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仕事の流儀 Vol1 基本編_ver1.1_外部公開ver

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『仕事の流儀』と題して自社内の社内勉強会用に作成した資料です。第1回基本編として、「優れた仕事の条件」とは何かを「QCDとスコープ、リスク」というフレームワークを活用して説明しています。また、「コミュニケーションの基礎」について受け取り方、考え方、伝え方の3つのプロセスで気をつけるべきことを説明しています。

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仕事の流儀 Vol1 基本編_ver1.1_外部公開ver

  1. 1. 『仕事の流儀』 第1回基本編
  2. 2. はじめに
  3. 3. 目的 メールの書き方、報告/連絡/相談の仕方など基本的な仕事の仕方を振り返ります。 みなさんが行っている仕事は技術力だけあれば問題なくこなせるものではありません。段取り 良く作業をこなし、適切なコミュニケーションを行えて初めて成果になります。高い技術力を大 きな成果に結び付け、信頼されるコンサルタント・エンジニア(もしくはそれ以外の何かしら)に なるための仕事の仕方を学びましょう! 1. コミュニケーションの方法 ① 上司とのコミュニケーション ② クライアントやオフショアとのコミュニケーション 2. 文書の書き方 ① メールの書き方 ② 障害報告の書き方 ③ 議事録の書き方 ④ 英語での文章の書き方 3. 運用保守業務の心構え ① 内部統制の意味 ② 文書管理の仕方 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 3
  4. 4. 想定参加者 若手メンバには是非参加してほしいと思っています。それ以外にも仕事の進め方に疑問を持っ ている方や技術力の高い方が次のステージに移るための土台固めとして参加してもらえればと 思います。 B/N-2年目の若手メンバ 何となく上司と噛み合わない と思っている方 転職組で働き方の理解を深 めたい方 自分の技術力に自信がある 方 1-2年目の皆さんはここでお話するようなことがすべて完璧なはずがないと 思ってください。 同期に遅れを取らぬよう、是非参加してください。 もしかすると自分の仕事の仕方が原因かも知れません。 自分では出来ていると思っても意外と出来ていないものなので、振り返り のためにも是非参加してください。 会社が変われば文化が変わるものです。非公式トレーニングなのでお約 束は出来ませんが、きっとここでの働き方への理解が深まると思いますので 是非参加してください。 技術力のある方は得てしてこのような所作を軽視しがちです。その技術力 を十二分に発揮し、それをフェアに認めてもらうためにも、是非参加してくだ さい。 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 4
  5. 5. 第1回基本編
  6. 6. アジェンダ • 優れた仕事の条件 – Scope – Quality – Cost – Delivery – Risk • コミュニケーションの基礎 – 受け取り方 – 考え方 – 伝え方 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 6
  7. 7. 優れた仕事の条件
  8. 8. 仕事のパフォーマンスを決定する4要素 仕事のパフォーマンスはQCDとスコープで決まります。求められたスコープの作業をより低いコ スト、より早いタイミング、より高い品質で提供することがハイパフォーマンスな仕事と言えます。 Scope (求められている事・作業範囲) High Performance Cost Delivery Quality (作業品質) ( 作 業 工 数 ・ 残 業 ) ( 納 期 ・TAT ) Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 8
  9. 9. 4要素に潜むリスク 求められるQCDとスコープで正確に把握出来たとしても時が経つとスコープ自体が変化したり、 思ったように仕事が進まなかったりします。そういったリスクを早期に検知し対処していくことも 気をつけなければいけないことです。 Scope Quality Cost Delivery リスクの例  時間が経ったらクライアントや上司が違うことを要求してくる  環境が変わり、求められるものが変化する  オフショアに作業を依頼したが、求めていた品質には程遠い成果物が あがってくる  着手後に想定以上の工数がかかることが判明する  飛び込み案件が発生しコミットした期限に間に合わなくなる  自分や身内の不慮の事故・病気 * 「リスク」の定義は文脈や使用する領域により様々ですが、ここでは起こりうる問題の意味で使用しています。 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 9
  10. 10. 仕事の優劣を決める5つのポイント 求められているQCDとスコープを見極めた上でバランスさせ、リスクを最小化させておくことが 「シュアな仕事」のポイントです。 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 10
