Діловодство у ЗПО

1. СТ. ВИКЛАДАЧ КАФЕДРИ ОСВІТНЬОЇ ПОЛІТИКИ,
к.ю.н. К. Є. ГРИБ

2. ДІЛОВОДСТВО – СУКУПНІСТЬ ПРОЦЕСІВ, ЩО
ЗАБЕЗПЕЧУЮТЬ ДОКУМЕНТУВАННЯ
УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ ТА ОРГАНІЗАЦІЮ
РОБОТИ ЗІ СЛУЖБОВИМИ ДОКУМЕНТАМИ

3. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА ДІЛОВОДСТВА –
СУКУПНІСТЬ ЗАКОНІВ, НОРМАТИВНО-ПРАВОВИХ АКТІВ І
МЕТОДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО РЕГЛАМЕНТУЮТЬ
ТЕХНОЛОГІЮ СТВОРЕННЯ, ОБРОБКИ, ЗБЕРІГАННЯ ТА
ВИКОРИСТАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ДІЯЛЬНОСТІ ЗАКЛАДУ, А
ТАКОЖ ТІ, ЩО РЕГЛАМЕНТУЮТЬ РОБОТУ СЛУЖБИ
ДІЛОВОДСТВА, ЇЇ СТРУКТУРУ, ФУНКЦІЇ ТОЩО…

4.  Закон України «Про освіту» від 05.09.2017р. №2145 - VIII
 Закон України «Про позашкільну освіту» від 22.06.2000 №1841-III
 Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від
22.05.2003р. №851-IV
 Постанова КМУ від 17.01.2018 №55 «Деякі питання документування
управлінської діяльності».
 Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012 №947
«Про затвердження примірної інструкції з ведення ділової документації у
позашкільних навчальних закладах»
 Наказ МінЮст від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил організації
діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах
місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» (Із
змінами, внесеними згідно з Наказами № 1827/5 від 12.06.2018 № 2277/5 від
04.07.2018)
 Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних
органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та
організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого
наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5 та зареєстрованого
у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за №571/20884
 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлення документів» затверджений наказом Державного
підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем
стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 № 144

5.  ВІДПОВІДНО ДО ПРИМІРОНОЇ ІНСТРУКЦІЇ З ВЕДЕННЯ
ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ В ПОЗАШКІЛЬНИХ
НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ КЕРІВНИКИ ПОЗАШКІЛЬНИХ
НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДІВ ВІДПОВІДАЮТЬ ЗА ЗМІСТ,
ЯКІСТЬ ПІДГОТОВКИ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
НА НАЛЕЖНОМУ РІВНІ.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА ЗПО
СТВОРЕННЯ
ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ
ЗАТВЕРДЖЕННЯ
ПОЛОЖЕННЯ ПРО
ЕКСПЕРТНУ КОМІСІЮ
СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ
ІНСТРУКЦІЇ З
ДІЛОВОДСТВА
СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ
НОМЕНКЛАТУРИ
СПРАВ
СХВАЛЕННЯ БЛАНКІВ
ДОКУМЕНТІВ
НАКАЗ КЕРІВНИКА
ЗПО
ЗАТВЕРДЖЕННЯ ТА
ВВЕДЕННЯ В ДІЮ

7. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ЕКСПЕРТНОЇ
КОМІСІЇ
ВІДПОВІДНО ДО ПОРЯДКУ УТВОРЕННЯ ТА ДІЯЛЬНОСТІ КОМІСІЇ З
ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ДО
ОСНОВНИХ ЗАВДАНЬ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ НАЛЕЖАТЬ:
 СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА
 СХВАЛЕННЯ ПОЛОЖЕННЯ ПРО СЛУЖБУ ДІЛОВОДСТВА
 СХВАЛЕННЯ ПРОЕКТУ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
 СХВАЛЕННЯ ОПИСІВ СПРАВ ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ
 СХВАЛЕННЯ АКТІВ ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ СПРАВ
(ДОКУМЕНТІВ) ТРИВАЛОГО (ПОНАД 10 Р.) ЗБЕРІГАННЯ ТА З
КАДРОВИХ ПИТАНЬ (ОСОБОВИЙ СКЛАД)
 СХВАЛЕННЯ ОПИСІВ СПРАВ ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ (ПОНАД
10 Р.)
 ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ ПАПЕРІВ

8. ПОЛОЖЕННЯ ПРО ЕКСПЕРТНУ КОМІСІЮ
ПОВИННО ВКЛЮЧАТИ
 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
• мета створення з посланням на ЗУ «Про Національний архівний фонд та
архівні установи», Порядок утворення та діяльності комісій з проведення
експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету
Міністрів України від 08 серпня 2007року № 1004
• правовий статус ЕК;
• перелік основних законодавчих, нормативно-правових актів, якими має
керуватися ЕК у своїй діяльності;
• склад ЕК;
• порядок призначення голови і секретаря;
• повноваження секретаря ЕК;
• порядок планування і звітності.
 ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ЕК
• формулювання основних завдань і функцій (повноважень) щодо прийняття рішень з
розгляду проектів документів
 ПРАВА ЕК
• перелік прав, наданих ЕК, необхідних для реалізації покладених на неї функцій
(повноважень)
 ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ЕК
• розділ регламентує кількість проведених засідань на рік, умови їх
легітимності, порядок оформлення протоколів

9. У ПРИМІРНІЙ ІНСТРУКЦІЇ З ВЕДЕННЯ
ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ У
ПОЗАШКІЛЬНИХ НАВЧАЛЬНИХ
ЗАКЛАДАХ, ЗАТВЕРДЖЕНІЙ НАКАЗОМ
МІНІСТЕРСТВА ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ
ТА СПОРТУ УКРАЇНИ ВІД 23.08.2012
№947 МІСТЯТЬСЯ ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ
ЩОДО ДОКУМЕНТУВАННЯ
УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ ТА
ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
У ПОЗАШКІЛЬНИХ НАВЧАЛЬНИХ
ЗАКЛАДАХ
! У КОЖНОМУ ЗАКЛАДІ
ЗАТВЕРДЖУЄТЬСЯ ІНСТРУКЦІЯ З
ДІЛОВОДСТВА ДЛЯ КОНКРЕТНОГО ЗПО

10. ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА ЗПО
ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА – ОБОВЯЗКОВИЙ
НОРМАТИВНИЙ АКТ, ЩО РЕГЛАМЕНТУЄ ЗМІСТ ТА
ОРГАНІЗАЦІЮ ВИКОНАННЯ ПРОЦЕСІВ З ДІЛОВОДСТВА:
ВПОРЯДКОВУЄ І ДЕТАЛІЗУЄ ВИМОГИ ДО ПОРЯДКУ
ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ, ПОВ’ЯЗАНОЇ З
ПРИЙНЯТТЯМ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
(ПІДПИСУВАННЯ ДОКУМЕНТА, ЙОГО ПОГОДЖЕННЯ І
ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ЗАСВІДЧЕННЯ ЙОГО КОПІЇ ТОЩО) А
ТАКОЖ ЗБЕРІГАННЯ (РЕЄСТРАЦІЇ, ПІДГОТОВКИ ДО
АРХІВНОГО ЗБЕРІГАННЯ, ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ
ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗНИЩЕННЯ)

11.  ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА РОЗРОБЛЯЄТЬСЯ СЛУЖБОЮ
ДІЛОВОДСТВА
 ІНСТРУКЦІЄЮ РЕГЛАМЕНТУЮТЬСЯ ПИТАННЯ
ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА У ПАПЕРОВІЙ ТА
ЕЛЕКТРОННІЙ ФОРМАХ
 ПРОЕКТ ІНСТРУКЦІЇ СХВАЮЄТЬСЯ ЕКСПЕРТНОЮ
КОМІСІЄЮ
 ЗАТВЕРДЖУЄТЬСЯ РОЗПОРЯДЧИМ ДОКУМЕНТОМ

12. ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА
ПОВИННА МІСТИТИ ІНФОРМАЦІЮ
ПРО
ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ
ДІЯЛЬНОСТІ
ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ
ПІДГОТОВКА І ОПРАЦЮВАННЯ ВНУТРІШНІХ І
ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ДОКУМЕНТІВ

13. ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
організаційна
правила, норми, що визначають статус,
компетенцію, структуру, штатну чисельність і
посадовий склад установи, функціональний
зміст діяльності установи та її підрозділів
(положення або статут установи, положення
про структурні підрозділи установи, посадові
інструкції, штатні розписи, договори тощо);
розпорядча
рішення нормативно-правового або
організаційно-розпорядчого характеру з
основних питань діяльності установи,
адміністративно-господарських або кадрових
(особового складу) питань (постанови, рішення,
накази, розпорядження)
інформаційно-
аналітична
інформація, на підставі якої приймаються
певні управлінські рішення (акти, довідки,
доповідні записки, заяви, пояснювальні
записки, протоколи, службові листи тощо)

14. ОРГАНІЗАЦІЙНА ДОКУМЕНТАЦІЯ
 СТАТУТ ЗАКЛАДУ ОСВІТИ
 СТРУКТУРА І ШТАТНА ЧИСЕЛЬНІСТЬ
 ШТАТНИЙ РОЗПИС
 КОЛЕКТИВНИЙ ДОГОВІР
 ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ
 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА ЗАКЛАДУ ОСВІТИ
 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
 ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ
 РОБОЧІ ІНСТРУКЦІЇ

15. НАКАЗИ
ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ
ПИТАНЬ
КАДРОВИХ ПИТАНЬ ЗАКЛАДУ ТРИВАЛОГО
СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ
КАДРОВИХ ПИТАНЬ ЗАКЛАДУ
ТИМЧАСОВОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ
ПРО РУХ УЧНІВ/ВИХОВАНЦІВ

16. ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
 ПРОТОКОЛИ ЗАСІДАНЬ ПЕДАГОГІЧНОЇ РАДИ
 ПРОТОКОЛИ ЗБОРІВ ТРУДОВОГО КОЛЕКТИВУ
 ПРОТОКОЛИ ЗАСІДАНЬ КОМІСІЙ ТА ІНШИХ КОЛЕГІАЛЬНИХ
ОРГАНІВ ЗАКЛАДУ
 АКТИ
 ДОВІДКИ
 СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ
 СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
 ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ
 ПОДАННЯ
 ДОПОВІДНІ ЗАПИСКИ
 ЗВЕРНЕННЯ (ГРОМАДЯН/ПРАЦІВНИКІВ ЗАКЛАДУ)
 ХАРАКТЕРИСТИКИ
 ГРАФІКИ ВІДПУСТОК

