1. กลุ่ม NEW GENERATION สมาชิกกลุ่ม 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ประธาน 2. นางโภวาทินี อุปนันท์ รองประธาน 3. นางยุพิน ป้านภูมิ กรรมการ 4. นางสาวรัญจวนจันทร์ พรมสว่าง กรรมการ 5. นางบังอร พลหล้า กรรมการ 6. นายธวัชชัย เพียแพง กรรมการ 7. นายวชิระ ธรรมมามนต์ กรรมการ 8. นางสาวรัชกูล เจนการ กรรมการ 9. นางสาวญาณิศา พลที กรรมการ 10. นายประสาท ป้านภูมิ กรรมการ 11. นายณฐกล สามารถ กรรมการและเลขานุการ

2. บทสรุปการบริหารงานธุรการ โรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา

3. 1. การทำงานในปัจจุบัน สรุปจากการวิเคราะห์สภาพปัจจุบันในการพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา โดยใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ สังเกต สอบถามผู้บริหารโรงเรียน ครูที่ปฏิบัติงานธุรการ คณะครูในโรงเรียน การศึกษาจากเอกสารหลักฐาน ร่องรอยที่มีอยู่ เช่น ทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง แฟ้มเก็บเอกสารในตู้เอกสารข้อมูลที่บันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ พบว่าสภาพปัจจุบัน และปัญหาในการปฏิบัติงานงานธุรการยังไม่เป็นระบบ ขาดเจ้าหน้าที่ด้านธุรการโดยเฉพาะครูที่ปฏิบัติงานธุรการมีไม่เพียงพอและยังขาดความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานธุรการ จึงทำให้งานธุรการขาดความถูกต้อง บุคลากรที่ทำงานด้านธุรการมีภาระงานหลักด้านการเรียนการสอน หรืองานอื่น ๆ มาก ทำให้มีเวลาทำงานธุรการมีจำกัด ไม่เพียงพอ

4. การจัดเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ ไม่เป็นหมวดหมู่สืบค้นยากใช้เวลานาน เอกสารข้อมูลมีจำนวนมากสถานที่จัดเก็บไม่เพียงพอและปลอดภัย การจัดเก็บยังไม่เป็นระบบทำให้การปฏิบัติงานธุรการไม่เกิดประสิทธิภาพ และประสบปัญหาทางด้านระบบเทคโนโลยี เช่นระบบอินเทอร์เน็ตที่มีความเร็วต่ำ ด้วยเหตุผลดังกล่าวผู้ศึกษาค้นคว้า และผู้ร่วมศึกษาค้นคว้าจึงมีความสนใจที่จะแก้ไขปัญหาดังกล่าวด้วยการพัฒนาระบบงานธุรการ โดยอาศัยหลักการวิจัยให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการปฏิบัติงานเป็นวิธีการที่มุ่งเน้นการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน โดยใช้กระบวนการปฏิบัติอย่างมีระบบ

5. 2. สาเหตุของการปรับปรุงระบบ การปฏิบัติงานงานธุรการยังไม่เป็นระบบ เกิดจากสาเหตุดังนี้ 1. ขาดเจ้าหน้าที่ด้านธุรการโดยเฉพาะครูที่ปฏิบัติงานธุรการมีไม่เพียงพอและยังขาดความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานธุรการ จึงทำให้งานธุรการขาดความถูกต้อง บุคลากรที่ทำงานด้านธุรการมีภาระงานหลักด้านการเรียนการสอน หรืองานอื่น ๆ มาก ทำให้มีเวลาทำงานธุรการมีจำกัด ไม่เพียงพอ 2. ยังไม่มีการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในงานธุรการอย่างทั่วถึง 3. ระบบอินเทอร์เน็ตที่ใช้ในการรับ ส่ง หนังสือราชการภายนอก ยังมีความล่าช้า เพราะเป็นอินเทอร์เน็ตความเร็วต่ำ

6. 3. เป้าหมายของระบบงานใหม่ 1. มีเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานธุรการ ที่มีความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานอย่างเพียงพอ 2. นำระบบเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในงานสารสนเทศของฝ่ายธุรการ เช่น ระบบการจัดเก็บหนังสือ 3. ปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ตให้มีความเร็วและประสทธิภาพสูง

