1. a
รายงาน
เรื่อง….คอมพิวเตอร
จัดทําโดย
นางสาวปทมาพร ลําเภา
มัธยมศึกษาปที่ 5/3 เลขที่ 35
เสนอ
อาจารยทรงศักดิ์ โพธิ์เอี่ยม
รายงานฉบับนี้เปนสวนหนึ่งของรายวิชาโปรแกรมสํานักงานขั้นสูง (ง30210)
โรงเรียนเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระศรีนครินทร กาญจนบุรี
ภาคเรียนที่ 2 ปการศึกษา 2557

2. b
คํานํา
รายงานเลมนี้เปนสวนหนึ่งของวิชาโปรแกรมสํานักงานขั้นสูง(ง 30210) ใน
ระดับชั้นมัธยมศึกษาปที่ 5/3 เพื่อใหผูที่สนใจไดศึกษาหาความรูเกี่ยวคอมพิวเตอรและ
ไดศึกษาอยางเขาใจเพื่อเปนประโยชนกับการเรียนของผูที่สนใจ
ผูจัดทําหวังวา รายงานเลมนี้จะเปนประโยชนกับผูอาน ที่กําลังศึกษาหาขอมูล
เรื่องนี้อยูและนําไปใชกับผลงานของทานได หากรายงานเลมนี้หรือขอความที่มี
ขอผิดพลาดประการใด ผูจัดทําขอนอมรับไวและขออภัยไว ณ ที่นี้ดวย
นางสาวปทมาพร ลําเภา

3. c
สารบัญ
ไมโครซอฟทออฟฟศ (Microsoft Office)...................................................................................1
ประโยชนของโปรแกรม Microsoft Word..............................................................................2
Microsoft PowerPoint................................................................................................................5
หลักการทํางานของ PowerPoint.............................................................................................5
Microsoft Excel..........................................................................................................................7
ความรูเบื้องตนโปรแกรม Microsoft Excel.............................................................................7
การเปดใชงานโปรแกรม Microsoft Excel..............................................................................9
การเปด-ปดแฟมขอมูล (Open-Close) .....................................................................................9
เทคนิคการเลือกขอมูล (Data Selection Technics).................................................................11
การกรอกขอมูล0 .....................................................................................................................11
ขอมูลวันที่กับเวลา0 ................................................................................................................12
การเปลี่ยนแบบและขนาดตัวอักษร0 .......................................................................................13
โดยการใชเครื่องมือ (format toolbar)....................................................................................13
โดยการใชคําสั่ง0 ....................................................................................................................14

4. d
สารบัญรูปภาพ
Figure 1 Microsoft word ............................................................................................................2
Figure 2Microsoft PowerPoint...................................................................................................5
Figure 3Microsoft Excel.............................................................................................................7