17. ОБОВЯ’ЗКОВА ДІЛОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ ПОЗАШКІЛЬНОГО
НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
 СТАТУТ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
 СВІДОЦТВО ПРО ДЕРЖАВНУ АТЕСТАЦІЮ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
 МАТЕРІАЛИ ДЕРЖАВНОЇ АТЕСТАЦІЇ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
 АКТИ ПРИЙОМУ-ПЕРЕДАЧІ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ (ПРИ ЗМІНІ
КЕРІВНИЦТВА)
 КОНТРОЛЬНО-ВІЗИТАЦІЙНА КНИГА
 СТАТИСТИЧНА ЗВІТНІСТЬ ЗА ФОРМОЮ 1-ПЗ (ОСВІТА)
 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
 ПОЛОЖЕННЯ ПРО СТРУКТУРНІ ПІДРОЗДІЛИ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО
ЗАКЛАДУ (ВІДДІЛИ, ЛАБОРАТОРІЇ …)
 УГОДИ ПРО ФУНКЦІОНУВАННЯ ГУРТКІВ І ТВОРЧИХ ОБЄДНАНЬ У ЗАГАЛЬНООСВІТНІХ,
ПРОФЕСІЙНО-ТЕХНІЧНИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДІВ, НАВЧАЛЬНО-ВИРОБНИЧИХ
КОМБІНАТІВ, ПІДПРИЄМСТВ, ОРГАНІЗАЦІЙ, ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДІВ,
НАУКОВВИХ УСТАНОВ, НА БАЗІ СПОРТИВНИХ БУДІВЕЛЬ І СТАДІОНІВ ТОЩО
 ПЛАН РОБОТИ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ НА ПОТОЧНИЙ РІК
 НАВЧАЛЬНИЙ ПЛАН
 НАВЧАЛЬНІ ПРОГРАМИ
 РОЗКЛАД ЗАНЯТЬ ЖУРНАЛ ОБЛІКУ РОБОТИ ГУРТКА
 КНИГА ОБЛІКУ ВИДАЧІ СВІДОЦТВ (ПОСВІДЧЕНЬ ПРО ПОЗАШКІЛЬНУ ОСВІТУ) ТА ІН.
З ПОВНИМ ПЕРЕЛІКОМ ОБОВЯЗКОВОЇ ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ПОЗАШКІЛЬНОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ МОЖНА
ОЗНАЙОМИТИСЬ У ПРИМІРНІЙ ІНСТРУКЦІЇ З ВЕДЕННЯ ДІЛОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ В ПОЗАШКІЛЬНИХ НАВЧАЛЬНИХ
ЗАКЛАДАХ

18. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СТВОРЕННЯ,
ОФОРМЛЕННЯ ТА ДОКУМЕНТУВАННЯ
УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ
 НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА ПОВИННА ВІДПОВІДАТИ
НАЗВАМ ВІДПОВІДНОГО РОЗДІЛУ НАЦІОНАЛЬНОГО
КЛАСИФІКАТОРА НК: 010:2021, ЗАТВЕРДЖЕНОГО
НАКАЗОМ МІНІСТЕРСТВА РОЗВИТКУ ЕКОНОМІКИ,
ТОРГІВЛІ ТА СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА УКРАЇНИ ВІД
12.03.2021 №526
 ПОРЯДОК РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ ТА ЇХ
ОФОРМЛЕННЯ ПОВИННІ ВІДПОВІДАТИ НАЦІОНАЛЬНОМУ
СТАНДАРТУ ДСТУ 4163:2020 «ДЕРЖАВНА УНІФІКОВАНА
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ. УНІФІКОВАНА СИСТЕМА
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІ. ВИМОГИ
ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ », ЗАТВЕРДЖЕНОМУ
НАКАЗОМ ДП «УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ І
НАВЧАЛЬНИЙ ЦЕНТР ПРОБЛЕМ СТАНДАРТИЗАЦІЇ,
СЕРТИФІКАЦІЇ ТА ЯКОСТІ» ВІД 01.07.2020р.№144 З 1
ВЕРЕСНЯ 2021 РОКУ.

19. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ РОЗПОРЯДЧИХ
ДОКУМЕНТВ
 ДЕРЖАВНА МОВА
 ЧІТКИЙ КОНКРЕТНИЙ ЛАКОНІЧНИЙ ТЕКСТ
 ЗМІСТ КОРОТКО ВИКЛАДАЄТЬСЯ У ЗАГОЛОВКУ, ЯКИЙ ПОЧИНАЄТЬСЯ З
ПРИЙМЕННИКА І ВІДДІЄСЛІВНОГО ІМЕННИКА («Про затвердження …»)
 ТЕКСТ СКЛАДАЄТЬСЯ З КОНСТАТУЮЧОЇ І РОЗПОРЯДЧОЇ ЧАСТИНИ
• Констатуюча – підстава, обґрунтування, мета
• Розпорядча – конкретні завдання із зазначеними виконавцями а
строками виконання
 РОЗПОРЯДЧИЙ ДОКУМЕНТ НАБИРАЄ ЧИННОСТІ З МОМЕНТУ ЙОГО
ПІДПИСАННЯ І РЕЄСТРАЦІЇ, ЯКЩО В ТЕКСТІ НЕ ВСТАНОВЛЕНІ ІНШІ
СТРОКИ
 ! РОЗПОРЯДЧИЙ ДОКУМЕНТ МОЖЕ БУТИ ВІДМІНЕНО (ЗМІНЕНО,
ДОПОВНЕНО) ЛИШЕ НОВИМ РОЗПОРЯДЧИМ ДОКУМЕНТОМ (В ТЕКСТІ –
«Визнати таким, що втратив чинність ….»)

20. ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ
 ПОЛЯ:
- 30 – ЛІВЕ
- 10 – ПРАВЕ
- 20 – ВЕРХНЄ ТА НИЖНЄ
 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
НЕ РОБИТЬСЯ ВІДСТУП ВІД МЕЖІ ЛІВОГО ПОЛЯ:
- ДАТА ДОКУМЕНТА
- ЗАГОЛОВОК ДО ТЕКСТУ
- ВІДМІТКА ПРО НАЯВНІСТЬ ДОДАТКІВ
- ПРІЗВИЩЕ ВИКОНАВЦЯ І НОМЕР ТЕЛЕФОНУ
- НАЙМЕНУВАННЯ ПОСАДИ У РЕКВІЗИТАХ «ПІДПИС» ТА «ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ»
- ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС «ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ»
- СЛІВ «НАКАЗУЮ», «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ»
 ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
- ГАРНІТУРА Times New Roman
- ШРИФТ 12-14 ДРУКАРСЬКИХ ПУНКТІВ
- 8-12 ДЛЯ РЕКВІЗИТІВ «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок,
пояснювальних написів то елементів тексту
- МІЖРЯДКОВИЙ ІНТЕРВАЛ 1-1,5 (А4)
1 (А5)

21. ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧІ
ДОКУМЕНТИ ОФОРМЛЮЮТЬСЯ
НА БЛАНКАХ, ЩО
ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗГІДНО З
ВИМОГАМИ ТИПОВОЇ ІНСТРУКЦІЇ
З ДІЛОВОДСТВА В
МІНІСТЕРСТВАХ, ІНШИХ
ЦЕНТРАЛЬНИХ ТА МІСЦЕВИХ
ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ,
ЗАТВЕРДЖЕНОЇ ПОСТАНОВОЮ
КАБІНЕТУ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ ВІД
17 СІЧНЯ 2018р. № 55

22. БЛАНКИ ДОКУМЕНТІВ
ЗАГАЛЬНИЙ БЛАНК
(БЕЗ ЗАЗНАЧЕННЯ У БЛАНКУ НАЗВИ ВИДУ ДОКУМЕНТА)
БЛАНК ЛИСТА
БЛАНК НАКАЗУ

23. ВИДИ БЛАНКІВ, ЩО ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ У
ЗАКЛАДІ, ПОРЯДОК ЇХ ОБЛІКУ ТА ЗБЕРІГАННЯ
ВИЗНАЧАЮТЬ В ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА ЗПО

24.  ЗРАЗКИ БЛАНКІВ ЗАТВЕРДЖУЮТЬСЯ РОЗПОРЯДЧИМ
ДОКУМЕНТОМ ЗАКЛАДУ
 ВИДИ БЛАНКІВ, ЩО ЗАСТОСОВУЮТЬСЯ В ЗАКЛАДІ, ТА
ПОРЯДОК ЇХ ОБЛІКУ І ЗБЕРІГАННЯ ВИЗНАЧАЮТЬСЯ
ІНСТРУКЦІЄЮ З ДІЛОВОДСТВА ЗПО
 ПРОНУМЕРОВАНІ БЛАНКИ ПІДЛЯГАЮТЬ ОБОВЯЗКОВОМУ
ОБЛІКУ
 КОЖЕН ВИД ПРОНУМЕРОВАНОГО БЛАНКА
ОБЛІКОВУЄТЬСЯ В ЖУРНАЛІ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТВ
 ОСОБА, ЯКА ВІДПОВІДАЄ ЗА ОБЛІК, ЗБЕРІГАННЯ ТА
ВИКОРИСТАННЯ БЛАНКІВ, ВИЗНАЧАЄТЬСЯ КЕРІВНИКОМ
ЗАКЛАДУ, ПРО ЩО ВИДАЄТЬСЯ РОЗПОРЯДЧИЙ ДОКУМЕНТ
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ВИКОРИСТАННЯ БЛАНКІВ

25. ОБОВ’ЯЗКОВІ РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
 ЗОБРАЖЕННЯ ДЕРЖАВНОГО ГЕРБА УКРАЇНИ
 НАЙМЕНУВАННЯ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ВИЩОГО РІВНЯ
 НАЙМЕНУВАННЯ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ – АВТОРА ДОКУМЕНТА
 ДОВІДКОВІ ДАНІ ПРО УСТАНОВУ
(поштова адреса та інші відомості (номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного
вебсайту тощо). Ці дані розміщують нижче найменування юридичної особи)
 КОД ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ЗГІДНО З ЄДРПОУ
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА (НАКАЗ, РІШЕННЯ)
 ДАТА МІСЦЕ РЕЄСТР. НОМЕР

26. УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА РАДА
ДЕПАРТАМНТ ГУМАНІТАРНОЇ ПОЛІТИКИ
УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ
ВІДДІЛ ОСВІТИ … РАЙОНУ
ЛІЦЕЙ «___» ЛЬВІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
вул. Хххххххх, № ХХ м. Львів, 79000, тел. (0322) 000-00-00, факс 0-00-00, e-mail school@com.ua
Код ЄДРПОУ 00000000
від 00.00.2022 № ___ ________ № 00-о
! НА БЛАНКУ УСТАНОВИ, ЯКА ОДНОЧАСНО ПІДПОРЯДКОВАНА МІСЦЕВІЙ
ДЕРЖАВНІЙ АДМІНІСТРАЦІЇ І МІНІСТЕРСТВУ (ІНШОМУ ЦЕНТРАЛЬНОМУ ОРГАНУ
ВИКОНАВЧОЇ ВЛАД), РОЗМІЩУЄТЬСЯ ТІЛЬКИ НАЙМЕНУВАННЯ ДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

27. УКРАЇНА
ЛЬВІВСЬКА МІСЬКА РАДА
ДЕПАРТАМНТ ГУМАНІТАРНОЇ ПОЛІТИКИ
УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ
ВІДДІЛ ОСВІТИ … РАЙОНУ
ЛІЦЕЙ «___» ЛЬВІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
вул. Хххххххх, № ХХ м. Львів, 79000, тел. (0322) 000-00-00, факс 0-00-00, e-mail school@com.ua
Код ЄДРПОУ 00000000
від 00.00.2022 № ___ ________ № 00-о

28. ПОСАДОВІ ОСОБИ ПІДПИСУЮТЬ ДОКУМЕНТИ В
МЕЖАХ СВОЇХ ПОВНОВАЖЕНЬ, ВИЗНАЧЕНИХ
ЗАКОНОДАВСТВОМ УКРАЇНИ, СТАТУТОМ ЗАКЛАДУ,
ПОСАДОВИМИ ІНСТРУКЦІЯМИ, НАКАЗОМ ПРО
РОЗПОДІЛ ОБОВЯЗКІВ МІЖ КЕРІВНИКОМ ЗАКЛАДУ
ТА ЙОГО ЗАСТУПНИКАМИ
!ФАКСИМІЛЬНЕ ВІДТВОРЕННЯ ПІДПИСУ
ПОСАДОВОЇ ОСОБИ НА ОРГАНІЗАЦІЙНО-
РОЗПОРЯДЧИХ, ФІНАНСОВИХ, БУХГАЛТЕРСЬКИ
ДОКУМЕНТАХ ЗА ДОПОМОГОЮ МЕХАНІЧНОГО АБО
ІНШОГО КОПІЮВАННЯ НЕ ДОПУСКАЄТЬСЯ
ВІДБИТКОМ ПЕЧАТКИ ЗАКЛАДУ ЗАСВІДЧУЮТЬ
ПІДПИС ПОСАДОВОЇ ОСОБИ НА ДОКУМЕНТАХ ЗІ
ПИТАНЬ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ ТА ФІНАНСОВО-
ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

