tatacara pengurusan kontrak kerajaan

1. Tatacara
Pengurusan Kontrak
Kerajaan
Bahagian Perolehan & Penswastaan
Kementerian Kesihatan Malaysia

2. PP/PK BERKAITAN PENTADBIRAN
KONTRAK
Pentadbiran
Kontrak
Dalam
Perolehan
Kerajaan
2

3. KANDUNGAN
Surat Niat
SST, Pesanan
Kerajaan
dan Kad
Inden
Kontrak
Formal
Bon
Pelaksanaan
Bayaran
Denda, Tolakan
dan LAD
Tanggungan
Kecacatan
Penamatan
Kontrak
Contract
Coordination
Panel
Pentadbiran
Kontrak
Berkesan
Perubahan &
Pelanjutan
Kontrak

4. Dikeluarkan dalam tempoh sah laku
Surat Niat
Apa itu surat niat?
Surat kepada syarikat menyatakan niat/hasrat
Kerajaan menerima tawaran syarikat tetapi masih
perlu rundingan lanjut/ pengubahsuaian tawaran
asal tanpa melibatkan tawaran harga
Adakah surat niat legally binding?
Kontrak masih belum wujud dan tidak mengikat
kedua-dua pihak. Agensi dilarang mengeluarkan
arahan mula kerja bagi mengelakkan bayaran
ganti rugi (quantum meruit)
Bila Surat Niat perlu dikeluarkan?
Dikeluarkan segera selepas Pihak Berkuasa Melulus
memutuskan pelantikan dan perkara/ syarat untuk
dirundingkan
Jika Agensi bercadang untuk
mengeluarkan SST dengan kenaan
cukai jualan/perkhidmatan – surat
niat perlu untuk pendaftaran JKDM
Pegawai boleh dikenakan
surcaj/tatatertib dan pembayaran
melalui AP59
1
2
3
4

5. PK 4.2:
▪ Perkara 3.3 Sekiranya Kerajaan berhasrat untuk menerima tawaran sesebuah syarikat tetapi
masih memerlukan rundingan lanjut atau pengubahsuaian ke atas tawaran asal syarikat, Surat
Niat hendaklah dikeluarkan terlebih dahulu. Dengan pengeluaran Surat Niat ini, ikatan kontrak
masih belum terwujud. Agensi adalah dilarang untuk mengarahkan syarikat melaksanakan apa-
apa bekalan/perkhidmatan/kerja awalan melalui Surat Niat bagi mengelakkan Kerajaan
terpaksa membuat bayaran quantum meruit berdasarkan prinsip pemulihan ganti rugi. Sekiranya
perkara ini didapati berlaku, pegawai yang terlibat boleh dikenakan tindakan surcaj/tatatertib
dan pembayaran hendaklah dilaksanakan melalui AP 59. .
▪ Perkara 10.4.2. Sekiranya masih terdapat keperluan untuk mengadakan rundingan ke atas
tawaran asal syarikat atau terdapat sebarang pindaan yang perlu dibuat ke atas tawaran asal
syarikat, Surat Niat hendaklah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum SST dikeluarkan oleh Kerajaan
memandangkan telah wujudnya elemen counter proposal. SST hanya boleh dikeluarkan setelah
kedua-dua pihak mencapai persetujuan ke atas harga kontrak yang akan dimeterai bersama.
PK 5.1, Perkara 5.1.3(b)(xv):
▪ Surat Niat hendaklah dikeluarkan dengan kadar segera selepas diputuskan oleh PBM dan
agensi hendaklah menentukan tempoh maklum balas pembekal yang bersesuaian bagi
membolehkan mesyuarat rundingan diadakan sebelum SST boleh dikeluarkan.
Surat Niat – Rujukan Pekeliling Perbendaharaan
5

6. SURAT NIAT (LETTER OF INTENT – LOI)
Surat Niat – Format
6

7. Syarikat membuat pengakuan
penerimaan ke atas SST & lampiran-
lampirannya. (must be properly
communicated). Automatik terbatal
sekiranya tiada maklum balas
dalam tempoh ditetapkan.
Surat Setuju Terima (SST)
7
Apa itu SST?
Surat pemakluman rasmi penerimaan tidak
bersyarat oleh Kerajaan ke atas tawaran syarikat.
Dokumen perundangan yang sah dan merupakan
sebahagian daripada perjanjian kontrak
Apa Kandungan SST?
Berasaskan syarat dalam dokumen tender, syarat
dipersetujui dalam Surat Niat atau syarat-syarat
lain yang dipersetujui
Bila ikatan kontrak terwujud?
SST telah ditandatangani dan dikembalikan oleh
petender
Dikeluarkan dalam tempoh sah laku
Elemen yang perlu dipenuhi:
Tawaran, penerimaan, balasan,
niat, kejelasan, keupayaan
1
2
3
7

8. Kerajaan: Perwakilan kuasa oleh
Menteri/Menteri Besar/Ketua
Menteri kepada Pegawai Awam
Syarikat: Penama dalam Sijil
Pendaftaran MOF/ CIDB/ PUKONSA/
UPKJ
Surat Setuju Terima (SST) ... sambungan
Apa semakan yang perlu dibuat?
Semak status tindakan undang-undang ke atas
syarikat dan peruntukan adalah mencukupi
Harga Berdasarkan CJCP
Harga termasuk cukai jika perolehan tertakluk
kepada pembayaran cukai – pembekal mesti
berdaftar dengan JKDM dan kemukakan rujukan
pendaftaran CJCP
Siapakah yang boleh menandatangani
SST/Kontrak?
Berdasarkan penurunan kuasa menandatangani
kontrak di bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan
1949
Pengemukaan Akuan Sumpah
Tindakan Undang-Undang /
Tatatertib: Muflis, jenayah, badan
kawal selia (UPS, MOF dan CIDB
(Akta Cukai Jualan 2018 [Akta 806]
dan Akta Cukai Perkhidmatan 2018
[Akta 807])
4
5
6
8

