การจัดการข้อมูล

1. การจัดการข้อมูล

2. ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสำรสนเทศคอมพิวเตอร์ กำรจัดกำรข้อมูล
(Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในกำรบริหำรองค์กำรให้มีประสิทธิภำพ โดยเฉพำะอย่ำงยิ่งในยุคของ
เทคโนโลยีข่ำวสำร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้ำวหน้ำไปอย่ำงรวดเร็ว กำรจัดกำรและบริหำรองค์กำรให้ประสบ
ควำมสำเร็จนั้น กำรตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุกำรณ์ถือเป็นหัวใจของกำรทำธุรกิจในยุค
ปัจจุบัน ดังนั้นกำรจัดกำรข้อมูลให้มีประสิทธิภำพ เพื่อนำไปสู่กำรตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์กำรอยู่รอด
ได้ในกำรแข่งขันกับองค์กำรอื่นๆ

3. การจัดการข้อมูล หมำยถึง กำรจัดเก็บข้อมูล กำรเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงกำรวิเครำะห์ข้อมูลเพื่อ
กำรใช้งำนที่รวดเร็วจึงจัดเก็บในลักษณะของฐำนข้อมูล
หน่วยของข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สำมำรถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น จำกขนำดเล็กไปขนำดใหญ่ได้ดังนี้
– บิต (bit) เลขฐำนสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่ำเป็น 0 หรือ 1
– ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสำมำรถแทนค่ำตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1
ตัวอักษร
– เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
– ระเบียน (record) คือโครงสร้ำงข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
– แฟ้ม (file) ตำรำงที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้ำงเดียวกัน
– ฐำนข้อมูล (database) กลุ่มของตำรำงที่มีควำมสัมพันธ์กัน

5. ประเภทแฟ้มข้อมูล
1. แฟ้มข้อมูลหลัก (master file) แฟ้มข้อมูลหลักเป็นแฟ้มข้อมูลที่บรรจุข้อมูลพื้นฐำนที่จำเป็นสำหรับ
ระบบงำน และเป็นข้อมูลหลักที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ข้อมูลเฉพำะเรื่องไม่มีรำยกำรเปลี่ยนแปลงในช่วง
ปัจจุบัน มีสภำพค่อนข้ำงคงที่ไม่เปลี่ยนแปลงหรือเคลื่อนไหวบ่อยแต่จะถูกเปลี่ยนแปลงเมื่อมีกำรสิ้นสุด
ของข้อมูล เป็นข้อมูลที่สำคัญที่เก็บไว้ใช้ประโยชน์ ตัวอย่ำง เช่น แฟ้มข้อมูลหลักของนักศึกษำจะแสดง
รำยละเอียดของนักศึกษำ ซึ่งมี ชื่อนำมสกุล ที่อยู่ ผลกำรศึกษำ แฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้ำในแต่ละ
ระเบียนของแฟ้มข้อมูลนี้จะแสดงรำยละเอียดของลูกค้ำ เช่น ชื่อสกุล ที่อยู่ หรือ ประเภทของลูกค้ำ

6. 2.แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (transaction file) แฟ้มข้อมูลรำยกำรเปลี่ยนแปลงเป็น
แฟ้มข้อมูลที่ประกอบด้วยระเบียนข้อมูลที่มีกำรเคลื่อนไหว ซึ่งจะถูกรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูลรำยกำร
เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดในส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น แฟ้มข้อมูลรำยกำรเปลี่ยนแปลงนี้จะนำไป
ปรับรำยกำรในแฟ้มข้อมูลหลัก ให้ได้ยอดปัจจุบัน ตัวอย่ำงเช่น แฟ้มข้อมูลลงทะเบียนเรียนของนักศึกษำ
3.แฟ้มข้อมูลรายงาน (report file) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ถูกจัดเรียงระเบียบตำมรูปแบบของรำยงำนที่
ต้องกำรแล้วจัดเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูล ตัวอย่ำง เช่น แฟ้มข้อมูลรำยงำนควบคุมกำรปรับเปลี่ยนข้อมูลที่
เกิดขึ้นในขณะปฏิบัติงำนแต่ละวัน

