Dokumen tersebut merupakan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk Unit Kerja Sekretariat Ketua Fakultas Farmasi yang mencakup tanggung jawab, tugas pokok dan tambahan, serta tujuan dari pelaksanaan administrasi kesekretariatan untuk memperlancar aliran informasi dan pelayanan komunikasi internal maupun eksternal di lingkungan Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman.

1. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
1. Unit Kerja Sekretariat Ketua Fakultas Farmasi
2. Bagan Kerja Sekretariat Ketua Fakultas Farmasi
3. Tanggung Jawab
PK II
Dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Ketua dan KASUBAG Umum.
4. Uraian Tugas Unit Kerja Sekretariat Ketua Fakultas Farmasi
A. Tugas Pokok :
1. Menyusun rencana kerja kesekretariatan.
2. Mengelola surat menyurat Dekan.
3. Mengelompokkan dan mencatat seluruh identitas surat ke dalam buku agenda surat
masuk.
4. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk
telepon, telegram, dan faksimile).
5. Menerima Dikte dari pimpinan.
6. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
7. Menerima dan mengarahkan tamu pimpinan.
8. Menerima surat, naskah dan dokumen serta memeriksa kelengkapan dan
kebenaran.
KETUA
KASUBAG
UMUM
SEKRETARIAT

2. 9. Membantu proses surat-surat ke pimpinan dan ke bagian tata usaha agar
sirkulasinya bisa berjalan cepat dan lancar.
10. Mencatat kegiatan pimpinan pada papan jadwal untuk bahan informasi
B. Tugas Tambahan
1. Pengoperasian komputer, penyiapan data, penyediaan dan pengamanan perangkat
keras/lunak komputer, serta pengamanan data sesuai klasifikasi.
2. Mengelola mailing list Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman :
a) Membuka mailing list
b) Mengetik konsep email
c) Mengumpulkan dan mencatat alamat email Staf Pengajar dan Pimpinan
3. Membuat Sertifikat Kompentensi Fakultas Farmasi.
C. Tujuan
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
2. Terciptanya pelayanan komunikasi baik langsung maupun tidak langsung internal
maupun eksternal, di lingkungan Fakultas Farmasi Universitas Mulawarman.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi yang berguna bagi kelancaraan
pelaksanaan fungsi manajemen dalam lingkungan Fakultas Farmasi Universitas
Mulawarnam.
D. Ruang Lingkup
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan
dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi penerimaan, pengolahan,
pendistribusian, dan penyimpanan.
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.
3. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

3. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
Unit Kerja Sekretariat Ketua Fakultas Farmasi
Iskandar Achmad, S. Kom.
FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS MULAWARMAN
2014