1. PENGURUSAN ORGANISASI
Pengertian Pengurusan
Pengurusan merupakan usaha yang dilakukan oleh pengurus untuk mencapai matlamat organisasi.
Secara amnya terdapat empat fungsi pengurusan iaitu:
Merancang (Planning)
menjelaskan matlamat organisasi, mengenalkan strategi dan menyediakan perancangan untuk
mengkoordinasikan semua aktiviti
Menyusun (Organizing)
menentukan tugasan yang akan dilaksanakan, siapa yang bertanggungjawab, bagaimana tugasan ini
dikumpulkan dan siapakah pelapornya, kepada siapa dilaporkan dan tempat membuat keputusan
Memimpin (Leading)
memotivasi subordinates, memberi arahan, memilih saluran komunikasi yang lebih berkesan
Mengawal (Controling)
memantau aktiviti bagi memastikan tercapai seperti yang dirancang dan membetulkan
kesalahan/kesilapan yang signifikan
Penubuhan Persatuan
Penubuhan Persatuan yang Tiada Badan Induk
Kebanyakkan persatuan/kelab di institusi pendidikan tiada badan induk yang menyelaras dan mentadbir
aktiviti secara rasmi. Bidang sukan dan permainan mempunyai persatuan-persatuan induk seperti
MSSD, MSSN tetapi persatuan sukan dan permainan di institusi pendidikan tidak diwajibkan mendaftar
secara rasmi kepada persatuan. Namun begitu persatuan ini digalakkan terlibat dengan aktiviti MSSD
dan MSSN. Penubuhannya memadai dengan perundingan di antara guru penasihat atau jurulatih.
Seterusnya maklumkan penubuhan ini kepada persatuan induk yang terdekat. Guru penasihat akan
mencari ahli, mendaftar, membentuk perlembagaan persatuan, melantik jawatankuasa kerja dan
melaksana aktiviti yang dipersetujui oleh ahli jawatankuasa.
Penubuhan Persatuan yang mempunyai Badan Induk
Semua pasukan beruniform di institusi pendidikan mempunyai badan induk peringkat daerah, negeri
atau pusat. Badan induk menyelaras aktiviti, pendaftaran, pentadbiran dan lain-lain keperluan. Institusi
pendidikan yang ingin menubuhkan pasukan beruniform perlu berunding dengan badan induk.
Sesetengah pasukan beruniform prosuder penubuhan lebih teliti, biasanya pasukan beruniform ini
dikendalikan oleh Kementerian seperti Kadet Polis oleh Kementerian Pertahanan, Kadet Tentera oleh
Kementerian Pertahanan dan Kadet Bomba oleh Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.
Kebanyakkan pasukan beruniform layak ditubuhkan setelah mengadakan perundingan dan pendaftaran
dengan badan induk. Prosedur berikut boleh dijadikan panduan untuk menubuhkan persatuan yang
mempunyai badan induk :
a. Pengarah/Ketua Program/Pensyarah Modul berbincang untuk menubuhkan persatuan dengan
badan induk-mengetahui syarat-syarat penubuhan persatuan.
b. Isi borang permohonan badan induk. Menyediakan maklumat-maklumat yang dikehendaki seperti
memohon tauliah pemimpin pasukan
c. Hantar borang permohonan kepada Setiausaha/Pesuruhjaya/Pegawai Daerah, Negeri badan
induk untuk diproses
d. Menawarkan kepada pelajar untuk menjadi ahli sementara mendapat kelulusan pilih mengikut
kriteria keperluan persatuan
e. Apabila dapat kelulusan rasmi, mulai mendaftar ahli
f. Laksana aktiviti persatuan

2. Contoh prosedur penubuhan Pasukan Pengakap Kelana
 Bakal pemimpin kumpulan berbincang dengan Pesuruhjaya Daerah
 Mengisi borang permohonan PPM 8 tiga salinan dan borang PPM 9(a) untuk mendapat
tauliah pemimpin
 Setelah ditandatangani oleh Pengarah, Jawatankuasa Kumpulan dan pemimpin akan
menghantar borang kepada Setiausaha Persekutuan Pengakap Daerah untuk tindakan
selanjutnya
 Sementara mendapat kelulusan Ibu Pejabat Persekutuan Pengakap Malaysia, pemimpin unit
mencari dan mendaftar ahli-ahli
 Jika mendapat kelulusan, Ibu Pejabat Persekutuan Pengakap Malaysia akan mengeluarkan
Sijil Pendaftaran, ia perlu disimpan sebagai bukti sah undang-undang negara kumpulan aktif
Perlembagaan
Setiap persatuan yang ditubuhkan harus mempunyai perlembagaan atau undang-undang. Mengikut Akta
Pendaftaran Pertubuhan, persatuan yang ditubuhkan di luar institusi pendidikan diwajibkan mendaftar
