Deze presentatie werd gebruikt om Fase 2 van het project Agora van gemeenten en OCMW Zwijndrecht voor te stellen aan het personeel.

1. Een broodje Agora
Infomoment over het Agoraproject
30 & 31 maart 2015

2. Visienota nieuwe dienstverlening
10 strategische principes In de praktijk

3. 1. De logica van de burger
Burgerzaken Vrije tijd Welzijn
Omgeving Algemeen

4. 2. Front office in drie lagen

5. 3. Meer online dienstverlening

6. 4. Loketmedewerkers zijn klantgericht

7. 5. Flexibele bezetting van de loketten

8. 6. Zelfde organisatie online als offline

9. 7. Centralisatie balies in AC

10. 8. Uniforme openingstijden

11. 9. Dienstverlening op afspraak

12. 10. De loketten zijn modulair en flexibel

13. Dienstverlening in de praktijk
• Welke producten in elk thema?
• Aantal balies per thema
• Vormvereisten en aandachtspunten
• De backoffice

14. Onthaalbalie

15. Snelbalies

16. Themabalies
Burgerzaken
Omgeving
Vrije tijd
Welzijn
Algemeen

17. Spreekkamers

18. De backoffice

19. 3 werkgroepen
Infrastructuur
Dienstverlening
en software
Personeel

20. Infrastructuur
• Trekker: Paul Somers
• Leden
– Martine Roothooft
– Roel Saeyvoet
– Kathleen Staes
– Marc van Daele
– ?
– ?
• Ad hoc medewerkers

21. Dienstverlening en software
• Trekker: Martine Roothooft
• Leden
– Koen Noens
– Kathleen Staes
– Ken Van Dyck
– Marc van Daele
– Sarah Hellemans (eindwerk)
– ?
– ?
• Ad hoc medewerkers

22. Personeel
• Trekkers:
Viviane Buys en Dennis Van den Broeck
• Leden
– Marc van Daele
– Ellen Van Hoorick
– Daniëlle Fissette
– Ilse Weynants
– Vakbondsafgevaardigde
– ?
– ?
• Ad hoc medewerkers

23. !
Voor elke werkgroep
2 medewerkers met visie en
enthousiasme om mee te bouwen

24. Projectfiche: Scope

25. Datum Mijlpaal
1 april 2015 Visietekst, projectfiche, projectplan en communicatieplan goedgekeurd op CBS
Frame voor geïntegreerd organogram
1 juli 2015 Benodigde oppervlakte afgetoetst
Visietekst en frame besproken met diensthoofden en goedgekeurd door CBS
Beschrijving en raming benodigde software
Kader voor het nieuwe werken en voorwaarden voor diensten en personeelsleden
1 oktober 2015 Personeelsbehoefteplan
Het nieuwe werken vanuit de pilootfase van de communicatiedienst goedgekeurd door CBS
1 januari 2016 Concrete visie met stappenplan voor het nieuwe werken
Bestek voor software goedgekeurd door GR
Concept voor inrichting van de verschillende locaties
Personeelsbehoefteplan gecommuniceerd aan het personeel
Competentieprofielen en uurroosters
1 april 2016 Bestekken voor infrastructuur en verhuisplan goedgekeurd
Productencatalogus met procedures voor baliemedewerkers en integratie sociaal huis
Visie op e-government
1 juli 2016 Softwareleveranciers zijn gekozen
Goestinggesprekken met het personeel
1 oktober 2016 Nieuwe software geïnstalleerd en geparametriseerd
1 januari 2017 Personeel is opgeleid
Verbouwingswerken en aankopen uitgevoerd en personeel is verhuisd
Agora in productie met nieuwe openingstijden, locaties en software

26. Communicatie
Intern
• Informele infomomenten
• Zwiepers
• Teamvergadering
• Documenten op intranet
• Werkgroepen
• Bezoeken aan andere
besturen
• Goestinggesprekken
Extern
• Voor het begin van de werken
– Infomagazine over nieuwe
dienstverlening
– Infomagazine over planning en
hinder
– Flyer voor baliebezoekers
• Tijdens de werken
– Info over vordering en hinder in
infomagazine en website
– Info op sociale media, met
aandacht voor beleving
• Na de werken
– Feestelijke opening
– Lancering nieuwe website