1. กลุ่ม NEW GENERATION สมาชิกกลุ่ม 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ประธาน 2. นางโภวาทินี อุปนันท์ รองประธาน 3. นางยุพิน ป้านภูมิ กรรมการ 4. นางสาวรัญจวนจันทร์ พรมสว่าง กรรมการ 5. นางบังอร พลหล้า กรรมการ 6. นายธวัชชัย เพียแพง กรรมการ 7. นายวชิระ ธรรมมามนต์ กรรมการ 8. นางสาวรัชกูล เจนการ กรรมการ 9. นางสาวญาณิศา พลที กรรมการ 10. นายประสาท ป้านภูมิ กรรมการ 11. นายณฐกล สามารถ กรรมการและเลขานุการ

2. บทที่ 1 บทสรุปการบริหารงานธุรการ โรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา

3. การวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นการศึกษาถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบงานปัจจุบัน (Current System) เพื่อออกแบบระบบการทำงานใหม่ (New System) นอกจากออกแบบสร้างระบบงานใหม่แล้ว เป้าหมายในการวิเคราะห์ระบบต้องการปรับปรุงและแก้ไขระบบงานเดิมให้มีทิศทางที่ดีขึ้น โดยก่อนที่ระบบงานใหม่ ยังไม่นำมาใช้งาน ระบบงานที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบันเรียกว่า ระบบปัจจุบัน แต่ถ้าต่อมามีการพัฒนาระบบใหม่และนำมาใช้งาน เราะจะเรียกระบบปัจจุบันที่เคยใช้นั้นว่า ระบบเก่า (old system)

4. 1. การทำงานในปัจจุบัน การบริหารงานทั่วไปตามขอบข่ายการบริหารงานทั่วไปประกอบด้วย การดำเนินงานธุรการ งานเลขานุการคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน งานพัฒนาระบบและเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ การประสานและพัฒนาเครือข่ายการศึกษาการจัดระบบบริหารและพัฒนาองค์กร งานเทคโนโลยีสารสนเทศ การส่งเสริมสนับสนุนด้านวิชาการ การดูแลอาคารสถานที่และสภาพแวดล้อม การจัดทำสำมะโนผู้เรียน การรับนักเรียน การส่งเสริมและประสานงานการศึกษาในระบบ นอกระบบ และตามอัธยาศัย การระดมทรัพยากรเพื่อการศึกษา งานส่งเสริมงานกิจการนักเรียน การประชาสัมพันธ์งานการศึกษาของบุคคล ชุมชนองค์กร หน่วยงานและสถาบัน สังคมอื่นที่จัดการศึกษา งานประสานราชการกับเขตพื้นที่การศึกษาและหน่วยงานอื่น การจัดระบบการควบคุมในหน่วยงาน งานบริการสาธารณะ งานอื่น ๆที่ได้รับมอบหมาย

5. สรุปจากการวิเคราะห์สภาพปัจจุบันในการพัฒนาระบบงานธุรการโรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา โดยใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์ สังเกต สอบถามผู้บริหารโรงเรียน ครูที่ปฏิบัติงานธุรการ คณะครูในโรงเรียน การศึกษาจากเอกสารหลักฐาน ร่องรอยที่มีอยู่ เช่น ทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง แฟ้มเก็บเอกสารในตู้เอกสารข้อมูลที่บันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ พบว่าสภาพปัจจุบัน และปัญหาในการปฏิบัติงานงานธุรการยังไม่เป็นระบบ ขาดเจ้าหน้าที่ด้านธุรการโดยเฉพาะครูที่ปฏิบัติงานธุรการมีไม่เพียงพอและยังขาดความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานธุรการ จึงทำให้งานธุรการขาดความถูกต้อง บุคลากรที่ทำงานด้านธุรการมีภาระงานหลักด้านการเรียนการสอน หรืองานอื่น ๆ มาก ทำให้มีเวลาทำงานธุรการมีจำกัด ไม่เพียงพอ

6. และต้องทำงานอย่างรีบด่วน ทำงานไม่ได้เต็มที่ บุคลากรที่ทำหน้าที่ธุรการย้ายเข้ามาปฏิบัติหน้าที่ใหม่ทำให้ ไม่รู้บริบทของโรงเรียนเท่าที่ควร ห้องธุรการไม่เป็นสัดส่วน บรรยากาศของห้องธุรการไม่เหมาะสม การจัดเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ ไม่เป็นหมวดหมู่สืบค้นยากใช้เวลานาน เอกสารข้อมูลมีจำนวนมากสถานที่จัดเก็บไม่เพียงพอและปลอดภัย การจัดเก็บยังไม่เป็นระบบทำให้การปฏิบัติงานธุรการไม่เกิดประสิทธิภาพ ด้วยเหตุผลดังกล่าวผู้ศึกษาค้นคว้า และผู้ร่วมศึกษาค้นคว้าจึงมีความสนใจที่จะแก้ไขปัญหาดังกล่าวด้วยการพัฒนาระบบงานธุรการ โดยอาศัยหลักการวิจัยให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการปฏิบัติงานเป็นวิธีการที่มุ่งเน้นการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน โดยใช้กระบวนการปฏิบัติอย่างมีระบบ

