Tinjauan organisasi TRUSTCO menemukan kekurangan di kebijakan dan operasional. Perlu diperkuat peran manajemen pada kebijakan strategis dan delegerasi wewenang lebih besar kepada staf operasional untuk meningkatkan fleksibilitas. Juga perlu mekanisme kontrol yang jelas dan penempatan sumber daya manusia sesuai kompetensi.

1. TINJAUAN ORGANISASI
TRUSTCO Malang
10 Maret 2007

2. Model & Teori Diagnosa
• Menggunakan model Weisbord

3. Model & Teori Diagnosa
• Setiap aspek didiagnosa untuk
mengetahui kesenjangan antara dimensi
formal dengan dimensi informal realitanya.
• Weisbord memberikan pertanyaan-
pertanyaan kunci untuk membantu
mendiagnosa
• Kunci keberhasilan diagnosa ini adalah
kecermatan atas realita yang terjadi

4. 1. TUJUAN
 Tujuan jelas ?
 Visi TRUSTCO ada
 Misi dan Rencana Strategis belum ada
 AD/ART belum ada
 Program kerja masih parsial
 Sepaham untuk mencapai kepuasan pelanggan
melalui lembaga yang profesional
 Tujuan disetujui / didukung oleh anggota ?
 Dukungan sebatas pada pemahaman masing-
masing.
 Masih labil, karena TUJUAN masih samar

5. 2. STRUKTUR
• Apakah selaras antara tujuan dengan struktur
yang ditetapkan ?
– Struktur yang ada, cukup logis sesuai dengan
pembagian tugas.
– Namun pada pelaksanaannya menjadi tidak efektif
karena sebagian besar personal memiliki kesibukan
di luar struktur.
– Struktur itu terkesan gemuk karena masih ada tugas-
tugas yang overlap
– Selain itu masih ada forum trainer dan forum pemilik
yang belum diatur

6. Eko Andi
QUALITY ASSURANCE
ADMINISTRATION (Luluk)
LEARNING OUTLINE (Priyanda, Catur)
LEARNING MATERIAL (Dadang)
LOGISTIK (Sofyan)
Arief
HUMAN RESOURCES DEPARTMENT
Ita
FINANCIAL DEPARTMENT
Ferry
MARKETING DEPARTMENT
Sofyan
OUTBOUND DEPARTMENT
Deddy.
DIREKTUR OPERATIONAL
Nurcholis
DIREKTUR UTAMA

7. ADMINISTRASI
• Bertanggung jawab pada pengelolaan administrasi
dan kesekretariatan secara umum.
• Mengelola Buku Daftar Pelanggan
• Melakukan pengarsipan terhadap segala format
dokumen maupun produk yang dipakai (proposal /
kontrak / kuisioner / laporan dsb.)
• Bertanggung jawab pada distribusi surat & proposal
• Mengelola peralatan perkantoran
• Mengelola Perpustakaan
• Melakukan tindakan korektif, preventif dan
improvement terhadap administrasi

8. OUTLINE MATERI
• Bertanggung jawab pada penyiapan dan
pengendalian kurikulum
• Bertanggung jawab pada perumusan Mindset
TRUSTCO
• Bertanggung jawab pada perumusan kurikulum /
outline setiap materi.
• Melakukan pengendalian dan up-grading pada
materi pelatihan
• Melakukan analisa dan evaluasi terhadap
kuisioner pelatihan
• Melakukan tindakan korektif, preventif dan
improvement terhadap materi

9. LOGISTIC
• Bertanggung jawab pada penyiapan dan
pengelolaan sarana pelatihan secara
umum
• Melakukan inventarisasi peralatan
• Mengatur peminjaman peralatan
• Mengatur penyimpanan peralatan
• Merencanakan investasi peralatan
• Melakukan tindakan korektif, preventif dan
improvement terhadap sarana pelatihan

10. MOTIVATION SHOP
• Bertanggung jawab pada penyiapan dan
pengelolaan design sarana & prasarana pelatihan
(produk trustco)
• Menyusun standar sarana pelatihan dan
melakukan pengarsipan / dokumentasi (makalah,
slide, kuisioner dsb)
• Melakukan up-grading terhadap sarana pelatihan
(makalah, slide, kuisioner dsb.)
• Melakukan pengadaan & penjualan produk
trustco
• Membuat Design Training Kit
• Melakukan tindakan korektif, preventif dan
improvement terhadap produk trustco

11. PENANGGUNG JAWAB
• Bertanggung jawab pada pelaksanaan acara pelatihan yang
dilaksanakan oleh lembaga.
• Mempersiapkan dan/atau melaksanakan tugas kepanitian
• Melaksanakan pengadaan Training Kits & Marketing Tools, melalui
Motivation Shop
• Mempersiapkan dan melaksanakan serta mengkoordinasikan acara
pelatihan
• Melakukan tindakan korektif, preventif dan improvement terhadap
pelaksanaan kegiatan pelatihan
• Mengatur keuangan kegiatan, dengan persetujuan Dir.Op
• Menunjuk trainer yang bertugas, dengan persetujuan HRD
• Mengatur susunan acara, dengan persetujuan QC
• Menetapkan framework of training berdasarkan hasil TNA &
masukan Outline materi
• Mempertanggungjawabkan tugasnya dengan menyusun LPJ.

