Выступление Натальи Храмцовской о международных стандартах функциональных требований к системам электронного документооборота на форуме «Автоматизированные технологии работы с документами», ноябрь 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "International standards of functional requirements for EDRMS systems" at the forum "Automated records processing technologies", Moscow, November 2005.

1. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 11
Международные стандарты
функциональных требований к системам
электронного документооборота
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

2. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 22
ЧтоЧто такоетакое функциональныефункциональные
требованиятребования кк СЭДСЭД
ПеречисляютсяПеречисляются функциональныефункциональные возможностивозможности,,
необходимыенеобходимые длядля организацииорганизации юридическиюридически
значимогозначимого электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв
государственнойгосударственной организацииорганизации
ТребованияТребования достаточнодостаточно общиеобщие,, безбез излишнейизлишней
детализациидетализации.. ТребованияТребования нене определяютопределяют
технологиютехнологию
ОтдельныеОтдельные общиеобщие нефункциональныенефункциональные требованиятребования ((кк
производительностипроизводительности,, удобствуудобству работыработы ии тт..пп.).)

3. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 33
ДляДля чегочего служатслужат государственныегосударственные
требованиятребования кк СЭДСЭД
ПовышениеПовышение эффективностиэффективности расходованиярасходования
государственныхгосударственных средствсредств
ОткрытаяОткрытая единаяединая техническаятехническая политикаполитика
государствагосударства вв отношенииотношении СЭДСЭД
ПовышениеПовышение качествакачества продукциипродукции ии
конкурентоспособностиконкурентоспособности отечественныхотечественных
производителейпроизводителей каккак нана внутреннемвнутреннем,, тактак ии
нана внешнихвнешних рынкахрынках

4. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 44
ОбязательностьОбязательность требованийтребований
КлючевойКлючевой моментмомент –– государственныегосударственные
организацииорганизации имеютимеют правоправо закупатьзакупать толькотолько
тете СЭДСЭД,, которыекоторые соответствуютсоответствуют
требованиямтребованиям
ЖелательноЖелательно иметьиметь государственнуюгосударственную
программупрограмму сертификациисертификации

5. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 55
ВыгодыВыгоды длядля государствагосударства
ПоставщикиПоставщики ПОПО заза свойсвой счётсчёт разрабатываютразрабатывают
функциональныефункциональные возможностивозможности,, необходимыенеобходимые
государственнымгосударственным организацияморганизациям длядля управленияуправления
электроннымиэлектронными ии неэлектронныминеэлектронными документамидокументами
ТребованияТребования заставляютзаставляют поставщиковпоставщиков ПОПО учитыватьучитывать
вв своихсвоих продуктахпродуктах национальныенациональные особенностиособенности
российскогороссийского делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота..

6. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 66
ВыгодыВыгоды длядля государствагосударства
ПоставщикиПоставщики ПОПО обеспечиваютобеспечивают информационнуюинформационную
совместимостьсовместимость ии возможностьвозможность взаимодействиявзаимодействия
закупаемыхзакупаемых государствомгосударством СЭДСЭД различныхразличных видоввидов ии
типовтипов..
ПовышаетсяПовышается уровеньуровень закупаемыхзакупаемых государствомгосударством
программныхпрограммных продуктовпродуктов

7. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 77
ВыгодыВыгоды длядля производителейпроизводителей
программногопрограммного обеспеченияобеспечения
ПроизводителиПроизводители ПОПО вынужденывынуждены повышатьповышать уровеньуровень
своихсвоих продуктовпродуктов ии приближатьприближать егоего кк мировомумировому,, чточто,,
вв итогеитоге,, делаетделает ихих болееболее конкурентоспособнымиконкурентоспособными,,
каккак нана внутреннемвнутреннем,, тактак ии нана мировоммировом рынкерынке
СоответствиеСоответствие СЭДСЭД государственнымгосударственным требованиямтребованиям
даётдаёт ейей конкурентноеконкурентное преимуществопреимущество
ВозможностьВозможность планироватьпланировать работуработу попо развитиюразвитию
своихсвоих системсистем нана перспективуперспективу

8. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 88
ВыгодыВыгоды длядля потребителейпотребителей
НаличиеНаличие требованийтребований значительнозначительно упрощаетупрощает длядля
многихмногих организацийорганизаций выборвыбор программногопрограммного
обеспеченияобеспечения
ПриПри составлениисоставлении собственныхсобственных требованийтребований кк СЭДСЭД ии
припри еёеё выборевыборе каккак государственныегосударственные,, тактак ии
коммерческиекоммерческие организацииорганизации могутмогут использоватьиспользовать
обязательныеобязательные государственныегосударственные требованиятребования вв
качествекачестве ориентираориентира

9. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 99
ЗначениеЗначение требованийтребований длядля
учебныхучебных заведенийзаведений
ТребованияТребования показываютпоказывают::
–– какихкаких специалистовспециалистов ИТИТ ии
ДОУДОУ нужнонужно готовитьготовить
–– какиекакие знаниязнания нужнонужно датьдать
этимэтим специалистамспециалистам
–– направлениянаправления развитияразвития ИТИТ вв
государственномгосударственном секторесекторе
ТребованияТребования могутмогут бытьбыть
использованыиспользованы вв качествекачестве
учебныхучебных материаловматериалов

10. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1010
ТекущееТекущее состояниесостояние делдел вв миремире
СШАСША -- DoDDoD 5015.25015.2;; DOEDOE--STDSTD--40014001--20002000;;
требованиятребования ЦРУЦРУ 2005;2005; ANSI/ARMA/AIIM TRANSI/ARMA/AIIM TR--4848 20042004
ЕвросоюзЕвросоюз –– MoReqMoReq,, 20012001
АнглияАнглия -- PROPRO (TNA)(TNA), 2002, 2002
ГерманияГермания –– DOMEADOMEA––KonzeptKonzept 2.02.0, 2005, 2005
АвстрияАвстрия -- ELAK 3.0, 2005ELAK 3.0, 2005
ШвейцарияШвейцария –– GEVER, 2004GEVER, 2004
НорвегияНорвегия -- NOARKNOARK--44, 1999, 1999
ГолландияГолландия –– ReMANOReMANO,, 20042004
АвстралияАвстралия –– VERSVERS, 2003, 2003

11. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1111
СШАСША –– проектпроект версииверсии 33 стандартастандарта DoDDoD 5015.25015.2
опубликованопубликован вв ноябреноябре 20052005 годагода,, принятиепринятие
ожидаетсяожидается вв 20062006 годугоду
ЕвросоюзЕвросоюз -- стандартастандарта MoReqMoReq22 сс программойпрограммой
сертификациисертификации выйдетвыйдет вв 20072007 годугоду
АнглияАнглия -- закрытиезакрытие программыпрограммы сертификациисертификации попо
стандартустандарту PROPRO,, ии переходпереход нана MoReqMoReq22
НорвегияНорвегия –– завершаетсязавершается разработкаразработка NOARK5NOARK5
ГерманияГермания –– ежегодноеежегодное обновлениеобновление концепцииконцепции DOMEADOMEA
ПерспективыПерспективы ии направлениянаправления
развитияразвития стандартовстандартов

12. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1212
ПерспективыПерспективы ии направлениянаправления
развитияразвития стандартовстандартов
ИнтеграцияИнтеграция системсистем электронногоэлектронного документооборотадокументооборота
(ERMS)(ERMS) ии электронноэлектронно--информационныхинформационных системсистем
(EDMS)(EDMS)
УсилениеУсиление ролироли специалистовспециалистов ДОУДОУ ((««системныхсистемных
технологовтехнологов»»)) вв администрированииадминистрировании СЭДСЭД
ИспользованиеИспользование языкаязыка XMLXML
МодульнаяМодульная структураструктура

13. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1313
СтандартСтандарт MoReqMoReq2 (2 (ЕвросоюзЕвросоюз))
РазработкаРазработка финансируетсяфинансируется правительствомправительством
ЕвросоюзаЕвросоюза
КонцепцияКонцепция новойновой версииверсии одобренаодобрена нана конференцииконференции
DLMDLM--форумафорума вв БудапештеБудапеште вв октябреоктябре 20052005 годагода
ПредполагаетсяПредполагается,, чточто разработкаразработка MoReqMoReq22 будетбудет
завершеназавершена кк 20072007 годугоду,, припри этомэтом появитсяпоявится
отсутствующаяотсутствующая сейчассейчас программапрограмма сертификациисертификации
программныхпрограммных продуктовпродуктов нана соответствиесоответствие
требованиямтребованиям стандартастандарта

14. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1414
СодержаниеСодержание MoReqMoReq
1.1. ВведениеВведение
2.2. ОбзорОбзор требованийтребований кк СЭДСЭД
3.3. КлассификационнаяКлассификационная схемасхема((электроннаяэлектронная номенклатураноменклатура делдел))
4.4. СредстваСредства обеспеченияобеспечения безопасностибезопасности документовдокументов
5.5. ХранениеХранение вв течениетечение установленногоустановленного срокасрока,, передачапередача ии
уничтожениеуничтожение документовдокументов
6.6. ВводВвод документовдокументов вв системусистему
7.7. ИдентификаторыИдентификаторы объектовобъектов
8.8. ПоискПоиск,, извлечениеизвлечение ии выводвывод документовдокументов
9.9. АдминистративныеАдминистративные функциифункции
10.10. ДругиеДругие функциональныефункциональные возможностивозможности
11.11. НефункциональныеНефункциональные требованиятребования
12.12. ТребованияТребования кк метаданнымметаданным
13.13. ЭталоннаяЭталонная модельмодель

15. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1515
MoReqMoReq2:2: планыпланы разработкиразработки
УсилитьУсилить ключевымиключевыми разделыразделы MoReqMoReq ии добавитьдобавить
четкочетко сформулированныесформулированные требованиятребования вв отношенииотношении
новыхновых аспектоваспектов разработкиразработки ии примененияприменения СЭДСЭД
ОбеспечитьОбеспечить проверяемостьпроверяемость требованийтребований,,
разработатьразработать документыдокументы,, позволяющиепозволяющие проводитьпроводить
тестированиетестирование ПОПО нана соответствиесоответствие требованиямтребованиям
РазбитьРазбить требованиятребования нана модулимодули,, сс темтем,, чтобычтобы
облегчитьоблегчить ихих использованиеиспользование вв различныхразличных условияхусловиях..

16. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1616
НовыеНовые опциональныеопциональные модулимодули
требованийтребований вв MoReqMoReq22
ИнтеграцияИнтеграция сс системойсистемой управленияуправления контентомконтентом
РаботаРабота сс тематическимитематическими деламиделами
РаспределенныеРаспределенные системысистемы
УдаленнаяУдаленная//автономнаяавтономная работаработа
ПроцессыПроцессы храненияхранения документовдокументов
СканированиеСканирование
ИнтеграцияИнтеграция сс факсфакс--системойсистемой
РасширенныеРасширенные средствасредства поискапоиска

17. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1717
ПриоритетыПриоритеты припри разработкеразработке
ДоработкаДоработка базовыхбазовых требованийтребований,, включаявключая оценкуоценку
соответствиясоответствия стандартустандарту ISOISO 1548915489
ИнтеграцияИнтеграция сс системамисистемами управленияуправления контентомконтентом,, вв
тт..чч.. управлениеуправление размещённымиразмещёнными нана вебвеб--сайтахсайтах
материаламиматериалами
УправлениеУправление неэлектронныминеэлектронными ((физическимифизическими))
документамидокументами ии гибриднымигибридными деламиделами
WorkflowWorkflow,, работаработа сс тематическимитематическими деламиделами

18. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1818
НациональноеНациональное введениевведение вв MoReqMoReq22
((««нулеваянулевая»» главаглава))
КаждаяКаждая странастрана самасама будетбудет решатьрешать,, чточто войдётвойдёт вв
««нулевуюнулевую»» главуглаву.. СкорееСкорее всеговсего,, этаэта главаглава будетбудет
содержатьсодержать::
–– ВлияниеВлияние национальногонационального законодательствазаконодательства
–– ВлияниеВлияние национальныхнациональных традицийтрадиций вв областиобласти
делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота ((напримернапример,, вв
отношенииотношении документированиядокументирования транзакцийтранзакций,, регистрациирегистрации
ии тт..пп.).)
–– ПереводПеревод терминовтерминов ии тт..пп..

19. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 1919
НоваяНовая версияверсия стандартастандарта DoDDoD 50155015.2.2
РазрабатываетсяРазрабатывается
МинистерствомМинистерством обороныобороны СШАСША
ИмеетИмеет программупрограмму
сертификациисертификации ((сс 19991999 годагода).).
РядРяд сертифицированныхсертифицированных
продуктовпродуктов представленпредставлен нана
российскомроссийском рынкерынке..
НеофициальныйНеофициальный национальныйнациональный
стандартстандарт СШАСША

20. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2020
СравнениеСравнение версийверсий
1313нетнетXMLXML--схемысхемы
60604949АббревиатурАббревиатур
1381389696ТерминовТерминов
1321325757ЧислоЧисло страницстраниц
6644ЧислоЧисло главглав
ВерсияВерсия 33ВерсияВерсия 22

21. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2121
2.2. ОбязательныеОбязательные требованиятребования
2.2.2.2. ДетальныеДетальные требованиятребования
2.2.1.2.2.1. РазработкаРазработка планаплана размещенияразмещения документовдокументов ((тт..ее.. электроннойэлектронной
номенклатурыноменклатуры делдел))
2.2.2.2.2.2. УправлениеУправление срокамисроками храненияхранения ии решениемрешением судьбысудьбы документовдокументов попо
истеченииистечении срокасрока храненияхранения
2.2.3.2.2.3. РегистрацияРегистрация документовдокументов вв системесистеме
2.2.4.2.2.4. РегистрацияРегистрация сообщенийсообщений электроннойэлектронной почтыпочты
2.2.5.2.2.5. РегистрацияРегистрация документовдокументов,, которыекоторые впоследствиивпоследствии будутбудут передаватьсяпередаваться нана
архивноеархивное хранениехранение вв NARANARA..
2.2.6.2.2.6. ХранениеХранение документовдокументов вв системесистеме
2.2.7.2.2.7. УправлениеУправление процессомпроцессом храненияхранения ии важнейшимиважнейшими документамидокументами
2.2.8.2.2.8. УправлениеУправление доступомдоступом
2.2.9.2.2.9. АудитАудит системысистемы
2.2.10.2.2.10. ТребованияТребования кк составнымсоставным системамсистемам ((уу которыхкоторых модульмодуль управленияуправления
документамидокументами –– отдельныйотдельный).).
2.2.11.2.2.11. ТребованияТребования кк управлениюуправлению системойсистемой
2.2.12.2.2.12. ДополнительныеДополнительные базовыебазовые требованиятребования

22. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2222
НовыеНовые главыглавы стандартастандарта
ГлаваГлава 33 –– УправлениеУправление секретнымисекретными документамидокументами
ГлаваГлава 44 –– ЗаконЗакон оо защитезащите персональныхперсональных данныхданных
((Privacy ActPrivacy Act)) ии законзакон оо свободесвободе доступадоступа кк
государственнойгосударственной информацииинформации ((FOIAFOIA))
–– 4.1.4.1. УправлениеУправление документамидокументами,, возникающимивозникающими припри исполненииисполнении
требованийтребований законазакона оо защитезащите персональныхперсональных данныхданных ((обязательныобязательны
толькотолько длядля системсистем управленияуправления SORSOR--документамидокументами))
–– 4.2.4.2. УправлениеУправление документамидокументами,, возникающимивозникающими припри исполненииисполнении
требованийтребований законазакона оо свободесвободе доступадоступа кк государственнойгосударственной
информацииинформации ((обязательныобязательны толькотолько длядля СЭДСЭД,, поддерживающихподдерживающих
исполнениеисполнение требованийтребований FOIAFOIA))
ГлаваГлава 55 –– ПередачаПередача документовдокументов

23. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2323
СитуацияСитуация вв РоссииРоссии
СобственныеСобственные требованиятребования кк СЭДСЭД отсутствуютотсутствуют,, хотяхотя
регулярнорегулярно выделяютсявыделяются бюджетныебюджетные средствасредства нана ихих
разработкуразработку
ВажнейшиеВажнейшие мировыемировые стандартыстандарты требованийтребований нана
русскийрусский языкязык нене переведеныпереведены,, ии известныизвестны толькотолько
узкомуузкому кругукругу лицлиц
ПораПора осваиватьосваивать мировоймировой опытопыт,, обогащаяобогащая егоего
собственнымисобственными идеямиидеями,, отражающимиотражающими особенностиособенности
делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота вв РоссииРоссии

24. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2424
КтоКто должендолжен принятьпринять участиеучастие вв
разработкеразработке требованийтребований
ПредставителиПредставители государственныхгосударственных организацийорганизаций
((службыслужбы ДОУДОУ,, ИТИТ,, ИБИБ))
ПредставителиПредставители производителейпроизводителей ии поставщиковпоставщиков СЭДСЭД
СпециалистыСпециалисты вв областиобласти делопроизводстваделопроизводства,,
архивногоархивного деладела,, информационныхинформационных технологийтехнологий
ЮристыЮристы
КтоКто--тото ещёещё??

25. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2525
КакКак грамотнограмотно использоватьиспользовать
требованиятребования кк СЭДСЭД
ВведениеВведение обязательныхобязательных государственныхгосударственных требованийтребований::
–– нене должнодолжно остановитьостановить нормальнонормально ходахода закупокзакупок ПОПО
государственнымигосударственными организациямиорганизациями,,
–– нене должнодолжно привестипривести кк снижениюснижению конкуренцииконкуренции нана
««государственнойгосударственной»» частичасти рынкарынка СЭДСЭД ии еёеё монополизациимонополизации
ВсеВсе новыеновые СЭДСЭД должныдолжны бытьбыть способныспособны
экспортироватьэкспортировать документыдокументы ии ихих метаданныеметаданные вв
установленномустановленном государствомгосударством стандартномстандартном форматеформате
((форматахформатах))
ТребованияТребования должныдолжны ужесточатьсяужесточаться постепеннопостепенно

26. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2626
ВыводВывод::
ПораПора приниматьсяприниматься заза делодело!!

27. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2727
ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ
WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU
EE--mail:mail: hramhram@@eos.rueos.ru
107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52
ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515
ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::
ОтделОтдел консультационныхконсультационных услугуслуг::
antoshechkina@EOS.RUantoshechkina@EOS.RU
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

28. 2525 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 2828
Вопросы?