secara rasmi dengan pendaftar pertubuhan seperti pertubuhan parti politik dan persatuan belia. Hanya
beberapa persatuan yang ditubuhkan di bawah akta parlimen sperti Persekutuan Pengakap Malaysia,
Persatuan Pandu Puteri Malysia, Bulan Sabit dan St. John Ambulans. Antara fungsi
perlembagaan/undang-undang ialah sebagai panduan menggerakkan persatuan, melicinkan perjalanan
persatuan kerana ia menetapkan bidang tugas dan hak jawatnkuasa dan ahli, menjadi rujukan apabila
timbul masalah dalam menjalankan aktiviti persatuan. Pasukan beruniform telah mempunyai
peraturan/undang-undang yang ditetapkan oleh badan induk. Secara am, perlembagaan/undang-
undang persatuan mengandungi:
 Nama dan alamat persatuan
 Matlamat
 Keahlian
 Jawatankuasa persatuan (seperti bilangan dan tugas)
 Pembatalan dan pembubaran persatuan
 Pindaan perlembagaan dan undang-undang persatuan
 Mesyuarat persatuan
Perkara-perkara lain yang biasa ditambah ke dalam perlembagaan ialah:
 Lencana/logo persatuan
 Disiplin dan tatatertib persatuan
 Memindah milik harta, tanggungan
 Cogan kata/motto
 Tugas persatuan di peringkat institusi pendidikan, cawangan, daerah, negeri dan persatuan
 Pendaftaran persatuan
 Jawatankuasa kecil
Melantik Jawatankuasa
Di antara persatuan cara perlanmtikan jawatankuasa mungkin berbeza kerana terikat dengan
perlembagaan. Terdapat dua perlantikan jawatankuasa bagi sesuatu persatuan:
a) Mesyuarat Agung
Semua ahli berhak membuat pencalonan, memmilih dan melantik sesiapa sahaja di kalangan
ahli menjadi Jawatankuasa. Jawatan yang dipertandingkan antaranya ialah Pengerusi, Naib
Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan Jawatankuasa Kerja. Pemilihan dibuat secara
mengangkat tangan atau undi rahsia dengan menggunakan kertas.
Kedudukan Jawatankuasa adalah seperti berikut

3. Penasihat
Pengerusi / Ketua
Naib Pengerusi / Naib Ketua
Setiausaha Bendahari
Jawatankuasa
(boleh wakil setiap unit)
Jawatankuasa-jawatankuasa Kecil / Biro
b) Perlantikan oleh Penasihat
Perlantikan dibuat melalui perbincangan dengan ahli atau ujian tertentu terutamanya pasuka
beruniform, contohnya pasuka Kadet Polis dan Kadet Tentera, Ketua Platon dilantik daripada
pelajar yang mencapai kebolehan yang tertinggi berbanding dengan ahli-ahli lain. Carta
organisasi di antara sesebuah pasukan beruniform berbeza dan bergantung kepada
keperluan pasukan. Contoh carta organisasi Kumpulan Pengakap Kelana.
Penaung
(Pengarah)
Pemimpin Pengakap / Kapten
(Ketua Pensyarah Penasihat)
Penolong Pemimpin / Leftenan
(Pensyarah-Pensyarah penasihat)
Ketua Sekawan Kanan / Ketua Kumpulan
Pen. Ketua Sekawan Kanan / Pen. Ketua Kumpulan
Setiausaha Quarter Master Kumpulan Bendahari
Ketua Sekawan / Ketua Patrol Ketua Sekawan / Ketua Patrol
Quarter Master Patrol Quarter Master Patrol
Ahli-ahli Ahli-ahli

4. Bidang-Bidang Tugas Jawatankuasa
Persatuan di institusi pendidikan mempunyai pensyarah/guru penasihat. Guru penasihat peranannya
memberi panduan, nasihat, tunjuk ajar dan bimbingan untuk melaksana aktiviti dan mentadbir
persatuan. Kadangkala beliau bertindak sebagai jurulatih. Bidang tugas jawatankuasa yang lain
adalah seperti berikut:
a) Pengerusi / Ketua Kumpulan
 Mengurus persatuan mengikut perlembagaan atau melaksanakan keputusan Mesyuarat
Jawatankuasa Kerja atau Mesyuarat Agung
 Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
 Merancang, malaksana dan menyelia aktiviti persatuan
 Menjalankan tugas mengikut peruntukan perlembagaan persatuan
b) Naib Pengerusi / Penolong Ketua Kumpulan
 Membantu Pengerusi atau Ketua Kumpulan mengurus dan mentadbir kumpulan
 Menjadi pengerusi mesyuarat atau menjalankan tugas pengerusi apabila tiada pengerusi
 Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan
c) Setiausaha
 Menyimpan pendaftaran ahli
 Urusan surat-menyurat dengan pihak luar, pentadbir institusi pendidikan atau ahli persatuan.