12. STAFF MARKETING
• Menyusun standar Company Profile
• Menyusun standar Product Knowledge
• Menyusun standar Proposal Kegiatan
• Menyusun standar Proposal Lanjutan
• Menyusun Form Kontrol Pengeluaran
Marketing
• Menyusun Design Marketing Tools

13. 3. TATA HUBUNGAN
• Bgmn tatahubungan individu dalam
organisasi ?
– Individu memiliki sense of belonging yang
cukup besar pada TRUSTCO, apalagi yang
sumber maisyah-nya hanya di TRUSTCO.
– Memiliki hubungan KEKELUARGAAN yang
kental, kurang cocok bila HIRARKIS
– Forum informal kadang menjadi lebih efektif
daripada forum formal

14. 3. TATA HUBUNGAN
• Bgmn tatahubungan antar unit ?
– Masih sering terjadi mis-koordinasi karena
ketidaktepatan pelaksanaan pekerjaan,
padahal waktu sangat singkat.
– Beberapa job unit tidak terlaksana sehingga
terjadi ketidakpuasan internal customer.
– Komunikasi internal tidak lancar karena belum
ada kesepakatan tentang sistem yang akan
dipakai
– Hanya efektif bila personal ketemu di kantor.

15. 3. TATA HUBUNGAN
• Bgmn tatahubungan antar orang dengan sifat
dan keharusan yang diminta pekerjaannya ?
– Beberapa personal incharge belum melaksanakan
tugasnya dengan ‘sempurna’, sehingga fungsi unit
tersebut menjadi lemah dan harus di-back up oleh
unit lain
– Inovasi masih rendah dalam pelaksanaan tugas
– SaranaPrasarana pendukung tugas masih sedikit

16. 4.PENGHARGAAN
• Apakah sistem penghargaan telah
terlaksana dengan baik ?
– Hanya sebagian yang diberi gaji
– THR sudah diberikan semampunya
– Pembagian fee training cukup jelas
– Bentuk-bentuk insentif untuk meningkatkan
motivasi belum diberikan.

17. 5. KEPEMIMPINAN
• Pemimpin dapat merumuskan tujuan organisasi ?
– Visi telah ada, misi dan renstra belum ada
• Mewujudkan tujuan dalam bentuk program ?
– Belum secara terpadu, masih parsial dan tidak terpantau dengan
baik
• Mempertahankan integritas organisasi ?
– Integritas TRUSTCO terjaga pada saat mutu produk dan
kepuasan pelanggan terjaga. Kedua hal tersebut tidak terpantau
dengan baik.
– Motivasi staf masih naik-turun
• Membangun dan memelihara peraturan ?
– Peraturan yang ditetapkan masih sedikit, dan bersifat korektif-
responsif, belum bersifat antisipatif

18. 5. KEPEMIMPINAN
• Apresiasi pada konflik ?
– Konflik terbuka dapat diselesaikan dengan
baik, walaupun tidak menutup kemungkinan
adanya konflik tersembunyi yang belum
terselesaikan. Perlu mekanisme untuk
mengungkap konflik-konflik tersebut.
– Masih terdapat kesenjangan antara Pemimpin
Formal dan Pemimpin Informal, sehingga
secara alamiah terjadi ketidakefektifan
organisasi

19. 6. Mekanisme Tata Kerja
• Sistem Perencanaan ?
– Masih bersifat responsif dan parsial di unit, belum
bersifat menyeluruh dan antisipatif
• Sistem Penganggaran ?
– Sudah ada, namun belum mencakup perencanaan
kedepan yang antisipatif dan jangka panjang.
• Sistem Komunikasi ?
– Secara formal hanya dilakukan saat rapat pleno
(lisan), belum efektif dalam bentuk tertulis berupa
surat atau laporan, apalagi elektronik

20. 6. Mekanisme Tata Kerja
• Sistem Kontrol ?
– Masih lemah, baik dari segi standar nilai, pendataan,
pemeriksaan maupun tindakan perbaikan
– Dokumen untuk kontrol masih lemah
• Apakah sistem yang ada mendukung atau
malah menghambat ?
– Sistem yang TOP down seringkali menghambat
karena kurang aplikatif, sehingga yang terjadi adalah
sistem yang dibangun secara BOTTOM up

