Особова справа працівника. Формування особових справ, Марія ДонецьZEST Outsourcing
Чинне законодавство України щодо поняття особової справи працівника. Зразки оформлення з коментраріями та доповненнями.
Опубліковано в журналі "Праця і Закон", #9 (165), ст. 16.
Особова справа працівника. Формування особових справ, Марія ДонецьZEST Outsourcing
Чинне законодавство України щодо поняття особової справи працівника. Зразки оформлення з коментраріями та доповненнями.
Опубліковано в журналі "Праця і Закон", #9 (165), ст. 16.
Терміни зберігання документів на підприємстві, Марія ДонецьZEST Outsourcing
У процесі трудової діяльності на підприємстві створюється численна кількість документів. Для їх систематизації та зручності у користуванні формується архів. Щоб не навантажувати його, для кожного виду документа затверджується строк зберігання, що відповідає строку, протягом якого документ може бути потрібен.
Марія Донець, юрист ZEST Outsourcing, детально описала основні вимоги законодавства України до зберігання документів різних груп на підприємстві.
Опубліковано в журналі "Праця і Закон", №5 (173), ст. 27.
Кадровий аудит на підприємстві: підготовка документів, Марія ДонецьZEST Outsourcing
Причини проведення кадрового аудиту, його мета та детальний алгоритм здійснення. Зразки необхідних документів, перелік звітів кадрової служби, перелік санкцій за неналежне виконання вимог законодавства.
Опубліковано в журналі "Праця і Закон", №3 (171), ст. 6.
Терміни зберігання документів на підприємстві, Марія ДонецьZEST Outsourcing
У процесі трудової діяльності на підприємстві створюється численна кількість документів. Для їх систематизації та зручності у користуванні формується архів. Щоб не навантажувати його, для кожного виду документа затверджується строк зберігання, що відповідає строку, протягом якого документ може бути потрібен.
Марія Донець, юрист ZEST Outsourcing, детально описала основні вимоги законодавства України до зберігання документів різних груп на підприємстві.
Опубліковано в журналі "Праця і Закон", №5 (173), ст. 27.
Кадровий аудит на підприємстві: підготовка документів, Марія ДонецьZEST Outsourcing
Причини проведення кадрового аудиту, його мета та детальний алгоритм здійснення. Зразки необхідних документів, перелік звітів кадрової служби, перелік санкцій за неналежне виконання вимог законодавства.
Опубліковано в журналі "Праця і Закон", №3 (171), ст. 6.
1. Теоретичний модуль
Нормативно-правове
забезпечення
ділового документування
діяльності
навчального закладу
2. Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004
«Діловодство та архівна справа.
Терміни та визначення понять»
Діловодство –
це сукупність процесів, що забезпечують
документування управлінської інформації
та організацію роботи з службовими
документами
3. Складові діловодства
документування (фіксування інформації,
складання та оформлення документів);
робота з документами (одержання /
відправлення, реєстрація, контроль,
зберігання, використання, підготовка
до передавання на архівне зберігання,
знищення).
4. Завдання діловодства
оформлення документів відповідно до вимог
стандартів;
створення умов для руху документів
(організація реєстрації документів, доведення
їх до виконавців, контроль за рухом
документів і строками їх виконання);
створення умов для пошуку виконаних
документів (формування документів
у справи згідно з номенклатурою справ);
створення умов для зберігання
документаційного фонду.
5. Синоніми терміна
“Діловодство”
документаційне забезпечення управління
Або
інформаційно-документаційне
забезпечення управління,
що включає крім традиційної роботи
з документами також інформаційне
обслуговування, створення баз даних,
їх ведення та роботу з ними
6. Закон України «Про національний архівний фонд
та архівні установи» від 24 грудня 1993р. № 3814-ХІІ
(із змінами)
(ст.31) Органи державної влади, органи
місцевого самоврядування, державні і
комунальні підприємства, установи та організації
створюють архівні підрозділи для тимчасового
зберігання архівних документів, що
нагромадилися за час їх діяльності, використання
відомостей, що містяться в цих документах, для
службових, виробничих, наукових та інших цілей,
а також для захисту прав і законних інтересів
громадян.
7. Інструкція з ведення ділової документації
у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ
ступенів (наказ МОНУ від 23.06.2000 №240)
Інструкція встановлює правила документування діяльності
загальноосвітніх навчальних закладів І-ІІІ ступенів незалежно
від їх підпорядкування, типів і форм власності і регламентує
порядок роботи з документами з моменту їх створення або
надходження до відправлення чи передачі в архів.
Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства,
її положення поширюються на всю ділову документацію,
в тому числі створювану за допомогою персональних
комп'ютерів (ПК).
Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснення
ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є
обов'язковим для всіх керівників та педагогічних працівників
загальноосвітніх навчальних закладів.
8. Примірна інструкція з діловодства
у дошкільних навчальних закладах
(наказ МОНМС України від 01.10.2012 №1059)
Інструкція встановлює загальні вимоги
до документування управлінської інформації та
організації роботи з документами в дошкільних
навчальних закладах незалежно від способу фіксації
та відтворення інформації, яка
міститься в документах, включаючи їх підготовку,
реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Дотримання вимог Інструкції є
обов’язковим для керівників та інших працівників
закладів.