 Menjemput dan mengedar surat panggilan mesyuarat seperti Mesyuarat Jawatankuasa Kerja,
Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Luar Biasa atau Tergempar
 Bekerjasama dengan Pengerusi untuk mentadbir dan mengurus persatuan
 Merekod kegiatan gerak kerja kokurikulum
d) Penolong Setiausaha
 Membantu setiausaha mentadbir dan mengurus persatuan
 Menjalankan tugas setiausaha semasa ketiadaan setiausaha
 Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan persatuan
e) Bendahari
 Menyimpan rekod dan stok harta persatuan
 Memungut dan menyimpan kenyataan pembayaran yuran ahli
 Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan
 Menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira persatuan
 Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan persatuan
f) Ketua Patrol atau Ketua Biro
 Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan
mengikut biro
 Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan
 Membantu pengerusi dan setiausaha melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut
perlembagaan persatuan
Sistem Fail
Sistem fail dan surat menyurat penting bagi melicinkan perjalanan persatuan. System fail berfungsi
sebagai penyimpan rekod, dokumen, catatan dan keputusan yang dibuat. IAB mendefinisikan fail
sebagai proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau rantaian aktiviti
yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. System fail memudahkan sesuatu rekod dicari,
maklumat dan rekod tidak hilang, mudah disimpan dan disediakan.. Terdapat perbezaan nyata di antara
system fail di antara agensi-sgensi. Secara umumnya terdapat empat sistem pengkelasan fail:

5. 1. Mengikut ABJAD
Contoh A/Kaunseling/1999/(1)
2. Mengikut PERKARA
Contoh BAKTI 1/1999/(10)
3. Mengikut ANGKA
Contoh 764.36/MBB/rh
4. Mengikut TEMPAT atau KAWASAN
Contoh KP(BB)01/88/(1993)(1) fail Bahagian Biasiswa Kementerian Pendidikan
KP(BPG)9330/7/1992/(38) fail Bahagian Pendidikan Guru Kementerian
Pendidikan Malaysia
Panduan Pengkelasan Sistem Fail
a. Kelaskan mengikut nombor kod yang sesuai dan teratur.
b. Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut sebagai tahap pertama dan boleh
dipecahkan sehingga 99 tajuk utama.
c. Setiap tajuk utama/tahap pertama boleh dipecahkan kepada subtajuk atau tahap kedua
sehinga kepada 99 atau lebih subtajuk.
d. Subtajuk boleh dipecahkan kepada perkara atau tahap ketiga sehingga kepada 99 atau lebih
perkara.
e. Penyusunan tajuk, subtajuk dan perkara disusun mengikut abjad supaya mudah mencari
sesuatu fail.
Contoh penyusunan fail:
Tahap pertama
01 Audit
02 Hal Ehwal Pelajar
03 Kebajikan Staff
04 Keceriaan
05 Kokurikulum
06 Perhubungan Masyarakat
07 Perjawatan
08 Perkembangan kurikulum
Tahap Kedua
Kokurikulum (050)
05/01 Hari terbuka
05/02 Kelab Sukan dan Permainan
05/03 Koperasi
05/03 Lawatan
05/04 Pameran dan Pertandingan
05/06 Pasukan Beruniform
05/07 Penerbitan
05/08 Persatuan Berasaskan akademik
05/10 Sukan dan permainan
Tahap Ketiga
Kelab Sukan dan Permainan (05/02)
05/02/001 Bola Baling
05/02/002 Bola Jaring
05/02/003 Bola Tampar
05/02/004 Kayak
05/02/005 Memanah

6. f. Catat dalam kurungan ( ) bilangan surat mengikut urutan berpandukan tarikh surat ditulis.
Contohnya 05/02/005/(06) bermaksud surat ini di bawah tajuk ; kokurikulum, subtajuk, kelab
sukan dan permainan, perkara ; memanah dan bilangan surat ke – 6
g. Persatuan/kelab boleh gunakan prosuder yang sama untuk menyediakan system fail persatuan.
Contohnya Kelab Kembara
Tahap Pertama
01 Ahli Jawatankuasa
02 Maklumat Ahli
03 Minit Mesyuarat
04 Pensyarah Penasihat
05 Peraturan Kelab
06 Surat Menyurat
Tahap Kedua
Contoh : Minit Mesyuarat(03)
04/01 Mesyuarat Agung
04/02 Mesyuarat aktiviti
04/03 Mesyuarat Bulanan
Tahap Ketiga
Contoh : Mesyuarat Aktiviti
04/02/001 Ekspedisi
04/02/002 Hari Terbuka
04/02/003 Lawatan
h. Menulis Kod Sistem Fail : Ditulis pada bahagian bawah garisan selepas alamt persatuan iaitu
Ruj. Kami yang bermaksud kod fail pengirim atau persatuan dan Ruj. Tuan bermaksud kod fail
pihak berkaitan dengan surat berkenaan.
i. Sampul Kecil : Fail sementara dibuka apabila fail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk
sahaja. Apabila fail ini tidak lagi aktif, hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar.
j. Kertas Minit : Setiap fail harus ada kertas minit atau salinan surat yang dihantar dengan
memberi nombor rujukan.
k. Menutup fail : Fail ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.
