Praktische tips voor informatiebeheer

Praktische tips voor informatiebeheer
Studiedag KIM (Forum Amateurkunsten, de Ambrassade en Socius)
16 oktober 2014
Jan.vanhee@arteveldehs.be
jkvanhee@gmail.com
@jkvanhee
Be.linkedin.com/in/janvanhee

16/10/2014 Informatiebeheer 2 binnen organisaties - Jan Van Hee

Context
Strategie
Concreet
Inhoud

“De beschikbare informatie verdubbeltom de 72 dagen.”
Guus Pijpers

Leren en talentontwikkeling?
Kenniscreatie en kennisuitwisseling?
Innovatie en voortrekkersrol?
Veerkracht en flexibiliteit?
Efficiënte werkprocessen?
Immateriële duurzaamheid?
De organisatie als expertisecentrum?
…
Voor organisaties?

Kennisintensieveorganisatie:
•30-60 % van de tijdspenderenwe aaninformatiezoeken(kenniswerkers)
•60 % van de tijdzijnwe bezigmet het behandelenvan documenten(kantoorwerkers)
•80 % van de informatieis nietgestructureerd
•20 % van de informatieis opgeslagenin eeninformatiesysteem
•3 uur/dag mailenwe
•1 000 000 woorden/week lezenwe (managers)
(bron: Information Usage Behavior : theory and practice / GuusPijpers. -Academic service, 2006.)
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
Uitgangspunten

•Stijgend belang informatie in het arbeidsproces
•Nieuwe technologischediensten
•De toenemende complexiteiten onzekerheid in de dienstenmarkt
•Adaptiefvermogen is een cruciale factor voor het succes van de organisatie
(Donald A. Marchand en Forest W. Horton)
Stijgendbelangvan informatieen kennisin de organisatie: factoren

•e-mail overload
•geen bescherming van braindrain
•heel wat informatie is niet duurzaam opgeslagen
•geen duidelijk beeld wie voor welk soort informatie verantwoordelijk is
•onzekerheid over correctheid van de informatie
•redundantie in opslag van informatie (versiebeheer)
•groei van kenniseilanden
•parallelle systemen (black boxes)
•archiveren
•calamiteiten
•...
Aandachtspunten

Strategisch en duurzaam
Redundant en open
Resilienten flexibel
Persoonlijke visie op informatiebeheer

Organisatie en beleid
Cognitie en competenties
Informatie en content
Systemen en technologie
Factoren informatiebeheer

Audit-model

“De meest voorkomende fout in het ontwerp van organisatiesis dat men de besluitvorming volledig centraliseert. Helaas leidt dit in complexe situaties tot “information overload”. Mensen onder aan de hiërarchie met de benodigde kennis moeten uiteindelijk de beslissing overlaten aan managers aan de top die geen idee hebben van de werkelijke situatie.”
Henry Mintzberg
Organisatiestructuur en informatiemanagement

Informatie-overdaad
Informatie-moeheid
Informatie-competenties
Bounded rationality
Intellectueleen mentalebeperkingenomalleoptiestebekijken.
Hidden flows of strategy
Verwaandheid
Kuddegeest
...
Uitdaging: cognitie

“Informatie”-kennis:
Bronnenkennis
Kennisvan de organisatieen de organisatieprocessen
Sectoriëlekennis

Informatie-vaardigheden:
(Gebaseerdop de 3 dimensiesvan Marchand, Kettingeren Rollins)
Aanvoelen, opsporenen vaststellenvan informatie
Verwerking, toegangen analyse
Organisatie
Onderhoud
Verzamelen

Informatie-attitudes :
(Gebaseerdop de 3 dimensiesvan Marchand, Kettingeren Rollins)
Proactiviteit
Delen
Transparantie
Beheer
Formaliteit
Integriteit

TIPS :
Stop op tijdmet zoeken
Kenniszit bijmensen
Leg netwerkenbloot
Kritischekwaliteitsreflex

Informatie-imperfecties
incomplete informatie
asymmetrischeinformatie
Cfr. : lemons and peaches (George A. Akerlof)
Bewustvalseinformatie
Hoaxen
Informatie-overload
Uitdaging : informatie-intrinsiek