7. 4. ประโยชน์ที่ได้รับ การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหารงานธุรการ ก่อให้เกิดประโยชน์ ดังนี้ 1. เจ้าหน้าที่ธุรการมีความรู้ความเข้าใจงานในหน้าที่มากขึ้น 2. สามารถเรียกฐานข้อมูลเดิมมาแก้ไขได้สะดวกรวดเร็ว 3. มีระบบสารสนเทศของงานธุรการที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน 4. มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นหมวดหมู่ สะดวกต่อการค้นหา 5. การโต้ตอบหนังสือรวดเร็ว ทันเวลา 6. มีระบบการจัดเก็บหนังสือราชการที่เป็นระบบมากขึ้น 7. มีระบบอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่มีประสิทธิภาพ

8. บทที่ 2 ระบบการบริหารงานธุรการ โรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา

9. 1. โครงสร้างการบริหารงานธุรการ ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ คณะกรรมการสถานศึกษา เครือข่ายผู้ปกครอง ชมรมศิษย์เก่า หัวหน้ากลุ่มบริหารทั่วไป - งานส่งเสริมและประสานงานในระบบ นอกระบบและตามอัธยาศัย - การระดมทรัพยากรเพื่อ การศึกษา - การจัดระบบควบคุมภาย ในหน่วยงาน - งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบ หมาย - การดำเนินงานธุรการ - งานเลขานุการและ กรรมการสถานศึกษา - งานเทคโนโลยีสาร สนเทศ - งานส่งเสริมด้านวิชาการ แก่ชุมชน - งานดูแลอาคารสถานที่และสภาพแวดล้อม

10. 2. หน้าที่ความรับผิดชอบ คณะกรรมการกลุ่มบริหารทั่วไป ประกอบด้วย 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู รองหัวหน้างาน 3. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย กรรมการ 4. นางสาวเพชร คำทาสี ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ กรรมการและ เลขานุการ งานสารบรรณ ประกอบด้วย 1. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน 3. นางสาวเพชร คำทาสี ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ กรรมการและ เลขานุการ

11. 3. รายละเอียดของงาน ขอบข่ายการดำเนินงานธุรการ 1. วางแผนการดำเนินงานด้านธุรการ 2. กำหนดบุคลากรรับผิดชอบ 3. จัดหาอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน 4. ลงทะเบียนรับ ส่ง หนังสือราชการ และเอกสารอื่น ๆ ผ่านระบบ Internet (e-filing) 5. โต้ตอบหนังสือราชการ และเอกสารอื่น ๆ 6. เก็บรักษาและทำลายหนังสือราชการและเอกสารอื่น ๆ 7. จัดบริการเกี่ยวกับเอกสาร หลักฐานทางราชการ 8. ประเมินผลและรายงานผลการปฏิบัติงานต่อผู้อำนวยการสถานศึกษา 9. ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

12. 4. ระบบงานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานธุรการ 1. งานสารบรรณ ระบบงาน E-filing และ E-office 2. การจัดทำแบบฟอร์มที่ใช้ในงานธุรการ

13. 5. เอกสารที่ใช้งานในปัจจุบัน 1. ทะเบียนรับ 2. ทะเบียนส่ง 3. ทะเบียนรับบันทึกข้อความ 4. ทะเบียนคำสั่งโรงเรียน 5. ทะเบียนประกาศโรงเรียน 6. สมุดบันทึกการนิเทศ และการเยี่ยม 7. สมุดติดคำสั่งโรงเรียน

14. บทที่ 3 ความต้องการของระบบ การบริหารงานธุรการ โรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา

15. 1. ภาพรวมของระบบงานตามหน้าที่ การดำเนินงานธุรการเป็นงานที่อยู่ในการบริหารงานทั่วไปตามขอบข่ายขการจัดการสถานศึกษาที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะการดำเนินงานธุรการเป็นงานที่เป็นหัวใจของการบริหารงานทั่วไป จึงถือได้เป็นงานที่มีความสำคัญต่อการที่จะทำให้การดำเนินงานทุกด้านบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซึ่งมีแนวทางการปฏิบัติคือ ศึกษาสภาพงานธุรการของสถานศึกษาและระเบียบกฎหมาย แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง วางแผนออกแบบงานธุรการ ลดขั้นตอนการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพโดยอาจนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ในการดำเนินงานให้เหมาะสม จัดบุคลากรรับผิดชอบ