29.  ЮРИДИЧНІ ОСОБИ, ЩО ВІДПОВІДНО ДО ПОЛОЖЕННЯ
(СТАТУТУ) МАЮТЬ ГЕРБОВУ ПЕЧАТКУ АБО ОСНОВНУ КРУГЛУ
ПЕЧАТКУ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ІЗ ЗАЗНАЧЕННЯМ
НАЙМЕНУВАННЯ ТА ІДЕНТИФІКАЦІЙНИМ КОДОМ ЄДРПОУ,
МОЖУТЬ ЗАСВІДЧУВАТИ НА ДОКУМЕНТІ ПІДПИС ПОСАДОВОЇ
(ВІДПОВІДАЛЬНОЇ ОСОБИ).
 ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ПІДПИСИ ЯКИХ ПОТРІБНО
СКРІПЛЮВАТИ ПЕЧАТКОЮ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ, ВИЗНАЧАЄ
ЮРИДИЧНА ОСОБА НА ПІДСТАВІ ЗАКОНОДАВСТВА ТА З
ВНЕСЕННЯМ В ІНСТРУКЦІЮ З ДІЛОВОДСТВА
 ІНШІ ВИДИ ПЕЧАТОК (СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ
(БУХГАЛТЕРІЇ, СЛУЖБИ З ДІЛОВОДСТВА…) ДЛЯ ОКРЕМИХ
КАТЕГОРІЙ ДОКУМЕНТІВ (ДЛЯ КОПІЙ, КОНВЕРТІВ), МЕТАЛЕВІ
ПЕЧАТКИ (ДЛЯ ОПЕЧАТУВАННЯ ПРИМІЩЕНЬ, ШАФ,
СЕЙФІВ))ЇХ КІЛЬКІСТЬ ТА ПОРЯДОК ЗАСТОСУВАННЯ
ВИЗНАЧАЮТЬ В ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА
 ОБЛІК УСІХ ПЕЧАТОК ТА ШТАМПІВ, ЩО ЗАСТОСОВУЮТЬСЯ В
ЗАКЛАДІ, ВЕДЕТЬСЯ У СПЕЦІАЛЬНОМУ ЖУРНАЛІ

30. № з/п Відбиток
печаток і
штампів
Кому видано
Дата
поверне
ння і
розписк
а про
прийма
ння
Приміт
ка
(відмітк
а про
знищен
ня)
найменува
ння
підрозділу
, в якому
зберігають
ся печатки
і штампи
прізвище
та ініціали
відповідал
ьної особи
дата і
розписк
а про
отрима
ння
1 2 3 4 5 6 7
ЖУРНАЛ
обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі

31. ! ВІДБИТОК ПЕЧАТКИ СТАВЛЯТЬ ТАК,ЩОБ ВІН
ОХОПЛЮВАВ ОСТАННЯ КІЛЬКА ЛІТЕР
НАЙМЕНУВАННЯ ПОСАДИ, ЯКА ПІДПИСАЛА
ДОКУМЕНТ, АЛЕ НЕ ОСОБИСТИЙ ПІДПИС
ПОСАДОВОЇ ОСОБИ, АБО У СПЕЦІАЛЬНО
ПРИЗНАЧЕНОМУ ДЛЯ ЦЬОГО МІСЦІ «МП»

32. Директор школи Ім'я ПРІЗВИЩЕ
Директор школи Ім'я ПРІЗВИЩЕ

33. ОБОВ’ЯЗКОВО ЗАСВІДЧУЮТЬСЯ ВІБИТКОМ
ПЕЧАТКИ ЗАКЛАДУ
 АКТИ (ВИКОНАННЯ РОБІТ, СПИСАННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ, ФІНАНСОВИХ
ПЕРЕВІРОК, ВИЛУЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ, ПЕРЕДАВАННЯ СПРАВ
ТОЩО)
 ДОВІДКИ (ПРО ВИКОРИСТАННЯ БЮДЖЕТНИХ АСИГНУВАНЬ НА ЗАРОБІТНУ
ПЛАТУ, НАРАХОВАНУ ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ ТОЩО)
 ДОГОВОРИ (ПРО МАТЕРІАЛЬНУ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ
СПІВРОБІТНИЦТВО, ПІДРЯДИ, ОРЕНДУ ПРИМІЩЕНЬ, ВИКОНАННЯ РОБІТ ТОЩО)
 ДОКУМЕНТИ (ДОВІДКИ, ПОСВІДЧЕННЯ ТОЩО), ЩО ЗАСВІДЧУЮТЬ ПРАВА
ГРОМАДЯН І ЮРИДИЧНИХ ОСІБ
 ДОРУЧЕННЯ НА ОДЕРЖАННЯ ТОВАРНО-МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ
 ЗАВДАННЯ (НА ПРОЕКТУВАННЯ ОБЄКТІВ, ТЕХНІЧНИХ СПОРУД, КАПІТАЛЬНЕ
БУДІВНИЦТВО, ТЕХНІЧНІ ТОЩО)
 ЗРАЗКИ ВІДБИТКІВ ПЕЧАТОК І ПІДПИСІВ ПРАЦІВНИКІВ, ЯКІ МАЮТЬ ПРАВО
ЗДІЙСНЮВАТИ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКІ ОПЕРАЦІЇ
 КОШТОРИС ВИТРАТ (НА КАЛЬКУЛЯЦІЮ ЗА ДОГОВОРОМ, НА КАПІТАЛЬНЕ
БУДІВНИЦТВО ТОЩО)
 ЛИСТИ ГАРАНТІЙНІ (НА ВИКОНАННЯ РОБІТ, НАДАННЯ ПОСЛУГ ТОЩО)
 ОПИСИ СПРАВ ПОСТІЙНОГО, ТРИВАЛОГО (ПОНАД 10 РОКІВ) ЗБЕРІГАННЯ, З
КАДРОВИХ ПИТАНЬ
 ШТАТНІ РОЗПИСИ
 ТРУДОВІ КНИЖКИ