Fail yang ditutup dicatat dengan perkataan Jilid I. Fail berikut yang dibuka menggunakan Jilid
II. Contohnya 04/01/003/Jld.II/(1)
Pengendalian Mesyuarat
Mesyuarat bermaksud mengadakan satu perhimpunan yang bertujuan menyatukan buah fikiran untuk
membuat keputusan. Bentuk dan proses mesyuarat boleh dijalankan secara formal atau informal.
Perkataan muzakarah dan perbincangan mempunyai maksud yang hampir sama dengan mesyuarat
Mesyuarat dalam konteks sekarang mempunyai agenda yang ditetapkan seperti dimulakan dengan
ucapan pengerusi dan diikuti dengan pengesahan minit mesyuarat yang lepas dan perkara berbangkit.
Antara tujuan mesyuarat diadakan adalah seperti berikut:
 Mewujudkan perhubungan, perbincangan, kata sepakat dan kerjasama bagi melicinkan aktiviti
yang dirancang
 Menyelesaikan tugas yang banyak/tertangguh dan masalah organisasi persatuan
 Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi. Contoh agenda mesyuarat khas laporan
kewangan selepas tamat sesuatu aktiviti

7.  Menyelaras dan membincang tugas-tugas jawatankuasa dan pegawai untuk melaksana aktiviti
yang telah dirancang
 Menyebar maklumat dan rancangan baru kepada ahli
 Untuk mengubah perlembagaan
 Mendapat idea-idea baru melaksana aktiviti organisasi
Jenis-Jenis Mesyuarat
Di antara jenis-jenis mesyuarat ialah : Mesyauarat Agung Tahunan, Mesyuarat Agung Luar Biasa atau
Tergempar, Mesyuarat Jawatankuasa Kerja, Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro, Mesyuarat
Jawatankuasa Sementara (ad hock)
Mesyuarat Agung Tahunan
Perlu diadakan mengikut Akta Pendaftar Pertubuhan, mesti dihadiri oleh semua ahli, membincangkan hal
persatuan secara menyeluruh, memilih ahli jawatankuasa kerja yang baru. Tempoh mesyuarat sama
ada setahun atau dua tahun sekali. Ada yang mengadakan mesyaurat agung setahun sekali tetapi
pemilihan Jawatankuasa Kerja dua tahun sekali. Agenda perlu bagi Mesyuarat Agung Tahunan
antaranya :
 Ucapan Pengerusi
 Membentang dan mengesah minit mesyuarat agung yang lepas
 Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu
 Memilih jawatankuasa kerja yang baru
 Membincang dan meluluskan usul
 Ucapan penangguhan
Notis mesyuarat ditandatangani oleh setiausaha dan diedar dalam tempoh 14 hari sebelum mesyuarat.
Kebanyakkan persatuan menetapkan kehadiran ½ atau 2/3 daipada jumlah ahli.
Mesyuarat Tergempar
Diadakan bagi membincangkan satu agenda sahaja, dihadiri oleh semua ahli persatuan. Dikenali juga
sebagai Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Mesyuarat Khas. Mesyuarat ini perlu diadakan apabila:
 Pengerusi menganggapnya perlu
 Permintaan lebih daripada lapan orang jawatankuasa kerja secara bertulis
 Permintaan bertulis 1/3 atau 60 orang ahli atau mana yang kuarng
Agenda mesyuarat tergempar ialah :
 Penerangan ketua atau setiausaha akan latarbelakang isu
 Membincangkan isu dan membuat keputusan
Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Kecil
Merupakan mesyuarat biasa bagi menggerakkan persatuan, dihadiri oelh semua jawatankuasa kerja
yang dilantik dalam Mesyuarat Agung. Agenda mesyuarat ditentukan oleh Pengerusi setelah berbincang
dengan setiausaha dan beberapa ahli jawatankuasa. Agendanya berkaitan dengan aktiviti,
perkembangan, pengurusan dan pentadbiran persatuan. Mesyuarat boleh dijalankan beberapa kali
setahun atau ditetapkan bilangannya. Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dalam tempoh yang
ditetapkan oelh persatuan. Korum mesyuarat juga bergantung kepada ketetapan persatuan. Agenda
mesyuarat Jawatankuasa Kerja adalah seperti berikut:
 Ucapan pengerusi
 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
 Perkara-perkara berbangkit
 Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua
Biro/Pengerusi Jawatankuasa Kecil
 Hal-hal lain

8. Peranan Pengerusi dan Setiausaha
Pengerusi
Orang terpenting dalam mesyuarat. Seharusnya mempunyai sifat kepimpinan seperti adil, tidak terlalu
emosional, berpakaian kemas, tenang, dipercayai, cukup pengetahuan mengenai agenda mesyuarat. Di
antara tanggungjawab pengerusi ialah:
 Setelah cukup korum memulakan mesyuarat dengan:
 Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas jika ada
 Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda-agendanya
 Jika merupakan mesyuarat pertama atau mesyuarat agung pastikan ahli yang bercakap
memperkenalkan diri terlebih dahulu
 Tujukan semua pendapat kepada pengerusi
 Perbincangan mengikut urutan agenda
 Semasa menjalankan mesyuarat pengerusi hendaklah
 Menyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan dengan jelas dan lengkap
 Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahami
 Menjadi orang yang paling aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai fasilitator
 Dapat mengawal suasana mesyuarat
 Memahami akan idea-idea yang dikemukakan
 Seorang pendengar yang baik
 Dapat merumus agenda dengan tepat
 Tidak memperkecilkan pendapat ahli
 Pastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masa
 Tidak boleh mengundi kecuali jika keputusan kontroversi atau 50-50
 Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat
Setiausaha
Jawatan yang sama penting dengan jawatan penerusi. Setiausaha harus boleh bekerjasama dengan
pengerusi untuk mentadbir dan mengurus persatuan. Setiausaha yang cekap dapat mengaktifkan
persatuan dengan berkesan.
