Методика проведення науково-технічного опрацювання документів

2. В діловодстві: інструкція з
діловодства, номенклатура
справ, підсумковий запис
Експертиза
цінності
документів
Через 2 роки:
- Зведені описи справ
постійного зберігання;
- Описи справ з кадрових
питань (особового складу);
- Акти про вилучення для
знищення документів, не
внесених до НАФ
Передавання справ до
архівного підрозділу
установи, включення
даних до паспорту
архіву
Зберігання
документів з
кадрових питань в
архіві установи
Передавання документів
НАФ до державних
архівних установ,

3. •Підрахунок заведених справ за кожним індексом
номенклатури
Заповнення графи 3 номенклатури
•Підрахунок справ в розрізі строків зберігання
створених документів
Підсумковий запис
•Передавання підсумкових даних до архівного
підрозділу установи
Передавання даних до архіву
Підсумковий запис

4. Дані підсумкового запису лягають в
основу річних розділів описів справ
Річний розділ опису справ
постійного зберігання
Річний розділ опису з
кадрових питань (особового
складу)
Річний розділ опису тривалого
(понад 10 років) зберігання
Акти про вилучення для
знищення документів, не
внесених до НАФ (далі – акт)

5. Організація роботи з науково-технічного
опрацювання документів в установах
включає:
Складання
описів та
актів
Оформлення
справ
(технічне
опрацювання)
Експертизу
цінності
документів

6. Експертиза цінності документів
На підставі Переліка типових документів, що створюються підчас
діяльності органів держаної влади та місцевого самоврядування, інших
установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання
документів (наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5)
Обов`язковий поаркушний перегляд кожної справи. Відбір документів для
подальшого зберігання або знищення за заголовками справ не допускається.
Обов`язкова експертиза справ з позначкою “ЕПК”. Особлива увага справам,
що містять листування з основної діяльності, з метою відбору документів
для постійного зберігання

7. Становлення експертизи
цінності документів
Відбулося в 30-х
роках XX сторічча
В 50-60 роках
сформовані наукові
принципи і критерії
експертизи цінності

8. Загальні засади експертизи цінності
• ЗАБОРОНЕНО ЗМЕНШУВАТИ
Строки зберігання документів, визначені Переліком
• ЩО НЕ СУПЕРЕЧАТЬ ПЕРЕЛІКУ ТИПОВИХ ДОКУМЕНТІВ
В відомчих (галузевих) переліках діють статті
• ДІЯЛЬНІСТЬ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ ЗГІДНО З
УСТАНОВЧИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Контроль за повнотою складу документів, що
відображають

9. За результатами експертизи цінності
відокремлюються такі групи документів:
• Документи постійного строку зберігання
• Документи тривалого (понад 10 років) зберігання
• Документи з кадрових питань (особового складу)
• Документи тимчасового строку зберігання до 10 років
включно
• Документи тимчасового строку зберігання, термін зберігання
яких вичерпано

10. Оформлення справ
Залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове
оформлення справ.
Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років ) зберігання, у тому
числі справ з кадрових питань (особового складу) передбачає:
- систематизацію документів у справі;
- нумерацію аркушів у справі;
- наявність засвідчувального напису справи;
- оправлення, оформлення обкладинки справи;
- складання внутрішнього опису (за необхідності).

11. Перед оформленням справи
перевіряється:
• Підписи
• Печатки тощо
Наявність
реквізитів
• За відсутності –
засвідчена копія
Оригінали
документів

12. • Справи формуються з документів одного
діловодного року
• Виняток: особові, судово-слідчі та перехідні
справи
• Документи включаються до справи тільки з
одного питання або групи споріднених питань
• Спочатку розміщується основний
(ініціативний) документ, а потім усі інші
• Всередині справи документи розміщуються у
хронологічній чи логічній послідовності, або у
їх поєднанні

