Opdrachtgever en opdrachtnemer: een open huwelijk.SYSQA BV
Samenvatting van de presentatie van Prof. Rik Maes (Academy for I&M en Hoogleraar Informatie en Communicatiemanagement aan de UvA) op het SYSQA Voorjaarsseminar 2013. Over het toenemend belang van vertrouwen in de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer.
Slides die ik gebruikte voor de workshop "praktische tips voor informatiebeheer" op de studiedag "Wat kan KIM (kennis- en informatiemanagement) voor je organisatie betekenen?" op donderdag 16 Oktober 2014. Organisatie: De Ambrassade, Forum voor Amateurkunsten en Socius
Here are the key points on how records can be categorized according to their use or value:
- Administrative value: Records containing information on procedures, operations, decisions needed to support current business functions.
- Fiscal value: Records providing evidence of financial transactions and accounting needed for auditing like invoices, receipts, payment records.
- Legal value: Records containing information needed to protect the legal and financial interests of an organization in case of litigation or investigation.
- Evidential value: Records providing proof of decisions made, actions taken etc. important for accountability and good governance.
- Historical/informational value: Records important for historical research that give an overview of the development of an organization or society over time.
This presentation discusses the importance of effective records management. It notes that the amount of electronic records is growing rapidly but finding information can be difficult without a records management system. A good records management system allows organizations to create only necessary records, retain them for as long as needed, and dispose of them appropriately. It emphasizes that both paper and electronic records should be managed according to their content and purpose, not just their format.
Records management is the systematic administration of records and documented information throughout their lifecycle, including creation, classification as active or inactive, use, storage, and final disposition. It involves identifying, circulating, storing, and disposing of records based on their legal, archival, fiscal, or other value to an organization. Records can be in any physical form, including paper documents, photographs, films, and electronic files, and effective management requires classifying records as centralized or decentralized based on storage and access needs.
Opdrachtgever en opdrachtnemer: een open huwelijk.SYSQA BV
Samenvatting van de presentatie van Prof. Rik Maes (Academy for I&M en Hoogleraar Informatie en Communicatiemanagement aan de UvA) op het SYSQA Voorjaarsseminar 2013. Over het toenemend belang van vertrouwen in de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer.
Slides die ik gebruikte voor de workshop "praktische tips voor informatiebeheer" op de studiedag "Wat kan KIM (kennis- en informatiemanagement) voor je organisatie betekenen?" op donderdag 16 Oktober 2014. Organisatie: De Ambrassade, Forum voor Amateurkunsten en Socius
Here are the key points on how records can be categorized according to their use or value:
- Administrative value: Records containing information on procedures, operations, decisions needed to support current business functions.
- Fiscal value: Records providing evidence of financial transactions and accounting needed for auditing like invoices, receipts, payment records.
- Legal value: Records containing information needed to protect the legal and financial interests of an organization in case of litigation or investigation.
- Evidential value: Records providing proof of decisions made, actions taken etc. important for accountability and good governance.
- Historical/informational value: Records important for historical research that give an overview of the development of an organization or society over time.
This presentation discusses the importance of effective records management. It notes that the amount of electronic records is growing rapidly but finding information can be difficult without a records management system. A good records management system allows organizations to create only necessary records, retain them for as long as needed, and dispose of them appropriately. It emphasizes that both paper and electronic records should be managed according to their content and purpose, not just their format.
Records management is the systematic administration of records and documented information throughout their lifecycle, including creation, classification as active or inactive, use, storage, and final disposition. It involves identifying, circulating, storing, and disposing of records based on their legal, archival, fiscal, or other value to an organization. Records can be in any physical form, including paper documents, photographs, films, and electronic files, and effective management requires classifying records as centralized or decentralized based on storage and access needs.
Out Smart Your Business Stappenplan InformatiestrategieJohndKoning
Incentro Advisory has developed a controlled Information Strategy Approach, which truly gives the right answers and insights in what is needed to fulfill your business objectives.
Elke strategie start met het bepalen van formuleren van een visie en een missie. Een missie geeft richting, bepaalt doelen, biedt houvast bij dagelijkse activiteiten en communiceert waar de organisatie voor staat. Deze veelzijdigheid maakt het lastig om een goed passende, alomvattende missie op te stellen. Hoe formuleert u een goed doordachte missie? En wat zijn modellen en werkvormen voor een optimaal visie-, missie- en strategietraject?