Інструкція визначає обов’язковий склад документів
у ДНЗ, відповідальність за формування та
зберігання яких несуть керівник та інші працівники
закладу.
9. Примірна інструкція з ведення ділової
документації в позашкільних навчальних закладах
(наказ МОНМСУ від 23.08.2012 №947)
Інструкція встановлює перелік обов’язкової
організаційно-розпорядчої документації для керівників
та інших працівників позашкільних навчальних
закладів, правила документування діяльності закладів
системи освіти.
Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку
здійснення ділових процесів, встановлених цією
Інструкцією, є обов’язковими для всіх керівників
і педагогічних працівників позашкільних
навчальних закладів.
Відповідальність за організацію діловодства
в позашкільних навчальних закладах несуть
їх керівники.
10. Вся ділова документація у навчальних
закладах ведеться державною мовою.
Вся ділова документація зберігається
у спеціально обладнаних шафах чи сейфах
і не повинна мати доступу сторонніх
осіб.
Всі книги та журнали, що ведуться у
навчальних закладах, обов’язково поаркушно
пронумеровуються, прошнуровуються,
підписуються керівником і скріплюються
печаткою.
(Крім класних журналів у загальноосвітніх
навчальних закладах)
11. При зміні керівника навчального
закладу вся ділова документація
передається відповідно до Інструкції,
про що робиться запис в акті прийому-
передачі ділової документації.
Контроль за правильним веденням
ділової документації у ЗНЗ, ДНЗ, ПНЗ
здійснюють відповідні органи
управління освітою місцевої
виконавчої влади та місцевого
самоврядування.
12. Педагогічні працівники, прийняті на
роботу, повинні бути ознайомлені
з вимогами Інструкції та
виконувати їх.
Номенклатура справ
Журнал реєстрації ознайомлення
працівників навчального закладу
з вимогами Інструкції ….
13. Журнал реєстрації ознайомлення
працівників навчального закладу
з вимогами Інструкції ….
№ з.п.
П.І.Б. працівника (повністю)
Посада
Дата ознайомлення (власноруч)
Підпис працівника
тощо
14. ПДЮТ “ІСТОК” – до 01.09.2012 на
засіданні педагогічної ради (на нараді
працівників при директорові) -
ДНЗ – до 10.11.2012 на нараді працівників
при завідувачі -
Порядок денний:
1. Про ознайомлення працівників
навчального закладу
з Примірною інструкцією ….
15. Номенклатура справ
навчального закладу
систематизований перелік назв справ,
що створюються у діловодстві
закладу, оформлених у відповідному
порядку із зазначенням строків їх
зберігання.
16. Номенклатура справ
навчального закладу
Індекс Заголовок Кількість Строк зберігання Примітка
справи справи (тому, справ справи (тому, частини)
частини) (томів, і номери статей за
частин) переліком
1 2 3 4 5
01-01
……
02-03
17. Наказ №1 «Про затвердження номенклатури
справ ___ (назва навчального закладу) на 2013 рік»
Відповідно до Інструкції …. з метою систематизації
і якісного ведення діловодства в навчальному
закладі, посилення персональної відповідальності
працівників за належну організацію роботи з
діловими паперами
Н А К А З У Ю:
1. Затвердити номенклатуру справ _____________
(назва навчального закладу) на 2013 рік, терміни
зберігання обов’язкових документів та відповідальних
за ведення й збереження документації (додаток).
18. Наказ №2 «Про ведення ділової документації ___
(назва навчального закладу) упродовж 2013 року»
Відповідно до Інструкції …, наказу від __.01.2013 №1
«Про затвердження номенклатури справ ____________
(назва навчального закладу) на 2013 рік» з метою
подальшого удосконалення системи роботи з ведення
ділової документації упродовж 2013 року, підвищення
відповідальності працівників за ведення діловодства
та його ефективність
Н А К А З У Ю:
Забезпечити обов’язкове дотримання у роботі норм ведення діловодства.
Упродовж 2013 року
Покласти відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів на
працівників ….
Упродовж 2013 року
Установити, що в друкованому варіанті ведуться документи, за які відповідають
зазначені нижче працівники навчального закладу:
- Накази з основної діяльності – Прізвище, ініціали, посада.
19. Національний стандарт України
«Державна уніфікована система
документації. Уніфікована система
організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до
оформлювання документів»
(ДСТУ 4163-2003), затверджений
наказом Держспоживстандарту
України від 07.04.2003 №55
20. Цей стандарт поширюється на організаційно-
розпорядчі документи – постанови,
розпорядження, накази, положення, рішення,
протоколи, акти, листи тощо, створювані
в результаті діяльності:
органів державної влади України, органів місцевого
самоврядування;
підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх
форм власності.
Цей стандарт установлює:
склад реквізитів документів;
вимоги до змісту і розташування реквізитів
документів;
вимоги до бланків та оформлювання документів;
вимоги до документів, що їх виготовляють
за допомогою друкувальних засобів.