5. ไมโครซอฟทออฟฟศ (Microsoft Office)
ไมโครซอฟท ออฟฟศ (อังกฤษ: Microsoft Office) เปนชุดโปรแกรมสํานักงาน พัฒนา
โดยไมโครซอฟท ซึ่งสามารถใชงานไดในระบบปฏิบัติการไมโครซอฟท วินโดวส และแอปเปล
แม็คอินทอช ไมโครซอฟทออฟฟศยังมีการสงเสริมใหใชบริการผานระบบเครื่องแมขาย
(Server) และ บริการผานหนาเว็บ (Web Based) ในรุนใหมๆ ของไมโครซอฟท ออฟฟศ เราจะ
เรียกมันวา ระบบสํานักงาน (Office system) แทนแบบเกาคือ ชุดโปรแกรมสํานักงาน (Office
Suite) ซึ่งการเรียกวา ระบบสํานักงานจะรวมการทํางานกับเครื่องแมขายเอาไวดวย ในวันที่ 16
กุมภาพันธ ค.ศ. 2006 ที่ผานมา ไมโครซอฟทไดประกาศเรื่อง "ไมโครซอฟท ออฟฟศ 2007" ที่
จะเปลี่ยนแปลงหนาจอการใชงาน (User Interface) และ รูปแบบไฟลแบบ XML เปนหลัก รุน
เสถียรลาสุด คือไมโครซอฟท ออฟฟศ 2007 ซึ่งออกจําหนายในวันที่ 30 มกราคม พ.ศ. 2550
ออฟฟศรุนแรก เกิดขึ้นราวยุค 90 เมื่อออฟฟศออกสูตลาด ทําใหเขามาแบงสวนตลาดสวนหนึ่ง
ไดอยางงายดาย จุดขายหลักของ ออฟฟศคือราคาที่ถูกกวา และสามารถเลือกซื้อเฉพาะที่ตองการ
ไดอีกดวย โดยรุนแรกของออฟฟศ ประกอบไปดวย เวิรด เอกเซล และพาวเวอรพอยท และยังมี
รุน "โปร (PRO)" ที่จะรวม แอคเซส และ สเคสดูลพลัส เขาไปดวย
รุนของ Microsoft Office ที่เปนที่รูจักในตลาดซอฟทแวร อาทิ Office 2010, Office 2007, Office
2003, Office XP, Office 2000, Office 95
ไมโครซอฟท (Microsoft) ประกาศ Windows Live Hotmail โดย Chris Jones รองประธานฝาย
องคกรของไมโครซอฟท ในงานแถลงขาวที่ซานฟรานซิสโก [2553] วาบริการใหมชวยแชร
ภาพถาย (Photo Sharing) การจัดการเอกสารไมโครซอฟทออฟฟศ (MS Office documents)
สามารถพรีวิวอัตโนมัติ (auto-preview) โดยไมตองออกจาก Inbox สามารถแชรภาพผาน
SkyDrive ในบริการ Cloud ของไมโครซอฟท

6. 2
Microsoft word
Figure 1 Microsoft word
โปรแกรมไมโครซอฟตเวิรด ซึ่งเปนโปรแกรมประมวลผลคําแบบพิเศษ ชวยใหสราง
เอกสารแบบมืออาชีพอยางมีประสิทธิภาพและประหยัด เชน เหมาะกับงานดานการพิมพเอกสาร
ทุกชนิด สามารถพิมพเอกสารออกมาเปนชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเปนจดหมาย บันทึกขอความ
รายงาน บทความ ประวัติยอ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แกไข ปรับปรุงความถูกตองใน
การพิมพเอกสารไดอยางงายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคํา และหลักไวยากรณ เพิ่มตาราง
เพิ่มกราฟก ในเอกสารไดอยางงายดาย หรือเพิ่มเติมขอมูลไดตลอดเวลา สามารถใชลักษณะของ
การจัดพิมพดวยคอมพิวเตอรแบบตั้งโตะ (Desktop Publishing) เพื่อสรางโบชัวร (Brochures)
ดานสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายขาว (Newsletters) ไดดวยโปรแกรมประมวลผล
คํา (word Processor)
ประโยชนของโปรแกรม Microsoft Word
มีระบบอัตโนมัติตางๆ ที่ชวยในการทํางานสะดวกขึ้น เชน การตรวจคําสะกด การตรวจสอบ
ไวยากรณ การใสขอความอัตโนมัติ เปนตน
สามารถใช Word สรางตารางที่สลับซับซอนยางไรก็ได