Het geheim achter een geslaagde verandering ligt vooral in de aanpak. Dit wordt door diverse onderzoeken bevestigd. Bovenaan de lijst van oorzaken waarom een verandering niet slaagt staat altijd iets van "user Involvement" of "No transparancy". Deze slideshare is een voorbeeld van hoe de aanpak kan zijn. Het beste is om zelf te ervaren hoe een succesvolle verandering tot stand komt. Op verzoek komen we graag langs om dat te demonstreren
Imtech ICT - Empower with social business processesRogier Thomasse
Imtech shows how to re-design your business processes to work towards a social business. Transform your traditional business systems to flexible business processes and combine these with social and collaborative solutions to empower your professionals. We show you how to integrate and re-use data and how to transform it into valuable and usable information that works just in your business context.
Het belang van de kenniswerker in Asset Management OrganisatiesWerner Van Acker
Introductie en resultaten enquêteresultaten van de 6de Trends In Maintenance. Het belang van de kenniswerker in de Asset Management Organisatie. Dit evenement wordt jaarlijks door Stork ESCI georganiseerd.
Verdere info : http://www.trends-in-maintenance.be
Het beheren en stroomlijnen van bedrijfsinformatie met ICT - over management ...Jeroen Persyn
Uiteenzetting in het kader van het project SCHERP voor KMO-IT
Project SCHERP staat voor onafhankelijk ICT-advies. Screenshots met vermelding naar namen werden enkel opgenomen ter verduidelijking.
Out Smart Your Business Stappenplan InformatiestrategieJohndKoning
Incentro Advisory has developed a controlled Information Strategy Approach, which truly gives the right answers and insights in what is needed to fulfill your business objectives.
Elke strategie start met het bepalen van formuleren van een visie en een missie. Een missie geeft richting, bepaalt doelen, biedt houvast bij dagelijkse activiteiten en communiceert waar de organisatie voor staat. Deze veelzijdigheid maakt het lastig om een goed passende, alomvattende missie op te stellen. Hoe formuleert u een goed doordachte missie? En wat zijn modellen en werkvormen voor een optimaal visie-, missie- en strategietraject?
Het geheim achter een geslaagde verandering ligt vooral in de aanpak. Dit wordt door diverse onderzoeken bevestigd. Bovenaan de lijst van oorzaken waarom een verandering niet slaagt staat altijd iets van "user Involvement" of "No transparancy". Deze slideshare is een voorbeeld van hoe de aanpak kan zijn. Het beste is om zelf te ervaren hoe een succesvolle verandering tot stand komt. Op verzoek komen we graag langs om dat te demonstreren
Imtech ICT - Empower with social business processesRogier Thomasse
Imtech shows how to re-design your business processes to work towards a social business. Transform your traditional business systems to flexible business processes and combine these with social and collaborative solutions to empower your professionals. We show you how to integrate and re-use data and how to transform it into valuable and usable information that works just in your business context.
Het belang van de kenniswerker in Asset Management OrganisatiesWerner Van Acker
Introductie en resultaten enquêteresultaten van de 6de Trends In Maintenance. Het belang van de kenniswerker in de Asset Management Organisatie. Dit evenement wordt jaarlijks door Stork ESCI georganiseerd.
Verdere info : http://www.trends-in-maintenance.be
Het beheren en stroomlijnen van bedrijfsinformatie met ICT - over management ...Jeroen Persyn
Uiteenzetting in het kader van het project SCHERP voor KMO-IT
Project SCHERP staat voor onafhankelijk ICT-advies. Screenshots met vermelding naar namen werden enkel opgenomen ter verduidelijking.
2. Het imago van de gemeente
Bereikbaar tijdens kantooruren
Regelgeving en afspraken centraal
Werken met- en informatie bij de vakafdeling
Bureaucratisch
3. Het gewenste imago
Betrouwbaar, snel en zeker
Begrijpelijke taal
De vraag van de burger centraal
Altijd bereikbaar
In 80% van de gevallen in 1x het juiste antwoord
4. Waarop is dat imago gebaseerd?
Organisatiecultuur
Organisatiestructuur
5. De oude manier van organiseren
Vakafdelingen, specialisten en specialistische systemen
“Afdelingen werken langs elkaar heen.”
