Dokumen tersebut membahas tentang pentingnya interoperabilitas dokumen perkantoran dalam pemerintahan berbasis elektronik (e-government) untuk mempercepat proses pengambilan keputusan, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, serta mengurangi biaya transaksi. Ada beberapa tantangan dalam implementasinya seperti kepemimpinan, SDM, kesadaran akan teknologi informasi, dan budaya dokumentasi yang perlu diatasi dengan berbagai

1. INTEROPERABILITAS
DOKUMEN PERKANTORAN
DALAM e-GOVERNMENT
Oleh :
Tasdik Kinanto
Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi

2. Reformasi Birokrasi
Reformasi Birokrasi merupakan transformasi segenap aspek
dalam manajemen pemerintah menuju pemerintah berkelas
dunia

3. AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN
ORGANISASI
PERATURAN PERUNDANG-
UNDANGAN
SDM APARATUR
PENGAWASAN
AKUNTABILITAS
PELAYANAN PUBLIK
MIND SET DAN
CULTURE SET
ORGANISASI YANG TEPAT FUNGSI DAN TEPAT UKURAN
REGULASI YANG LEBIH TERTIB, TIDAK TUMPANG TINDIH DAN KONDUSIF
SDM APARATUR YANG BERINTEGRITAS, NETRAL, KOMPETEN, CAPABLE,
PROFESIONAL, BERKINERJA TINGGI DAN SEJAHTERAH
MENINGKATNYA PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN YANG BERSIH
DAN BEBAS KORUPSI, KOLUSI DAN NEPOTISME
MENINGKATNYA KAPASITAS DAN AKUNTABILITAS KINERJA BIROKRASI
PELAYANAN PRIMA SESUAI KEBUTUHAN DAN HARAPAN MASYARAKAT
BIROKRASI DENGAN INTEGRITAS DAN KINERJA TINGGI
TATALAKSANA SISTEM, PROSES DAN PROSEDUR KERJA YANG JELAS, EFEKTIF, EFISIEN,
TERUKUR DAN SESUAI DENGAN PRINSIP-PRINSIP GOOD GOVERNANCE

4. SistemSeleksiCPNSdanPromosiPNS
secaraTerbuka
PenataanJumlahdanDistribusiPNS
PenataanStrukturBirokrasi
ProfesionalisasiPNS
Pengembangan Sistem Elektronik
Pemerintah (E-Government)
Penyederhanaan Perizinan Usaha
PeningkatanKesejahteraanPegawai
Negeri
Efisiensi Penggunaan Fasilitas,
Sarana dan Prasarana Kerja
Pegawai Negeri
Peningkatan Transparansi dan
Akuntabilitas Aparatur
9 (SEMBILAN) PROGRAM PERCEPATAN REFORMASI BIROKRASI

5. e-Government
Pemerintahan Elektronik (e-Government)
mengacu pada penggunaan teknologi informasi
di lingkungan instansi pemerintah, antara lain
melalui intranet dan internet.

6. Integrated
Government
(Visi E-Gov
Kominfo)
Many Agencies,
One
Government
(Visi Singapura)
E-GOV ADALAH PILAR KEBERHASILAN
REFORMASI BIROKRASI
PERANAN
E-GOV
Efektifitas
Efisiensi
Transparansi
Akuntabilitas
Pesannya adalah
penerapan E-Gov is
a must and must be
accelerated

7. PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK
(e-GOV)
Pemerintahan berbasis elektronik terdiri dari:
1. Berbasis internet / IT/ ICT / web-based tech
Salah satu aplikasi terpadu adalah “GRMS”
2. Berbasis non-internet
(Otomatisasi proses administrasi, mesin absensi,
telepon, fax, sistem tata suara, alarm, mesin
antrian, fotocopy, sms, mms, wireless, cctv, tele
conference, dan kartu elektronik)

