1. Tienke Koning, directeur Ubbo Emmius Fonds Universiteit
Groningen en Nicole Fouchier, directeur Universiteitsfonds &
Alumnirelaties, Universiteit van Tilburg
NAFF jaarbijeenkomst 27 en 28 mei 2010

3. 1. Doel van de telefooncampagne
2. Inrichting van de campagne
3. Ervaring tijdens de telefooncampagne
4. Resultaat
5. Lessons learned

4. Primair:
 Ervaring opdoen in bellen (pilot)
 (Weder)opbouwen band alumni (friendraising)
 Peilen behoefte aan (hernieuwd) contact met UvT
 Verzamelen demografische gegevens t.b.v.
toekomstige segmentaties. Geen spamming meer.
 Feedback over opleiding en beleving studie
 Inventariseren mogelijkheden voor stageplaatsen,
masterclasses etc.
Secundair:
 Fundraising aan de hand van concrete projecten

5.  Centrale campagne, niet per faculteit
 Leiding ligt bij UEF die ook uitvoert.
 1500 alumni medicijnen, 1500 alumni
tandheelkunde en 1500 alumni farmacie
worden gebeld
 Fundraising voor beurzen Junior Scientic
Masterclass Medicijnen & Farmacie

6.  Externe begeleiding door UK consultant
 Validatie van adresgegevens.
 Cultuurverschillen Angelsaksische landen en Europa
analyseren
 Precal-letters met opt-out mogelijkheid gemaakt:
• Twee precal letters: (1) alleen affinity & (2) affinity &
fundraising
• Bij fundraising precal letter “cases for support” duidelijk
beschreven. Zorg dat de cases for support altijd door kunnen
gaan ook al komen er weinig giften binnen!
 Rechtenstudenten als bellers. Mogelijkheden voor
matching alumnus-student in afstudeerrichting.
 Werving en selectieprocedure bellers
 Bepalen welke affinity c.q. demografische gegevens
noodzakelijk zijn en waarom

7.  Belscripts maken
 Informatiemateriaal universiteit en faculteit
voorhanden
 Studenten trainen
 Belruimte voorzien van faciliteiten en
“spelletjes”!
 Softwareprogramma voor bellers van
doorslaggevend belang! Testen vooraf.
 Financiële administratie op orde zoals
machtigingsbrieven en direct debit
 Follow up brieven
 Stewardship programma (niet uitgewerkt)

8.  Externe begeleiding van alumnus die
diverse callcentra heeft opgezet
 Geen precal letters verzonden, maar
aankondiging in alumniblad UEF
 Masterstudenten van medicijnen,
tandheelkunde en farmacie bellen
 Belscript zelf opgesteld met alumnus
 Werving studenten en training van bellers
door alumnus

9.  Software programma niet intuïtief en onvoldoende
toegerust op verwerken demografische gegevens.
Achteraf bleken er veel gegevens verloren.
 Alleen standaard fundraising-mailmerges waren
mogelijk; 2200 brieven handmatig verwerkt
 Student beller tijdens campagne behoefte aan
uitdaging intellectueel en competitief;
 Studenten denken graag mee en geven goede
feedback
 Infomap met eenduidige info ontbrak. Veel losse
papiertjes met info die al doende werden bijgesteld.

10.  Blijven trainen tijdens campagne, studenten
ontwikkelen zich snel.
 Tussentijdse rapportages te laat waardoor
bijsturen niet meer mogelijk was
 Onervarenheid in direct debit afhandeling
 De matching alumnus-student op
afstudeerrichting werd van beide kanten op
prijs gesteld. Leidde tot verdieping.

11.  Software speciaal gemaakt voor
belcampagne
 Studenten zijn erg enthousiast en realiseren
goede resultaten
 Alumni die worden gebeld reageren
enthousiast
 Geen klachten
 Resultaten motiveren studenten

12.  In totaal bijna 4000 nummers achterhaald; veel
gegevens gevalideerd en aangevuld
 2200 uiteindelijk gebeld.
 1500 positieve reacties
 Alumni geven aan graag iets terug te willen
doen voor de UvT; veel toezeggingen voor
masterclasses, stageplekken etc.
 Alumni staan in beginsel niet negatief ten
opzichte van doneren met name bij projecten
met hoge “aaibaarheidsfactor”

13.  1000 willen graag via een nieuwsbrief
betrokken blijven bij de UvT; veel hebben
aangegeven bij een seminar of lezing
aanwezig te willen zijn.
 Donaties:
• € 13.500 toegezegd
• € 4.400 daadwerkelijk gegeven
• 84 donateurs
 Enorm veel werk aan follow up van de
campagne!