  11. 11. Scope 1. プロジェクト・システムを理解する 2. 自分で動くべき範囲を把握する Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 11
  12. 12. Scope 1. プロジェクト・システムを理解する プロジェクトの目指すべき方向や、システムの目的を理解しないまま与えられた仕事だけをして いたら、いつまでも与えられた仕事しか出来ません。 考えるべきこと行うべきこと • プロジェクトの目的はなにか − コスト削減? − 新たな価値の創造? − 実験的プロジェクト? • システムの目的はなにか − 誰がユーザ? − 何のために使っている? − どう役立っている? • プロジェクトの目的や概要が分かる資料に目を通す − 提案書や計画書 − プロジェクト・各チームの報告資料 • システムの目的や概要が分かる資料に目を通す − システムマップ − 業務・システムフロー図 − IF概要・一覧 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 12
  13. 13. Scope 2. 自分で動くべき範囲を把握する 「自分がどこまでのことをすべきか」はなかなか上司から明確な指示はありません。失敗を繰り 返しながらでも動くべき範囲を定め、広げていきましょう。 考えるべきこと行うべきこと • 自分の役割について上司と認識が一致しているか • 上司の仕事だが自分に出来ることはないか • 自分がやることで上司・クライアントや他メンバはどれ だけ助かるのか • やらなくてもいいことまでやっていないか • SOなどの機会に自分の役割・上司からの期待値を 明確にする • どこまでやれば作業完了とするかを上司やクライアン トと認識合わせする • 率先して上司の仕事を”奪う” • クライアントから直接依頼された作業でも安請け合 いせずやるべき内容か判断する。判断出来ない場 合は上司に相談する • 自分の責任範囲外のことを聞かれた場合「それは 僕の担当ではありません」と答えずに、フレキシブルに 動いてみる Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 13
  14. 14. Quality 1. 今必要な品質レベルを見極める 2. セルフレビューで品質担保する Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 14
  15. 15. Quality 1. 今必要な品質レベルを見極める 最初から最高品質を目指し愚直に作業をしてしまっては、方向性が間違っていた場合に修 正困難になります。Quick & Dirtyでまずは方向性を合わせましょう。 考えるべきこと行うべきこと • 次回のマイルストンではどの程度の品質が必要か − 最初に求められる品質は往々にして高くない • 最終成果物に必要な品質はどの程度か • “Quick & Dirty“:素早く、概要を掴む − 全データを最初から全てチェックせずに、サンプリングで全 体概要を掴む(やばそう、大丈夫そう等) − 素早く必要な量だけ作業し概要が掴めれば、その後に 残りを念のため確認すれば良い • 早いタイミングでたたき台を提示する − スピードと品質にトレードオフが存在すると信じ時間をか けるより、早くアウトプットし識者にぶつけ揉んだほうが結 果的に品質は高まる − 一人が考えることには限界があるため、うまく他力を活用 することがスピード&品質面で好結果を生む ※ 参考:パレート(80対20)の法則 成果の8割は費やした時間全体の2割から ⇒ 作業全体のうち、どの2割が成果8割に結びつく(=レ バレッジの高い)作業かを見極め、まずその作業から着手 する Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 15
  16. 16. Quality 2. セルフレビューで品質担保する 上司やクライアントをスペルチェッカーとして使わないように、また報告・説明時に自分で考え こんでしまわないようにセルフレビューを行いましょう。 考えるべきこと行うべきこと • 自分が30分作業を追加することで上司の作業を 30分減らすことが出来ないか − 通常上司の時間単価は自分よりも高く貴重なので、同 じ時間を費やすのであれば自分が余分に作業したほうが 全体最適化する • 作成した成果物を自分の言葉で説明出来るか − 言われたまま作成した成果物は自分でも上手く説明出 来ず、その場合の品質は往々にして高くない • 成果物提出前にセルフレビューを行う − 誤字・脱字チェック − 前後の流れがおかしくないか − (出来れば声に出して)ひと通り説明 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 16
  17. 17. Cost 1. 無駄な作業をしない Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 17
