Using SharePoint as Recordsmanagement solution has never been easier. With the new compliance center, SharePoint truly is the RMS and DMS solutions

1. DMS en RMS
Arno Flapper, Principal consultant
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

2.  Introductie
 Document- en recordsmanagement
 Governance, risk en compliancy (GRC)
 SharePoint als DMS / RMS
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Agenda.

3. Arno Flapper
 Principal Consultant Imtech ICT
 Microsoft Enthousiast en Enterprise Architect
 Focus op automatisch testen, zoeken en DMS /
RMS
 Actief spreker op events
 Producteigenaar van Imtech One Click
Deployment©
 Architect van:
 Imtech Smart Cloud
 Imtech Migration Planning Process
 Twitter: @FlapperA
 E-mail: arno.flapper@imtech.nlI’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

4. Waar bevindt u zich in uw “SharePoint-reis”?
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Bron: Concatenate

5. Document- en recordsmanagement
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

6. Traditioneel document- & recordsmanagement
 Vaste informatiesilo’s
 Zowel DMS als RMS / RMA zijn een systeem
 Procedure gedreven
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

7. Samenwerke
n
Projecten
Officiële
documenten
Eigen
documenten
DMS
RMS (Archief)
Soms naar DMS
Altijd naar DMS
Altijd naar RMS

8. DMS
RMS (Archief)
Op basis van metadata
(contenttype of
taxonomie) komt
bestand onder DMS-
regime
Na afronding onder
RMS-regime
Projecten
Soms naar DMS
Altijd naar DMS
Altijd naar RMS

9. Recordmanagement
Document lifecycle
Documentmanagement
Creëer
Werk
samen
Review
Keur
goed
Publiceer
/ maak
record
Expiratie
Archiveer
/ vernietig
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Start revisie

10. Fundamentele veranderingen
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Registeraanpak
1950 - 1990
Verstoring door
email
1993 - 1999
Elektronisch
recordsmanagement
2000- 2007
Verstoring door komst
SharePoint
2008- 2011
Information
governance aanpak
2012 -
Vele archivarissen in
dienst om
documentenstromen
in bedrijf te beheren
Inkomende en
uitgaande
correspondentie niet
langer via één
centraal register te
beheren
De komst van SharePoint
biedt bedrijven een perfecte
samenwerkingsomgeving, ec
hter zonder interne RMS-
oplossing
Iedereen in de
organisatie is onderdeel
van het
recordsmanagementtea
m
40
archivarissen
op 1000
medewerkers
1000
archivarissen
op 1000
medewerkers
Recordsmanagement
door automatische
tooling en achteraf
4 archivarissen
op 1000
medewerkers

11. Governance
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

12. Governance vs compliancy vs riskmanagement
 Governance is de set aan regels
binnen een bedrijf
 Compliancy het voldoen eraan
 Risk management het minimaliseren
van de gevolgen van het niet voldoen
eraan
 In deze sessie gaan we uit van de
verzamelterm GRC oftewel:
 Governance
 Risk management
 Compliancy
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

13. GRC in de ogen van de medewerker
 Onhandige of onnodige checklists
 Beperkend
 Niet strategisch
 Onvoldoende levend in de organisatie
 Bedacht van achter een bureau
 Niet in lijn met de werkwijze van de
organisatie
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

14. Waarom is governance in SharePoint zo moeilijk?
Hoe sneller er een strategie is voor ieder
element, des te beter
Een juiste informatiemanagementstrategie
ontwerpen is essentieel en een taak die niet
onderschat mag worden
De rechten van elke SharePoint gebruiker
moeten goed tegen het licht gehouden worden
Beleg de verantwoordelijkheid voor SharePoint
onderhoud, ook functioneel, anders wordt het
niet gedaan
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Er zou geen scenario moeten zijn waarin
SharePoint geïmplementeerd wordt zonder
planning of governance
SharePoint wordt snel een bedrijfskritische
applicatie, met of zonder u. Ben voorbereid of
bereidt u voor op een catastrofe
SharePoint governance is geen team, stuk
papier of oud checklist in een nieuw jasje
Het is een functie, geen eenmalig project

15. Microsoft’s visie op GRC
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Empower the User Enable the
Compliance Officer
In Place and Extensible
Easy for IT
Exchange, SharePoint, Windows, 3rd party
Outlook, Word, PowerPoint
, SharePoint, Mobile Apps
Exchange, SharePoint, Lyn
c, AD, File Server, third
parties
Exchange, SharePoint

16. I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

17. Waarom is governance belangrijk?
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

18. I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
1 op de 4 medewerkers
werkt voor een bedrijf waar ze
nog geen jaar in dienst zijn

19. I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
ruim 1 op de 2 medewerkers
werkt korter dan vijf jaar voor zijn
huidige werkgever

20. Wat is er veranderd?
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
2010 2013

21. SharePoint als DMS / RMS
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

22. Wat kan SharePoint nu?
Zowel on-premises en in O365
 eDiscovery
 In-place recordsmanagement
 Record center
 Document center
 Auditing
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

23. SharePoint als DMS / RMS
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

24. Content lifecycle in SharePoint
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Content Lifecycle
Compliance

25. Hoe SharePoint in te zetten als DMS en RMS?
 In-place recordsmanagement (in-place holds)
 Tot SharePoint vNext voor on-premises installaties:
 Aanvullende software voor
 Auditing
 Compliancy
 eDiscovery sets
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

26. Wat komt er aan?
Voor SharePoint on-premises:
 Tot SharePoint vNext (2015)….. Niets
Voor O365 en SharePoint vNext
 Compliance center voor zowel
Exchange, Lync als SharePoint (H2 –
2014)
 Volledig nieuwe eDiscovery o.b.v. Fast
Search technieken (H2 – 2014)
 EncryptieI’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

27. Compliance center (in O365 vanaf H2 2014)
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

28. Wat kan / heeft SharePoint niet?
 GRC inzichtelijk maken voor iedereen (rapportage voor management, dashboard
voor beheerders) op een eenvoudige manier
 GRC-tooling over de gehele farm, zowel on-premises als in de Coud
 Toegang tot data blokkeren voor mensen die inloggen van buiten het
bedrijfsnetwerk of specifieke locatie
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

29. Samenvatting
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

30. Samenvatting
 Information governance is de toekomst
 In-place recordsmanagement vult het gat tussen RMS en gebruikersacceptatie
 RMS systemen zijn niet dood, maar moeten zich aanpassen aan de gebruiken
 Met de komst van het compliance center en de nieuwe eDiscovery gaat O365 een
volwaardig RMS worden.
 Cloud is meer dan ooit een alternatief
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

31. Meer informatie
 http://channel9.msdn.com/Events/SharePoint-Conference/2014/SPC233
 http://channel9.msdn.com/Events/SharePoint-Conference/2014/SPC300
 http://channel9.msdn.com/Events/SharePoint-Conference/2014/SPC396
 http://thinkingrecords.co.uk/2014/03/21/the-strengths-and-weaknesses-of-the-
information-governance-approach-to-records-management/
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014

32. Einde presentatie
Imtech ICT Nederland
I’m tech ready DMS en RMS, 27 maart 2014
Imtech ICT Nederland
Capelle aan den IJssel
Rivium Boulevard 41 - 2909 LK
T. +31 10 447 76 00
Zaltbommel
Hogeweg 41 - 5301 LJ
T. +31 418 57 07 00
www.imtech-ict.nl
twitter.com/imtechictnl
linkedin.com/company/imtech-ict