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Ppt作成テクニック講座資料
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- 2. 資料を作るまでにかける時間は・・・ 資料を作るまでには、インプット資料を読み、レポートの内容やその構成を考 え、最終的にPowerPointなどのツールで作成する時間が存在します。 あなたはどのような割合で時間をかけているでしょうか？ インプット資料を レポートの内容と PowerPointと格闘する・・・ 読む 構成を考える 20％ 20％ 60％ PowerPointの作成時間は、操作方法に関する知識と訓練で大きく短縮 できます。効率的な資料作成の方法を覚え、できるだけ内容や構成を検 討する、本質的な時間を増やすようにしましょう。 2
- 3. PowerPointで資料を早く作るためには PowerPointで資料を早く作るためには、次の2点に注力します。 資料作りのセオリーとは、見栄えよ 資料作りの く、説得力のある資料を作るための スライドの基本構成 「基本的な型」を指す。 配色の考え方 セオリーを知る 「型」を覚えることで、効率的に資 フォントの考え方 料を作る。 スライドマスターの使い方 ひとつの操作を知るだけで、大きく PowerPointの オブジェクトの使い方 作業効率が向上する。 テキストボックスの使い方 機能を知る 良く使う機能を知り、操作に慣れる グラフの作り方 ことで素早く資料を作る。 ショートカットキー 3
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- 5. 資料作りのセオリーを知る -スライドの基本構成 スライドの構成は正解があるわけではないですが、よく使われる「型」のようなものは存 在します。まずはこれを把握しましょう。 スライドの内容を ①スライドのタイトル 端的に表した一文。 ②リード文 内容を説明するための 見出しとなる文章。結 論を述べる場合もある。 ③メインコンテンツ 主旨を纏めた部分。表 やグラフがメイン。 プレゼン資料全体に付 加する要素。ページ番 ④フッター 号、コピーライツなど。 5
- 6. 資料作りのセオリーを知る -配色の考え方 PowerPointの配色は悩ましいもので、色使いによって読みやすくも読みにく くもなります。ここでは基本的な配色パターンを知りましょう。 色は「ベース」「メイン」「アクセント」の3つで考えます。あまり多く色の 種類を使わない方が纏まった印象になります。 ベース（70％） メイン（25％） アクセント（5％） 背景 文字やオブジェクト 強調箇所 ひとつの色系統の濃淡で違いをつける メインカラーの色相環の 反対側が良い 6
- 7. （参考）色相環 色相の総体を順序立てて円環にして並 べたものを色相環と言う。色相環上で は、補色を反対の位置に設ける。理論 的には、境目がなく連続的なものであ る。しかし、一般的には20等分や40 等分で表現される。色相を角度で示す ものもある。現代ではマンセル表色系 などのように、赤から始まるものが多 い。 （Wikipediaより） 7
- 8. 資料作りのセオリーを知る -フォントの考え方 フォントはあまり気を配る機会が少ないかもしれませんが、資料全体の印象を 決める重要な構成要素のひとつです。使い方を決めておくことで、効率的に印 象の良い資料を作ることができます。 たくさんあるフォントの中から、どれを選べば良いのか？ MS ゴシック MS 明朝 メイリオ ヒラギノ角ゴPro HG丸ゴシックM-PRO 統一する（あるいは使い分ける） TPOに応じて使うフォントを選ぶ 8
- 9. （参考）MSゴシックとMSPゴシックの違いは？ フォントには「等幅フォント」と「可変幅フォント」の2種類があります。 MSPゴシックの「P」とは「Proportional」の頭文字で、可変幅フォントのこ とを指します。 MSゴシックで書くとこういう文章になります。 MSPゴシックで書くとこういう文章になります。 等幅フォントは、コンピュータの初期に画面表示や印刷の利便性を重視して、 利用されていました。その後、コンピュータ技術の発展とともに、読みやすさ を重視した可変幅フォントが多く開発されています。 参考：http://ja.wikipedia.org/wiki/プロポーショナルフォント 9
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- 11. PowerPointの機能を知る －スライドマスターの使い方 スライドマスターとは、スライド全体のデザインを設定するものであり、効果 的に使うことで、統一的なデザインで効率的に資料を作ることができます。 ここから開く このような事項を設定できる • スライドの背景 • スライドのタイトルやリード文 の書式 • ページ番号・コピーライツなど のフッター 11
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- 13. PowerPointの機能を知る －オブジェクトの使い方② 書式のコピー／貼り付け 「既定の図形の設定」で書式を決める方法もありますが、一度作ったオブジェ クトを効率的に変えるには、「書式のコピー／貼り付け」が便利です。 オブジェクトを選択してクリック →対象オブジェクトをクリック オブジェックとの背景、枠線 のスタイル、文字のフォント、 文字位置などを一括で変更。 反映したい書式の 書式のコピー／貼り付けを 変更したい オブジェクトを選択 クリック オブジェクトを選択 あああ あああ あああ あああ 13
- 14. PowerPointの機能を知る －オブジェクトの使い方③ きれいに揃える スライドでオブジェクトを使う場合は、端をきれいに揃える方が見栄えが良く 見えます。見栄えが良い資料は、読み手に余計なエネルギーを浪費させること なく、スムーズに理解してもらいやすくなります。 オブジェクトは、「配置」メニューから揃えることができます。 Before After あああ あああ いいい いいい ううう ううう えええ えええ 14