7. 4. แฟ้มข้อมูลชั่วคราว (Temporary File) คือ แฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้ำงขึ้นมำเพื่อใช้ในกำรทำงำนที่จะไม่ทำให้เกิดผล
กระทบต่อแฟ้มข้อมูลหลัก แต่เมื่อใดก็ตำมที่ต้องกำรนำข้อมูลจำกแฟ้มข้อมูลชั่วครำวไปปรับปรุงในแฟ้มข้อมูลหลัก สำมำรถ
ทำได้โดยยืนยันกำรเปลี่ยนแปลง แต่ถ้ำไม่ทำกำรยืนยันกำรเปลี่ยนแปลงข้อมูล แฟ้มข้อมูลชั่วครำวจะถูกยกเลิก ทำให้ไม่มี
ผลกระทบต่อแฟ้มข้อมูลหลักแต่อย่ำงใด
5. แฟ้มข้อมูลสารอง (Backup File) คือ กำรทำซ้ำข้อมูล ไฟล์หรือโปรแกรมเก็บในสื่ออื่นๆ ข้อมูลเพื่อนำกลับมำ
ใช้ได้อีก

8. ลักษณะการประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
กำรประมวลผลข้อมูล สำมำรถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท กำรประมวลผลข้อมูลขึ้นอยู่กับควำมต้องกำร
สำรสนเทศในงำนแต่ละประเภท
1. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing)
กำรประมวลผลแบบกลุ่ม เป็นวิธีกำรประมวลผลซึ่งจะกำหนดช่วงเวลำในกำรเก็บรวบรวม ข้อมูล เช่น 1 สัปดำห์ 1
เดือน หรือ 1 ปี เป็นต้น เมื่อไต้เก็บรวบรวมข้อมูลตำมกำหนดเวลำแล้ว จึงนำข้อมูลเหล่ำนี้ไปประมวลผลรวมกัน
โดยจะไม่คำนึงถึงปริมำณของข้อมูล เช่น กำรคำนวณ ภำษีเงินไต้บุคคลธรรมดำ จะต้องรวบรวมข้อมูลของรำยไต้แต่
ละบุคคลในระยะเวลำ 1 ปี ก่อนจึงนำ ข้อมูลนี้ไปคำนวณหำอัตรำภำษีที่ต้องชำระ กำรคำนวณรำยไต้สุทธิของ
บุคลำกรภำยในองค์กร จะทำกำรประมวลผลทุกๆ เดือน เป็นต้น

9. ตัวอย่างการ ประมวลแบบกลุ่มในงำนธุรกิจ เช่น บริษัทแห่งหนึ่งทำกำรรวบรวมในสั่งซื้อสินค้ำจำกลูกค้ำในระยะเวลำ 1
วันจำกแผนกขำย ซึ่งในแต่ละวันอำจมีใบสั่งซื้อเข้ำมำเป็นจำนวนหลำยรำยกำร แล้วส่งให้แผนกคอมพิวเตอร์ป้อมข้อมูล
และตรวจสอบควำมถูกต้อง แล้วทำกำรบันทึกข้อมูลไว้ในแฟ้มข้อมูลใบสั่งซื้อ จำกนั้นจึงนำข้อมูลดังกล่ำวไปประมวลผล
โดยอำจจะต้องอำศัยข้อมูลจำกแฟ้มข้อมูลอื่นๆ ประกอบกำรประมวลผลด้วย เช่น แฟ้มข้อมูลสินค้ำคงคลัง แฟ้มข้อมูล
ลูกหนี้ เป็นต้น จำกนั้นก็ออกใบส่งสินค้ำให้กับแผนกขำยเพื่อนำไปเบิกสินค้ำจำกคลังเพื่อจัดส่งให้กับลูกค้ำในวันถัดไป
ตัวอย่าง ข้อมูลกำรใช้โทรศัพท์มือถือ จะถูกรวบรวมไว้จนสิ้นสุดรอบบัญชี 1 เดือน จำกนั้นจึงทำกำร
ประมวลผลครั้งเดียวแล้วออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ใช้บริกำร โดยถ้ำเป็นกำรประมวลผลแบบกลุ่ม ลูกค้ำจะไม่
สำมำรถตรวจสอบยอดค่ำบริกำรระหว่ำงรอบบัญชีได้ว่ำค่ำใช้จ่ำยปัจจุบันเป็นเท่ำไร เพรำะกำรประมวลผล
ข้อมูลกำรใช้โทรศัพท์แบบทันทีจะต้องเสียค่ำใช้จ่ำยสูงเกินควำมจำเป็น

