Dokumen tersebut membahas tentang teknik mengarsip surat, termasuk pengertian arsip menurut UU No. 7/1971, jenis-jenis arsip (dinamis dan statis), nilai-nilai arsip, serta manajemen kearsipan dan manajemen arsip dinamis.

1. TEKNIK
MENGARSIP
SURAT
Yulianti XiiAp1

2. MAU DIAPAKAN DOKUMEN
SEBANYAK INI?
by Abdul Main

3. PENGERTIAN ARSIP
Menurut UU No. 7/1971, arsip adalah:
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah
dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
badan-badan swasta atau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
runggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

4. ARSIP DINAMIS DAN ARSIP
STATIS
 Arsip Dinamis: Arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara.
 Arsip Statis: Arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara.

5. KEARSIPAN
RECORD FILE
PENYUSUTAN
WARKAT/ ARSIP
NASKAH
ARSIP
INAKTIF/
Memindahkan, memus ABADI
Any paper, book,
Penyimpanan, penemuan
photograph, microfilm,
kembali, peminjaman, nahkan, menyerahkan
map, drawing, chart,
pemeliharaan, ke Arsip Nasional (PP
card, magnetic tape, or
pengendalian, penyusutan No. 34/1979)
any copy or print-out
dan pemusnahan
thereof, that has been
generated or received - Arsip Dinamis
by a company or its
- Arsip Statis
operating units or its
successor as evidence
of its activities or
because of information
contained therein

6. NILAI GUNA ARSIP
ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value

7. NILAI GUNA ARSIP
(Menurut Milton Reitzfeld, 1959).
AL-PROHF:
 Administrative Values
 Legal Values
 Policy Values
 Research Values
 Operating Values
 Historical Values
 Fiscal Values

8. MANAJEMEN KEARSIPAN
 Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak
diciptakan hingga arsip tersebut
dimusnahkan/ dilestarikan.
 Manajemen Kearsipan selalu berkaitan
dengan dua hal:
1. Pengendalian arsip yang masih digunakan untuk
operasional sehari-hari (manajemen arsip
dinamis)
2. Pengendalian arsip yang tidak digunakan dalam
operasional sehari-hari (manajemen arsip statis)

9. TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN
(Record management)
 Menyelenggarakan pengurusan arsip yang
bermutu melalui program seleksi yang mantap
secara efektif dan efisien sehingga tercipta
kondisi kearsipan dalam suatu
lembaga/instansi yang berkualitas.
(E. Martono, 1987).
by Abdul Main

10. MANAJEMEN ARSIP
DINAMIS
Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek arsip
dinamis yang mempunyai unsur-unsur
manajemen, yang meliputi kegiatan:
1. Sortir dan pengurusan surat masuk
2. Sortir dan follow up pengurusan surat keluar
3. Pengendalian surat masuk, surat keluar dan
prosedur filing (Klasifikasi, kode dan indeks)
4. Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
5. Pengamanan dan pemeliharaan
6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.
by Abdul Main