14.  6 avonden (3 uur) gebeld door 6 studenten
 2270 alumni gebeld, 1000 bereikt, 162
donaties
 Gedoneerd bedrag: € 6.700
 Verder verzoeken om nader contact,
onderzoek naar
samenwerkingsmogelijkheden, stagiaires,
etc.
 Verwachting is dat deze campagne
breakeven draait

15. Groot succes en (dus) problemen bij follow up:
 2200 stewardship-brieven zijn handmatig verwerkt door
niet goed toegerust softwareprogramma consultant
 Er zijn heel veel stageplaatsen aangeboden alleen niet
voldoende gespecificeerd; wie coördineert follow up?
 Velen hebben aangegeven bij een specifiek event
aanwezig te willen zijn: uitnodigingen hiervoor moeten
worden verstuurd. Wie gaat dat doen en wie houdt dit
voor de toekomst bij?
 Veel masterclasses aangeboden; hoe dit op te volgen?
 Veel behoefte aan vorm van hernieuwd contact.
Segmentatie (nog) niet mogelijk vanwege inadequaat
CRM systeem en verloren gegane gegevens.
 Vanwege gebrek aan direct debit, veel
machtigingsbrieven. Daardoor veel verlies aan
toegezegde inkomsten.

16.  Zorg dat je klaar bent voor succes!
 Zorg voor een goed CRM /fundraisingssoftware
database.
 CRM systeem dat alle gegevens en follow up acties
kan verwerken, onthouden en weer kan opleveren.
 Zorg ervoor dat het tijdens de telefooncampagne
gebruikte belsoftware compatible is hiermee
 Stem belscript en gevraagde gegevens af op
mogelijkheden softwareprogramma en CRM
database
 Test software en compatibility meerdere malen
vooraf om verlies van gegevens en inspanningen
maar erger verwachtingen bij alumni te
voorkomen!!!!!!!!

17.  Laat studenten goed vertrouwd raken met
het belprogramma
 Zorg voor losbladige infomap voor alle
bellers.
 Zorg voor tijdige tussentijdse rapportage
waardoor bijsturen (trainen, soort vragen,
case for support) mogelijk is.
 Vraag gestructureerd feedback van
studenten tijdens campagne en stuur bij.

18.  Student bellers zijn grotendeels bepalend voor
succes. Steek veel tijd in korte en goede training en
zorg voor uitdagingen tijdens campagne.
 Laten bellen door rechtenstudenten werd door
alumni zeer op prijs gesteld en ook door studenten
zelf. Meer dan verwacht.
 Zorg dat coördinatie tevoren is belegd van acties die
genomen moeten worden op het aanbieden van
stageplekken, bijwonen evenementen, toezending
facultaire informatie etc.
 Betrokkenheid leiders (faculteit) is belangrijk. Deze
ook zelf eens bellen.

19.  Zorg voor een goed stewardship-programma
zoals follow up brieven en contacten.
 Zorg voor persoonlijke bedankbrieven/kaartjes
door studenten diezelfde avond.
 Zorg voor adequate direct debit administratie
in overleg met Dienst Financiën & Control. Dit
voorkomt niet nagekomen toezeggingen.
 Om giften vragen aan onze alumni werd niet zo
negatief gereageerd als we tevoren hadden
ingeschat. Volgende keer: primair fundraising.
 Case for support: “aaibare” projecten.
Campagne strategie als houvast.

20.  Geleerd van eerdere (externe)
telefooncampagne en van ervaringen van
collega's
 Bellers en alumni zijn enthousiast over
onderling contact
 Studenten bepalen sterk het succes en het
uiteindelijke resultaat. Plezier in het werk is
heel belangrijk
 Enthousiasme en positieve support van
universitaire bestuurders is zeer belangrijk
voor dit plezier!