Slides per i servizi postali presentati in occasione dell'incontro azienda e organizzazioni sindacali del 5 Novembre 2014

1. SERVIZI POSTALI
Incontro OO.SS. 05/11/2014
Consegnato alle OO.SS. 05/11/2014

2. 05/11/2014
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Messi notificatori Contratto Equitalia

3. 05/11/2014
Volumi postalizzati dall?inizio del contratto
Primi mesi di contratto: il cliente ha affidato a Poste Italiane volumi mediamente più alti di quanto previsto contrattualmente a fronte di un processo in fase di avvio (risorse da formare, patentini da rilasciare, ecc.)
Ultimi mesi: recupero della produttività e normalizzazione dei flussi in ingresso.
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4. Macro processo Messo Notificatore Equitalia
Presa in carico
Invio distinte elettroniche e materialità presso i CMP
Rendicontazione Esito
Gestione documentale
Gestione documentale degli oggetti resi e consegnati. Invio delle immagini relative ai documenti prodotti per ogni atto (visure, liste di affissione ecc..). Fascicolazione dei documenti cartacei relativi ad ogni atto
Ricezione prodotto e presa in carico oggetti. Ricondizionamento/ Imbustamento
Avviamento degli atti e rendicontazione degli stessi verso il cliente
Invio flussi elettronici, ovvero immagini con info posizione atto/scatola al cliente degli atti rendicontati
Recapito Attività di notifica
Lavorazione presso i diversi nodi produttivi fino all?ingresso nei CD
Attività di notifica da parte dei messi notificatori degli oggetti prioritari e ordinari
Invio materialità al cliente
Restituzione materiale documentale a Equitalia o AdE :
•Per atti consegnati all?ADE
•Per atti resi alle ADR provinciali
SLA DI NOTIFICA:
40 giorni per Atti Prioritari
70 giorni per Atti Ordinari
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5. 05/11/2014
ATTI PERSONE FISICHE
•l messo registra il 1° tentativo. Al rientro in ufficio sarà richiesta una visura. In base all?esito della stessa si procederà ad un eventuale 2° tentativo.
•Se il ritorno di visura conferma irreperibilità: notifica 143 cpc
Processo Messo Notificatore Equitalia:Gita
Gli atti Messo Equitalia provenienti dai centri di ricondizionamento arrivano al CD, dove vengono controllati e tracciati. Vengono poi formati i mazzetti MN ed affidati al messo che esce per la gita. In fase di gita possono verificarsi le seguenti circostanze:
ESITI DELLA NOTIFICA
Destinatario presente:
•consegna o rifiuta
•consegna a persona abilitata
•Comuni <50.000 ab. Si dovrà procedere ad un 2° tentativo di notifica in gg e h differente
•Comuni >50.000ab. Solo per atto ordinario, si lascia l?avviso di cortesia con l?indicazione della possibilità di richiedere il recapito concordato entro 8 gg. Trascorsi 10 gg di giacenza si effettua il 2° tentativo
•Inesitato al 2° tentativo: notifica 140 cpc
ATTI PERSONE GIURIDICHE
•Il messo registra il primo tentativo di notifica. Al rientro in ufficio sarà richiesta una visura. In base all?esito della stessa si procederà ad un eventuale 2° tentativo.
•Inesitato al 2° tentativo: notifica 140 cpc
Destinatario assente temporaneamente
Destinatario Irreperibile
•Notifica 138 cpc
•Notifica 139 cpc
•Notifica 145 cpc