- 15. PowerPointの機能を知る －テキストボックスの使い方① 文字の位置 テキストボックスには、いくつか設定する要素があります。これらを覚えてお くことで、素早く見栄えが良いテキストを配置することができます。 まず、文字の位置を決めます。 テキストボックスを 選択してクリック 左揃え • 基本は左揃え（人の目線は左上 から右下に流れるため左に文章 が寄っているのが読みやすい） 中央揃え • 表の見出しなど、文章の流れと は異なる位置に付けるものは中 央揃え 右揃え • 右揃えはフッターなどに利用 15
- 16. PowerPointの機能を知る －テキストボックスの使い方② 箇条書き テキストボックスには、箇条書きを設定する機能があります。これを使うこと で、綺麗で素早く箇条書きのテキストを作ることができます。 悪い例 良い例 ・基本は左揃え（人の目線は左上か • 基本は左揃え（人の目線は左上 ら右下に流れるため左に文章が寄っ から右下に流れるため左に文章 ているのが読みやすい） が寄っているのが読みやすい） ・表の見出しなど、文章の流れとは • 表の見出しなど、文章の流れと 異なる位置に付けるものは中央揃え は異なる位置に付けるものは中 ・右揃えはフッターなどに利用 央揃え • 右揃えはフッターなどに利用 テキストボックスを 選択してクリック 16
- 17. PowerPointの機能を知る －テキストボックスの使い方③ インデント 箇条書きの場合は特に、折り返しのインデントが設定されていないとテキスト が読みにくくなります。ルーラーからインデントを設定し、読みやすく揃えま しょう。 テキストボックスを編集するときに表示される 下側のルーラーで折り返し位置を指定 17
- 18. PowerPointの機能を知る －グラフの作り方 PowerPointでもグラフを作ることがありますが、簡単なTipsを知っておくこ とで、グラフ作成の時間も短縮できます。ここでは、グラフの行／列の切り替 えを紹介します。 グラフの編集画面で、 「行／列の切り替え」をクリック 切り替え前 切り替え後 6 6 5 5 4 4 分類 1 系列 1 3 3 分類 2 系列 2 2 2 分類 3 系列 3 分類 4 1 1 0 0 18 分類 1 分類 2 分類 3 分類 4 系列 1 系列 2 系列 3
- 19. PowerPointの機能を知る －ショートカットキー① ショートカットキーを覚えましょう。よく使う操作をマウスからショートカッ トキーに変えるだけで、作業効率は劇的に向上します。 Ctrl + S 保存 Ctrl + A 全選択 ※スライド上では全オブジェクト、テキストボックス内では全文 Ctrl + C コピー Ctrl + V 貼り付け ※ショートカットキーではないが、「形式を選択して貼り付け」機能も存在する Ctrl + D 複製 ※Ctrl ＋C と Ctrl + Vを合わせたもの Ctrl + Z 一つ前の操作に戻る Ctrl + Y 一つ先の操作に進む 19
- 20. PowerPointの機能を知る －ショートカットキー② （前頁の続き） Ctrl + X 切り取り Ctrl + B 文字列を太字にする ※テキストを選択した状態 Ctrl + I 文字列を斜体にする ※テキストを選択した状態 Ctrl + U 文字列に下線を引く ※テキストを選択した状態 Ctrl + P 印刷ダイアログを開く ※紹介したショートカットキーは、Windowsの多くのアプリケーショ ンで共通して使えます。特にExcelやWordは問題なく使えますので、多 用するほど覚えるのも早くなるでしょう。 20
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- 22. 番外編 －スライドの構成はどう決めるか PowerPointは、一枚ずつスライドを作成していくので、一枚ずつにフォーカ スするあまり、全体のストーリー展開が見えづらくなることがあります。 スライド① スライド② スライド③ スライド間のつながりや、全体のストーリー展開を、作り手自身が見失いやすい 22
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- 24. 番外編 －スライドの構成を考える② テキストエディタで考える方法です。書く必要がある項目を整理しながら、そ の内容やレベル感を箇条書きで書いていきます。 ＜例：今回のPowerPoint資料を作る前に作成した構成案＞ ●パワポを早く作るためには ・資料作りのセオリーを知る セオリーを知ることで、「型」にはめて効率的に説得力のある資料を作ることができる ・パワポの機能を知る 単純に機能を「知る」ことで、資料を作成するスピードはあがる ●資料作りのセオリーを知る ・典型的な型 ・タイトル、リードメッセージ、メインコンテンツ、結論、フッター ・配色 ・カラーパターンを決めておく（メイン、サブ、アクセント） ・フォント ・統一する ・統一されていないと、気持ち悪い。「作り込まれていない資料」というイメージを与える。 ・用途で使い分けるのはあり。「全体は明朝、ポイントはゴシック」など。 ・・・ 24
- 25. 番外編 －スライドの構成を考える③ 表形式で考える方法です。書く内容が多い、長い資料の場合は、表などで枠組 みをしっかりと決めてから資料作成に着手します。 章 項 節タイトル 概要 インプット／参考資料 枚数 担当 25
- 26. 最後に PowerPointはツールですので、使い方を知れば、それだけ作業効率は向上し ます。ぜひ、作業効率を上げて「付加価値が高い作業」に時間を配分してくだ さい。 インプット資料を レポートの内容と PowerPointと格闘する・・・ 読む 構成を考える 20％ 20％ 60％ インプット資料を レポートの内容と PowerPoint 読む 構成を考える を操作する 20％ 60％ 20％ 26
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