7. 3
สามารถใชสรางจดหมายไดอยางรวดเร็ว โดยสามารถกําหนดใหผูวิเศษ (Wizard) ใน Word
สรางแบบฟอรมของจดหมายไดหลายรูปแบบตามตองการ
ตกแตงเอกสารไดงายและรวดเร็ว สามารถตกแตงเอกสารหรือเพื่อความสะดวกจะให Word
ตกแตงใหก็ได โดยที่สามารถเปนผูกําหนดรูปแบบของเอกสารเอง
สามารถแทรกรูปภาพ กราฟ หรือผังองคกรลงในเอกสารได
เปนโปรแกรมที่ทํางานบนวินโดว ดังคุณสมบัติตางๆของวินโดวจะมีอยูใน Word ดวย เชน
สามารถยอขยายขนาดหนาตางได สามารถเรียกใชรุปแบบอักษรที่มีอยูมากมายในวินโดวได
ความสามารถในการเชื่อมตอกับโปรแกรมอื่นๆในชุดโปรแกรม Microsoft Office สามารถ
โอนยายขอมูลตางๆระหวางโปรแกรมได เชน สามารถดึงขอมูลใน Excel มาใสใน Word ได
อยากทราบอะไรเกี่ยวกับ Word ถามผูชวยเหลือที่มีชื่อวา " Office Assistance" ตลอดเวลาขณะที่
ใชงาน Word
สรางเอกสารใหใชงานในอินเตอรเนตไดอยางงายๆ
จากที่กลาวมานี้เปนเพียงความสามารถบางสวนของ Microsoft Word เทานั้น รายละเอียดอื่นๆ
จะขอกลาวถึงในภายหลัง
โปรแกรมไมโครซอฟตเวิรด ( Microsoft Word ) สามารถทํางานตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับงาน
ประมวลคําไดดังนี้
1. สามารถพิมพและแกไขเอกสาร
2. สามารถลบ โยกยาย และสําเนาขอความ
3. สามารถพิมพตัวอักษรประเภทตาง ๆ
4. สามารถขยายขนาดตัวอักษร

8. 4
5. สามารถจัดตัวอักษรใหเปนตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเสนใตได
6. สามารถใสเครื่องหมายและตัวเลขลําดับหนาหัวขอ
7. สามารถแบงคอลัมน
8. สามารถตีกรอบและแรเงา
9. สามารถตรวจการสะกดและแกไขใหถูกตอง
10. สามารถคนหาและเปลี่ยนแปลงขอความที่พิมพผิด
11. สามารถจัดขอความในเอกสารใหพิมพชิดซาย ชิดขวาและกึ่งกลางบรรทัด
12. สามารถใสรูปภาพในเอกสาร
13. สามารถประดิษฐตัวอักษร
14. สามารถพิมพตาราง
15. สามารถพิมพจดหมายเวียน ซองจดหมายและปายผนึก

9. 5
Microsoft PowerPoint
Figure 2Microsoft PowerPoint
โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 เปนโปรแกรมหนึ่งในตระกูล Microsoft Office
เหมาะสําหรับการจัดสรางงานนําเสนอขอมูล (Presentation) สําหรับนําไปประยุกตใชในงานได
หลายประเภท เชน การนําเสนอขอมูลสินคาและบริการ การจัดทํา Slide Show การออกแบบ
แผนพับ เปนตน
หลักการทํางานของ PowerPoint
สําหรับ หลักการทํางานของ Presentation ที่สรางจาก PowerPoint จะสรางออกเปน slide ยอยๆ
แตละ slide สามารถใสขอมูล รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว หรือเสียง เพื่อสรางความนาสนใจเพิ่มขึ้น
นอกจากนี้เรายังสามารถกําหนดให Presentation ของเรา นําเสนอออกมาแบบในรูปแบบ
อัตโนมัติไดโดยไมจําเปนตองมีการกดเลือกใหแสดงทีละ slide
กอนเริ่มตนสราง Presentation ควรกําหนดรูปแบบของ Presentation ของเรากอนวา ตองการให
แสดงออกในรูปแบบใด เชน ตองการใหสวนดานบน แสดงเปนชื่อหัวขอ ดานลางเปนชื่อบริษัท
และฉากหลังใหแสดงเปนสีน้ําเงิน เปนตน แตถายังคิดไมออก สามารถเลือกรูปแบบจาก
ตัวอยาง Themes (เวอรชั่นเกาเรียกวา Template) ที่โปรแกรมมีไวใหได เชนเดียวกัน
สรุปความสามารถพื้นฐานของ PowerPoint 2007