Bronnen:
Strategischewaarde
Operationelewaarde
Intrinsiekekwaliteit

Strategischewaarde:
Hoe belangrijkin relatiemet het doelof de taak
(zieBuchanan 1996)
5 = Onmisbaar
4 = Biedtbelangrijkemeerwaarde
3 = Biedtvoordelen, maar nietessentieel
2 = Biedtindirect voordeel
1 = Wordtnietgebruiktof biedtgeenenkelvoordeel

intrinsiekekwaliteit: accuraatheid, objectiviteit, bertrouwbaarheiden reputatie;
toegangskwaliteit: toegangen veiligheid;
contextuelekwaliteit: relevantie, toegevoegdewaarde, tijdigheid, volledigheiden hoeveelheid;
representatie-kwaliteit: interpreteerbaarheid, begrijpbaarheid, consistentieen beknoptheid.
AIMQ -informatiekwaliteit

Samenwerkingssoftware
Kennisbeheer
(E)CMS
DMS
CRM
ERP
…
Systemen

Wat :
•online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata en beschikken over versiebeheer. Andere functionaliteiten : fora, enquêtes, taken en agenda's. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.
Voorbeelden :
Samenwerkingssoftware
Lotus notes

Wat :
•Een wiki is een (web)toepassing, waarmee documenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt.
•Ideaal om samen documenten te maken, als leerplatform of voor kennisbeheer binnen een organisatie.
Voorbeelden :
Kennisbeheer : wiki-software

Wat :
•een repository waarin metadata van documenten en vaak ook de documenten zelf worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de metadata (auteur, naam, omschrijving, datum, categorie, status, ...). Zo'n database bezit een uitgebreid workflow-en rechtenbeheer (lezen en schrijven).
Voorbeelden :
Documentmanagementsysteem (DMS)

Wat :
•meestal een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet en intranet kunnen publiceren
Voorbeelden :
•Open source verovert hier de markt :
•Info en demo : http://www.opensourcecms.com/
Content Management Systeem (CMS)

Wat :
•Klantrelatiebeheer
•optimaliseren van alle contacten met de klant
•Geavanceerd adressenbeheer
Voorbeelden :
Customer relationship management (CRM)

Wat :
•ondersteuning van (vrijwel) alle processenbinnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen : financiële administratie, hrm, projectmanagement, toegangsrechten of voorraadbeheer.
Enterprise resource planning (ERP)

Informatiesystemen : samenvatting
Geschikt voor :
swsw
Wiki's
DMS
CMS
CRM
ERP
Delen agenda's, taken, documenten, ...
Samen aan documenten werken
Workflow en rechten beheersen
Geavanceerd adressenbeheer
Documenten archiveren en voorzien van meta-data
Web-content beheren
Boekhouding en budgetteren
HRM
Projectmanagement

1.“Technological utopianism” : het ideedattechnologiealleszal/kanoplossen;
2.De overtuigingskrachtvan de IT-verkopers;
3.Het verwaarlozenvan de menselijkekantvan informatie;
4.Managers hebbengeenenkelbenulvan informatiemanagement;
5.IT alsstatussymbool.
Obsessie voor IT en verwaarlozing van de informatie (gebaseerd op T.H. Davenport)

Lack of Clear Business Justification
Large IT Projects Fail because they are too ‘Large’
Lack of Skilled Emotional Maturity
Lackof Change Management
Lackof Proper Governance
(bron: http://futureofcio.blogspot.be/)
Waarom IT-projecten mislukken

•Systemen:
•Confectieof op maat
•Kwetsbaarheid(de paradox van het perfectesysteem)
•Levenscyclus
•Tijdsversnelling
•ROI
•Overbudgetteren(tekleineROI)
•Productiviteits-paradox (geenrelatietussenIT-investeringenen de performantievan de organisatie)
•Wet van verminderdemeeropbrengst
•Nietaangepastaande noden
•Gadget
•...
Uitdagingen : technologie

Systemen:
Beschikbaarheid: aandachtvoorde toegankelijkheid, bereikbaarheiden de uitwisselbaarheid
Performantie: gebruiksvriendelijkheid, maaktgeenfouten, vermijdtonnodigehandelingen, ...
Capaciteit: kanhet verwachtedebietaan
Veiligheid: beschermingtegenoneigenlijkgebruik, calamiteiten, verouderingvan de drager, ...