•Notifica 145 cpc (portiere addetto alla sede)
Il messo registra il 1° tentativo. Al rientro in ufficio sarà richiesta una visura. In base all?esito della stessa si procederà ad un eventuale 2° tentativo. Se il ritorno di visura conferma l?irreperibilit?: notifica 143 cpc
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6. 05/11/2014
Sulla base dell?esito di notifica, il Messo dovrà svolgere delle attività nella fase di post gita
ESITO DELLA NOTIFICA
Destinatario presente:
•consegna o rifiuto del destinatario
•consegna a persona abilitata
ATTI PERSONE FISICHE/GIURIDICHE
1.deposito dell?atto in Casa Comunale;
2. affissione avviso deposito presso l?indirizzo;
3.compilazione e invio raccomandata AR 140 cpc
1.deposito dell?atto in Casa Comunale insieme alla lista di affissione;
2.ritiro liste e relate al termine del periodo di affissione (1 gg)
Conferma
destinatario assente
Temporaneamente
(irreperibilità relativa)
Irreperibilità assoluta del destinatario
•Consegna la relata (o l?atto per rifiuto) all?ALI
•Emissione di Raccomandata 139 cpc
Processo Messo Notificatore Equitalia:Post - Gita
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7. 05/11/2014
Messo Notificatore: Attività L?attivit? di consegna degli atti Equitalia tramite portalettere (nominato Messo Notificatore) ? analoga all?attivit? di consegna di un atto giudiziario; presenta infatti le stesse fasi di lavorazione:
recapito;
rilascio eventuale avviso;
emissione raccomandate ex art.139 o 140 (art. 139 per consegna a persona abilitata; art. 140 per irreperibilità del destinatario), equivalenti a CAN e CAD degli atti giudiziari. Sono presenti attività ulteriori (eventuali):
visura (verifica esattezza indirizzo destinatario) per i casi residuali da effettuarsi direttamente presso i comuni (infatti il processo è stato informatizzato ed automatizzato);
liste di deposito/affissione: sulla base dei documenti prodotti dai sistemi aziendali (nei casi di irreperibilità relativa/assoluta), le liste sono consegnate alle case comunali (documenti che riguardano una pluralità di atti). Alla luce dell?attivit? svolta, è stata misurata la prestazione della notifica che, in relazione ai parametri attualmente in vigore, è risultata analoga alla consegna di un atto giudiziario, maggiorata di un punto per l?effettuazione della eventuale attività di visura e di affissione in casa comunale.
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8. 05/11/2014
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SAL Patentini
In fase di consegna da Equitalia ulteriori c.a. 150 nuovi patentini
totalidi cui in attesa di patentinoPiemonte1414093%7% Valle d'Aosta11090%10% Liguria119094%6% Totale Nord Ovest2624093%7% LOMBARDIATotale Lombardia13498287%13% Veneto1011092%8% Trentino Alto Adige22092%8% Friuli Venezia Giulia44089%11% Totale Nord Est1617092%8% Lazio174172378%22% Molise22094%6% Totale Centro176174380%20% Campania9896190%10% Calabria2221087%13% Totale Sud120117189%11% Puglia1515089%11% Basilicata22096%4% Totale Sud 11717090%10% 489447689%11% Messi DedicatiPTL/CSQ(al netto Messi Dedicati) con patentinosenza patentinoCENTROSUDSUD1TotaleNORD OVESTNORD ESTDimensionamentoALT RegioneReclutati