10. 6
สําหรับนําเสนอขอมูลในรูปแบบของ ขอความ รูปภาพ เสียง ภาพเคลื่อนไหว
สามารถตกแตงตัวอักษรใหสวยๆ ดวย?WordArt ที่พิเศษกวา PowerPoint 2003?
การทํางานจะแบงออกเปนหนาๆ แตละหนาเรียกวา Slide (คลิกแท็ปเมนู Home เลือก New
Slide)
การสรางจะมี Slide Layout ชวยในการออกแบบและใสขอมูล? (คลิกแท็ปเมนู Home เลือก
Layout)
รูปแบบหรือ Themes จะมี Design สําหรับรูป ชวยใหสราง Presentation ไดสะดวกมากขึ้น (คลิก
แท็ปเมนู Design)
รองรับไฟลขอมูลประเภทตางๆ เชน ตารางจาก Microsoft Excel เปนตน
รองรับภาพเคลื่อนไหวเชน? Flash, Gif Animation, Video เปนตน
สามารถสั่งรันแบบอัตโนมัติได
สามารถสั่งพิมพในรูปแบบตางๆ เชน พิมพแบบ Slide, Handout เปนตน
ไฟลที่จะสรางจาก Powerpoint 2007 มีนามสกุล .PPTX ถาเปนเวอรชั่นเกา จะมีนามสกุล .PPT
ถาไฟลที่สรางเปนไฟล .PPSX จะสามารถรับ Presentation แบบอัตโนมัติได

11. 7
Microsoft Excel
Figure 3Microsoft Excel
ความรูเบื้องตนโปรแกรม Microsoft Excel
ในปจจุบันการสื่อสารและเทคโนโลยีไดเจริญกาวหนาอยางรวดเร็ว ทําใหการศึกษาเปนสิ่งที่มี
ความสําคัญอยางยิ่งตอการพัฒนาศักยภาพของบุคลากร และสิ่งที่จะขาดไมไดสําหรับการศึกษา
ในปจจุบัน คือ สื่อการเรียนการสอนหรือโปรแกรมชวยสอน ซึ่งไดมีรูปแบบที่แตกตางกัน
ออกไป
สื่อการเรียนการสอนหรือโปรแกรมชวยสอน ( CAI ) จึงเปนทางหนึ่งของการพัฒนาบุคลากร
โดยผานระบบการเรียนรูดวยตนเอง (Self-Study) ซึ่งผูเรียนสามารถศึกษาเรียนรูจากสื่อขอมูล
ตางๆ และทรัพยากรที่มีการจัดเตรียมไวผานทางสื่ออิเล็กทรอนิกส โดยผูเรียนสามารถเลือกเรียน
เรื่องที่สนใจ เวลาเรียน หรือ สถานที่ในการศึกษา นอกจากนี้ยังสามารถแลกเปลี่ยนแนวคิดกับ
ผูเรียน หรือกับผูสอน

12. 8
ผูจัดทําไดเล็งเห็นปญหานี้จึงไดจัดทํา สื่อการเรียนรู ( CAI ) วิชาการใชโปรแกรมตารางงาน
เรื่องการใชสูตรและการคํานวณ สาขาคอมพิวเตอรธุรกิจ ระดับ ปวส.ซึ่งสื่อการเรียนรูนี้จะชวย
อํานวยความสะดวกแกผูเรียนในการใชงาน โดยไมจํากัดเวลาที่เรียน สถานที่เรียนและยังชวยลด
ปญหาพื้นฐานความรูที่แตกตางกัน เพียงแคผูเรียนมีเครื่องคอมพิวเตอร ผูเรียนก็จะสามารถเขา
ศึกษาได
ความรูเบื้องตนโปรแกรม Microsoft Excel
โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมหนึ่ง ที่จัดอยูในชุด Microsoft Office โปรแกรม MS
Excel มีชื่อเสียงในดาน การคํานวณเกี่ยวกับตัวเลข และการทําบัญชี ตาง ๆ การทํางานของ
โปรแกรม ใชตารางตามแนวนอน (rows) และแนวตั้ง (columns) เปนหลัก ซึ่งเราเรียกโปรแกรม
ในลักษณะนี้วาเปน Spread Sheet.
บางคนใชโปรแกรม MS Excel สําหรับการพิมพตาราง การพิมพรายการสิ่งของตาง ๆ ที่มีการ
รวมเงิน หรือตัวเลข หรือมีการคํานวณอยางงาย บางคนใชโปรแกรมนี้ เพื่อวิเคราะห
แบบสอบถาม หาคาเฉลี่ย และคาสถิติตาง ๆ เปนตน
ขอแนะนําในการเรียน
ในการเรียน ถาจะใหไดผล ควรเปดโปรแกรม MS Excel และปฏิบัติตามขั้นตอนไปดวย จะทํา
ใหมีความเขาใจดีขึ้น และเปนการสรางทักษะการใชโปรแกรมไปในตัว

