諦めずに継続的に続けられる時間管理の基本とコツが載っている本を紹介しています。 ブログは下 http://bijikin.blog.fc2.com/blog-entry-7.html

1. “時間管理の基本とコツ”
で自分の貴重な時間を守る
ビジネス筋力トレーニング

2. 目次
今回の対象
目的
背景～なぜ時間管理ができるとよいのか
時間管理の要素
時間管理手法
• アポイントメントとタスク別管理
• タスクをスケジュールに組み込む
• タスクを実行日で管理
時間管理のコツ
• アポイントメントとタスクを一覧で見えるように
• タスクは実行日を決める
• 縦軸・横軸で随時見直す
スケジュール管理ツール
新しいタスクが入ってきた場合の対応
トレーニング
文献情報

3. 今回の対象
今回の対象はタスク管理。全体像の資料へのリンクはこちら

4. 目的
この本を読むことによって目指すゴール
• 時間管理をするためのコツをしり、バタバタ仕事しないで済
むようにする

5. 背景
なぜ時間管理ができるといいのか
• 仕事の納期を守ることができる
• 仕事の効率を高めることができる
• ワークライフバランスを良く
• 自分のキャリアアップに時間を多く使って将来に備える
• 時間管理ができるのは社会人としては必須
• 時間は自分の貴重なリソースです。それを自分で管理して守
る術を身につけるのはとても重要

6. 時間管理の要素
時間管理とは自分が持っている時間というリソースを管理するこ
と。自分だけでは決められないアポイントメント管理と自分の仕
事のタスク管理に分けられる
リソース管理
全体の仕事量が自分の使え
る時間を超えないように調
整する
9:00
10:00
11:00
会
議
12:00
報
告
書
作
り
13:00
14:00
15:00
16:00
打
ち
合
わ
せ
報
告
書
作
り
アポイントメント管理
（時間を変えられない予
定）
アポイントメントは時間
通りに実行する
タスク管理（自分で時間
を決められる仕事）
タスクをいつ実行するか
自分で計画を立てて実行
していく

7. 時間管理手法～アポイントメントとタスク別管理
アポイントメント管理とタスク管理をどう行うかで時間管理手法
にバリエーションがある。
アポイントメントとタスクを別で管理する場合
• それぞれを見る必要があるため、直感的に管理できない。
• タスクが期日管理なので、直前であわててやることになる。
• 人の仕事も管理する立場の場合はリスト形式の方がいいこと
もある。
アポイントメント管理ツール
タスクリスト（エクセル等）

8. 時間管理手法～タスクをスケジュールに組み込む
タスクをスケジュールに組み込む場合
• 細かなタスクまでスケジュールに書き込むのが面倒
• タスクを実施するタイミングがずれるたびにスケジュールの
修正をしないといけないなど運用が面倒
TASK
TASK
TASK
TASK
TASK

9. 時間管理手法～タスクを実行日で管理
無理なくタスク管理とアポイントメント管理を実施するためのお
ススメの方法として、タスクを日別に管理し、アポイントメント
と一覧で表示するという方法が提唱されている。
タスクを実施す
る日別に記載
空いている時間
でタスクを実施

10. 時間管理のコツ
時間管理のコツは以下の3つ
タスクとアポイントメントが一覧で見えるように
• すでに入っているアポイントメントの合間でそのタスクが入れる
ことができるかすぐ分かるように一覧で管理
タスクは実行日を決める
• タスクに期日が入ってても結局直前までやらなかったり・・
縦軸横軸で随時見直す
• 縦軸（1日のスケジュール）横軸（1週間のスケジュール）をみ
ながら随時組み直す（最初にやたら時間をかけて計画しない）

11. タスクとアポイントメントが一覧で見えるように
常ににここだけを見ればアポイントメントとタスクが分かるとい
う場所を作っておけば、新しい仕事が入ってきても、どのタイミ
ングで実施できるのかがすぐ判断できる
ここが空いてるか
ら新しく入ったタ
スクはこの日に入
れよう！！などの
判断がここを見れ
ばできる

12. タスクは実行日を決める
タスクは期日だけ見ていると大抵やるのは直前になるもの。はじ
めから自分のスケジュールをみながら実行日を決めてしまう。
期日だけみていると、1月18
日が期日のやつは17日にや
ればいいや・・・となって直
前にあわてることに。。
「いつやるのか」を決
めて書き込む

13. 縦軸・横軸で随時見直す
タスク・スケジュールに変更があるたびにこの表を見直し、縦軸
（1日）横軸（1週間）の単位で見直す
縦軸：1日
• 予定通りにタスクができるのか
• 突然起きたことに対応できるか
横軸：今週
• 今週やるべきことが全てできるのか
• 新しい仕事はどこに入れるのか
• やる順番をかえる方がよいものがないか
これらを随時見直しながら柔軟に対応して行く

14. 時間管理ツール
時間管理ツールとして必要なことは
• アポイントメントとタスクの両方を一覧で、1週間単位で表
示させることができること
• タスクを日付別に表示することができること
• すぐに照会することができること
1週間単位で表示できる手帳、またはパソコンのツールを利用す
る
グーグルカレンダーはこの要件を満たせてどこでも見れるのでお
ススメです

15. 新しいタスクが入ってきた場合の対応
新しいタスクが入ってきた場合には、その場でやってしまうか、
スケジュールに書き込むかをして必ず漏れが無いようにする
その際にスケジュールを見て自分でできないものは断る／人に任
せるという判断をすることも必要
新しいタスク発生
すぐやれ
る仕事か
NO
YES
やってしまう
新しいタスク発生時のフロー
自分でやる
べきか／や
れるか
YES
スケジュールに
書き込み
NO
断る／人に任せる

16. 身につけるためのトレーニング
時間管理のための自分なりのツールをまず試してみることをおス
スメします
まず一度時間をとってやること
スケジュールとタスクを一覧で管理できるツールを探し・使い始める
定常的にやること
タスクは発生したタイミングで（仮でも）実行日を決める

17. 文献情報
題名:時間管理の基本とコツ (「ビジネスの基本とコ
ツ」シリーズ) [単行本]
著者：水口 和彦
単行本: 159ページ
出版社: 学習研究社 (2009/05)

18. ブログへのリンクはこちら
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