9. Perolehan bukan bermasa adalah bermaksud Perolehan yang mana pembayaran kepada syarikat adalah dibuat sekali sahaja
iaitu setelah obligasi kontrak selesai (one-off payment); atau Perolehan yang mana tempoh kontrak adalah kurang daripada 4
bulan.
Bagi semua perolehan bermasa sama ada bekalan, perkhidmatan atau kerja tidak kira nilainya, hendaklah dikeluarkan SST dan
disusuli dengan dokumen kontrak komprehensif dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangan balas oleh syarikat.
Perolehan Bukan Bermasa Perolehan Bermasa
≤RM20k >RM20k hingga RM500k >RM500k Semua Nilai
Pesanan
Kerajaan
(LPO)
a) SST tanpa dokumen kontrak.
b) Syarat penting yang tidak
dinyatakan dalam format piawai
SST hendaklah dimasukkan dengan
jelas ke dalam Dokumen Sebut
Harga (Borang Q).
c) SST hendaklah berdasarkan format
piawai seperti di perenggan 9.1
(Rujuk PK4.2)
d) Namun begitu, bagi perolehan yang
rumit, Agensi boleh menyediakan
dokumen kontrak terperinci demi
menjaga kepentingan Kerajaan.
a) SST dan disusuli dengan dokumen
kontrak yang telah lengkap dalam
tempoh 4 bulan selepas SST
ditandatangan balas oleh syarikat.
b) SST hendaklah berdasarkan format
piawai seperti di perenggan 3.2
(Rujuk PK4.2)
c) SST berserta lampiran-lampirannya
hendaklah dijadikan sebahagian
daripada dokumen kontrak
tersebut.
d) Pembayaran yang dibuat secara
one-off atau tempoh kontrak
sehingga 4 bulan, Agensi adalah
dibenarkan untuk mengeluarkan
SST tanpa dokumen kontrak
tertakluk telah mendapat
persetujuan daripada Pegawai
Pengawal.
a) SST dan disusuli dengan dokumen
kontrak yang telah lengkap dalam
tempoh 4 bulan selepas SST
ditandatangan balas oleh syarikat.
b) SST hendaklah berdasarkan format
piawai seperti di perenggan 3.2
(Rujuk PK4.2)
c) SST berserta lampiran-lampirannya
hendaklah dijadikan sebahagian
daripada dokumen kontrak
tersebut.
Had Nilai Perolehan Bagi Mengguna Pakai SST – Bekalan/Perkhidmatan

10. Perolehan Bukan Bermasa Perolehan Bermasa
hingga RM500k >RM500k Semua Nilai
(a) Inden Kerajaan
berdasarkan format
seperti di
Lampiran 6 PK4.2.
a) SST dan disusuli dengan
dokumen kontrak komprehensif
yang telah lengkap dalam
tempoh 4 bulan selepas SST
ditandatangan balas oleh
syarikat.
b) Agensi hendaklah mengguna
pakai format baharu SST Kerja
seperti di perenggan 3.2. (Rujuk
PK4.2)
c) SST berserta lampiran-
lampirannya hendaklah
dijadikan sebahagian daripada
dokumen kontrak tersebut.
a)SST dan disusuli dengan dokumen
kontrak komprehensif yang telah
lengkap dalam tempoh 4 bulan
selepas SST ditandatangan balas
oleh syarikat.
b)Agensi hendaklah mengguna pakai
format baharu SST Kerja seperti di
perenggan 3.2. (Rujuk PK4.2)
c)SST berserta lampiran- lampirannya
hendaklah dijadikan sebahagian
daripada dokumen kontrak
tersebut.
Had Nilai Perolehan Bagi Mengguna Pakai SST – Kerja

11. 11
Agensi hendaklah mengeluarkan SST dengan
kadar segera sebaik sahaja mendapat
keputusan Lembaga Perolehan/
Perbendaharaan dalam tempoh sah laku
tender
Setelah mendapat keputusan Lembaga
Perolehan/ Perbendaharaan, maklumat
petender berjaya hendaklah disiarkan dan
petender yang tidak berjaya membuat
sebarang bantahan atas keputusan tersebut
dalam tempoh 10 hari.
Selepas tempoh berkenaan, Agensi
hendaklah mengeluarkan SST dengan kadar
segera dalam tempoh sah laku tender.
Perolehan Tidak Tertakluk CPTPP Perolehan Tertakluk CPTPP
Surat Setuju Terima (SST) ... sambungan
11

12. PRINSIP DAN DASAR PEROLEHAN
Surat Setuju Terima (SST) ... sambungan
Tempoh Pengeluaran SST Bagi Perolehan Tertakluk CPTPP – Domestic Review Procedure (DRP)
Aduan/Bantahan Berdasarkan Paparan
Keputusan PBM di Portal MyPROCUREMENT
Selepas paparan keputusan PBM jika tiada
aduan/ bantahan
selepas paparan keputusan PBM jika terdapat
aduan/ bantahan sehingga diselesaikan oleh
Agensi
selepas paparan keputusan PBM jika terdapat
aduan/ bantahan sehingga diselesaikan oleh
Badan Berkuasa
Aduan/Bantahan Berdasarkan Tempoh
Debriefing
Selepas debriefing jika tiada aduan/ bantahan
selepas debriefing jika terdapat aduan/
bantahan sehingga diselesaikan oleh Agensi
selepas debriefing jika terdapat aduan/
bantahan sehingga diselesaikan oleh Badan
Berkuasa
Nota: Pengeluaran SST boleh diteruskan sekiranya Sijil Perolehan Demi Kepentingan Awam
(Procurement Public Interest Certificate –PPIC) diperakukan untuk sesuatu perolehan.
12