Sifat yang sesuai bagi setiausaha ialah dedikasi, cekap, berdisiplin, kemas, teratur, mengetahui
fakta yang relevan. Di antara peranan setiausaha ialah :
 Sebelum mesyuarat
 Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi
 Menghantar surat jemputan mesyuarat
 Memastikan tempat mesyuarat
 Menyediakan peralatan seperti kertas, pen dan minuman
 Menyediakan minit mesyuarat yang terdahulu
 Semasa mesyuarat
 Datang lebih awal, patikan kelengkapan dan peralatan mesyuarat lengkap
 Mencatat butir perbincangan dengan ringkas, tepat dan padat
 Mengedar/mencatat kehadiran mesyuarat
 Selepas mesyuarat
 Menyiapkan minit mesyuarat
 Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk tindakan mereka yang berkenaan
Kaedah menulis minit mesyuarat
Minit mesyuarat ialah perkara yang telah diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Minit perlu ditulis
dengan lengkap sebagai rujukan untuk tindakan selanjutnya. Setiausaha perlu menguasai kaedah dan
prosedur menulis minit mesyuarat. Perkara-perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat:
 Bilangan minit mesyuarat
 Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut hadir. Turut hadir ialah mereka yang
bukan ahli dan tiada hak untuk mengundi membuat keputusan. Mereka tidak boleh memberi

9. cadangan tetapi boleh memberi pandangan mengenai sesuatu isu. Mereka dijemput hadir
kerana jawatan atau ex-officio seperti penasihat persatuan, pengetua dan pegawai belia
 Tarikh
 Tempat
 Minit dicatat seberapa ringkas, lebih sesuai mengikut agenda
 Tandatangan pencatat atau setiausaha dan pengesahan pengerusi
Penulisan surat rasmi
Surat rasmi penting bagi menggerakkan persatuan. Contoh surat rasmi ialah surat panggilan mesyuarat,
memohon lawatan dan memanggil penceramah. Setiap surat mempunyai format tersendiri. Walau
bagaimanapun setiap surat rasmi mengandungi perkara-perkara asas yang sama iaitu:
 Logo, nama dan alamat persatuan
 Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika perlu dicetak khusus)
 Nombor fail
 Tarikh
 Alamat penerima
 Pembuka surat
 Perkara (tujuan surat ditulis)
 Kandungan surat (ringkas tetapi lengkap)
 Ucapan penghargaan dan terima kasih
 Motto (jika perlu)
 Tanda tangan
 Nama dan jawatan
Panduan menulis surat rasmi
 Hanya helaian pertama surat sahaja yang menggunakan kepala surat
 Tulis nombor rujukan fail pada Ruj. Kami, jika menjawab surat catat nombor rujukan surat
pengirim (rujukan tuan) di bahagian atas rujukan kami.