9. 05/11/2014
Messo Notificatore ? andamento esiti
9 L?andamento degli atti esitati risente significativamente del contributo della rete dei portalettere universali abilitati messo.
ALTTotale atti al recapitoEsitati cumulatoAtti in lavorazione al Recapito% Atti Esitati su Totale Atti al RecapitoCENTRO2.305.3671.680.783624.58473% LOMBARDIA3.133.0662.807.239325.82790% NORD EST1.654.6111.507.427147.18491% NORD OVEST1.919.3421.670.602248.74087% SUD 11.387.1951.129.148258.04781% SUD3.192.0962.466.320725.77677% ITALIA13.591.67711.261.5192.330.15883%

10. 05/11/2014
Messo Notificatore dedicato ? criteri di individuazione L?Azienda ha previsto l?individuazione di nuclei dedicati di messi notificatori (ptl che devono esclusivamente notificare atti ) nei casi in cui:
vi è una specifica previsione contrattuale (es.: Comuni di Milano e Firenze);
i volumi previsti presentano significative concentrazioni territoriali tali da non essere gestibili completamente nell?ambito della prestazione dei portalettere universali. La prestazione è determinata in base ai criteri già illustrati e varia tra i 50 e i 70 atti esitati al giorno per messo in funzione delle caratteristiche della zona. Tali livelli di esitazione presuppongono che gli atti affidati siano quotidianamente tra i 120 e i 150.
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11. 05/11/2014
Piano Qualità Equitalia ? Obiettivi e logiche di funzionamento
Il nuovo sistema di controllo definisce metodi e strumenti utili a perfezionare l?attivit? del messo notificatore Equitalia:
piani di controllo;
strumenti di rilevazione (differenziati per livello di verifica);
sistema di registrazione dei dati rilevati in sede di verifica (VOP). Ciascun territorio è chiamato a sviluppare un programma omogeneo di intervento, esteso progressivamente a tutti i CD e tale da garantire il raggiungimento degli obiettivi. Logiche di funzionamento
Agisce su tre direzioni:
•individua e applica l?azione correttiva
•effettua i refresh formativi on the job per istruire sulla corretta operatività e far percepire che il processo è controllato
•fornisce supporti visivi per facilitare la fase di approfondimento
REAZIONE
AUTOCONTROLLO
L?addetto, adeguatamente informato, è consapevole della rilevanza dell?attivit? svolta e del controllo che lo staff effettuerà in momenti successivi
CONTROLLO IN LINEA
Le strutture di staff eseguono controlli a campione per :
•misurare l'output delle attività operative svolte
•individuare le non conformità
•consuntivare il risultato dei controlli
Per incrementare la qualità del processo svolto per il cliente e garantire gli SLA contrattualmente previsti, è stato lanciato il 28 ottobre u.s. un progetto di verifica delle attività e di supporto (anche formativo) che coinvolge tutti gli attori aziendali coinvolti.
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12. 05/11/2014
Livelli di verifica
I livelli di verifica sono n. 3 allo scopo di:
•attribuire ai diversi ruoli professionali una sfera di verifica;
•diversificare per ambito di responsabilità l?approccio operativo e di processo; L?analisi e la reportistica dei dati conseguente deve essere corredata dalle risultanze delle azioni correttive intraprese ed inviata con note e commenti alle funzioni di linea/supporto interessate (es. RU di RAM e Account SP)
Verifiche giornaliere presso i CD da parte del personale direttamente coinvolto nel processo (ALI/CSQ ? MQ/Direttore) mediante l?utilizzo di schede di rilevazione mirate sulla corretta compilazione delle relate e sul rispetto degli SLA di consegna
Verifiche di I Livello:
Verifiche di II Livello
Verifiche settimanali da parte delle Strutture di Qualità di RAM presso i CD mediante l?utilizzo della scheda di rilevazione MQ/OQ e/o la checklist di ambito che abbraccia l?intero processo degli MNE.
Verifiche di III Livello
Verifiche a campione da parte delle Strutture di Qualità e Recapito di ALT presso tutti i CD dell?ALT con checklist di ambito che abbraccia l?intero processo degli MNE
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13. 05/11/2014
6 COMMUNITY TERRITORIALI (1 per ALT coinvolte) Esperti Equitalia centrali e territoriali - Resp. CPD/CDM, Sup. CSD
Piano Qualità Equitalia ? Addestramento a supporto
FASE 2 (4 ore)
Resp. CPD/CDM, Sup. CSD, MQ, CSQ
PTL, ALI
FASE 1 (1 g)
Resp. Produzione di RAM, Resp. Qualità di RAM Resp. CPD/CDM, Sup. CSD, MQ, CSQ
REFRESH INDIVIDUALI
MQ, CSQ
PTL e ALI ?non conformi?
VERIFICHE
DI I LIVELLO
Rilevazioni a cura ALI, MQ
ELEARNING (fase preliminare)
Esperti Equitalia, Verificatori, Resp. Qualità di ALT Resp. Produzione di RAM, Resp. Qualità di RAM, Resp. CPD/CDM, Sup. CSD, MQ, CSQ,
JOB AID
ELEARNING
PTL Messo, ALI
PTL Messo, ALI
DEBRIEFING (1/2 g)
PTL Messo, ALI
Resp. CDP/CDM, Sup. CSD
Docenti - Discenti
Percorso formativo ?blended?
Sinottico formazione a supporto dell?attivit? Equitalia
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14. 05/11/2014
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Piano Qualità Equitalia - Addestramento a supporto
L?implementazione del ?Piano Qualit?? sar? accompagnata da un percorso di formazione e addestramento focalizzato su:
•piano di controllo
•strumentazione di rilevazione e consuntivazione (schede controllo e VOP)
•utilizzo della strumentazione a supporto Il deployment, in presenza, sarà realizzato parallelamente al roll-out del ?Piano Qualit??.
Responsabili Qualità e Responsabili Produzione di RAM
Responsabili CD, MQ/OQ, CSQ
Addestramento Addetti L.I.
Addestramento PTL MNE
In presenza
presso i CD di applicazione (4 ore)
Aula in presenza (1 gg)
Aula in presenza (1 gg)
correlato alle verifiche di
II Livello
correlato alle verifiche di
I Livello