13. Bil. Perkara Penjelasan
1 Format Kandungan Utama (tidak boleh dipinda) & Butiran Kontrak di
Lampiran A (boleh dibuat penambahan maklumat mengikut
kesesuaian perolehan/projek)
2 Kaedah Perolehan 1. Sebut Harga dan Tender
2. Kaedah Rundingan Terus:
⮚ Harga rundingan hendaklah dikemukakan kepada
MoF/PBM setelah proses rundingan selesai.
⮚ Setelah mendapat kelulusan MoF termasuk mengeluarkan
SST hendaklah diselesaikan dalam tempoh seperti berikut:
⮚ Sekiranya SST tidak dikeluarkan dalam tempoh yang
ditetapkan, maka kelulusan MoF terbatal dengan
sendirinya.
Nilai Tempoh Selesai Rundingan
Sehingga Dikeluarkan SST
Tidak Melebihi RM50 juta 3 Bulan
Melebihi RM50 juta 6 Bulan
PRINSIP DAN DASAR PEROLEHAN
Surat Setuju Terima (SST) ... Format Piawaian SST (PK4.2)
13

14. Penambahbaikan Kepada
Format SST
Klausa Berkaitan
Pelaksanaan ICP
Pilihan untuk
memotong perenggan
yang tidak berkaitan
bagi
• Dokumen kontrak
• Cukai
• ICP
PRINSIP DAN DASAR PEROLEHAN
Surat Setuju Terima (SST) ... Format Piawaian SST (PK4.2)
14

15. 1
Dokumen kontrak hendaklah
disempurnakan dalam tempoh 4 bulan
selepas SST ditandatangan oleh syarikat.
4
5
Pegawai Pengawal adalah
bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
keputusan,pelanjutan tempoh
menandatangani dokumen kontrak
tersebut. Salinan keputusan
dikemukakan kepada MoF untuk tujuan
rekod (melalui Modul Merekod
Permohonan dalam sistem eGPA)
Agensi masih tertakluk kepada peraturan
berkaitan kaedah bayaran kepada
syarikat selepas SST dikeluarkan tetapi
sebelum dokumen kontrak
ditandatangani.
2
Kontrak tambahan (supplementary
agreement) disempurnakan dalam
tempoh 2 bulan selepas surat
pemakluman keputusan perubahan
kontrak dikemukakan kepada syarikat.
3 Pegawai Pengawal boleh menimbang
Dan meluluskan pelanjutan tempoh
menandatangani dokumen kontrak/
kontrak tambahan melebihi tempoh
yang ditetapkan [Seksyen 2, Akta
Kontrak Kerajaan 1949]
Kontrak Formal
15

16. • AP169.D
(a) Sebelum suatu perolehan bagi bekalan, perkhidmatan dan kerja disetuju terima, Pegawai Pengawal atau pegawai yang
diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949 [Akta 120] hendaklah berpuas hati bahawa syarat-syarat perolehan
telah diputuskan dan dinyatakan dengan jelas.
(b) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan secara sebut harga di mana dokumen kontrak tidak sesuai untuk diadakan,
memadai dengan Pesanan Kerajaan/Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan
yang berkuat kuasa. Bagi perolehan kerja secara sebut harga, memadai Inden Kerajaan/SST dikeluarkan dan format Inden
Kerajaan/SST adalah tertakluk kepada Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa.
(c) Dokumen Kontrak hendaklah disempurnakan bagi semua perolehan bekalan atau perkhidmatan bermasa. Arahan
Perbendaharaan 169G hendaklah dipatuhi bagi maksud semua dokumen kontrak.
▪ PK4.2, Perkara 5
✔ Agensi hendaklah mengeluarkan SST dan disusuli dengan dokumen kontrak komprehensif dalam tempoh empat (4)
bulan selepas SST ditandatangan balas oleh syarikat / disetuju terima oleh pembekal.
• AP 169G. Syarat Kontrak
Jika suatu syarat kontrak telah disemak dan diluluskan oleh Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang bagi kegunaan
am, pegawai yang diberi kuasa boleh melaksanakannya tanpa merujuk semula untuk nasihat undang-undang selanjutnya.
Nasihat daripada Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang adalah perlu sekiranya:
(a) pindaan matan dibuat ke atas terma dan syarat kontrak;
(b) melibatkan implikasi undang-undang walaupun melibatkan kontrak yang kecil nilainya; dan
(c) kontrak itu memasukkan prinsip atau dasar baharu atau suatu jenis perkhidmatan yang belum pernah dibuat kontrak.
Kontrak Formal ... Rujukan PK dan AP
16

17. ① Bon pelaksanaan
② Waranti atau kualiti barangan;
③ Jadual penghantaran atau tempoh
siap;
④ Tempoh tanggungan kecacatan;
⑤ Bayaran pendahuluan;
⑥ Bayaran kemajuan;
⑦ Pelanjutan atau perubahan
kontrak;
8. Syarat perubahan harga;
9. Denda;
⑩ Ganti rugi kelewatan (LAD);
⑪ Set-off;
⑫ Penamatan kontrak; dan
⑬ Klausa-klausa lain.
Klausa-klausa yang perlu diberikan perhatian:
1
CJCP dan PROTÉGÉ-RTW
Terdapat dalam SST bukannya klausa
kontrak.
2
Kontrak Formal... Sambungan
Pihak PUU KKM telah menyediakan templat kontrak
untuk rujukan dan kegunaan semua PTJ. 17