34. ПРИЙОМ ВХІДНОЇ
КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
ОБРОБКА ТА
РЕЄСТРАЦІЯ
ДОКУМЕНТІВ
КОНТРОЛЬ
ВИКОНАННЯ
ДОКУМЕНТІВ
(ОБОВ’ЯЗОК
КЕРІВНИКА)
ВЕДЕННЯ РЕЄСТРУ
ВСІХ ДОКУМЕНТІВ З
ЇХ ОПИСОМ
ЕТАПИ ДОКУМЕНТООБІГУ

35. ДАТА ДОКУМЕНТА – ЦЕ, ВІДПОВІДНО, ДАТА ЙОГО
ПІДПИСАННЯ, ЗАТВЕРДЖЕННЯ, ПРИЙНЯТТЯ, РЕЄСТРАЦІЇ
АБО СКЛАДЕННЯ.
КРІМТОГО, ДАТУЮТЬ УСІ СЛУЖБОВІ ВІДМІТКИ,
ПРОСТАВЛЕНІ НА ДОКУМЕНТІ, А САМЕ: ВІЗУ, РЕЗОЛЮЦІЮ,
ВІДМІТКУ ПРО НАДХОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТА ДО ЗАКЛАДУ,
ВІДМІТКУ ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА, ВІДМІТКУ ПРО
ОЗНАЙОМЛЕННЯ З ДОКУМЕНТОМ.
Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом
ЦИФРОВИЙ
01.10.2022
СЛОВЕСНО-ЦИФРОВИЙ
01 ВЕРЕСНЯ 2022 року
або
01 ВЕРЕСНЯ 2022р.

36. ВИМОГИ ПІД ЧАС РЕЄСТРАЦІЇ
ДОКУМЕНТІВ
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ НЕЗАЛЕЖНО ВІД СПОСОБУ ЇХ
ДОСТАВКИ, ПЕРЕДАЧІ ЧИ СТВОРЕННЯ
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ ЗА ДОКУМЕНТОПОТОКАМИ
(ВХІДНІ, ВИХІДНІ, ВНУТРІШНІ)
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ ЛИШЕ ОДИН РАЗ
• ВХІДНІ – В ДЕНЬ НАДХОДЖЕННЯ АБО НЕ ПІЗНІШЕ НАСТУПНОГО
РОБОЧОГО ДНЯ (ЯКЩО ДОКУМЕНТ НАДІЙШОВ У НЕРОБОЧИЙ
ЧАС)
• СТВОРЮВАНІ – У ДЕНЬ ПІДПИСАННЯ ЧИ ЗАТВЕРДЖЕННЯ
 ДОКУМЕНТИ РЕЄСТРУЮТЬСЯ ЗА ГРУПАМИ ЗАЛЕЖНО ВІД НАЗВИ,
АВТОРА І ЗМІСТУ ДОКУМЕНТІВ

37. РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС
ПІД ЧАС РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТУ НАДАЄТЬСЯ УМОВНЕ ЦИФРОВЕ
(ЛІТЕРНО-ЦИФРОВЕ) ПОЗНАЧЕННЯ – РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС
 ДЛЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС
СКЛАДАЄТЬСЯ З ПОРЯДКОВОГО НОМЕРА ТА ІНДЕКСУ ЗА
НОМЕНКЛАТУРОЮ СПРАВ АБО ІНШОГО ІНДЕКСУ, ЩО
ЗАСТОСОВУЄТЬСЯ У ЗАКЛАДІ, НАПРИКЛАД: 123/01-12, ДЕ 123
– ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР, 01-12 – ІНДЕКС СПРАВИ ЗА
НОМЕНКЛАТУРОЮ
 У ВИХІДНОГО ДОКУМЕНТА РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС МОЖЕ
РОЗМІЩУВАТИСЬ У ЗВОРОТНІЙ ПОСЛІДОВНОСТІ – ІНДЕКС ЗА
НОМЕНКЛАТУРОЮ СПРАВ (У РАЗІ ПОТРЕБИ МОЖЕ
ЗАЗНАЧАТИСЬ ТАКОЖ ІНШИЙ ІНДЕКС, ЩО ЗАСТОСОВУЄТЬСЯ У
ЗАКЛАДІ) ТА ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР, НАПРИКЛАД: 02-10/457,
ДЕ 02-10 – ІНДЕКС СПРАВИ ЗА НОМЕНКЛАТУРОЮ, 457 –
ПОРЯДКОВИЙ НОМЕР

38. ОКРЕМО РЕЄСТРУЮТЬСЯ
 АКТИ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ, ОРГАНІВ ВЛАДИ АВТОНОМНОЇ
РЕСПУБЛІКИ КРИМ ТА ДОРУЧЕННЯ ВИЩИХ ПОСАДОВИХ ОСІБ, ЗАПИТИ,
ЗВЕРНЕННЯ, АТАКОЖ КОРЕСПОНДЕНЦІЯ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ, ЩО
НАДІЙШЛА ДО ЗАКЛАДУ
 РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ З ОСНОВНИХ ПИТАНЬ ДІЯЛЬНОСТІ УСТАНОВИ
 РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ
ПИТАНЬ
 РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ (ОСОБОВОГО СКЛАДУ)
(ВІДПОВІДНО ДО ЇХ ВИДІВ ТА СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ)
 РІШЕННЯ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ акт
 АКТИ РЕВІЗІЙ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
 БУХГАЛТЕРСЬКІ ДОКУМЕНТИ
 ЗАЯВКИ НА МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ПОСТАЧАННЯ
 СЛУЖБОВІЛИСТИ
 ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН
 ЗАПИТИ НА ІНФОРМАЦІЮ
 ФАКСОГРАМИ
 ДОКУМЕНТИ, ЩО ПЕРЕДАЮТЬСЯ ЕЛЕКТРОННОЮ ПОШТОЮ У
СКАНОВАНІЙ ФОРМІ (роздрук і надпис)

