2.  Abjad
 Nombor
 Lokasi Geografi

3. Proses meliputi pengelasan,
penyusunan, penyimpanan,
pengawalan dan mengindeks fail
untuk tujuan pengesanan apabila
diperlukan.

4. Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-
kumpulan yang mempunyai perkara yang
sama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan
fail dikenali dengan identitinya tersendiri.

5.  Membolehkan dokumen disimpan dalam satu
bekas / folder yang tepat dan betul.
 Mempercepatkan akses kepada rekod dan
dokumen dalam folder.
 Rekod-rekod aktiviti sesebuah organisasi dapat
diakses dan digunakan secara optimum.
 Memudahkan penyediaan Jadual Pelupusan
Rekod (JPR).
 Menyediakan maklumat silang rujuk antara satu
kumpulan fail dengan kumpulan yang lain.

6.  Pengelasan fail mengikut abjad menjadi asas
kepada kebanyakan sistem menyimpan rekod
sebab caranya mudah.
 Pengelasan fail mengikut abjad tidak memerlukan
peralatan yang khusus.
 Yang diperlukan hanyalah kabinet yang mempunyai
laci, almari biasa atau kabinet memfail melintang
dengan kocek-kocek yang digunakan untuk
menyimpan fail-fail.

7.  Contoh mengfail mengikut abjad

8.  Kebaikan Keburukan
Ia adalah satu cara yang digunakan
secara langsung. Tajuk pada kulit
fail itu dengan sendirinya akan
menerangkan kandungan di
dalamnya.
Kesilapan mungkin berlaku semasa
menfailkan surat-surat yang
mempunyai nama-nama yang biasa
atau nama-nama yang seakan-akan
sama
Indeks tidak diperlukan kerana
huruf abjad yang digunakan dengan
sendirinya menjadi indeks.
Banyak peraturan menfail perlu
dipatuhi. Jika tidak, kesilapan
dalam kerja memfail akan berlaku.
Rekod-rekod boleh dikumpulkan di
bawah nama individu atau nama
syarikat.
Kemungkinan pengelasan fail jenis
ini sukar untuk diperkembangkan
berbanding dengan pengelasan fail
mengikut angka

9.  Mengagihkan fail mengikut negeri, bandar,
kawasan dan wilayah.
 Misalnya terdapat pelanggan dari kawasan
Utara, Timur dan Selatan. Maka nama fail
pelanggan Utara, fail pelanggan Selatan dan
nama pelanggan Timur.

10. Kebaikan Keburukan
Kerja memfailkan dan cara
membuat rujukan mengikut
pengelasan fail mengikut tempat
adalah secara langsung
Susunan perlu dibuat tiga kali,
iaitu mengikut negeri, bandar
dan abjad
Sistem ini mengambil kira atau
membuat peruntukan untuk
rekod-rekod rampaian.
Mungkin menambahkan kos
pengendalian dan kesilapan
pengendalian
Rekod-rekod dikumpulkan
mengikut tempat atau lokasi
supaya dapat menggambarkan
kawasan-kawasan yang penting
dari segi perniagaan
Fail lipat rampaian agak sukar
untuk dikendalikan.

11.  Sistem menamakan fail mengikut nombor atau kod nombor
sekiranya terlalu banyak barangan yang dijual ataupun dibeli
daripada pembekal.
 Contoh fail mengikut nombor kod barangan;
Spesifikasi
Kod
Jenis Barangan Contoh
001 Tepung
001-01 untuk tepung Pau
001-02 untuk tepung Roti
001-03 untuk tepung gandum
002 Beras
002-01 untuk beras pulut
002-02 untuk beras Nasional
002-03 untuk beras Cap Amoi
003 Minyak
003-01 untuk minyak sapi
003-02 untuk minyak bijan
003-03 untuk minyak sayur

12. Kebaikan Keburukan
Sistem pengelasan ini paling
tepat berbanding dengan
semua kaedah menyimpan
fail yang lain
Memerlukan latihan khas untuk
mengendalikan pengelasan fail jenis
ini kerana untuk mencari sesuatu
rekod yang tertentu kadangkala
melibatkan dua pengelasan proses
yang mempunyai dua langkah.
Fail-fail boleh ditambah
dengan mudah kerana fail-
fail baru boleh disambung
kepada bahagian akhir fail-
fail yang ada
Pengelasan fail mengikut angka ini
bukanlah satu cara yang logik kerana
nombor yang diberikan kepada sesuatu
fail lipat tidak menerangkan apa-apa
tentang kandungan fail lipat itu.
Semua jabatan di dalam
sesebuah organisasi
menggunakan sistem
nombor yang seragam
Kos pengendaliannya adalah lebih
tinggi berbanding dengn pengelasan
fail mengikut abjad.

13.  Kepadatan
 Asesibiliti
 Ekonomi
 Keanjalan
 Lokasi
 Rujukan silang
 Retention
 Kelasifikasi

14.  Bersihkan dengan alat hampagas supaya habuk
tidak berkumpul
 Rekod-rekod yang basah dianginkan untuk
kering
 Rekod-rekod yang koyak ditampal
 Sediakan alat pemadam api
 Bilik rekod tidak digunakan sebagai tempat
makan, minum, merokok atau menyimpan asid,
dakwat dan minyak.

15. Terima permohonan mendapatkan fail
Fail telah dibuka?
Dapatkan fail dan daftar pergerakan fail
Serah fail kepada pegawai berkenaan
Tidak
Ya
Buka dan daftar fail baru
Bagi pelupusan rekod/fail, terima
permohonan daripada bahagian
mengikut jenis pelupusan dan
peraturan yang ditetapkan oleh Arkib
Negara. Permohonan dipanjangkan
kepada Arkib Negara untuk kelulusan
dan seterusnya selepas menerima
kelulusan, surat kelulusan
dipanjangkan semula kepada bahagian
untuk tindakan pelupusan seperti yang
disyorkan oleh Arkib Negara.
PENGURUSAN FAIL