18. 3
4
Syarat-syarat dan terma-terma
hendaklah dinyatakan dengan jelas
dalam dokumen pelawaan sebut
harga dan disertakan bersama
Pesanan Kerajaan supaya kontraktor
jelas mengenai obligasinya.
5
6
Perjanjian kontrak hendaklah
mengandungi klausa-klausa penting
yang melindungi kepentingan
Kerajaan.
Bagi semua perolehanbekalan
dan perkhidmatan bermasa,
kontrak formal hendaklah diadakan dan
AP 204 hendaklah dipatuhi (tidak kira
nilai).
Daftar kontrak hendaklah diselenggara
dengan lengkap dan dikemaskini –
mengelakkan pertindihan no tender &
kontrak.
Kontrak Formal....Sambungan
SYARAT-SYARAT DAN TERMA
MELINDUNGI KEPENTINGAN
KERAJAAN
KONTRAK FORMAL & RUJUKAN
KEPADA PENASIHAT
UNDANG- UNDANG
DAFTAR KONTRAK
18

19. PEROLEHAN
• Semua Nilai: SST dan disusuli dengan dokumen
kontrak
• RM50K atau kurang: Pesanan Kerajaan Tanpa
Dokumen Kontrak
• >RM50K hingga RM500K: SST tanpa dokumen
kontrak
• >RM500K: SST dan disusuli dengan dokumen
kontrak
Had Nilai Penggunaan Dokumen Kontrak
PENGGUNAAN PESANAN KERAJAAN, SST DAN KONTRAK FORMAL BERDASARKAN HAD NILAI
KONTRAK HAD NILAI
PEROLEHAN
BERMASA
BUKAN
BERMASA
BEKALAN/
PERKHIDMATAN
19

20. Perenggan
2.12
M/S
14
Agensi hendaklah menyimpan dokumen kontrak selepas sesuatu kontrak
ditandatangani dan dokumen berkaitan perubahan kontrak, Arahan Perubahan serta
pelanjutan masa.
Selepas kontrak
ditandatangani
Perubahan
Kontrak
Arahan
Perubahan
Pelanjutan
Masa
20
Boleh diberikan kepada Akauntan Negara/Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri
sekiranya diperlukan.
Pembayaran atau penerimaan hasil mengenai kontrak hendaklah direkodkan oleh
Agensi pada salinan kontrak pejabat sebagai rujukan pada masa hadapan
AP
169H
PERUBAHAN PP/PK PENTADBIRAN KONTRAK
Pengedaran dan Penyimpanan Dokumen Kontrak

21. 1
Merupakan suatu sandaran yang
dipegang oleh Kerajaan sebagai
jaminan bagi memastikan kontraktor
mematuhidan melaksanakan
obligasinya di bawah kontrak yang
ditandatangani. Dikemukakan bersama-
sama SST yang telah ditandatangani.
2
21
① Jaminan Bank
② Jaminan Insurans
③ Jaminan Syarikat Kewangan
④ Jaminan Bank Islam
5. Jaminan Takaful
6. Jaminan Bank Pembangunan
Malaysia Berhad & SME Bank
BON PELAKSANAAN
Maksud
Bentuk Bon Pelaksanaan
(Tempatan/Ringgit Malaysia)
3
Kadar Bon Pelaksanaan Bagi
Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan
(Kontrak One-off & Kontrak Bermasa)
① 2.5% daripada jumlah harga kontrak bagi
kontrak yang bernilai melebihi RM200,000
hingga RM500,000.00
② 5% daripada jumlah harga kontrak bagi
kontrak yang bernilai melebihi
RM500,000.00
③ Bagi kontrak bermasa yang berkuat kuasa 2
tahun atau lebih, peratusan perkiraan bon
dikira mengikut nilai kontrak satu (1) tahun
sahaja. Walau bagaimanapun, Bon
Pelaksanaan yang dikemukakan oleh
kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan
tempoh kontrak bermasa & dua belas (12)
bulan selepas tarikh tamat kontrak

22. 22
BON PELAKSANAAN.... Sambungan
CONTOH PENGIRAAN KADAR
Contoh 1 (Bekalan/Perkhidmatan)
Contoh 2 (Bekalan/Perkhidmatan)
Contoh 3 (Bekalan/Perkhidmatan)
Contoh 4 (Bekalan/Perkhidmatan)
(i) Nilai Kontrak : RM4.5 juta
(ii) Tempoh Kontrak : 3 tahun
(iii) Kadar Bon : 5%
(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM1.5 juta)
(iv)Jumlah (RM1.5 juta X 5%)
= RM75,000.00
(i) Nilai Kontrak : RM800,000.00
(ii) Tempoh Kontrak : 2 tahun
(iii) Kadar Bon : 2.5%
(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400k)
(iv)Jumlah (RM400,000.00 X 2.5%)
= RM10,000.00
(i) Nilai Kontrak : RM300,000.00
(ii) Tempoh Kontrak : 3 tahun
(iii) Kadar Bon : 2.5%
(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM100k)
(iv)Jumlah (RM100,000.00 X 2.5%)
= RM2,500.00
(i) Nilai Kontrak : RM2,000,000.00
(ii) Tempoh Kontrak : 18 bulan
(tidak dibahagikan kerana kurang 2 tahun)
(iii) Kadar Bon : 5%
(iv)Jumlah (RM2,000,000.00 X 5%)
= RM100,000.00

23. 1
Dua belas (12) bulan selepas tarikh
tamat kontrak atau selepas obligasi
terakhir, mengikut mana yang
terkemudian.
2
23
1. Membuat semakan dengan
bank/syarikat
kewangan/insurans mengenai
kesahihan Bon Pelaksanaan.
2. Sekiranya terdapat kes
pemalsuan – buat laporan
polis dan segera laporkan
kepada Perbendaharaan
Malaysia.
BON PELAKSANAAN... Sambungan
Tempoh Sah Laku Bon Pelaksanaan
Bentuk Bon Pelaksanaan
(Tempatan/Ringgit Malaysia)
3
Pelepasan Bon Pelaksanaan Bekalan
& Perkhidmatan
① Setelah obligasi kontrak selesai.
② Keluarkan surat pelepasan (letter of
discharge).
③ Barang guna habis boleh dilepaskan
lebih awal sekiranya Agensi berpuas
hati segala obligasi kontrak telah
selesai. (Pastikan semua tuntutan
kepada kontraktor selesai dan baru
bon dilepaskan)