39. ЖУРНАЛИ РЕЄСТРАЦІЇ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ВХІДНИХ
ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ВИХІДНИХ
ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
НАКАЗІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ПРОТОКОЛІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ВНУТРІШНІХ
ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
ЗВЕРНЕНЬ
ГРОМАДЯН
ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ
БЛАНКІВ
ДОКУМЕНТІВ
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
ПЕЧАТОК І ШТАМПІВ
ЖУРНАЛРЕЄСТРАЦІЇ
НЕЩАСНИХ
ВИПАДКІВ
! ЖУРНАЛЬНУ ФОРМУ РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ДОЦІЛЬНО ВИКОРИСТОВУВАТИ У ЗАКЛАДАХ З
ОБСЯГОМ ДОКУМЕНТООБІГУ ДО 600 ДОКУМЕНТІВ НА РІК
! КНИГИ ТА ЖУРНАЛИ ЩО ВЕЕДУТЬСЯ В ПОЗАШКІЛЬНИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДАХ, ОБОВЯЗКОВО
ПОАРКУШНО ПРОНУМЕРОВУЮТЬСЯ, ПРОШНУРОВУЮТЬСЯ, ПІДПИСУЮТЬСЯ КЕРІВНИКОМ І
СКРІПЛЮЮТЬСЯ ПЕЧАТКОЮ

40. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ
ДОКУМЕНТІВ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ –
ОБОВЯЗКОВИЙ ДЛЯ КОЖНОЇ
УСТАНОВИ СИСТЕМАТИЗОВАНИЙ
ПЕРЕЛІК НАЗВ СПРАВ, ЩО
ФОРМУЄТЬСЯ В ЇЇ ДІЛОВОДСТВІ, ІЗ
ЗАЗНАЧЕННЯМ СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ
СПРАВ

41. ПРАВИЛА СТВОРЕННЯ
НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
 СТВОРЮЄТЬСЯ ЩОРІЧНО !
 РОЗРОБЛЯЄТЬСЯ НЕ ПІЗНІШЕ 15.11 ПОТОЧНОГО РОКУ
ПОСАДОВОЮ ОСОБОЮ, ВІДПОВІДАЛЬНОЮ ЗА ДІЛОВОДСТВО
 СКЛАДАЄТЬСЯ У 3ОХ ПРИМІРНИКАХ
 ВИЗНАЧЕННЯ СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ
 СХВАЛЮЄТЬСЯ ЕКСПЕРТНОЮ КОМІСІЄЮ
 ПІДЛЯГАЄ ПОГОДЖЕННЮ З ЕК ВИЩОГО РІВНЯ (ЕПК)
 ДО 20.12, ЗАТВЕРДЖУЄТЬСЯ КЕРІВНИКОМ ЗАКЛАДУ, ВВОДИТЬСЯ
В ДІЮ З 01.01
 ПРЕГЛЯД, ВНЕСЕННЯ ЗМІН, ПЕРЕДРУКОВУВАННЯ І
ПЕРЕЗАТВЕРДЖЕННЯ – НАКАЗОМ КЕРІВНИКА ЗАКЛАДУ –
ЩОРОКУ
 НАПРИКІНЦІ РОКУ ЗАКРИВАЄТЬСЯ ПІДСУМКОВИМИ ЗАПИСАМИ
ПРО ФАКТИЧНУ НАЯВНІСТЬ ЗАВЕДЕНИХ ЗА РІК СПРАВ
 ПІДЛЯГАЄ ПОГОДЖЕННЮ З ВІДПОВІДНИМ ДЕРЖАВНИМ
АРХІВОМ АБО ОРГАНОМ УПРАВЛІННЯ ОСВІТОЮ 1р. НА 5РОКІВ

42. НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
СКЛАДАЮТЬ У ТРЬОХ ПРИМІРНИКАХ:
o ПЕРШИЙ (НЕДОТОРКАНИЙ) –
ЗБЕРІГАЮТЬ У ЗАКЛАДІ
o ДРУГИЙ – ВИКОРИСТОВУЄТЬСЯ ЯК
РОБОЧИЙ
o ТРЕТІЙ – ПЕРЕДАЮТЬ ДО АРХІВУ
ЗАКЛАДУ (ДЛЯ ЗДІЙСНЕННЯ
КОНТРОЛЮ ЗА ФОРМУВАННЯМ
СПРАВ У ЗАКЛАДІ)
КОЖЕН ПРИМІРНИК ПОТРІБНО
ПРОНУМЕРУВАТИ, ПРОШИТИ, СКРІПИТИ
ПЕЧАТКОЮ

43. ПРИНЦИПИ СКЛАДАННЯ
НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
ЗА НАПРЯМКАМИ РОБОТИ
 ОРГАНІЗАЦІЙНО-
РОЗПОРЯДЧА
 ОСВІТНЯ
(НАВЧАЛЬНО-
ВИХОВНА)
 ФІНАНСОВА
 ГОСПОДАРЧА
ФУНКЦІОНАЛЬНИЙ
ПРИНЦИП
 01 - ДОКУМЕНТИ
КЕРІВНИКА
 02 – ДОКУМЕНТИ
ЗАСТУПНИКІВ КЕРІВНИКА
 03 - ДОКУМЕНТИ
ПРАКИЧНОГО ПСИХОЛОГА
 04 - ДОКУМЕНТИ
СОЦІАЛЬНОГО ПЕДАГОГА
 05 - ДОКУМЕНТАЦІЯ
ЗАВГОСПА
 06 – ДОКУМЕНТАЦІЯ
БУХГАЛТЕРА

