Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV (Diklat PIM IV) Angkatan XXVII di Balai Diklat Keagamaan Jakarta. Diklat pola baru ini mengharuskan peserta membuat proyek perubahan pada unit masing-masing. Semoga file ini dapat bermanfaat buat proyek perubahan khususnya yang pegawai Kementerian Agama.

1. OPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUANOPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUAN
MASYARAKATMASYARAKAT
MELALUI PENYUSUNAN PEDOMANMELALUI PENYUSUNAN PEDOMAN
PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKATPENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT
PADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIAPADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIA
Project Leader
Project Leader
Abdillah
Arif Nurrawi
Mentor
Mentor
M. Tahmid Slamet Riyadi
Coach
Coach
Balai Diklat Keagamaan Jakarta
Diklat PIM IV Angkatan XXVII
Jakarta, 10 September 2015

2. Latar Belakang
UU 13 Tahun 2008 tentang
penyelenggaraan ibadah haji
pasal 12 mengamanahkan
pembentukan KPHI
Menerima masukan dan saran masyarakat mengenai
Penyelenggaraan Ibadah Haji
TUGASTUGAS
Melakukan pengawasan serta memberikan pertimbangan
untuk penyempurnaan Penyelenggaraan Ibadah Haji
Indonesia
FUNGSIFUNGSI

3. Latar Belakang
PMA 80 Tahun 2013 tentang
Perubahan Kedua Atas PMA 10
Tahun 2010 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Agama
pasal 304C Subdit Fasilitasi KPHI
Menyiapkan bahan fasilitasi penerimaan masukan dan
saran masyarakat tentang penyelenggaraan ibadah haji
TUGASTUGAS
Melaksanakan Fasilitasi Administrasi dan Teknis kepada
Komisi Pengawas Haji Indonesia
FUNGSIFUNGSI

4. SEKSI PENGADUAN MASYARAKAT,
INFORMASI, dan KOMUNIKASI

5. Latar Belakang
November 2014 di Launching Pengaduan
On Line di www.kphi.go.id
Awal tahun 2015 sampai sekarang, pengaduan
masyarakat berjumlah tiga pengaduan
Jumlah pengaduan kurang signifikan dibandingkan
kompleksnya permasalahan penyelenggaraan haji

6. Latar Belakang
Pengaduan
masyarakat itu tidak
hanya bersifat pasif
dengan menunggu
masuknya saran,
masukan, dan
pengaduan

7. Latar Belakang
Bisa dilakukan secara aktif sehingga
saran, masukan, dan pengaduan
masyarakat bisa dijaring melalui berbagai
sumber dan media
Kerjasama dengan lembaga-lembaga
yang mengawasi pelayanan publik
Menjaring melalui media sosial Facebook,
Twitter, Instagram, dan media sosial
lainnya.
Penjaringan secara aktif juga bisa
dilakukan melalui fokus grup diskusi,
surat pembaca, komentar pembaca,
group-group WhatsApp, BBM, kelompok
masyarakat, dan lain-lain

8. Gagasan Perubahan
Pedoman
Pedoman
pengelolaan
pengelolaan
saran, masukan,
saran, masukan,
dan pengaduan
dan pengaduan
masyarakat
masyarakat
OPTIMALISASI & EFEKTIVITASOPTIMALISASI & EFEKTIVITAS
Penerimaan Saran, Masukan dan Pengaduan Masyarakat
Perubahan Pola
Perubahan Pola
dan Konsep Kerja
dan Konsep Kerja

9. JUDUL
Penyusunan Pedoman PengelolaanPenyusunan Pedoman Pengelolaan
Pengaduan MasyarakatPengaduan Masyarakat
pada Komisi Pengawas Haji Indonesiapada Komisi Pengawas Haji Indonesia

10. TUJUAN
November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id
Terlaksannya Penjaringan
Terwujudnya Laporan Tahunan
Tersusunnya Pedoman
JANGKA
PENDEK
JANGKA
PENDEK
JANGKA
Menengah
JANGKA
Menengah
JANGKA
Panjang
JANGKA
Panjang

11. MANFAAT
Memberikan
Memberikan
Kemudahan Menjaring
Kemudahan Menjaring
dan Pedoman
dan Pedoman
MengelolaMengelola
Mempermudah
Mempermudah
Masyarakat
Masyarakat
Menyampaikan
Menyampaikan
Pengaduan
Pengaduan

12. MILESTONE
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU OUTPUTOUTPUT
Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program
Kerja
Pekan I
Uraian Tugas
Time
Schedule
Notulensi
Penyusunan Draft Buku Pedoman
Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan
Masyarakat
Pekan II s.d. V
Draft Buku
Pedoman
Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan
Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
Pekan VI s.d.
VII
Draft Buku
Pedoman yang
Disempurnakan
Layout dan Design Cover
Pekan VII s.d.
VIII
Dami Buku
Pedoman
Persetujuan Pekan IX Surat Persetujuan
Penjilidan dan Penggandaan Pekan X Buku Pedoman
JANGKA
PENDEK
JANGKA
PENDEK