 Tarikh : tulis terus seperti 28 Jun 1999. Ejaan Jun boleh juga JUN
 Alamat penerima
a) Tidak perlu ditulis perkataan ‘kepada’
b) Taipkan (u.p..........) untuk tindakan pegawai berkenaan
c) Semua baris ditaip dari tepi
 Melalui
a) Surat keluar dari organisasi kepada agensi luar mesti melalui pengetua]
b) Melalui ditulis di sebelah bawah alamat penerima
 Pembukaan surat
a) Gunakan perkataan penghormatan, contoh Tuan?puan, Dato’, Yang Berhormat
b) Jarak antara lamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing)
 Tajuk surat
a) Jarak antara tajuk surat ialah dua spacing di bawah pembukaan surat
b) Memadai garis di bawah tajuk atau perkara
c) Tidak perlu ditaip huruf besar, huruf besar untuk huruf pertama setiap perkataan
 Pembukaan dan kandungan surat
a) Jarak dua spacing antara pembukaan surat dengan tajuk
b) Paragraf pertama tidak perlu ditulis nombor, mula ditulis dari tepi sebelah kiri surat
c) Paragraf seterusnya ditulis nombor, mulai dengan nombor 2,3, dan seterusnya
d) Jarak dua spacing antara paragraf
e) Perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan gunakan nombor untuk
menunjukkan pecahan seperti 2.1, 2.2 dan 2.3
f) Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan
g) Ayat tidak panjang, berbunga-bunga dan meleret

10.  Cogan kata
a) Gunakan huruf besar untuk setiap huruf
b) Diikuti dengan ‘Saya yang menurut perintah’ atau lain-lain yang sesuai
c) Gunakan jarak dua spacing
 Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
a) Jaraknya empat spacing di bawah ‘Saya yang menurut perintah’
b) Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan ( )
c) Gelaran jawatan memadai huruf besar di permulaan ejaan.
d) Nama dan gelaran tidak perlu indensi
 Surat-surat salinan
a) Ditaipkan perkataan “s.k” untuk surat-surat salinan
b) Tidak perlu tulis turutan nombor jika salianan surat lebih daripada satu.
c) Tidak perlu indensi.
 Kependekan (initial) penulis dan jurutaip
a) Gunakan huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip surat dengan
huruf kecil
b) Di bahagian bawah sebelah kiri surat.
Panduan Mengadakan Aktivit Gerak Kerja Kokurikulum
Banyak aktiviti boleh dilaksanakan sebagai kegiatan kokurikulum. Kebanyakan aktiviti lebih sesuai
dilaksanakan di luar bilik darjah seperti lawatan, projek, sosiodrama dan temubual
Prosedur mengadakan aktiviti
 Jawatankausa Kerja bermesyuarat antaranya untuk menentukan jenis aktiviti, tempoh,
aturcara, tujuan, lokasi. Penasihat memberi bimbingan dan panduan
 Membuat kertas kerja dan berbincang dengan pentadbir
 Mendapat kelulusan daripada pengetua
 Mengurus tempat, surat menyurat kepada pihak penerbit
 Tentukan langkah-langkah keselamatan dan pemeriksaan doktor jika perlu
 Mengurus hal-hal penting seperti pengangkutan, peralatan, kebenaran ibu bapa, insurans dan
permit, makanan dan minuman
 Taklimat kepada peserta mengenai tugasan
 Maklum balas dan perbincangan mengenai tugas selepas aktiviti dilaksanakan
Langkah keselamatan
Kemalangan boleh berlaku di mana-mana. Walaupun begitu persatuan perlu mengambil langkah
untuk mengurang atau menghindari daripada berlaku kemalangan. Antara langkah keselamatan
yang boleh diambil ialah
 Sediakan alat kecemasan seperti peti pertolongan cemas
 Jangkakan penyebab kemalangan dan atur langkah untuk mengatasinya
 Adakan penyeliaan rapi setiap aktiviti yang dijalankan seperti pasukan penyelamat untuk
aktiviti renang
 Gunakan alat yang sesuai dan teknik menggunakan alat dengan betul
 Peserta mengetahui dan memahami aktiviti yang dilaksanakan, mengetahui langkah
keselamatan yang perlu
 Kemudahan persediaan menghadapi kecemasan seperti kenderaan membawa pesakit
 Tahap kesihatan yang tinggi (mental dan fizikal) semasa menjalankan aktiviti
 Berpakaian yang selesa dan sesuai
 Mendapatkan kebenaran daripada ibubapa penjaga dan kebenaran lain seperti pengetua, polis
dan perhilitan
 Memahami kod-kod keselamatan seperti peraturan perkhemahan, peraturan keselamatan