44. НОМЕНКЛАТУРА ПОВИННА МІСТИТИ
ІНДЕКС СПРАВИ
ЗАГОЛОВОК СПРАВИ (ТОМУ, ЧАСТИНИ)
КІЛЬКІСТЬ СПРАВ (ТОМІВ, ЧАСТИН)
СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ СПРАВ І НОМЕРИ СТАТЕЙ ЗА
ПЕРЕЛІКОМ
ПРИМІТКИ
ІНДЕКС СПРАВИ ЗАГОЛОВОК
СПРАВИ (ТОМУ,
ЧАСТИНИ)
КІЛЬКІСТЬ СПРАВ
(ТОМІВ, ЧАСТИН)
СТРОК
ЗБЕРІГАННЯ
СПРАВИ (ТОМУ,
ЧАСТИНИ) І
НОМЕРИ СТАТЕЙ
ЗА ПЕРЕЛІКОМ
ПРИМІТКА
1 2 3 4 5

45. ФОРМУВАННЯ СПРАВ
 ПОМІСТИТИ В СПРАВИ ЛИШЕ ВИКОНАНІ ДОКУМЕНТИ
 РОЗМІСТИТИ ДОКУМЕНТИ ВІДПОВІДНО ДО ЗАГОЛОВКІВ
СПРАВ У НОМЕНКЛАТУРІ
 ГРУПУВАТИ ДОКУМЕНТИ У СПРАВИ, ВИКОНАНІ ПРОТ ЯГОМ
ОДНОГО КАЛЕНДАРНОГО РОКУ(КРІМ ПЕРЕХІДНИХ СПРАВ,
ОСОБОВИХ СПРАВ, ДОКУМЕНТІВ ВИБОРНИХ ОРГАНІВ ТА ЇХ
ПОСТІЙНИХ КОМІСІЙ, ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ ХАРАКТЕРИЗУЮТЬ
НАВЧАЛЬНИЙ ПРОЦЕС)
 ЛИШЕ ОРИГІНАЛИ ДОКУМЕНТІВ, АБО У РАЗІ ЇХ ВІДСУТНОСТІ
ЗАСВІДЧЕНІ У ВСТАНОВЛЕНОМУ ЗАКОНОДАВСТВОМ ПОРЯДКУ
КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ
 ДОЛУЧАТИ ДО СПРАВИ ДОКУМЕНТИ ЛИШЕ З ОДНОГО
ПИТАННЯ АБО ГРУПИ СПОРІДНЕНИХ ПИТАНЬ
 ОКРЕМО ГРУПУВАТИ ДОКУМЕНТИ ПОСТІЙНОГО, ТРИВАЛОГО
(ПОНАД 10р.), ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ
 ОБСЯГ СПРАВ ПОСТІЙНОГО ТА ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ НЕ
ПОВИНЕН ПЕРЕВИЩУВАТИ 250 АРКУШІВ
 НЕ ВКЛЮЧАТИ ЧОРНОВИХ ДОКУМЕНТІВ, ОСОБИСТИХ
ДОКУМЕНТІВ ТА ТИХ, ЩО ПІДЛЯГАЮТЬ ПОВЕРНЕННЮ

46. ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ
ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ
ПОСТІЙНОГО ЗБЕРІГАННЯ
ТРИВАЛОГО ЗБЕРІГАННЯ (ПОНАД 10 РОКІВ)
ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ (ДО 10 РОКІВ
ВКЛЮЧНО)
ТІ, ЩО ПІДЛЯГАЮТЬ ЗНИЩЕННЮ У ЗВЯЗКУ
ІЗ ЗАКІНЧЕННЯМ СТРОКІВ ЇХ ЗБЕРІГАННЯ
СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ОБЧИСЛЮЮТЬ З 1 СІЧНЯ РОКУ, НАСТУПНОГО ЗА РОКОМ
ЗАКІНЧЕННЯ СПРАВИ
! ЕКСПЕРТИЗУ ЦІННОСТІ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВІ ЗАКЛАДУ ОСВІТИ ПРОВОДЯТЬ ЩОРОКУ З
МЕТОЮ ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, СТРОК ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ ЯКИХ ЗАКІНЧИВСЯ

47. ПЕРЕДАВАННЯ СПРАВ В АРХІВ
 СПРАВИ ПОСТІЙНОГО ТА ТРИВАЛОГО
ЗБЕРІГАННЯ, З КАДРОВИХ ПИТАНЬ – ЧЕРЕЗ 2
РОКИ ПІСЛЯ ЗАВЕРШЕННЯ ЇХ У ДІЛОВОДСТВІ
(РАЗОМ З РЕЄСТРАЦІЙНИМИ ЖУРНАЛАМИ,
КОНТРОЛЬНО-ОБЛІКОВИМИ КАРТКАМИ НА
ДОКУМЕНТИ) В УПОРЯДКОВАНОМУСТАНІ ЗА
ОПИСАМИ ПЕРЕДАЮТЬСЯ В АРХІВ ЗАКЛАДУ
ОСВІТИ
 СПРАВИ ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ (ДО 10 р.)
ПЕРЕДАЮТЬ В АРХІВ ЗАКЛАДУ НА РОЗСУД
САМОГО ЗАКЛАДУ

48. ВИЛУЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ
ЗНИЩЕННЯ
 ПРОВЕДЕННЯ ЕКСПЕРТИЗИ ЦІННОСТІ
ДОКУМЕНТІВ З МЕТОЮ ВИЯВЛЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ, СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ЯКИХ
ЗАКІНЧИВСЯ
 ЕКСПЕРТНА КОМІСІЯ АНАЛІЗУЄ НОМЕНКЛАТУРУ
СПРАВ (СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ) ТА
ОПИСИ СПРАВ
 СКЛАДАННЯ АКТУ ПРО ВИЛУЧЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ ( НЕ ВНЕСЕНИХ ДО НАФ ) ДЛЯ
ЗНИЩЕННЯ