MPU3031 Kokurikulum-Pengurusan Kurikulum #PISMP #MPU3031 #TAHUN 1 #SEM3

1. SISTEM PENGURUSAN FAIL
Sistem Pengurusan Fail (SPF)
ialah sebahagian daripada Sistem
Pengurusan Maklumat (SPM).
SPF mempunyai protokolnya
tersendiri dan ada beberapa
undang-undang, akta dan
peraturan pentadbiran yang
mengawalnya.

2. SPF (sambungan)
Antara akta yang mengawalnya ialah;
Akta Arkib Negara Bil. 44/196 ( AAN )
Akta Rahsia Rasmi 1972 ( ARR )
Peruntukan Undang-Undang
Bahagian 'A' (PU.A)
Arahan Perkhidmatan (AP)

3. PERANAN KETUA JABATAN
 Ketua Pejabat ( Pengetua / Guru Besar ) adalah
dipertanggungjawabkan untuk mengawal selia dan
mengurus fail-fail mengikut kehendak AAN, ARR,
PU.A dan AP. Pengurusan fail yang tidak mematuhi
kehendak-kehendak tersebut boleh disurcaj di bawah
mana-mana peruntukan undang-undang yang telah
dinyatakan dan dari segi pentadbiran, boleh disurcaj
di bawah prinsip "KECUAIAN" dan " TIDAK
BERKESAN" di bawah PU.A (395) - Peraturan-
peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993 para ( 2.e dan 5.j) dan para 19 (b).

4. Oleh yang demikian, adalah amat
penting bagi ketua-ketua pejabat
memahami kehendak-kehendak
peraturan tersebut.
Seharusnya ketua-ketua pejabat
mempunyai pengetahuan dan
kemahiran bagi melaksanakan dan
menguruskan fail di pejabat masing-
masing dengan cekap, tepat dan
amanah.

5. AKTA-AKTA YANG.
MENGAWAL MAKLUMAT
1. Cabutan-cabutan dari Akta
Arkib Negara Bil. 44/1966

6. 1.1 Para 8(1)
Mana-mana rekod awam yang lebih
daripada dua puluh tahun umurnya
dan mana-mana rekod awam bukan
semasa yang pada pendapat
Pengarah mempunyai nilai yang
cukup bagi memerlukan
pemuliharaannya, hendaklah
dipindahkan ke Arkib Negara.

7. .2 Para 10 (1)
Tiada seorang pun boleh tanpa
persetujuan Pengarah
memusnahkan atau secara lain
melupuskan atau membenarkan
pemusnahan atau pelupusan apa-
apa rekod awam yang ada dalam
milik atau di bawah kawalannya.
( Pindaan A. 85 bertarikh 10.9.71 )

8. 1.3 Para 12 (2)
Tiada seorang pagawai awam boleh
mengadakan untuk orang awam
bagi maksud rujukan dan
penyelidikan apa-apa rekod awam,
kecuali dalam menjalankan
kewajipan-kewajipan rasminya.
(Pindaan A.85 bertarikh 10.9.71 )

9. 2. Cabutan dari PU.A 395
Para 19 (1)
Seseorang pegawai tidak boleh,
sama ada secara lisan atau bertulis
atau dengan apa-apa cara lain
a. Memberi apa-apa maklumat
faktual berhubungan dengan
jabatannya.

10. 3. Cabutan dari Arahan
Perkhidmatan 1974 3.1
Bab 3
Para 11: Pengelasan surat mengikut
Pengelasan Fail
Surat-surat yang dikeluarkan adalah
perlu diberi pengelasan keselamatan
mengikut peringkat keselamatan fail
surat-surat itu.

11. Para 12 : Rekod Surat Keluar
Semua surat keluar dari
sesebuah jabatan hendaklah
direkodkan dalam kertas minit
fail.

12. Para 18 (a): Tindakan Bahagian
Pendaftaran Fail
Semua bahagian pendaftaran fail
jabatan hendaklah mengambil
tindakan segera memasukan surat-
surat yang diterima ke dalam fail-fail
berkenaan dan mengedarkan fail-
fail kepada pegawai-pegawai yang
berkenaan untuk tindakan.

13. 3.2 Bab 4
Para 4 (a) : Pengelasan
Keselamatan Fail
Menjadi tanggungjawab Ketua
Jabatan menentukan bahawa fail-fail
diberi pengelasan keselamatan,
sama ada di peringkat terhad, sulit,
rahsia atau rahsia besar

14. Para 5 : Memakai Kulit Fail
Yang Sesuai
Jabatan-jabatan hendaklah
menggunakan kulit-kulit fail seperti
yang telah direka oleh Arkib Negara.

15. Para 12 : Tanggungjawab
Pegawai Dalam Pengedaran Fail
Menjadi tanggungjawab tiap-tiap
pegawai untuk melicinkan
pengurusan pengedaran fail.

16. Para 18 : Memulihara
Keselamatan Kandungan Fail
Isi-isi kandungan fail, baik bagi
fail terbuka atau pun fail yang
mempunyai pengelasan
keselamatan, bukanlah untuk
rujukan orang ramai.

17. 3.3 Bab 5
Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan
Memelihara Rekod Kerajaan
Menjadi satu kewajipan khas dan
terpenting bagi jabatan-jabatan
menentukan bahawa setiap rekod
kerajaan disimpan dan dipelihara
dengan baik. Ketua-ketua Jabatan
adalah dengan sendirinya
bertanggungjawab untuk memelihara
setiap rekod kerajaan yang ada di dalam
jabatan mereka.