15. 05/11/2014
Percorso formativo blended
Community All?interno della nuova piattaforma FormazioneperNoi PIU? sar? attivata una Community che per l?intera durata del percorso formativo metterà in relazione in modo virtuale i Resp. CD e gli esperti del processo Equitalia, centrali e territoriali
Job Aid Un DIARIO pensato per fornire supporto al destinatario nell?analisi delle criticit? e dei punti di forza relative alle attività lavorative quotidiane
Corso elearning
Il corso e-learning ripercorre il processo del servizio ?Messo Equitalia? attraverso la presentazione di specifici casi
Debriefing
Al termine dell'erogazione del corso si mette a fattor comune quanto emerso dal Job Aid e quanto appreso attraverso la fruizione del corso on line
FASE PREPARATORIA- PRELIMINARE
RIFLESSIONE
INDIVIDUALE
RAZIONALIZZAZIONE DEL CORRETTO PROCESSO
RIFLESSIONE CRITICA SULL?ESPERIENZA FORMATIVA
FASE 0
FASE 2
FASE
3
FASE
1
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16. 05/11/2014
Precedenti Percorsi formativi per il servizio Equitalia
Struttura del percorso
In fase di avvio del servizio (a partire da giugno 2013) è stata erogata formazione specifica per tutto il personale coinvolto nell?attivit? (aula ed e-learning).
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Target: PTL da abilitare a messi per la prima volta; Capisquadra; personale da impiegare presso gli sportelli cortesia. I contenuti dei due corsi previsti sono analoghi; ciascuna delle due attività formativa è anche di ?rinforzo? all?altra. Il personale di back office e il personale dei siti già operativi è stato formato con altre modalità (?in presenza? o in modalità ?documentale?).
•Circa 16.000 risorse hanno completato il corso in aula
•Circa 14.000 risorse hanno completato il corso e-learning
•Circa 15.000 risorse hanno completato il corso in presenza presso i siti di applicazione di aggiornamento dell?operativit? Tale percorso è destinato alle risorse che, nel tempo, sono coinvolte per la prima volta nell?attivit?. E? stato, inoltre, aggiornato, stampato e distribuito a tutti il Manuale operativo dell?attivit?.

17. 05/11/2014
Consegna dei pacchi da parte dei portalettere
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18. 05/11/2014
•Evoluzione clienti Promopacco: nell’ultimo anno sono stati contrattualizzati, oltre ad Amazon, altri clienti significativi
•e altri…
•Già riconosciuti 500 FTE (202 zone di minor taglio e 298 FTE di adeguamento scorta al 112%) nell?accordo del 28 febbraio 2013
•L?attivit? di consegna dei pacchi è già parametrata a sistema e vale 4 punti per ogni singola spedizione recapitata
Andamento ?pacchi? e aspetti salienti
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2.500.000 (*)
110.000 (*)
8.000 (*)
7.000 (*)
19.000 (*)
(*) Volumi complessivi 2014 ad oggi
450.000 (*) Volumi pacchi legati all?insourcing
~ 3 Mln (*)