Open-ended(onbeperkt uitbreidbaar)
Flexibiliteit in vervanging van onderdelen
Toekomstvast(“futureproof”)
Geen vendor-lockin
Transparant
Performant
Optimale ondersteuning
Verbeteren van de beheersbaarheid
Innovatief ???
Informatie-infrastructuur: vereisten

Menselijke factoren :
•De betrokkenheid en invloed van de gebruiker
•De ondersteuning van het management
•De complexiteit en het risico van de implementatie
•De begeleiding van de implementatie
IT-projecten : kritische succesfactoren

Technischefactoren:
Functionaliteit, vertrouwdheid, eenvoud, bedieningsgemak, inwerktijd, ...
Open standaard?
Integreerbaar?
Mogelijkheidtot kwaliteitscontroleop de content
Dekthet eenreëlebehoefte, watis de intrinsiekemeerwaarde: gadgetgehaltevs. problemsolvend
Trendgevoeligof tijdloos
IT-projecten: kritischesuccesfactoren

Contextuelefactoren
Systeemsucces
Gebruikers- georiënteerde
factoren
Steun van het management
Kwaliteit van de werkgroep
Faciliteiten
Attitude
Vaardigheden
Intrinsieke kwaliteit
Ervaren gebruiksvriendelijkheid
Gebruikerstevredenheid
Mate van gebruik
Gebaseerdop :Information Systems Success: Dimensions and Determinants / Rajiv Sabherwal, AnandJeyarajen Charles Chowa. -SintLouis : University of Missouri, 2004. -nietgepubliceerdeworkingpaper. -Terugtevindenop : http://www.devsmith.umd.edu/dit/news/pdf/MetaSEM2004Presented2004.pdf
Factoren tot succesvolle implementatie

●synchroniseren
●veilige opslag
●met meerdere mensen samen werken
Laat sociale media voor jou werken

•de participatie en het groepsgevoel van de medewerkers verhogen
•Stimuleren van kennisdelen
•Communicatie tussen verschillende hiërarchische 'lagen'
•Structureren en binnen de perken houden van informatiestromen. Het is een ideaal virtueel prikbord.
•Ideale introductie voor nieuwe medewerkers om zowel de werkprocessen als cultuur van een organisatie te leren kennen.
Interne blog

Micro-bloggen intern : Yammer

FAQ’s
Kennistelefoonboek
Interne blog
Zorg voor quick-wins

•Wie heeft welke opleiding/bijscholing gevolgd ? (Bijv. Navragen of een bepaalde bijscholing interessant is om zelf te volgen)
•Wie onderhoudt de contacten met een bepaalde dienst/persoon ? (Bijv. Wie doet de aankopen bij een bepaald bedrijf)
•Wie kan er mij helpen bij het oplossen van een bepaald probleem ? (Bijv. Het vervangen van de toner in het kopieerapparaat)
•Wie kan ik aanspreken voor het beantwoorden van een informatievraag ? (Bijv. Een klant heeft een vraag die ik zelf niet kan beantwoorden)
•Wat zijn de interesseprofielen van de medewerkers ? (Bijv. Wie moet ik aanspreken om een projectgroep te vormen)
•Wie heeft welke “outside-the-box”-kennis ? (Bijv. Voor een feestje hebben we een pianist nodig)
•Wie spreekt welke taal ? (Bijv. een buitenlandse delegatie komt op bezoek, wie geeft de rondleiding)
Kennistelefoonboek of -gids