13. 9
การเปดใชงานโปรแกรม Microsoft Excel
โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมที่ใชสําหรับกรอกขอความ, ตัวเลข และรูปภาพ ลง
ชองในตารางที่เรียกวา “เวิรกชีต” (Worksheet) ซึ่งมีจํานวนแถวและคอลัมนมากมาย จุดสําคัญ
ของการใช Excel จะอยูที่เรื่องของการคํานวณ เพราะสามารถใสสูตรคํานวณที่ยุงยากซับซอน
และคํานวณไดอยางถูกตองและรวดเร็ว และเมื่อมีการเปลี่ยนตัวเลขซึ่งเปนตัวตั้ง ก็จะทําให
ผลลัพธจากสูตรที่กําหนดไวเปลี่ยนแปลงตามไปอยางอัตโนมัติ แสดงผลลัพธใหมออกมาทันที
ฉะนั้นจึงเหมาะสมกับงานทางดานบัญชี, คณิตศาสตร เปนตน นอกจากนี้ยังสามารถนําผลการ
คํานวณมากทําเปนรูปกราฟได
หลายชนิดตามลักษณะงานดวย และเนื่องจากวา Excel นั้นใชงานใสระบบ Windows เพียงอยาง
เดียว จึงมีคําสั่งรวมทั้งอุปกรณอํานวยความสะดวกใหตามสภาพแวดลอมและหลักการของ
ระบบ Windows
การเปด-ปดแฟมขอมูล (Open-Close)
สรางแฟมขอมูลใหม ตามปกติเมื่อเขาสูโปรแกรม Excel ก็จะเห็นตารางวางอยูแลว สามารถที่จะ
เริ่มตนทํางานชิ้นใหมไดทันที แตหากคุณกําลังทํางานอยูแลวตองการที่จะเปดแฟมขอมูลใหมก็
สามารถทําไดโดยเลือกคําสั่ง File New หรือกดปุม <Crtl+N>คุณก็จะไดแฟมขอมูลอันใหม
ตามที่ตองการ
เรียกแฟมขอมูลเกาขึ้นมาแกไข คุณสามารถที่จะเรียกแฟมขอมูลอันเกาที่เคยสรางไวแลวเพื่อมา
ทําการแกไขไดโดยการเลือกคําสั่ง File Open หรือกดปุม <Crtl+O>หากวาแฟมขอมูลที่เรียก
ขึ้นมานั้นมีการตั้งรหัสผาน (password) ไวดวย คุณก็จําเปนที่จะตองกรอกรหัสผานใหถูกตอง
เพื่อที่คุณสามารถที่จะเขาไปทําการแกไขแฟมขอมูลนั้นได
ปดแฟมขอมูล แฟมขอมูลใดที่ใชงานเสร็จแลวก็สมควรที่จะทําการปด เพื่อจะไดไมเปลืองเนื้อที่
ในหนวยความจํา (memory) ของเครื่องคอมพิวเตอร และการปดแฟมขอมูลที่ดีควรสั่งบันทึก