19. 05/11/2014
Volumi di pacchi Promopacco e intra/extra bacino consegnati oggi da Portalettere
Dettaglio volumi pacchi per scaglioni di peso
~18.000 pz/giorno
<3kg
AS IS
Descrizione Tipologia Prodotto
Peso
Volumi
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20. 05/11/2014
Estensione del peso dei pacchi per la consegna tramite Portalettere.
+3.000 pz/giorno
3-5kg
~0,1 pz/giorno
Stima per l’anno 2015
Volume medio di pacchi tra 3-5kg per Portalettere
TO BE
Descrizione Tipologia Prodotto
Peso
Volumi
Dettaglio volumi pacchi - evoluzioni
Si propone di effettuare l’estensione dal prossimo mese di novembre
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21. 05/11/2014
Tracciatura Grandi Clienti
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22. 05/11/2014
Processo TGC e indicatori di performance
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23. 05/11/2014
TGC ? Aspetti salienti
26 La Tracciatura (di prossimità o al civico) è un servizio aggiuntivo che i clienti business possono richiedere nell?ambito dei rispettivi contratti 2014 VS 2013: Aumento considerevole dei volumi da tracciare in prossimità del recapito: + 130 Mln di oggetti (avanzamento ad ottobre rispetto al consuntivo 2013); Miglioramento delle performance di tracciatura (incremento di 3 punti dell?indicatore TRI, da 91% a 94%); Aumento considerevole dei volumi da tracciare al civico: da circa 4,3 Mln di oggetti (consuntivo 2013) a circa 35 Mln (avanzamento a settembre). Particolarmente significativi i volumi nel 3° trimestre; Performance di tracciatura: migliorate nel 1° e 2° trimestre (+ 3 punti rispetto al 2013), si registrano criticità nel 3° trimestre legate a: Incremento dei volumi; Resistenze all?utilizzo della tecnologia.

24. 05/11/2014
Palmari per il Progetto Postino Telematico
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25. 05/11/2014
Copertura palmare dicembre 2014
CENTRO 4.605 3.848 [84%] 4.300 [93%]
CENTRO 1 2.761 2.922 [106%] 2.700 [98%]
CENTRO NORD 3.615 3.770 [104%] 3.600 [100%]
LOMBARDIA 4.902 4.442 [91%] 4.500 [92%]
NORD EST 4.188 3.615 [86%] 3.900 [93%]
NORD OVEST 3.895 3.838 [99%] 3.600 [92%]
SUD 3.391 2.923 [86%] 3.200 [94%]
SUD 1 1.776 1.596 [90%] 1.700 [96%]
SUD 2 2.143 2.092 [98%] 2.000 [93%]
ITALIA 31.276 29.046 [93%] 29.500 [94%]
KIT
distribuiti
dicembre
2014
%
Copertura
ALT
Fabbisogno
Zone
Universali +
Linee
Mercato +
ASI + Messi
KIT
dostribuiti
ottobre
2014
%
Copertura
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La distribuzione a fine anno prevede la completa
sostituzione tecnologica (palmari di ultima generazione)

26. 05/11/2014
Raccomandata a domicilio
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27. 05/11/2014
Accettazione bollettini + ricariche
30

28. 05/11/2014
ASI Articolazione Servizi Innovativi
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29. 05/11/2014
ASI ? reclutamento e principali evidenze 32
ALT
ASI
DIMENSIONATI
ASI APPLICATI AL
27/10/2014
DELTA
NORD OVEST 116 96 20
LOMBARDIA 143 116 27
NORD EST 91 87 4
CENTRO NORD 123 118 5
CENTRO 1 104 95 9
CENTRO 174 162 12
SUD 99 97 2
SUD 1 63 56 7
SUD 2 88 85 3
TOTALE 1001 912 89
La popolazione presenta un significativo turn-over.