24. 1
Dibayar kepada kontraktor bekalan dan
perkhidmatan serta kontraktor bertaraf
pembuat tempatan dan negara ahli FTA.
Tidak terpakai kepada Kontrak Pusat
Kementerian Kewangan, Kontrak Pusat
Agensi dan perkhidmatan perunding.
2
SYARAT PERMOHONAN
① SST telah ditandatangani dan
dikembalikan
② Bon Pelaksanaan telah dikemukakan
③ Polisi insuran berkaitan dikemukakan
④ Jaminan yang sama nilai bagi bayaran
pendahuluan telah dikemukakan.
3
4
BENTUK JAMINAN
Jaminan hendaklah dikemukakan dalam
bentuk yang tidak boleh batal (irrevocable)
dan sama nilai dengan bayaran
pendahuluan.
TEMPOH SAH LAKU JAMINAN
Tempoh sah laku Jaminan untuk Bayaran
Pendahuluan mestilah meliputi tempoh
kontrak atau ke satu (1) tempoh lanjutan
yang diluluskan dan akan dilepaskan apabila
segala potongan selesai mengikut mana
yang terdahulu.
BAYARAN
PENDAHULUAN
24
BAYARAN (PEROLEHAN KERJA)

25. Jumlah pembayaran sehingga 25%
daripada nilai kontrak atau
maksimum RM10 juta
mengikut mana yang lebih rendah
PEMBEKAL PERKHIDMATAN
Jumlah pembayaran sehingga 15%
daripada nilai kontrak atau
maksimum RM5 juta
mengikut
mana yang lebih rendah
BAYARAN PENDAHULUAN
1
SECARA
TENDER
2
Hendaklah mengemukakan permohonan
untuk mendapatkan kemudahan bayaran
pendahuluan berserta jaminan bagi
bayaran pendahuluan secepat mungkin
tetapi tidak lewat daripada tiga (3) bulan
selepas Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan.
3
25
BAYARAN (PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN)
PEMBUAT/PEMBEKAL TEMPATAN
DAN NEGARA AHLI FTA
PEMBEKAL/PEMBUAT/PENYEDIA
PERKHIDMATAN

26. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai
melebihi RM200 ribu hingga RM500 ribu
Jumlah pembayaran sehingga 15%
daripada nilai kontrak atau
maksimum RM50 ribu mengikut mana
yang lebih rendah
1
SECARA SEBUT
HARGA
2
3
Bayaran pendahuluan hendaklah
dipohon pada peringkat awal kontrak
dan tidak melebihi satu (1) bulan dari
tarikh SST mana berkaitan
4
26
BAYARAN PENDAHULUAN
BAYARAN (PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN)
Jumlah pembayaran sehingga 25%
daripada nilai kontrak atau maksimum
RM100 ribu mengikut mana yang lebih
rendah
PEMBUAT & PEMBEKAL TEMPATAN
PEMBEKAL PERKHIDMATAN
TEMPATAN

27. PK5.1
No.
Jenis
Pemenuhan
Tempoh
Kontrak
Bilangan Pembayaran
Mengikut Jadual
Had Pembayaran yang dibenarkan
1. Berjadual Tidak
melebihi
empat (4)
bulan
Pembayaran tidak boleh dibuat selagi dokumen perjanjian belum dimuktamadkan.
2. Bila Perlu (as-
and-
when
required)
3. Berjadual Melebihi
empat (4)
bulan
Melebihi tiga (3) kali Tiga (3) kali bayaran atau 75% daripada nilai kontrak yang mana
terdahulu.
Nota: Pembayaran hanya boleh dibuat dalam tempoh empat
(4) bulan pertama selepas SST disetuju terima oleh pembekal.
Tidak melebihi tiga (3) kali Bilangan jadual pembayaran hendaklah ditolak 1 bilangan
Pembayaran atau 75% daripada nilai kontrak yang mana
terdahulu.
Contoh:
Bilangan pembayaran mengikut jadual= 3, maka had bilangan
pembayaran yang dibenarkan adalah 3 - 1 = 2 bayaran
Nota: Pembayaran hanya boleh dibuat dalam tempoh empat
(4) bulan pertama selepas SST disetuju terima oleh pembekal.
4. Bila Perlu (as-
and- when
required)
Melebihi
empat
(
4) bulan
Tiga (3) kali bayaran atau 75% daripada nilai kontrak yang mana terdahulu.
Nota: Pembayaran hanya boleh dibuat dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas SST
disetuju terima oleh pembekal. 27
BAYARAN SEBELUM KONTRAK DIMUKTAMADKAN

28. PK4.2,
PERKARA
7
Kategori
Perolehan
Kaedah Bayaran
Dokumen Yang Perlu
Dikemukakan Kepada
Pejabat Pembayaran
Pihak Melulus
Bekalan &
Perkhidmatan
Bukan
Perunding
(a) Kemudahan ini adalah
hanya terpakai bagi
kontrak bermasa tertakluk
kepada syarat- syarat
berikut:
i) Tempoh kontrak melebihi
4 bulan dan ke atas; dan
ii) Bayaran berkala sehingga
3 kali dalam tempoh 4
bulan pertama selepas
keluarnya surat setuju
terima dan sebelum
kontrak formal
ditandatangan.
(b) Bayaran berkala yang
seterusnya akan hanya
dibuat selepas kontrak
formal ditandatangan.
(a) SST yang telah
ditandatangan
dan
dikembalikan;
(b) Bon pelaksanaan
telah
dikemukakan;
dan
(c) Apa-apa
syarat-
syarat
tambahan
seperti polisi-
polisi insurans
sebagaimana
yang
dinyataka
n dalam
(a) Pegawai Pengawal atau pegawai
lain yang diberi kuasa oleh
Pegawai Pengawal
(i) Setelah beliau berpuas hati
ke atas perkhidmatan
/bekalan sebenar yang
diterima daripada syarikat;
dan
(ii) Pegawai Pengawal
bertanggungjawab
sepenuhnya ke
atas keputusan yang
dibuat.
(b) Pegawai Pengawal atau pegawai
lain yang diberi kuasa oleh
Pegawai Pengawal adalah
bertanggungjawab memastikan
semua perolehan bekalan dan
perkhidmatan bermasa, kontrak
28
BAYARAN SEBELUM KONTRAK DIMUKTAMADKAN