16. และพัฒนาให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานธุรการตามระบบที่กำหนดไว้ จัดหา Hardware และ Software ให้สามารถรองรับการปฏิบัติงานด้านธุรการได้ตามระบบที่กำหนดไว้การดำเนินงานธุรการตามระบบที่กำหนดไว้โดยยึดหลักความถูกต้อง รวดเร็วเป็นปัจจุบันและ ประหยัดคุ้มค่าติดตามประเมินผล และปรับปรุงงานธุรการให้มีประสิทธิภาพ ตามหมวดงานดังต่อไปนี้ 1. หมวดการจัดทำหนังสือราชการ 2. หมวดการรับ ส่งหนังสือราชการ 3. หมวดการเก็บรักษาหนังสือราชการ 4. หมวดการยืม การทำลายหนังสือราชการ 5. หมวดการบริการเกี่ยวกับงานธุรการ 6. มีการปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ตให้มีความเร็วสูง

17. 2. ผังแสดงทางเดินของข้อมูล ระบบงานสารบรรณ ผู้อำนวยการโรงเรียน รองผู้อำนวยการโรงเรียน แยกหนังสือไปฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หัวหน้าฝ่ายธุรการ เจ้าหน้าที่ธุรการ ลงทะเบียนรับหนังสือราชการ เสนอหนังสือตามลำดับ ดาวโหลดหนังสือราชการ โต้ตอบหนังสือไปหน่วยงานภายนอก เจ้าหน้าที่ธุรการนำหนังสือไปคัดแยก

18. 3. รายละเอียดของกระบวนการ 1. การพัฒนาระบบงานธุรการ หมายถึง การเพิ่มพูนความรู้ความเข้าใจ ความสามารถ ในการปฏิบัติงานธุรการของโรงเรียน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติสามารถจัดกระบวนการดำเนินงานธุรการโรงเรียนได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว เป็นระบบและเป็นปัจจุบัน ซึ่งประกอบไปด้วย 1.1 การศึกษาระบบ (System Investigation) หมายถึง การร่วมกันศึกษาสภาพปัจจุบันของการปฏิบัติงานธุรการในโรงเรียน 1.2 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) หมายถึง การวิเคราะห์หา จุดแข็ง จุดอ่อนและทราบความต้องการของการปฏิบัติงานธุรการในโรงเรียน 1.3 การออกแบบระบบ (System Design) หมายถึง การร่วมมือกันวางแผน จัดทำระบบการปฏิบัติงานธุรการเพื่อให้ได้รูปแบบ ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เหมาะสมกับบริบทของโรงเรียน

19. 1.4 การนำไปใช้ (System Implementation) หมายถึง การนำเอาระบบงานธุรการที่ร่วมกันออกแบบไว้ไปใช้จริงตามขั้นตอนที่ร่วมกันจัดทำขึ้นในโรงเรียน 1.5 การตรวจสอบ ทบทวนระบบ (Systems Review – More Efficient) หมายถึง การนำผลการปฏิบัติงานธุรการตามรูปแบบที่วางไว้มาตรวจสอบผลการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ มีความเหมาะสมกับโรงเรียนเพียงใด ควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไรบ้างจึงจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ รวมถึงการรักษาดูแลระบบที่จัดทำขึ้นด้วย

20. 4. ปริมาณงานของระบบ 1. การจัดทำหนังสือราชการ มีการจัดทำหนังสือราชการตลอดปีการศึกษา ทั้งหนังสือภายนอกหน่วยงานและภายในหน่วยงาน 2. การรับ ส่งหนังสือราชการ มีการรับ ส่งหนังสือราชการจากหน่วยงาน ภายนอก และบันทึกข้อความภายในหน่วยงาน 3. การเก็บรักษาหนังสือราชการ มีการจัดเก็บหนังสือแยกตามหมวดหมู่ จัดเป็นแฟ้มเอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา 4. การยืม การทำลายหนังสือราชการ มีการยืมและทำลายหนังสืออย่างเป็น ระบบ 5. การบริการเกี่ยวกับงานธุรการ มีการให้บริการและต้อนรับแขกที่มาเยือน 6. การปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ตให้มีความเร็วสูง ทำให้เกิดความรวดเร็วใน การรับ ส่งหนังสือราชการ

21. 5. ผังทางกายภาพ ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ หัวหน้ากลุ่มบริหารทั่วไป - งานส่งเสริมและประสานงานในระบบ นอกระบบและตามอัธยาศัย - การระดมทรัพยากรเพื่อ การศึกษา - การจัดระบบควบคุมภาย ในหน่วยงาน - งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย - การดำเนินงานธุรการ - งานเลขานุการและ กรรมการสถานศึกษา - งานเทคโนโลยีสาร สนเทศ - งานส่งเสริมด้านวิชาการ แก่ชุมชน - งานดูแลอาคารสถานที่และสภาพแวดล้อม