13. MILESTONE
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU
Meningkatnya Kemampuan SDM dalam Menjaring Saran,
Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
Januari s.d.
Desember 2016
Melaksanakan Penjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan
Masyarakat dengan Memedomani Buku Pedoman
Evaluasi Pelaksanaan Penjaringan Saran, Masukan, dan
Pengaduan Masyarakat
JANGKA
Menengah
JANGKA
Menengah

14. MILESTONE
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU
Mengembangkan Buku Pedoman Pengelolaan Penjaringan
Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat Sesuai Kebutuhan
Januari s.d.
Desember 2017
Menyusun Buku Laporan Tahunan Pengelolaan Saran,
Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
JANGKA
Panjang
JANGKA
Panjang

15. Tata Kelola Proyek
PROJECT LEADERPROJECT LEADERPROJECT LEADERPROJECT LEADER
MENTORMENTORMENTORMENTOR
COACHCOACHCOACHCOACH
PENCAIRANPENCAIRAN
ANGGARANANGGARAN
PENCAIRANPENCAIRAN
ANGGARANANGGARAN EDITOREDITOREDITOREDITOR PENYUNTINGPENYUNTINGPENYUNTINGPENYUNTING ANGGOTAANGGOTAANGGOTAANGGOTA

16. Identifikasi Stakeholder
Pemangku
Kepentingan
Pengaruh
K
uat
Se
dang
Le
mah
DPR, KPK,
BPK, BPKP,
POLRI, Kejaksaan,
KSP,
OMBUSDMEN
v
Kapus Pinmas v
Itjen Kemenag v
Kanwil &
Kanmenag
v
Pemangku
Kepentingan
Pengaruh
K
uat
Se
dang
Le
mah
Komisioner v
Dirjen PHU v
Ses Ditjen
PHU
v
Dityan LN
PHU
v
Dityan DN
PHU
v
Ditbina PHU v

17. ANGGARAN
RAPAT DALAM KANTORRAPAT DALAM KANTOR
Rp30.450.000,-Rp30.450.000,-
(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)
Rapat:
1. Penyusunan Tim dan Agenda Kerja
2. Membuat Kerangka Buku Pedoman
3. FGD
4. Evaluasi Penyusunan Buku Panduan
5. Penyusunan Laporan

18. Tim Perubahan
KegiatanKegiatan NamaNama Uraian TugasUraian Tugas
Menetapkan &
Mengarahkan
Arif Nurrawi
Menetapkan, mengarahkan dan memberikan
bimbingan untuk mencapai tujuan
Penyusunan
Konsep & Supervisi
Abdillah
Memimpin Proyek Perubahan dan
Mengevaluasi perkembangannya
Mencairkan
Anggaran
Fitsa
Burhanuddin
Mencairkan anggaran proyek perubahan
Menulis Naskah Hartono Menyiapkan naskah buku pedoman
Mengedit Naskah Asep Subhana
Mengoreksi, mengimprovisasi, dan
mengedit naskah dan draft buku pedoman
Sinkronisasi
Aturan
Mahdisin
Mensinkronkan buku pedoman yang
disusun dengan tata peraturan perundang-
undangan
Menyiapkan
Bahan
Tholhah Menyiapkan bahan, Literatur, design cover
Penghubung
Teknis
Retno Dwi
Astuti
Penghubung teknis antar unit dan lembaga
Mencairkan
Anggaran
Suviyatni Membantu pencairan anggaran
Membuat Membuat notulensi rapat, daftar hadir

19. Identifikasi Potensi Masalah
N
o
Kendala yang
Mungkin Muncul
Resiko yang Harus
Diantisipasi bagi
Keberhasilan Proyek
Perubahan
Strategi Mengatasi
Kendala
1
Adanya penugasan
kantor di antara anggota
Tim
Sebagian tugas yang
diberikan kepada anggota
tim tersebut tidak selesai
Mengalihkan tugas
kepada anggota Tim yang
berada di kantor
2
Anggaran dialihkan
untuk kegiatan lain
Tidak terlaksannya
kegiatan Rapat Dalam
Kantor (RDK)
Melaksanakan rapat
proyek perubahan tanpa
anggaran di saat jam
kantor
3
Pelaksanaan tidak
sesuai dengan jadwal yang
ditentukan
Target penyelesaian
proyek perubahan bisa
mundur
Mengefektivkan
schedule waktu yang
dibuat dengan
mereschedule

20. Time Schedule & Monitoring
TAHAP & KEGIATANTAHAP & KEGIATAN WAKTUWAKTU
MULAIMULAI
WAKTUWAKTU
SELESAISELESAI
Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program
Kerja
14 Sept 18 Sept
Penyusunan Draft Buku Pedoman
Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan
Masyarakat
21 Sept 19 Okt
Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan
Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat
20 Okt 29 Okt
Layout dan Design Cover 30 Okt 6 Nov
Persetujuan 9 Nov 13 Nov
Penjilidan dan Penggandaan 16 Nov 18 Nov

21. PENUTUP
Terima KasihTerima Kasih
‫العالمين‬ ‫رب‬ ‫لله‬ ‫الحمد‬‫العالمين‬ ‫رب‬ ‫لله‬ ‫الحمد‬