  18. 18. Cost 1. 無駄な作業はしない 過去のアセットを有効活用して無駄に時間を使ってしまうことを避け、また再利用性を考えて 未来に無駄な作業を発生させないように気をつけましょう。 考えるべきこと行うべきこと • これまでに同じような作業が発生していないか − 誰かが一度作業したことがあるはずのものを1から作ろう としていないか • これから同じような作業が今後も発生しないか − 一度きりであることが確定している作業であれば構わな いが、そうでなければ再利用性を考えたり、自動化を検 討する • アセットや人を利用する − 類似した作業が以前行われていないか確認し、アセット や成果物を利用する(当時・現在の共通点・相違点を 確認し流用する) − 何でも自分で調べようとせず、聞けば一瞬で解決するこ とは素直に聞いてしまう • 再利用しやすいコード・資料を作成する − ハードコーディングを行わない − 各スライドでフォント・デザインを調整せずスライドマスタを 変更する − Excelでは直打ちの量を減らし自動計算させる • 何度も・みんなが行う作業は自動化・ツール化する Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 18
  19. 19. Delivery 1. 期限や優先順位を意識する 2. 着実に仕事を進める Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 19
  20. 20. Delivery 1. 期限や優先順位を意識する 自分の持っている作業は「いつまでに」、「どういう順番で」こなす必要があるかを常に把握し ておく必要があります。また独りよがりにならずに、それを関係者と認識合わせしましょう。 考えるべきこと行うべきこと • この作業の期限はいつまでか − その期限は依頼元と認識が合っているか − 何に基づき期限が設定されているか • 担当する作業の優先順位は明確か • 何か用事を頼まれたら、急ぎの用事かどうか、いつま でに必要かを確認する • 複数の人から依頼を受けた場合は両者と優先順 位を合意する • 期限を遵守する − 努力目標である完了予定日は調整可能だが、業務イベ ントに基づいた期限を過ぎてしまうとクライアントに迷惑が かかってしまう Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 20
  21. 21. Delivery 2. 着実に仕事を進める 作業を開始する前に、まず最初にゴールをイメージした上でそこまでの道筋を決めましょう。 作業を始めたら自分の作業とその状況をいつ聞かれていいようにしておきましょう。 考えるべきこと行うべきこと • ゴールまでの道筋は明確か • 自分は今ゴールに対してどの地点にいるのか • 作業に必要な知識で自分に足りないものはないか − どこまで分かって、どこからは分かっていないのか? − 言われたままただ行うだけならば問題ないが、そこで発生 するリスクを検知・対処出来るだけの背景まで理解出来 ているか? • ゴールまでに必要な作業を分解し、順序付けする • いつ聞かれても良いように、作業の状況を随時正 確に報告できるようにしておく − 万が一作業が遅延する、やりきれない場合はその理由 を明確にして報告する。ただ「遅れます」では上司もクラ イアントに説明出来ないし、今後の対処も行えない • 作業のために必要な知識が足りないと思ったら、前 もって上司に共有する − 上司はそれを受けKT要否を判断をしたり、しない場合 のリスクを認識出来る Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 21
  22. 22. Risk 1. リスクを見極め対処する Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 22
  23. 23. Risk 1. リスクを見極め対処する リスクに対しては識別・分類→評価→優先順位付け→対応策検討→対応実施の5ステップ で対応します。 識別・分類評価優先順位付け対応策検討対応実施 リスクを漏れなく洗 い出しカテゴライズし ながら一覧化する リスクに重み付けを する リスクを軽減・回避 するための施策を検 討する 検討した対応策に 実行に移す 評価で行った重み 付けをベースに対応 すべき順序に並び 替える Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 23
  24. 24. Risk 1. リスクを見極め対処する 自分の作業全体をイメージしてどのようなことが起こりうるかを検討し、適切な対処をしてお きましょう。また将来のリスク対応のためにも周りで起こっていることから教訓を得ておきましょう。 考えるべきこと行うべきこと • どのようなことが起こる可能性があるか • 「最悪の状況」が発生した場合どうなるか • リスクに対応する方法は何が考えられるか • 作業全体をイメージしてどんなことが起こりうるか、ど んな危険性をはらんでいるか検討する • 定量的にリスクを評価するクセをつける (発生可能性、頻度、影響範囲、重大性など) • リスク評価結果や対応策を上司と共有し、判断出 来なかったことは判断を依頼する • 計画は自分の限界で立てるのではなく、肉体的な 余裕や突発的な作業に対応するための余裕を持 たせる • 自分やその周りでどのようなこと(障害など)が起こ ったかを把握し、知識として蓄えていく Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 24