14. 10
(save) แฟมขอมูลนั้นกอนเสมอ แตหากลืมโปรแกรม Excel ก็จะชวยเตือนใหทราบ ซึ่งการปด
แฟมขอมูลนั้นทําไดโดยเลือกคําสั่ง File Close
หมายเหตุเพื่อชวยเตือนความจํา (Cell Notes)
ปญหาอยางหนึ่งที่พลมากก็คือ หลังจากทํางานเสร็จแลว เมื่อยอนกลับมาดูแฟมขอมูลนั้นอีก
อาจจะลืมที่มาของขอมูลได เชน ขอมูลไดมาอยางไร, ทําไมจึงใชสูตรในการคํานวณอยางนั้น
เปนตน โดยเฉพาะอยางยิ่งขอมูลที่บุคคลอื่นทําไว แตวาอีกคนตองมาทําหนาที่ดูแลขอมูลตัวนั้น
แทน ดังนั้นเราจึงอาจจะไดการเขียนหมายเหตุเพื่อชวยเตือนความจําได ซึ่งตัว Excel ไดเตรียม
พื้นที่พิเศษเพื่อไวใชกรอกหมายเหตุ (note) โดยเฉพาะ การกรอกหมายเหตุจะเปนจะเปน
ขอความที่ใชกํากับขอมูลในแตละตารางแตละชอง ดังนั้นจึงไมจําเปนที่จะตองใสหมายเหตุทุก
ขอมูลก็ได ขึ้นอยูกับความจําเปนและเหมาะสมของงาน ซึ่งวิธีในการใสหายเหตุนั้นสามารถทํา
ไดดังนี้
เลือกขอมูลที่ตองการใสหมายเหตุ แลวจึงเลือกคําสั่ง Insert Note
กรอกหมายเหตุลงในชอง Text Note เมื่อเสร็จแลวจึงกด Add และ Close
เมื่อใสหมายเหตุแลวจะสังเกตเห็นวาชองขอมูลที่มีหมายเหตุนั้นจะมีเพียงจุดสีแดงเล็กเปนตําหนิ
ใหทราบวาชองขอมูลนี้มีหมายเหตุอยู
และหากวาคุณตองการที่จะดูรายละเอียดของหมายเหตุที่จะไดงาย ๆ โดยการเลือกชองขอมูลที่
ตองการ จากนั้นจึงเลือกคําสั่ง Insert Note ก็จะสามารถอานหมายเหตุของชองขอมูลนั้นไดทันที
สวนการลบหมายเหตุนั้นสามารถทําไดงาย ๆ โดยการเลือกชองขอมูลที่ตองการ จากนั้นเลือก
คําสั่ง Edit Clear Note เทานั้น

15. 11
เทคนิคการเลือกขอมูล (Data Selection Technics)
เนื่องจากวากอนการแกไข ตกแตงขอมูลนั้น เราจําเปนที่จะตองกําหนดขอบเขตของขอมูลที่
ตองการกอน ซึ่งวิธีในการบอกขอบเขตของขอมูลที่ตองการนั้นก็คือการเลือกขอมูลนั้นเอง โดย
วิธีในการเลือกขอมูลนั้นมีดังนี้
1. เลือกเฉพาะชองใดชองหนึ่งโดยการคลิ๊กไปที่ชองที่ตองการ
2. เลือกขอมูลทั้งหมดทุกแถวทุกคอลัมนโดยการคลิ๊กที่มุมซายบนของเวิรกชีต
3. เลือกขอมูลสวนหนึ่งของตารางโดยการลากเมาสไปบนพื้นที่ที่ตองการ
4. เลือกขอมูลทั้งคอลัมนโดยการคลิ๊กตรงชื่อคอลัมน
5. เลือกขอมูลทั้งแถวโดยการคลิ๊กตรงหมายเลขประจําแถว
6. เลือกขอมูลเปนชวง ๆ ไมตอเนื่องกัน โดยการระบุพื้นที่ขอมูลจากฟอมูลาร บาร (formula bar)
โดยการคลิ๊กที่ลูกศรจากนั้นจึงกรอกตําแหนงที่ตองการ
การกรอกขอมูล
ในการกรอกขอมูลโดยทั่วไปนั้นจะมีหลักเกณฑดังตอไปนี้
1. ตามปกติขอมูลที่เปนตัวอักษรจะอยูตําแหนงชิดซาย สวนขอมูลตัวเลขจะชิดขวาของชอง
ตารางเสมอ ยกเวนในกรณีที่คุณไปจัดแตงใหเปนอยางอื่น
2. ตอนกรอกขอมูลตัวเลข ถาบังเอิญตัวอักษรหรือเวนวรรคแมสักตัวหนึ่งอยูดวย โปรแกรมจะ
ถือวาขอมูลนั้นเปนตัวอักษรทันที่ เชน เบอรโทรศัพท ซึ่งโปรแกรมจะถือวาเปนตัวอักษร จึง
นําไปคํานวณไมได ยกเวนในกรณีที่เวนวรรคกอนแลวกรอกตัวเลขตาม หรือกรณีที่มีตัวเลข
จํานวนเต็มกับเศษสวน เชน 5 ?ซึ่งจะมีการเวนวรรคอยูระหวาง 5 กับ ? แตโปรแกรมก็ยังถือวา
เปนขอมูลตัวเลขอยู

