen
 ‘levend’ materiaal > insecten
 Gevaar om andere objecten te besmetten
 ‘dirty’ collection

59. ‘Moeilijke’ collecties…
Plastic boxen:
- Niet volledig luchtdicht
- Gelabeld
- Niet langer ‘dirty’

60. ‘Moeilijke’ collecties…
 Pyrogènes
 Brandgevaar (opslag naast elektrische leidingen)
 Kans op schade
 Diefstal (onbeveiligde locatie)
 Risico op informatieverlies of verlies voorwerp

61. ‘Moeilijke’ collecties
Elke pyrogène heeft een
uniek objectnummer, is
gelabeld en geregistreeerd

62. ‘Moeilijke’ collecties
Elke pyrogène heeft een unieke, aangepaste plaats in het
depot

63. Omgaan met verrassingen…

64. Omgaan met leuke verrassingen
 Steun en enthousiasme van management,
personeel en vrijwilligers

65. Dankzij de methodologie hebben we een
mega-vooruitgang geboekt.
We hebben nog een lange weg te gaan,
en een berg werk voor de boeg, maar
Re-Org maakt het een stuk gemakkelijker
en aangenamer werken…

66. Vragen?