21. RESUME
• TRUSTCO secara organisasi masih memiliki
kekurangan di wilayah KEBIJAKAN juga di
wilayah OPERATIONAL
• Perlu dilakukan recovery segera karena
diperkirakan akan banyak TREAT yang muncul
dimasa akan datang
– Kompetitor yang semakin berkembang (ESQ remaja-
mahasiswa, TIPS, Lembaga lokal)
– Kewajiban beberapa trainer untuk studi lanjut diluar
negeri atau kota (Arief, Andi, Catur)

22. RESUME
• KEBIJAKAN lemah karena
– tidak tersedia cukup waktu untuk membahasnya
– Lebih banyak membahas yang urgent, walaupun itu
bersifat operasional
– Banyaknya kewajiban prioritas yang belum selesai
sehingga menghambat pengambilan keputusan di
tingkatan bawahnya
– Personal pengambil kebijakan masih overlap dengan
tugas operasional
– Tugas operasional belum didelegasikan dengan
tuntas, karena belum ada mekanisme kontrol.
– Terjebak oleh kesibukan masing-masing.

23. RESUME
• OPERATIONAL lemah karena
– Beberapa personal terjebak dalam kesibukan masing-masing (masih
ada dobel fungsi yaitu pada KEBIJAKAN dan OPERASIONAL
sekaligus)
– Tidak ada mekanisme kontrol yang efektif (tidak ada atau masih
informal)
– Belum ada program kerja yang terpadu
– Sistem kerja masih belum stabil
– Pengambilan keputusan yang butuh waktu yang lama oleh board of
management
– Sarana prasarana kerja masih belum mencukupi
– Sistem komunikasi internal yang kurang lancar karena jarang
bertemu di kantor dan surat-menyurat tidak efektif.
– Pelaksanaan keputusan yang belum stabil, dikarenakan
ketidakjelasan pelaksana, dan kesibukan staf yang bersangkutan.
– Secara personal lebih mengutamakan persiapan untuk training yang
terdekat daripada tugas rutin
– Kesenjangan antara kompetensi personal dengan tuntutan
jabatannya

24. ALTERNATIF SOLUSI
• Perlu diperjelas dan diperkuat wilayah
KEBIJAKAN dan wilayah OPERATIONAL
dengan cara :
1. Mendelegasikan beberapa tugas dan wewenang
Board of Management kepada staf OPERASIONAL,
terutama untuk t&w yang memang bersifat
operasional, misal :
• Pembukuan dan Pembuatan Laporan Keuangan
• Penetapan rencana up-grading trainer
• Pengembangan produk training
• Pelaksanaan rencana investasi dan pembelian dsb.
2. Memberikan t&w lebih besar pada staf
OPERASIONAL sehingga mekanisme kerja dapat
berjalan lebih luwes dan cekatan, dengan kewajiban
membuat laporan OPERASIONAL per 3 bulan dan
dipresentasikan kepada board of management

25. ALTERNATIF SOLUSI
3. Memperkuat leadership dengan cara
membangun sistem kontrol yang jelas dan
formal. Misal kontrol Board of Management
kepada OPERASIONAL dilakukan setiap 3
bulan sekali, disertai standarisasi mutu
sebelumnya.
4. Mengurangi waktu kerja personal yang
memiliki kesibukan di luar struktur, sehingga
beban pekerjaan sesuai dengan
kesanggupan.

26. ALTERNATIF SOLUSI
5. Mengefektifkan rapat koordinasi yang saat ini
diadakan, misal :
Rapat Manajemen dilakukan sebulan sekali untuk
membahas KEBIJAKAN STRATEGIS,
Rapat Pleno dilakukan setiap minggu untuk
membahas MARKETING,
Rapat Kordinasi & Evaluasi antara MANAJEMEN
dengan OPERASIONAL dilakukan 3 bulan sekali,
Rapat Trainer dilakukan 2 minggu sekali untuk
membahas training yang ada,
Rapat Insidental diadakan diantara rapat-rapat yang
diatas.

27. ALTERNATIF SOLUSI
6. Menempatkan personal sesuai dengan
kesanggupan (kompetensi dan waktu kerja
tersedia) yang bersangkutan
7. Merampingkan struktur organisasi,
menyesuaikan jumlah orang yang sanggup
menjadi staf operasional.
8. OPERATIONAL harus setiap hari datang ke
kantor untuk membangun sistem yang stabil
(setidaknya dalam 3 bulan ini)

28. KESIMPULAN AKHIR
• Board of Management, hanya pada wilayah
KEBIJAKAN STRATEGIS yang bersifat antisipatif
dan dilakukan peninjauan dalam periode tertentu.
Bertanggungjawab untuk menjaga integritas
lembaga.
• OPERATIONAL, sebagai pihak yang akan menjadi
frontliner TRUSTCO, memiliki kesanggupan untuk
mencapai target2 perusahaan, memiliki tugas dan
wewenang yang lebih luas sehingga akan dapat
melaksanakan amanah organisasi dengan lebih
luwes dan cekatan. Bertanggung jawab untuk
menjaga mutu lembaga dan kepuasan pelanggan