jalanraya, kebersihan, peraturan papan tanda

11. Persiapan sebelum, semasa dan selepas aktiviti
Persiapan sebelum aktiviti
 Menentukan tempat dan mendapat kebenaran pemilik
 Mengiklan aktiviti dan dapatkan kebenaran daripada ibubapa
 Surat menyurat
 Pemeriksaan doktor (jika perlu)
 Dapatkan permit seperti daripada Jabatan Pendidikan Negeri, Polis dan Jabatan Pengangkutan
Jalan Raya
 Urusan insurans
 Borang rasmi
 Kewangan
 Bantuan/sponsor
 Atur cara
 Taklimat akhir
Persiapan semasa aktiviti
 Taklimat akhir kepada ahli mengandungi tugasan, berhati-hati, mengikut aktiviti kumpulan
bukan individu, berdisiplin
 Mengawal dan mengurus ahli supaya mengikut arahan penganjur
 Mengurus keselamatan dan kebajikan ahli
Selepas aktiviti
 Adakan pembentangan hasil lawatan dan tugasan
 Dapatkan maklum balas mengenai keseluruhan lawatan seperti tempat penginapan,
keberkesanan, pengangkutan, pengurusan dan pengelolaan
 Buat laporan bertulis rumusan maklumat tersebut
 Aktiviti susulan jika perlu
Senarai semak
Senarai semak dapat membantu sesuatu perancangan aktiviti dapat dilaksanakan dengan sempurna
Pengurusan Harta Persatuan
Persatuan mempunyai hartanya yang tersendiri. Secara umumnya harta persatuan dalam bentuk
kewangan dan barangan. Bagi memastikan harta ini terus dimiliki oleh persatuan ia perlu diurus
dengan rapi, teratur dan sistematik
Mengurus kewangan
Mengurus kewangan bermaksud menyediakan penyata kewangan dengan rapi, teratur dan
sistematik. Tugas ini lebih dipertanggungjawabkan kepada Bendahari. Penyata kewangan dibentang
dalam setiap mesyuarat Jawatankuasa Kerja. Antara kandungan dalam penyata kewangan ialah
 Kenyataan yuran ahli
 Kenyataan wang keluar masuk
 Resit-resit perbelanjaan
 Kenyataan simpanan di bank atau lain-lain tempat
 Buku resit terima wang
Mengurus barangan
Mengurus barangan persatuan bermaksud menyediakan buku stok barangan dengan rapi, teratur
dan sistematik. Tugas ini juga dipertanggungjawabkan kepada Bendahari dan dibentang bersama-
sama penyata kewangan dalam mesyuarat Jawatankuasa Kerja. Antara yang perlu ada dalam buku
stok ialah:
 Buku Stok (daftar nama harta kepunyaan persatuan)

12.  Alat tulis dan lain-lain
 Alat permainan dan gerak kerja
 Buku rujukan dan majalah
Konsep perakaunan
R.J Bull (1988) menyatakan bahawa perakaunan adalah berkaitan dengan kuantifikasi peristiwa
ekonomi dalam bentuk wang yang bertujuan untuk mengutip, merekod, menilai dan
menghubungkan keputusan peristiwa lepas dan untuk menolong membuat keputusan
Secara amnya perakaunan persatuan atau organisasi adalah sistem merekod, mengelas dan
mengumpul data berkaitan dengan perjalanan wang persatuan. Tujuan sistem perakaunan ialah
mengawal amanah wang organisasi yang ditetapkan dalam perlembagaan. Sistem perakaunan
memastikan semua perbelanjaan dan penggunaan sumber mematuhi perlembagaan dan rekod aliran
keluar masuk wang mendedahkan maklumat yang benar.
Akaun dan penyata kewangan utama yang disediakan oleh persatuan ialah:
 Membuka akaun bank
 Penyata wang masuk dan wang keluar
 Penyata pendapatan dan perbelanjaan
 Kunci kira-kira
Membuka akaun bank
 Persatuan perlu menyimpan wang dalam bank
 Pemilihan bank bergantung kepada Bendahari dan Pengerusi atau ditentukan dalam mesyuarat
Jawatankuasa Kerja
 Set borang membuka akaun didapati dari bank. Lengkapkan maklumat dan ditandatangani oleh
pemegang amanah iaitu Pengerusi, Bendahari dan Setiausaha. Apabila mengeluarkan wang
daripada bank melalui cek atau tunai dua pemegang amanah perlu tandatangan cek atau borang
mengeluarkan wang. Ada persatuan yang menetapkan pemegang amanah tertentu untuk
menandatangani
 Jika bertukar sama ada Pengerusi, Setiausaha atau Bendahari, contoh tandatangan yang lama
perlu ditukar. Permohonan tukar tandatangan serta minit Mesyuarat Agung atau Mesyuarat
Jawatankuasa baru. Minit mesyuarat hendaklah disahkan oleh penaung seperti Pengetua.