29. PK4.2,
PERKARA
7
Kategori
Perolehan
Kaedah Bayaran
Dokumen Yang Perlu
Dikemukakan Kepada
Pejabat Pembayaran
Pihak Melulus
Kerja a) Bayaran kemajuan
sehingga 3 kali dalam
tempoh 4 bulan pertama
selepas keluarnya surat
setuju terima dan sebelum
kontrak formal
ditandatangan.
a) Bayaran kemajuan yang
seterusnya akan hanya
dibuat selepas kontrak
formal ditandatangan.
a) SST yang telah
ditandatangan dan
dikembalikan;
b) Bon pelaksanaan
telah dikemukakan;
dan
c) Apa-apa
syarat-
syarat tambahan
seperti polisi-polisi
insurans
sebagaimana yang
dinyatakan
dalam syarat- syarat
kontrak
telah dikemukakan.
a) Pegawai Penguasa yang
dinamakan dalam perjanjian
kontrak atau pegawai lain yang
diberi kuasa oleh Pegawai
Penguasa
(i) Setelah berpuas hati
bahawa syarikat telah
melaksanakan kerjanya
dengan baik dan telah
mencapai tahap kemajuan
kerja yang setimpal
seperti mana disyaratkan;
dan
(ii) Pegawai
Penguasa
bertanggungjawab
sepenuhnya ke atas
keputusan yang dibuat.
29
BAYARAN SEBELUM KONTRAK DIMUKTAMADKAN

30. 1. Kewajipan Agensi untuk memastikan sijil pendaftaran syarikat yang dilantik sama
ada dengan MoF sentiasa berkuatkuasa sepanjang tempoh kontrak atau projek
dilaksanakan.
1. Jika pendaftaran syarikat dengan MoF telah luput, ia tidak menjadikan sesebuah
ikatan kontrak itu menjadi tidak sah. Oleh itu, pembayaran boleh diteruskan setakat
mana pembekalan/perkhidmatan/kerja yang telah diterima tersebut tanpa perlu
membuat pelanjutan tempoh kontrak.
34
BAYARAN KEPADA SYARIKAT YANG LUPUT
PENDAFTARAN
BAYARAN ... Sambungan
Syarikat
30

31. 1
2
Jika kontraktor gagal memenuhi obligasi
kontrak, denda hendaklah dituntut dari
kontraktor.
Jika kontraktor gagal membayarnya,
denda hendaklah dituntut dari
bayaran kemajuan/ sebarang baki
bayaran yang kontraktor berhak
menerima.
3 Sekiranya ini tidak dapat dilakukan
tuntutan hendaklah dibuat daripada
bon pelaksanaan.
4
Jika berlaku kelewatan dan kontraktor
tidak layak diberikan lanjutan masa,
sejumlah ganti rugi tertentu hendaklah
dikenakan seperti dinyatakan di dalam
dokumen kontrak.
5
31
Denda hendaklah dikenakan mengikut
turutan di dalam dokumen kontrak.
DENDA/GANTIRUGI YANG DITENTUKAN DAN DITETAPKAN
(LIQUIDATED AND ASCERTAINED DAMAGES – LAD)

32. 32
TEMPLAT DENDA/PENALTI BEKALAN
17. HAK KERAJAAN APABILA BARANG TERSEBUT YANG DIBEKALKAN DIDAPATI ROSAK, RENDAH MUTU, TIDAK BERKUALITI, CACAT,
BERMASALAH, TIDAK MENGIKUT PESANAN ATAU TIDAK MENEPATI SPESIFIKASI
17.1 Bagi sesuatu Barang tersebut yang diterima tetapi didapati rosak atau rendah mutunya atau tidak berkualiti atau cacat atau bermasalah
atau tidak mengikut pesanan atau tidak menepati Spesifikasi yang dinyatakan dalam JADUAL A, KERAJAAN berhak sama ada –
17.1.1 menolak Barang tersebut itu dan meminta KONTRAKTOR mengganti Barang tersebut yang sama spesifikasinya atau lebih baik
daripadanya yang mana hendaklah diserahkan oleh KONTRAKTOR dalam tempoh satu (1) bulan selepas permintaan itu.
Sekiranya penggantian tersebut dilakukan selepas tempoh satu (1) bulan, denda sebanyak 2.5 peratus (2.5%) daripada harga
Barang tersebut yang tidak mengikut spesifikasi tersebut akan dikenakan ke atas KONTRAKTOR bagi setiap tujuh (7) hari
kelewatan. Bagi kelewatan yang kurang daripada tujuh (7) hari, denda hendaklah dikira secara pro rata; atau
17.1.2 menolak Barang tersebut itu dan membeli Barang tersebut yang dikehendaki itu daripada punca-punca lain. Sekiranya kos bagi
memperoleh Barang tersebut dari punca lain melebihi dari harga dalam JADUAL C Perjanjian ini, KONTRAKTOR hendaklah
membayar perbezaan harga yang lebih itu sebagai pampasan kepada KERAJAAN dan selain itu KONTRAKTOR hendaklah
membayar kepada KERAJAAN sepuluh peratus (10%) daripada harga Barang tersebut kepada KERAJAAN sebagai kos
pentadbiran; atau
17.1.3 menamatkan Perjanjian di bawah klausa 24.1.1 atas pelanggaran syarat atau terma Perjanjian dan merampas Bon Pelaksanaan.
17.2 Jika KONTRAKTOR telah menyerahkan Barang tersebut yang rosak, cacat, rendah mutu, rendah kualiti, bermasalah, tidak mengikut
pesanan atau tidak menepati spesifikasi kepada KERAJAAN dan KERAJAAN tidak mungkin menolak Barang tersebut itu oleh sebab Barang
tersebut itu telah dipakai atau digunakan sebelum diketahui rosak, cacat, rendah mutu, rendah kualiti, bermasalah, tidak mengikut pesanan
atau tidak menepati Spesifikasi, atau oleh sebab KERAJAAN telah terpaksa menerima Barang tersebut itu kerana keadaan-keadaan tertentu,
KERAJAAN boleh mengenakan denda kepada KONTRAKTOR sebanyak jumlah harga Barang tersebut yang dipesan.
17.3 Kegagalan KONTRAKTOR membuat bayaran di subklausa 17.1 atau 17.2 akan memberi hak kepada KERAJAAN untuk menamatkan
Perjanjian dan mengambil tindakan undang-undang ke atas KONTRAKTOR dan merampas Bon Pelaksanaan.
17.4 Klausa 17 ini hendaklah terus berkuatkuasa walaupun Perjanjian ini tamat atau ditamatkan.