Voorbeeld kennisgids
http://www.kennispleingehandicaptensector.nl/

Studie van Softwatch(gemiddelden):
48 minuten/dag op Office
68% van de tijd gaat naar Outlook
17% Excel
29% heeft Word of Excel nooit gebruikt
Vaak enkel kijken
http://www.smartbiz.be/smartbusiness/155397/reeel-gebruik-office-in-bedrijven-ligt- laag/?utm_source=sm_sbs_weekly&utm_medium=newsletter&utm_term=20140507&utm_content=0_art_list&utm_campaign=weekly
Reëel gebruik Office in bedrijven ligt laag

Gemiddelde kenniswerker: spendeert 2à3u/dag aan mail
Enkele cijfers
Project growth of email volumeEmails sent per daySource: The Radical Group Inc., “Email Statistics Report 2009-2013″, 2009

•Plan wanneer je je mail checkt en beperk het in tijd.
•Clean-desk in je mailbox => onmiddellijk archiveren, omzetten in taken en agenda-items of verwijderen.
•Maak mappen aan naar analogie van je documentmappen
•Stop de werkdag met een quasi lege mailbox.
•5 minutenregel
•Gebruik geen leesbevestiging en geen email-alert
•Maak slim gebruik van je smartphone
•Maak verzendlijsten of groepen
•Maak filters
Timemanagement

▪Gebruik je mail niet als een DMS
▪Criteria:
▪Nuttig: informatie die niet sneller ergens anders gevonden kan worden
▪Noodzakelijk: mail met contractuele of wettelijke waarde
Bewaren van mail

C-schijf
Gedeelde map
Intranet
Extranet
Cloud en sociale media
Interne digitale informatie staat op …

Overal zelfde klassement
Onderscheid tussen archief en documentatie
Versiebeheer
Strakke afspraken naamgeving
Klassement weerspiegelt taken en activiteiten
Snelkoppelingenipvdubbelklasseren
E-mail klasserenin centralemappenstructuur
Hyperlink in plaatsvan bijlagenbije-mail
Scan veelgebruiktepapierendocumentenin
Documentbeheer

•Slechtséénmaalopslaan(dubbelsen onnodigeversiesvermijden) (welback-uppen!)
•Gestructureerdopslaan(terugvindbaarheidbevorderen)
•Centraalopslaan(informatie-eilandenvermijden)
•Opslaanin open formaten(bijv. PDF/A)
•Makkelijkdoorstromen
•Eindverantwoordelijkeop technischen inhoudelijkvlak
•Recovery!
Performantie: enkeleaandachtspunten

Bewaren
16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties -
Jan Van Hee

Geenspaties
Niet: BurgerlijkeStand
Wel: BurgerlijkeStandof Burgerlijke_Stand
Gebruikenkelde volgendekarakters: 0-9, a-z, A-Z en het underscoreteken( _ )
Gebruikde volgendekaraktersNIET: spatie/: *? “ < > |! % & ‘ –; = ( )
Gebruikvoormapnamenmaximaaldertigkarakters
Gebruikvoorbestandsnamenmaximaalzestigkarakters
Ontwikkeleenstructuurdie nietdiepergaatdan8 niveaus
Tips (Stadsarchief Antwerpen)

*
Uitgangspunten

*
Security & toegang
rechtenstructuur
geentoegang:
Bedrijfsgevoelig
Privacy
Wettelijkerestricities
leesrechten
lezen& schrijven
admin

*
Rolinformatiemanager:
1.kennismappenstructuur& richtlijnen(aanspreekpunt)
2.aanmaak/wijzigingvan hoofdmappen
1.hoofdmappen(3 niveaus) wordenenkeldoor informatiebeheerderaangemaakt
2.medewerkerskunnensubmappenvoornieuwedossiers aanmaken
3.begeleiding‘digitaleschoonmaak’
4.intro aannieuwemedewerkersbinnendienst
5.aanvraagtoegangsrechten

Tot slot : waaromkennismanagement= 4 E's
Kennis-en informatie
management
Efficiëntie (meer effect met minder middelen)
Effectiviteit (beantwoorden aan de (nieuwe) rollen van de organisatie)
Economy (zuinigheid)
Enthousiasme

Praktische tips voor informatiebeheer

More Related Content

Viewers also liked

Similar to Praktische tips voor informatiebeheer

More from Jan Van Hee

Praktische tips voor informatiebeheer