  25. 25. コミュニケーションの基礎
  26. 26. コミュニケーションの基礎 1. 受け取り方 2. 考え方 3. 伝え方 Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 26
  27. 27. コミュニケーション1. 受け取り方 依頼や質問を受け取ったときは言葉通りに受け取らず、その背景や経緯に思いを馳せ、不明 な場合は確認を忘れずに。また同じことは2度聞かないで済むようにしましょう。 考えるべきこと行うべきこと • 依頼や質問の背景・経緯は何か − 言葉通りに受け取らず、なぜそう言われたか − 指示されたことのみで目的達成できるのか • 相手が見落としていることはないか • 不明点を明確にする − 依頼の場合、IPO(インプット、プロセス、アウトプット) が明確か、自分として腹落ちしたか確認する − 曖昧なまま、憶測・推測で作業に移らない − 相手が何か見落としていると気付いたらそのまま作業せ ずに認識合わせを行う − 自分の理解を言葉・文章・図にして、どこまで理解してい るか伝え分からない点を絞って聞く • 同じことは2度聞かない − 常にメモを取るように心がける、上司などに呼ばれたとき はメモも持っていく − とはいえ分からなくなってしまった場合は正直にもう1回聞 く(怒られる覚悟で) Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 27
  28. 28. コミュニケーション2. 考え方 ただ事実を羅列するのではなく、相手の立場に立って考え相手本位な回答を用意しましょう。 考えるべきこと行うべきこと • 相手は何を知りたいか、何を懸念しているか、相手 にわかりやすい表現はなにか − こう答えたら、これを用意したら喜ばれるだろう − こう答えたら相手は不安にならないか • 自分が用意した答えに対して、相手は次にどのよう な反応(追加質問・依頼)をしそうか • 相手と自分の立場の違いを客観的に把握する − 相手の年齢・立場・性格 − 自社の常識とクライアントの常識の違い • 1手先を読み、追加で来そうな質問への回答を用 意しておく Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 28
  29. 29. コミュニケーション3. 伝え方 まず伝えたいことを簡潔に伝えることが何よりも大事です。その上で誤解のない伝え方を心が けましょう。 考えるべきこと行うべきこと • “伝えたいメッセージ”は何か − このコミュニケーションで、自分は相手に何を求めているの か(同意?アドバイス?アクション?) − 伝えたいことをひと言で表すと何か • 相手に誤解や認識齟齬なく、理解しやすい形で伝 わっているか − 曲解され問題になりうるような言葉・文章ではないか − 相手のその背後にいる人にどう伝わるか • 伝えたいことを簡潔に伝える − 漠然と話したり、いたずらに遠回りはしない − 文書の場合は1文を短くし、箇条書きにする − 事象・状況だけの報告は次のアクションに結びつかない。ど んな影響があるか、誰が何をすべきか明示する • 受け取る人の立場に合わせ伝え方を変える − 誤解を生む・多義的な表現を避け、相手に合った共通 言語(業務用語・システム用語)を使う • その場しのぎの報告・受け答えをしない − 推測で報告しない、推測の場合はそれを明示する − 根拠のない情報は伝えず、どうしても分からない場合は持 ち帰る(ただ単に分かりませんはNG) ※ そして後々の反省材料とする • 口頭で確認・調整した内容は文書(メール)でも 残しておく Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 29
  30. 30. おわりに
  31. 31. 今日の”伝えたいメッセージ” これまでお伝えした内容は本当に基本的なことばかりですが、日々の仕事に忙殺されていると 忘れがち・怠りがちなことでもあります。100%自然に行えるようになるまでは意識しすぎるくらい に意識してみてください。 優れた仕事の条件コミュニケーションの基礎 プロジェクト・システムの目的は? 自分の動くべき範囲は? Cost Delivery Scope Risk 識別・分類 評価 優先順位付 対応策検討 対応実施 Quality Quick & Dirtyを心がける セルフレビューを欠かさない 無 駄 な 作 業 を し な い 期 限 と 優 先 度 を 意 識 す る 道 筋 は ゴ ー ル か ら 逆 算 受け取り方 考え方 伝え方 • 依頼や質問の背景・経緯は? • 不明点を明確にする • 同じことを2度聞かない • 相手と自分の立場の違いを客観的 に捉える • 相手は次にどのような反応をしそう か? • “伝えたいメッセージ”は何か? • 相手に誤解や認識齟齬なく、理解 しやすい形で伝わっているか? • 口頭確認は文書でも残しておく Copyright © 2014 Hirotaka Nishimiya All rights reserved. 31

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