No.akaun tidak perlu ditukar
Penyata wang masuk dan wang keluar
 Simpan rekod-rekod wang masuk dan wang keluar sama ada melalui cek atau tunai
 Perlembagaan menetapkan jumlah awng tunai yang boleh disimpan oleh bendahari pada satu
masa
 Wang yang diterima direkod dengan lengkap. Gunakan buku resit sebagai asas merekod wang
yang diterima. Buku resit mempunyai nombor siri bahagian atas diberi kepada pembayar dan
bahagian karbon sebagai rekod
 Baucer pembayaran adalah rekod aliran keluar wang tunai atau cek. Dalam baucer
mengandungi antaranya nama dan alamat penerima, tarikh, tujuan pembayaran, jumlah
pembayaran, tandatangan penerima, cop kelulusan pihak persatuan. Setiap baucer
mengandungi dua salinan, salinan asal untuk bendahari dan salinan karbon untuk penerima
Penyata pendapatan dan perbelanjaan
 Merupakan satu penyata kewangan, menyenaraikan pendapatan yang diterima dan dibelanjakan
oleh persatuan dalam sesuatu tempoh biasanya dalam satu tahun contohnya ‘PENYATA
PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 1993’
 Pendapatan adalah seperti wang tunai, cek, barangan yang diperolehi oleh persatuan

13. Kunci kira-kira
 Berbeza daripada penyata pendapatan dan perbelanjaan
 Merupakan penyata kewangan sebenar kewangan persatuan
 Menyatakan semua harta dan hutang persatuan dalam jangka mas atertentu
 Juga menyatakan hutang tertanggung yang masih ada (liabiliti jangka panjang atau liabiliti
jangka masa pendek). Contoh liabiliti jangka masa panjang ialah pinjaman jangka masa panjang
biasanya lebih setahun. Contoh libiliti jangka masa pendek dan tidak tetap ialah overdraf bank
dan pemiutang
 Membeli barang secara kredit, upah, sagu hati dan elaun yang belum dijelaskan juga adalah
hutang
 Set harta / aset ialah semua barang persatuan seperti wang tunai, perabot, tanah, bangunan
dan saham
 Aset tetap seperti bangunan, perabot dan kenderaan. Aset semasa seperti stok, penghutang dan
tunai. Stok ialah semua harta yang akan dijual atau disimpan. Penghutang ialah jumlah yang
dihutang oleh pelanggan
 Harta/aset dinilai dalam bentuk wang
 Kunci kira-kira disedia dan dibentang dalam bentuk akaun pada 1 January setiap tahun
 Tujuan kunci kira-kira ialah untuk menunjukkan:
a) Jumlah modal pemilik (persatuan)
b) Jumlah nilai harta/aset persatuan
c) Jumlah nilai tanggungan (liabiliti)
Dua bahagian utama dalam kunci kira-kira iaitu harta dan tanggungan (liabiliti). Dibentang
mengikut susunan
TANGGUNGAN (LIABILITI) HARTA (ASET)
Ekuiti Pemilik Harta Tetap
Modal Bangunan
(+) Untung bersih Kenderaan
Perabot
(-)Ambilan Peralatan
Liabiliti Semasa Harta Semasa
Overdraf bank Tunai di tangan
Pemiutang Tunai di bank
Stok
Penghutang
Peraturan pembelian
 Pembelian mestilah mengikut perlembagaan. Contoh pembelian kuarang daripada RM 2000
diberi kepada Bendahari dan Pengerusi menguruskannya. Pembelian lebih RM 200 perlu
dapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembelian yang tidak terkawal akan
merugikan persatuan
Panduan pembelian
a) Tentukan keperluan pembelian, melalui permintaan bertulis jawatankuasa atau ahli atau
keputusan mesyuarat Jawatankuasa Kerja
b) Tentukan peruntukan mencukupi
c) Tentukan tempoh penggunaan barang yang diperlukan seperti seminggu, setahun satu
sesi kursus
d) Tentuakan tempat simpan barang sesuai dan selamat
e) Tentukan kekerapan penggunaan barang
f) Tentukan baki stok
g) Pembelian berdasarkan perlembagaan

14. h) Elak membeli barang berlebihan, membazir modal dan membazir ruang stor
 Biasanya pembelian melalui pesanan tempatan kecuali pembelian runcit dapat mengesan
barang yang dibekal tidak mengikut spesifikasi borang pesanan boleh digunakan untuk
tujuan pengauditan akaun
 Tulis borang pesanan 3 salinan, borang asal dan satu salinan untuk pembekal. Semasa
menghantar bekalan pembekal mengembalikan salinan sal bersama bil atau invois kepada
persatua. Salinan ketiga disimpan di pejabat
 Dan persatuan yang mencatat pesanan pembelian dalam buku daftar pembelian harian
dinamakan ‘buku sipiutang’. Apabila barang diterima, maklumat barang dimasukkan ke
dalam buku stok
Buku rekod dan stok
 Contoh buku-buku stok : daftar inventori, stok bekalan pejabat dan daftar pergerakan harta
dan inventori
 Buku stok merupakan buku yang merekod semua stok atau harta persatuan
 Susun tajuk harta dalam buku stok mengikut abjad
 Merekod buku stok ialah mencatat semua maklumat barang/harta seperti nombor pesanan,
pembekal, tarikh dan jumlah penerimaan
 Catat maklumat keluar barang seperti kepada, tarikh, jumlah keluaran, nama dan
tandatangan penerima. Baki barang/harta dicatat di ruang baki
 Pergerakan harta luak.habis gunakan kaedah stok di atas
 Pergerakan harta kekal dicatat dalam buku stok khusus-catatkan jenis, jenama, model, no siri
pembut, pegawai yang mengeluarkan, nama peminjam, tarikh dikeluarkan dan lain-lain
maklumat yang perlu
 Ada juga persatuan yang menggunakan borang permohonan untuk menggunakan peralatan
 Penjaga stok adalah bendahari atau quarter master