16. 12
3. การบังคับใหตัวเลขกลายเปนตัวอักษร ขอใหเติมเครื่องหมาย ‘ ไวหนาตัวเลขนั้น เชน ตองการ
จะกรอกเลข 001 โปรแกรมจะถือวาเปนตัวเลข ดังนั้นจึงจัดเก็บและแสดงคาออกมาเปน 1 โดย
ไมมีเลขศูนยนําหนา ซึ่งหากวาเลขที่กรอกนี้เปนเลขรหัส จึงจําเปนที่จะตองกรอกขอมูลเปน
‘001
4. ถาตองการขึ้นตนขอความเปนเครื่องหมาย = ก็ตองใสเครื่องหมาย ‘ ไวกอน เชนเดียวกับเรื่อง
ตัวเลขในขอ 3 เพราะหากวาขึ้นตนดวยเครื่องหมาย = เลย โปรแกรมจะถือวาเปนสูตรคํานวณ
และจะทําการคํานวณใหทันที
5. ตัวเลขที่เปนเปอรเซ็นตสามารถที่จะใสเครื่องหมาย % ลงไปไดโดยตรง เชน กรอกตัวเลข
15% แตโปรแกรมจะเก็บคาไวใชงานเปน 0.15 เอง เปนตน
6. คาติดลบตาง ๆ อาจจะใสตัวเลขนั้นไวในเครื่องหมายวงเล็บ เชน กรอกเลข (15) จะมีคาเทากับ
-15 เปนตน สวนการแสดงผลลัพธวาจะออกมาเปนคาติดลบหรือใชวงเล็บ คงตองขึ้นอยูรูปแบบ
(format) ของขอมูล
7. การนใสเครื่องหมายจุลภาคในตัวเลขหลักพัน สามารถจะใสลงไปไดตั้งแตตอนการกรอก
ขอมูลโดยไมตองตอนัดรูปแบบ (format) อะไรใหยุงยาก แตคงตองระวังการใสจุลภาคผิดที่ดวย
เพราะโปรกแกรมจะตีความใหเปนตัวอักษรไป ไมสามารถนําไปคํานวณได
ขอมูลวันที่กับเวลา
ขอมูลประเภทนี้สามารถที่จะกรอกลงไปเปนตัวเลขไดตรง ๆ แตก็มีหลักเกณฑบางอยาง คือ
1. ใชเครื่องหมาย / หรือ – คั่นระหวางตัวเลข สําหรับการที่จะตองกรอกขอมูลเปนแบบ เดือน
วัน ป (ระบบอเมริกัน) หรือไมนั้นจะขึ้นอยูกับการตั้ง format ขอมูลจะใชระบบวันที่อยางไร
2. ใชเครื่องหมาย : คั้นระหวางตัวเลขของชั่วโมงกับนาที และถาตองการใชระบบ 12 ชม. ก็ให
ใส AM หรือ PM ลงไปไดเลย มิฉะนั้นโปรแกรมจะถือวาเปนแบบ 24 ชม.