Werken op kantoor (plaatsgebonden)
Papier (informatie) in de kast van de ambtenaar
Ieder kanaal een ander afhandelproces
6. De traditionele ambtenaar
Verstaat zijn vak
Weet wat zijn taak is
Zorgt ervoor dat die taak op tijd af is
Kent de regels en afspraken
Heeft specifieke vakkennis
8. De nieuwe manier van organiseren
Voorzieningen voor plaats- en tijd
onafhankelijk werken
Betrouwbare, eenduidige en toegankelijke
gegevens. Eenmalige opslag, meervoudig
gebruik.
Informatie tijdig, juist en volledig
Effectief, efficiënt en slim organiseren
Inzicht en grip op processen
9. De nieuwe ambtenaar
Pakt regie en neemt verantwoordelijkheid
Werkt samen met collega’s en de burger
Deelt kennis en draagt kennis over
Heeft inlevingsvermogen
Zet de vraag van de burger centraal
11. Hoe komen we daar?
Consistentie
Richting
Definitie “Foxes pursue many ends at the same time and see the
world in all its complexity. They never integrate their
thinking into one overall concept or unifying vision.
Hedgehogs, on the other hand, simplify a complex
Focus inspanning world into a single organizing idea, a basic principle- or
concept that unifies and guides everything.”
Strategy Safari, Mintzberg
“Those who built the good-to-great companies were, to
one degree or another, hedgehogs. Those who led the
comparison companies tended to be foxes, never
gaining the clarifying advantage of a hedgehog
concept, being instead scattered, diffused, and
inconsistent.”
Good to Great, Collins
12. Dienstverlening staat centraal
Ervaring van de publieke dienstverlening door de burger
Eén loket gedachte
Altijd bereikbaar
Direct antwoord
80% in één keer goed
Organiseren rond de burger
13. Basis op orde staat centraal
Gegevensbeheer en digitalisering informatievoorziening
Betrouwbaarheid, eenduidigheid en
toegankelijkheid van gegevens
Beschikken over digitale
informatie die tijdig, juist en
volledig is
14. Bedrijfsvoering staat centraal
Optimaliseren van processen en procedures
Effectiever, efficiënter en
slimmer organiseren
Inzicht en grip op
bedrijfsprocessen
Procesgericht-, resultaatgericht-,
en integraal werken
15. Besluit
Eerst de basis op orde
Ondersteunende functie
Betrouwbaar gegevensbeheer
Tijd- en plaatsonafhankelijke informatievoorziening
Voorziet in informatiebehoefte: integraal beeld van klant, dienstverlening en proces
16. Praktijk
Wat merken we hiervan als burger, ambtenaar en leidinggevende?
Burger Ambtenaar
Inzicht in zijn lopende zaken Altijd en overal beschikken over
digitale informatie die tijdig, juist
en volledig is
24/7 dienstverlening
Inzicht in het werk (zaken) en dat
van zijn collega
Manager en teamcoördinator
Managementinformatie
Overzicht zaken team
Editor's Notes
Duidelijke ingang: Burgers en ondernemers hebben per kanaal een duidelijk ingang waar ze met met al hun vragen aan de overheid terecht kunnen.Altijd bereikbaar: Burgers en ondernemers zijn vrij om de manier en het moment van dienstverlening te kiezen. Het maakt niet uit via welk kanaal ze hun vraag stellen, ze krijgen altijd hetzelfde betrouwbare antwoord.Direct antwoord: Burgers en ondernemers krijgen direct antwoord (of een product) of worden goed doorverwezen, waardoor sprake is van samenhangende overheidsdienstverlening. De burger hoeft zijn vraag maar één keer te stellen en gegevens slechts één keer door te geven.80% in één keer goed: Doelstelling is dat het KCC van gemeenten gemiddeld 80% van de vragen aan de overheid in één keer goed afhandelt. De overige 20% van de vragen worden vraaggericht en gecontroleerd afgehandeld. Dit kan zijn door de (vakafdeling van de) gemeente of door een andere overheidsorganisatie.Echt geholpen: Burgers en ondernemers worden echt geholpen, binnen de gestelde termijn. De overheidsorganisaties zijn om de burger georganiseerd in plaats van dat de burger zijn weg binnen de overheid moet kennen.