Recommended
More Related Content
Similar to Pure, een voorbeeld van een RIS aan Tilburg University
Similar to Pure, een voorbeeld van een RIS aan Tilburg University (20)
Pure, een voorbeeld van een RIS aan Tilburg University
- 1. Pure – een voorbeeld van een RIS aan Tilburg University Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services 15 september 2014
- 2. Inhoudsopgave • Implementatieproject • Data in het Pure RIS • Exposure en verantwoording • Live sinds 22 april • Atira/Elsevier en Pure • Leerpunten 2
- 4. Projectorganisatie • Stuurgroep • Executive: directeur LIS • Een senior user van elke faculteit; soms directeur • Projectgroep • Functioneel beheerder Metis • Technisch projectleider • DBA legacy import • Tweewekelijks overleg met de facultaire Metis-beheerders 4
- 5. Inspanning – wie en hoeveel? 2500 2000 1500 1000 500 0 Gepland Gerealiseerd 5 Totaal gepland: 4425 uur Totaal gerealiseerd: 7155 uur
- 6. Projectverloop 6 Project initialisatie 4/2013-6/2013 Installatie 6/2013-7/2013 Sync en import 7/2013-3/2014 Output services 11/2013-3/2014 Productie, voorlichting, organisatie 3/2014 Go live en einde project 4/2014-6/2014
- 7. Data in het Pure RIS 7
- 8. Soorten data • Organisaties (430) • Universiteit, Schools, Instituten • Personen (5.300) • Medewerkers (WP), PhD Studenten • Publicaties (72.000) en activiteiten (8.100) • Onderzoekgroepen en projecten (1.100) 8
- 9. Organisatie- en persoonsdata – route 9
- 10. Organisatiedata • Uitgangspunten • SAP-HR is leidend • Onderhoud en correcties in SAP-HR, niet in Pure • Data wordt dagelijks gesynchroniseerd • Uitdagingen • Selectie (organisaties met WP) • Uit de pas lopen organogrammen SAP-HR en Metis • Goede mapping Metis - SAP-HR • Naamswijzigingen in SAP-HR 10
- 11. Persoonsdata • Uitgangspunten • SAP-HR is leidend • Onderhoud en correcties in SAP-HR, niet in Pure • Data wordt dagelijks gesynchroniseerd • Uitdagingen • WP-ers die niet in SAP-HR zitten (oud-werknemers, externe en beurspromovendi) • Aanpassing workflow HR • Selectie van WP • Nieuwe codes 11
- 12. Publicatie- en activiteitendata – route 12
- 13. Publicatie- en activiteitendata – route 13 Afbouwen na go live
- 14. Publicatie- en activiteitendata • Uitgangspunten • Repository is bronbestand (evt. extra conversie vanuit Metis) • Weinig voorkomende types handmatig invoeren • Uitdagingen • Kwaliteit brondata o Lege verplichte velden o Inconsequente invoer o ‘Creatief’ gebruik van velden • Mapping • Afstemmen met RUG • Juridische annotaties 14
- 15. Oz-groepen en projecten– route 15
- 16. Oz-groepen en projecten (1) • Uitdagingen • Hoeveelheid werk rondom mapping • Verplichte begindatum ontbrak in Metis • Parent organisatie uit SAP-HR bepalen 16
- 17. Exposure en verantwoording 17
- 18. Exposure via output services – route 18
- 19. Output services • Uitgangspunten • Pure is de bron voor overzichten van onderzoekoutput • Uitdagingen • Integratie met Experts & Expertise (medewerkerspagina’s) • Doorgronden van Pure web services • Werk Atira/Elsevier 19
- 20. Verantwoording via rapportages • Uitgangspunten • Pure is de bron voor onderzoekoutput • Uitdagingen • Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages • Workaround voor input FTE –> SharePoint en Excel 20
- 21. Live sinds 22 april 21
- 22. Uitrol in de schools 22 • Instructie en voorlichting • Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed • Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn
- 23. Invoer en gebruik Economics Social Sciences Law Humanities Theology Early adopters voeren zelf in Rest door secretaresses en student-assistenten Invoer door Pure coördinator Invoer door Pure coördinator Vanaf 10/2014: WP-ers voeren zelf in WP-ers voeren zelf in WP-ers voeren zelf in Pure sessies invoer en redactie portal Titelpresentatie in Footer 17-9-2014 23
- 24. Toekomst – vervolgproject(en) • Eerste prioriteit • Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen • Advanced Portal en Bibliometrics Module implementeren • Organisatie synchronisatie verbeteren • Eventueel • Press clippings door TiU communicatieteam • Door Atira/Elsevier te ontwikkelen • SEP module • Graduate module • Goede oplossing voor input FTE (eerste versie oktober 2014) • Documenttype voor juridische annotaties 24
- 25. Atira/Elsevier en Pure 25
- 26. Atira/Elsevier – het bedrijf en de implementatie • Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties • Implementatieproject zeer goed georganiseerd • Start-up workshop • Views en handleidingen via wiki • JIRA voor issues • Duidelijke error logs • Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode) • Prettige samenwerking • Vaste projectmanager en IT-er • Tweewekelijks overleg • Snelle reactie • Eerlijk 26
- 27. Pluspunten • Zeer gebruikersvriendelijk • Goede faciliteiten voor data beheer • Geïntegreerde workflow • Extra modules, bijvoorbeeld voor bibliometrics • Applicatiebeheer uit te besteden • Goedkoper dan Metis voor Tilburg als kleine universiteit Minpunten • Vergt zware dedicated machine • Gaat niet efficiënt om met database • Geen faciliteiten voor input FTE (tot okt. 2014) • Customizen reports (SEP) nog niet mogelijk Pure – het systeem 27
- 28. Leerpunten 28
- 29. Leerpunten (1) • Standard portal is netjes, maar ECHT standaard • Planning in offerte Atira/Elsevier was te optimistisch • Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele kosten • Volg de hardware-eisen van Atira/Elsevier • Goede afbakening scope loont • Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and error (iteratieve methode Atira/Elsevier) 29
- 30. Leerpunten (2) • Corrigeer bronbestanden vóór legacy import • Test systematisch. Testers hebben sturing/testscenario’s nodig • Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt • Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import • Accepteer en plan werk na go live • Trek samen op met andere Nederlandse Pure sites (o.a. voor afspraken en workarounds) 30
- 31. Vragen? Meer informatie? Jola Prinsen Project manager Tilburg University Library & IT Services jola.prinsen@tilburguniversity.edu TiU kan delen met andere universiteiten en hogescholen Projectplan (PID) Eindrapport 31