8. Manfaat e-Government :
1. Meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada
masyarakat dan komunitas negara lainnya
2. Memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas di
kalangan penyelenggara pemerintahan
3. Mereduksi biaya transaksi, komunikasi, dan interaksi
yang terjadi dalam proses pemerintahan
4. Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi
yang lebih berkualitas

9. Sumber: United Nations E-Government Survey 2012

10. Penyelenggaraan
Pemerintahan
Secara
MANUAL
Penyelenggaraan
Pemerintahan
Berbasis ICT
TRANSFORMASI
Government to e-Government
Pemanfaatan ICT
 Penggunaan Internet
 Penggunaan Infrastruktur Telematika
 Penggunaan Sistem Aplikasi
 Standarisasi Metadata
 Transaksi dan Pertukaran Data
Elektronik
 Sistem Dokumentasi Elektronik
Transformasi
 Perubahan Budaya Kerja
 Perubahan Proses Kerja
(Bisnis Proses)
 SOP dan Kebijakan Politik
 Peraturan dan Perundangan
 Leadership
Transformasi Menuju e-Government

12. PENGELOLAAN DOKUMEN PERKANTORAN
SECARA ELEKTRONIK

13. Pengelolaan dokumen perkantoran secara
elektronik dengan memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi akan memberikan
kecepatan dan kemudahan dalam proses
pengambilan putusan

14. KONDISI SAAT INI
• Pulau-pulau informasi
• Data tersedia tetapi susah (tidak dapat)
diakses
• Heterogenitas sistem informasi
Interoperabilitas memungkinkan data yang
dikelola oleh lembaga yang berbeda dapat
digunakan bersama untuk pengambilan
keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

15. Potensi Penerapan
• One-stop services membutuhkan
interoperabilitas mengingat layanan
pemerintah yang beragam dan disediakan
oleh berbagai instansi.
• Pemerintah dapat mengganti satu bagian
piranti lunak dari satu vendor ke vendor
lainnya tanpa harus membeli lebih banyak
hardware dan software dan/atau beralih ke
sistem baru.

16. Tantangan Penerapan
Leadership SDM IT-Awareness
Resistance to
Change
Culture of
Documentation
Proses yang
belum mapan
Ketersediaan
infrastruktur

17. Tantangan: Leadership
• Visi yang jelas dan tegas
• Komunikasi kepada bawahan
• Goal/objective dan cara mencapainya
• Rumusan strategi
• Usaha terus menerus dalam impelementasi
• Komitmen yang kuat

18. Tantangan: SDM
• Kompetensi yang diperlukan
• Semangat untuk berkembang
• produktivitas

19. Tantangan: Kesadaran tentang IT
• Arti penting implementasi IT dalam
mendukung pemerintahan dan peningkatan
potensi dan pengelolaan sumber daya masih
rendah
• Prioritas pengembangan IT di pemerintahan,
terkait langsung dengan program-program
dan dana yang dialokasikan untuk IT
• Perlu ada kebijakan jelas dan tegas untuk
membangkitkan kesadaran secara luas

20. Tantangan: Keengganan untuk berubah
• Sifat yang manusiawi
• Khawatir dalam menghadapi
ketidakpastian (uncertainty)
• Memerlukan perhatian khusus
• Perlu program/aktivitas tertentu (change
management)

21. Tantangan: Culture of Documentation
• Perlu strategi pencerahan dan
pengembangan
• Kebiasaan yang perlu dikembangkan
• Bisa dikaitkan dengan konsep
pemeliharaan mutu dalam syarat
mendokumentasi

22. Langkah yang Dapat Dilakukan
• Perencanaan tentang:
–Waktu
–Pengembangan infrastruktur
–Penyiapan SDM
–Perubahan metoda komunikasi personel
(atasan-bawahan, antar atasan, umum)

23. Langkah yang Dapat Dilakukan
• Pengembangan sistem:
–Infrastruktur (hardware dan software)
–Sistem penilaian SDM (reward/recognition)
–Pengendalian proses pendokumentasian
–Penetapan proses dan aturan