13. • Окремо за видами та строками
зберігання
• В справі – за хронологією та
номерами
Розпорядчі
документи
• Формуються разом з розпорядчими
документами
• Самостійні документи можуть
формуватись в окремі справи
Документи,
затверджені
розпорядженням
и/ наказами
• Протоколи – за хронологією та
номерами
• Документи до засідань – за порядком
денним та за хронологією засідань
Документи
колегіальних
органів

14. • Групуються за напрямами
діяльності
• За хронологією
Аналітичні
інформації з
основної
діяльності
• Формуються за роком звільнення
• В межах року систематизуються
за абеткою прізвищ
Особові
справи /
картки
• Систематизуються за абеткою
прізвищ
Особові
рахунки

15. Обсяг
• 250 аркушів
• 30-40 мм
Нумерація
• Простим олівцем
• Крім
засвідчувального
напису та
внутрішнього
опису
Засвідчува
льний
напис
• Додаток 17 до
Правил
• Особливості
нумерація та облік
кількості аркушів
Справа

16. Внутрішній опис
• За формою додатку 16 до Правил
• Складається до справ, що містять документи, назви
яких не повністю розкривають їхній зміст (накази,
розпорядження, постанови, рішення), документи з
грифом “ДСК”, а також до особових і судово-слідчих
справ
• Перелік справ, до яких складається внутрішній опис,
визначається інструкцією з діловодства установи
• Нумерується окремо від аркушів справи

17. Оправлення справ
Із документів вилучаються
металеві кріплення
Справи постійного, тривалого
(понад 10 років) зберігання та з
особового складу оправляються у
тверду обкладинку з картону
Справи тимчасового зберігання оформлюються
спрощено: не нумеруються та не підшиваються,
засвідчувальний напис не складається (окрім
справ, що містять первинну бухгалтерську
документацію, які підшиваються на чотири
проколи)

18. Обкладинка (титульний аркуш)
• За формою додатка 18 до Правил
• Написи на обкладинках робляться
чітко світлостійкими чорними
чорнилами або пастою
• Титульний аркуш, виготовлений
друкарським способом, вміщується
до справи.
• В останньому випадку на
обкладинці зазначаються тільки
номери архівного фонду, опису і
справи.
• Наклеювати титульний аркуш на
обкладинку справи забороняється
Оформлюється

19. Заголовок справи
ПРИКЛАД:
1. Вид
документу
2.Автор
документу
3.Про що
документ
Наказ
и
голови РДА з основної діяльності
Накази директора департаменту з № 1
по № 44 з основної діяльності
4. Питаня
5. Номери (для розпорядчих
документів, протоколів
тощо)

20. У заголовках справ, що містять плани, звіти,
бюджети, штатні розписи, кошториси, особові
справи та особові картки звільнених працівників,
особові рахунки зазначають назви видів
документів, дату.
Приклади
Річний план роботи управління на 2015 рік
Річний бухгалтерський звіт підприємства
за 2014 рік
Особові рахунки працівників управління за
2015 рік

21. • Зміст
• Період
• Номери форм
• Місячні статистичні звіти з праці (ф.1-ПВ)
за 2015 рік
Статистичні
звіти
• З ким
• З якого питання
• Листування з облдержадміністрацією про
захист населення в зоні проведення АТО
Листування
• Формулювання “Документи”
• Розшифрування
• Документи (акти, звіти, доповідні записки,
розрахунки, зведення тощо) про хід
будівництва Палацу спорту
Документи з
одного
питання

22. • У заголовках судових, слідчих, особових
та інших справ, що містять документи,
пов’язані послідовністю ведення
діловодства з одного конкретного
питання
• Особова справа директора управління
Маркіної Т. М.
Справа
• Зазначається загальний заголовок
справи та номер тому
• У разі необхідності назва кожного тому
уточнюється
• Особові справи працівників, звільнених у
2014 році.
• Т. 1. „А-М”
• Т. 2. „Н-Я”
Томи
справ