10. 2. การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing)
เป็นวิธีกำรประมวลผลที่ต้องกำรผลลัพธ์ในทันทีเมื่อมีกำรจัดทำรำยกำรเข้ำมำภำยในระบบ กำรประมวลผลแบบทันทีนี้
จะช่วยปรับปรุงข้อมูลข้อมูลให้ระบบเป็นปัจจุบันตลอดเวลำ
ตัวอย่าง กำรประมูลผลแบบทันที ระบบกำรฝำกและถอนเงินของลูกค้ำของธนำคำร เมื่อลูกค้ำนำเงินไปฝำกยอดเงินใน
บัญชีจะปรับให้เท่ำกับจำนวนเงินนั้น และเมื่อใดที่ลูกค้ำถอนเงินก็จะแสดงยอดเงินคงเหลือลดลง
และเมื่อสิ้นสุดกำรทำงำนในแต่ละวันพนักงำนธนำคำรจะต้องทำกำรตรวจสอบยอดเงินรับ และยอดเงินจ่ำยให้ตรงกับ
รำยกำรที่มีลูกค้ำมำใช้บริกำรทั้งหมด ซึ่งเป็นกำรประมวลผลแบบกลุ่ม

11. ในปัจจุบันไต้นำระบบคอมพิวเตอร์เข้ำมำช่วยประมวลผล ในระบบงำนขำยสินค้ำ
สำหรับห้ำงสรรพสินค้ำหรือร้ำนค้ำทั่วไปอย่ำงแพร่หลำย ในระบบงำนขำยสินค้ำพนักงำนขำย
มี หน้ำที่ประมวลผลรำยกำรซื้อสินค้ำให้แก่ลูกค้ำ และเมื่อทำกำรขำยสินค้ำชนิดใดก็ตำม
ข้อมูล กำรขำยสินค้ำก็จะนำไปลดจำนวนของสินค้ำที่อยู่ภำยในระบบสินค้ำคงคลัง เป็น
ลักษณะของกำรประมวลผลแบบทันที และเมื่อสิ้นสุดกำรขำยในแต่ละวันจะนำข้อมูลกำรขำย
สินค้ำไปจัดทำเป็น ข้อมูลรำยรับหรือจัดทำเป็นรำยงำนกำรขำยสินค้ำในแต่ละวัน และ
สำมำรถนำข้อมูลไปประมวลผล เป็นรำยได้ในแต่ละเดือนได้อีกด้วย จะเป็นลักษณะของกำร
ประมวลผลแบบกลุ่ม

12. แบบฝึกหัด
1. หน่วยของข้อมูลประกอบด้วยหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ที่สุด ได้แก่อะไรบ้ำง
2. ไฟล์หรือแฟ้มตำรำงข้อมูลคืออะไร
3. อธิบำยถึงเหตุผลที่ต้องทำหำรสำรองข้อมูล และอุปกรณ์ที่จะนำมำใช้ในกำรจัดเก็บข้อมูลโดยอุปกรณ์ใดบ้ำง
4. ยกตัวอย่ำงฐำนข้อมูลมำ 1 ตัวอย่ำง