33. 33
TEMPLAT DENDA/PENALTI BEKALAN.... Sambungan
18. HAK KERAJAAN APABILA BARANG TERSEBUT TERLEWAT DISERAHKAN
18.1KERAJAAN tanpa prejudis kepada remedi-remedi lain yang diperuntukkan di bawah Perjanjian ini, berhak jika Barang tersebut terlewat
diserahkan sama ada—
18.1.1 mengkehendaki KONTRAKTOR menghantar produk alternatif yang diluluskan oleh KERAJAAN. Selain daripada itu, KERAJAAN
boleh mengenakan kos pentadbiran sebanyak sepuluh peratus (10%) dari harga pesanan Barang tersebut ke atas KONTRAKTOR;
atau
18.1.2 membatalkan keseluruhan atau sebahagian pesanan yang terlewat diserahkan oleh KONTRAKTOR itu dan memperolehnya
daripada punca-punca lain (luar kontrak). Jika kos memperoleh Barang tersebut daripada punca-punca lain melebihi harga
Barang tersebut di bawah Perjanjian ini, KONTRAKTOR dikehendaki membayar perbezaannya kepada KERAJAAN dan selain
daripada itu, KERAJAAN boleh mengenakan kos pentadbiran sebanyak sepuluh peratus (10%) dari harga pesanan Barang
tersebut yang telah dibatalkan itu ke atas KONTRAKTOR; atau
18.1.3 menerima Barang tersebut dan mengenakan denda berjumlah sepuluh peratus (10%) daripada harga Barang tersebut untuk
setiap bulan kelewatan penyerahan Barang tersebut atau sekurang-kurangnya Ringgit Malaysia Ringgit Malaysia Dua Ratus
(RM200.00) mengikut mana yang lebih tinggi. Bagi kelewatan penyerahan yang kurang dari satu (1) bulan, denda hendaklah
dikira secara pro rata mengikut perkiraan tiga puluh (30) hari dalam satu (1) bulan; atau
18.1.4 menamatkan Perjanjian di bawah klausa 24.1.1 atas pelanggaran syarat atau terma Perjanjian dan merampas Bon Pelaksanaan.
18.2 Kegagalan KONTRAKTOR membuat bayaran di subklausa 18.1 akan memberi hak kepada KERAJAAN untuk menamatkan Perjanjian dan
mengambil tindakan undang-undang ke atas KONTRAKTOR dan merampas Bon Pelaksanaan.
18.3 Klausa 18 ini hendaklah terus berkuatkuasa walaupun Perjanjian ini tamat atau ditamatkan

34. 1
2
Jika denda dan bayaran-bayaran lain
yang dikenakan itu melebihi nilai bon
pelaksanaan dan kontraktor gagal
membayarnya, denda boleh juga
ditolak daripada apa-apa bayaran
yang kontraktor berhak menerima
daripada kontrak-kontrak lain dengan
Kerajaan.
Tuntutan sivil dan tindakan selanjutnya
hendaklah diambil jika semua tindakan
di atas tidak berhasil. (Hutang yang
tidak dituntut hendaklah dibuat hapus
kira)
3 Klausa mengenaidenda dan
cara Kerajaan boleh
memperolehnya hendaklah
dimasukkan dalam kontrak.
.
4
34
Agensi Kerajaan hendaklah memaklumkan
kepada Perbendaharaan atau CIDB
mengenai apa-apa denda yang dituntut
dan diterima daripada pembekal atau
kontraktor.
TOLAKAN (SET-OFF)

35. i) Tender
a) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan
Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat
berikut sahaja:
1) Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan
pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;
2) Perubahan kontrak (pengurangan skop dan perubahan spesifikasi yang tidak mengubah fungsi
asal) dan pelanjutan tempoh kontrak yang tidak mengubah kadar harga atau melibatkan
penurunan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
3) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga
dua (2) tahun; dan
4) Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, tambahan kuantiti/nilai perkhidmaan tidak melebihi 50%
daripada kontrak asal sekali sahaja dengan syarat nilai keseluruhan kontrak (nilai kontrak asal dan
nilai tambahan) tidak melebihi nilai ambang FTA.
PERUBAHAN DAN PELANJUTAN
KONTRAK
Pekeliling Perbendaharaan 4.1, Perenggan 2.7 (Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Bagi
Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Bagi Perolehan Yang Tidak Tertakluk Kepada FTA)
31