23. Описи справ структурних
підрозділів
 Структурні підрозділи установи
зобов`язані описувати документи
постійного та тривалого (понад 10 років)
зберігання та з кадрових питань
(особового складу) через 1 рік після
завершення справ у діловодстві

24. Описи справ структурних
підрозділів складаються у 2
екземплярах
1 екземпляр – до
архіву установи
(разом зі справами)
2 екземпляр –
контрольний примірник
у структурному
підрозділі

25. Зведені описи
Готуються архівом установи на підставі
описів справ структурних підрозділів
Схвалюються ЕК установи
Погоджуються або схвалюються ЕПК
держархіву області

26. У разі припинення юридичної
особи
Упорядковуються
справи
Додатково
складається опис
справ тимчасового
зберігання
Передавання справ
за актом
правонаступнику
або до архівних
установ

27. Організаційний
устрій
Структуру Функції
Зміни Назв
Відомчої
підпорядкова
ності
Дати створення Реорганізації Ліквідації

28. Зведений опис справ
вважається закінченим
При досягненні 9999
При досягненні 999
• Для установ з документообігом
до 600 справ на рік

29. Зазначається
повністю
лише
заголовок
першої справи
Всі інші
однорідні
справи
позначаються
словами
„Те саме” із
зазначенням
номера тому
Інші відомості
(дати,
кількість
аркушів тощо)
вносяться до
опису
повністю
На кожному
новому аркуші
опису
заголовок
відтворюється
повністю.

30. Приклад:
Протоколи №№1-8
засідань науково-
технічної ради
Інституту за 2015 рік,
т. 1.
Те саме, №№ 9–12, т. 2.

31. • При закінченні опису
• При зміні назви
Титульний
аркуш
• До кожного річного
розділу зведеного опису
Передмова
до опису
• За потребиЗміст, список
скорочень

32.  Складається
 Доповнюється
 Містить інформацію:
При першому надходженні
документів до архіву
В міру поповнення фонду
наступними надходженнями
Історія
фондоутворювача:
-дата створення;
-підпорядкованість;
- завдання, функції;
-структура та мережа;
-зміни у структурі;
-підстави припинення
тощо
Історія фонду:
-Дата першого
надходження до
архіву;
- обсяги та крайні
дати;
- зміни у складі та
обсязі фонду;
-Умови доступу та
користування тощо
Характеристика
документів:
-Склад і зміст справ;
- Особливості
формування;
- повнота складу
справ, причини
відсутності справ;
- фізичний стан справ

33. Передавання справ до архіву
установи
 Справи постійного та тривалого
 зберігання, з кадрових питань
 Справи тимчасового (до 10 років
 включно) зберігання – за рішенням
 керівника (за умови наявності
 вільних площ в архівосховищі)
Через 2 рокиАрхів установи

34. Знищення справ, строк
зберігання яких вичерпано:
На підставі акту про вилучення для знищення
документів, не внесених до НАФ
Заборонено без погодження з державними
архівами
Акт надається на розгляд ЕПК держархіву
одночасно з описами справ за відповідний період

35. • Якщо строк
зберігання
закінчився до
01 січня року, в
якому складено акт
Справи
включаються
до акту
• 5 років – після
заміни новими;
• 3 роки – за умови
завершення ревізії…
Враховуються
примітки,
передбачені
Переліком

36. При включенні до акту документів
первинної фінансової та
бухгалтерської документації:
До нього додається довідка,
підписана керівником
установи та її бухгалтером,
про проведення перевірки /
ревізії

37. В 2017 році:
• Упорядкувати
• Включити до
описів
Наявні
документи по
2014 рік
включно
• Схвалити ЕК
• Погодити /
схвалити ЕПК
Описи справ
• Передати до
архіву
• Відобразити в
паспорті архіву
Справи

38. Дякуємо за увагу!