17. 13
3. การเก็บขอมูลวันที่กับเวลาใน Excel นั้นจะเปนการเก็บตัวเลขธรรมดาๆ ตัวหนึ่งเทานั้นเอง
เพียงแตมี format มาคอยควบคุมการแสดงผลในจอภาพเพื่อใหอานไดสะดวก โดยมีหลักเกณฑ
ดังนี้
เลขจํานวนเต็มจะเปนเรื่องวันที่ ซึ่งเริ่มตนจากเลข 1 ซึ่งหมายถึงวันที่ 1 มกราคม 1900
เศษทศนิยมระหวางเลข 0 ถึง 1 จะเปนเรื่องของเวลา (ในระบบ 24 ชม.) ซึ่งเริ่มตนจากเลข 0
จะหมายถึงเวลาเที่ยงคืน ดังนั้นเวลา 0.5 จะหมายถึงเวลาเที่ยงวันพอดี
4. ในทางปฏิบัติ โปรแกรม Excel สามารถที่จะรวมตัวเลขวันที่กับเวลาเขาเปนระบบเดียวกันได
โดยใชเลขจํานวนเต็มเปนวันที่และเลขหลังจุดทศนิยมเปนเวลา
5. หากจะกรอกเลขเศษสวนอยางเดียว ควรจะกรอกเลข 0 นําหนาเศษสวนดวยเพื่อปอกันไมให
โปรแกรมเขาใจวาเปนวันกับเดือน
การเปลี่ยนแบบและขนาดตัวอักษร
การเปลี่ยนแบบและขนาดนี้สามารถใชกับตัวอักษรและตัวเลขได ซึ่งอาจจะกําหนดไวกอนหรือ
กําหนดหลังจากกรอกขอมูลแลวก็ได ซึ่งมีวิธีในการเปลี่ยนดังนี้
โดยการใชเครื่องมือ (format toolbar)
นอกจากจะชวยเปลี่ยนแบบและขนาดของตัวอักษรไดแลว ยังเปนการแสดงใหเห็นดวยวา ขอมูล
ที่กําลังใชงานอยูนั้นมีแบบและขนาดอักษรเปนอยางไร
เลือกขอมูลที่จะเปลี่ยนแบบและขนาดตัวอักษร
เลือกตัวอักษรใหมตามแตจะเห็นสมควร

18. 14
เลือกขนาดของฟอนตใหมตามตองการ
หากผลลัพธทีไดไมเปนที่พอใจ เราสามารถที่จะเลือกรูปแบบตัวอักษรอันใหมไดเชนกัน
โดยการใชคําสั่ง
ลักษณะของตัวอักษรบางอยางที่ตองการเปนพิเศษ เชน ตัวยกกําลัง เปนตน ไมสามารถที่จะเลือก
ไดดวยเครื่องมือ เพราะมีรายละเอียดมากเกินไป และผูใชสวนใหญก็ไมมีความจําเปนตองใช
บอยนัก ดังนั้นจึงมีคําสั่งพิเศษไวใหจัดการขอมูลแบบเบ็ดเตล็ด แตยังคงใชหลักการเดียวกับใช
เครื่องมือ คือ จะเลือกแบบและขนาดไวกอนหรือหลังกรอกขอมูลก็ได
เลือกคําสั่ง Format Cells หรือกดคีย Ctrl + 1 ก็ได
คลิ๊กที่แท็บFont จากนั้นจึงเลือกรูปแบบ, ขนาด รวมทั้งองคประกอบตาง ๆ ตามใจชอบ แลวจึง
คลิ๊กที่ปุม OK

19. 15
บรรณนานุกรม
thaiall.com.(2554).ไมโครซอฟทออฟฟศ (Microsoft Office).
จากhttp://www.thaiall.com/office/.คนเมื่อ17ก.พ.25580
m2010thai.com.(2555).ไมโครซอฟทออฟฟศ.จาก
http://www.m2010thai.com/th/computer/microsoft-office-2007/microsoft-word-
2007.html?start=2.คนเมื่อ16ก.พ.2558