36. ii) Sebutharga
a) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh diluluskan oleh
pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal dengan syarat-syarat berikut:
1) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200 ribu hingga RM500 ribu;
2) Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan;
3) Perubahan kontrak (pengurangan skop dan perubahan spesifikasi yang tidak mengubah fungsi
asal) dan pelanjutan tempoh kontrak yang tidak mengubah kadar harga atau melibatkan
penurunan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;
4) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua
(2) tahun;
5) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal sekali sahaja
tertakluk kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan
nilai kontrak asal tidak melebihi RM750 ribu;
6) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal sekali sahaja
tertakluk kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak
asal tidak melebihi RM750 ribu;
7) Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan di
PERUBAHAN DAN PELANJUTAN
KONTRAK
Pekeliling Perbendaharaan 4.1, Perenggan 2.7 (Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Bagi
Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Bagi Perolehan Yang Tidak Tertakluk Kepada FTA)

37. 8) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan atau perubahan
lain bagi perolehan Negeri perlu dirujuk dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan Negeri.
(b) Walau bagaimanapun, perubahan kontrak seperti alamat penghantaran dan pelanjutan tempoh
penghantaran yang tidak melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi sebut harga oleh pentadbir
kontrak tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen kontrak.
PERUBAHAN DAN PELANJUTAN
KONTRAK…. Samb.
Pekeliling Perbendaharaan 4.1, Perenggan 2.7 (Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Bagi
Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Bagi Perolehan Yang Tertakluk Kepada FTA)
31

38. i) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan
Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat
berikut sahaja:
a) Pelanjutan tempoh/tambahan kuantiti/tambahan nilai perkhidmatan telah dinyatakan dalam iklan
semasa pelawaan dibuat dan dinyatakan juga dalam kontrak yang ditandatangani. Sekiranya tidak
dinyatakan, maka pelanjutan tempoh tidak dibenarkan dan perolehan baharu hendaklah
dilaksanakan berdasarkan peraturan dan tatacara yang ditetapkan bagi perolehan yang tertakluk
kepada FTA;
a) Pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan sebarang kenaikan kadar harga. Pelanjutan tempoh
kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan
a) Nilai tambahan kuantiti/nilai perkhidmatan yang dibenarkan adalah sehingga 50% daripada
kontrak asal sekali sahaja dengan syarat nilai keseluruhan kontrak (nilai kontrak asal dan nilai
tambahan) tidak melebihi nilai ambang FTA
PERUBAHAN DAN PELANJUTAN
KONTRAK
Pekeliling Perbendaharaan 4.1, Perenggan 2.8 (Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Bagi
Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan Bagi Perolehan Yang Tertakluk Kepada FTA)
31

39. ▪ Dimasukkan dalam SST untuk memberi hak kepada Kerajaan untuk menamatkan perkhidmatan
syarikat dengan Kerajaan walaupun dengan ketiadaan dokumen kontrak atau dokumen kontrak
belum ditandatangan lagi.
▪ Bagi memastikan proses penamatan dilaksanakan dengan teratur, Agensi disarankan untuk
memasukkan prosedur penamatan di dalam Arahan Kepada Penyebut Harga/ Petender semasa
pelawaan dibuat memandangkan dokumen pelawaan akan turut dijadikan sebahagian daripada
SST.
▪ Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang munasabah hendaklah diberikan kepada kontraktor.
Ini termasuk memberi peringatan, amaran yang cukup dan mengeluarkan surat tunjuk sebab.
▪ Contoh prosedur penamatan secara amnya adalah seperti di PK4.2, Lampiran 7.
▪ Bagi kes penamatan yang disebabkan pelanggaran kontrak, Kerajaan berhak melaksanakan perkara
berikut:
a) Merampas sepenuhnya atau sebahagian bon pelaksanaan. Agensi hendaklah membawa
perkara ini ke CCP Kementerian masing-masing untuk keputusan;
b) Menyiapkan pembekalan barang/perkhidmatan sama ada secara sendiri atau pun melalui
pelantikan syarikat lain. Bagi pelantikan syarikat baharu, Agensi adalah tertakluk kepada
tatacara perolehan yang sedang berkuat kuasa; dan
c) Membuat tuntutan ke atas syarikat bagi sebarang kerugian, kos, perbelanjaan dan ganti rugi
yang terlibat akibat daripada penamatan kontrak tersebut.
PENAMATAN KONTRAK

40. 1
2
Kontraktor hendaklah memperbaiki
apa-apa kerosakan atau
mengganti barang yang
dibekalkan.
Jika kontraktor tidak berbuat
demikian, perbelanjaan untuk
memperbaiki apa-apa kerosakan
hendaklah dituntut daripada bon
pelaksanaan.
3 Jika kontraktor gagal mengganti
barang yang ditolak
penerimaannya, kos barang
hendaklah dituntut daripada
bon pelaksanaan.
4
40
Jangka masa tempoh tanggungan
kecacatan atau waranti adalah
bergantung kepada jenis, kerumitan
barang dan tempoh waranti
pembuat.
TANGGUNGAN KECACATAN

41. Aspek Pengurusan Yang
Lemah
Isu
Perancangan
Tidak mengadakan kontrak.
Kontrak lewat ditandatangani.
Tiada atau kurang ujian kualiti
Pelaksanaan
Tidak mentadbir atau menguatkuasakan kontrak.
Tindakan memberi amaran tidak dibuat
Tindakan tidak diambil atas kelewatan membekal/gagal bekal.
Pemantauan
Tiada/kurang pemantauan
Projek lewat siap.
Tiada pegawai dilantik memantau kontrak
Kontrak lewat diperbaharui/dilanjutkan.
Kawalan
Tindakan denda/LAD tidak/lewat diambil
Pegawai tidak tahu syarat dan terma kontrak
41
PENTADBIRAN KONTRAK YANG BERKESAN

42. Sekian, Terima Kasih
Farmurhayati binti Jaafar/ 0126960023 / farmurhayati@moh.gov.my