7. 2.สาเหตุของการปรับปรุงระบบ การปฏิบัติงานงานธุรการยังไม่เป็นระบบ เกิดจากสาเหตุดังนี้ 1. ขาดเจ้าหน้าที่ด้านธุรการโดยเฉพาะครูที่ปฏิบัติงานธุรการมีไม่เพียงพอและยังขาดความรู้ความเข้าใจในการปฏิบัติงานธุรการ จึงทำให้งานธุรการขาดความถูกต้อง บุคลากรที่ทำงานด้านธุรการมีภาระงานหลักด้านการเรียนการสอน หรืองานอื่น ๆ มาก ทำให้มีเวลาทำงานธุรการมีจำกัด ไม่เพียงพอ 2. ยังไม่มีการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในงานธุรการ 3. ระบบอินเทอร์เน็ตที่ใช้ในการรับ ส่ง หนังสือราชการภายนอก ยังมีความล่าช้า เพราะเป็นอินเทอร์เน็ตความเร็วต่ำ

8. 3. เป้าหมายของระบบงานใหม่ การที่จะบริหารงานธุรการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้นั้น จะต้องมีการพัฒนาระบบงานธุรการให้มีความถูกต้อง รวดเร็วและเป็นปัจจุบัน นำเอาเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันเทคโนโลยีเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีส่วนในการบันทึกข้อมูลเพื่อให้เกิดความรวดเร็วขึ้นในงานธุรการจะมีการดำเนินงานอย่างถูกต้องรวดเร็วและเป็นปัจจุบันได้นั้น จะต้องจัดให้มีระบบงานธุรการที่เหมาะสมกับบริบทของสถานศึกษา มีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการดำเนินงานธุรการได้แก่ การพิมพ์เอกสาร จัดทำหนังสือราชการได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่เคยจัดทำมาแล้วก็สามารถเรียกแฟ้มข้อมูลของเอกสารเรื่องเดิมมาปรับปรุงแก้ไขเป็นเอกสารใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดความรวดเร็วในการดำเนินงานธุรการได้ และเจ้าหน้าที่ธุรการมีความรู้ความเข้าใจงานในหน้าที่มากขึ้น

9. พัฒนาระบบงานธุรการให้ถูกต้อง รวดเร็วและเป็นปัจจุบัน ตามขอบข่ายงานธุรการ ประกอบไปด้วย 1. หมวดการจัดทำหนังสือราชการ 2. หมวดการรับ ส่งหนังสือราชการ 3. หมวดการเก็บรักษาหนังสือราชการ 4. หมวดการ การทำลายหนังสือราชการ 5. หมวดการบริการเกี่ยวกับงานธุรการ 6. มีการปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ตให้มีความเร็วสูง

10. 1. หมวดการจัดทำหนังสือราชการ ประกอบไปด้วย 1.1 การจัดทำ โต้ตอบหนังสือราชการภายนอก หมายถึง การร่างหนังสือ การตรวจสอบ การนำเสนอ และการจัดพิมพ์หนังสือราชการภายนอก 1.2 การจัดทำ โต้ตอบหนังสือภายใน หมายถึง การจัดทำบันทึกข้อความที่ถูกต้อง การลงทะเบียน การประกาศ การรายงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบและดำเนินการ การเก็บรักษาอย่างเป็นระบบ 1.3 การร่างระเบียบวาระการประชุม การบันทึกการประชุม หมายถึง การจัดวาระการประชุม การบันทึกการประชุม และการส่งตรวจบันทึกการประชุมให้ถูกต้อง รวดเร็วและเป็นปัจจุบัน

11. 1.4 การดำเนินงานเกี่ยวกับสมุดเยี่ยม สมุดหมายเหตุรายวัน สมุดตรวจราชการหมายถึง การจัดหา จัดทำให้ถูกต้อง และนำมาให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องบันทึก การจัดเก็บอย่างเป็นระบบถูกต้องและค้นหาได้รวดเร็ว 1.5 การออกคำสั่ง หมายถึง การจัดทำคำสั่ง การตรวจสอบเพื่อความถูกต้อง การออกเลขที่คำสั่ง การลงทะเบียนคำสั่ง การเสนอขออนุมัติ การประกาศให้ผู้เกี่ยวข้องทราบการเก็บรักษาคำสั่งอย่างเป็นระบบ

12. 2. หมวดการรับ ส่งหนังสือราชการ ประกอบไปด้วย 2.1 การรับ-จ่ายไปรษณียภัณฑ์ หมายถึง การนำไปรษณียภัณฑ์มาคัดแยกลงทะเบียนรับ-ส่ง และนำส่งให้ถึงผู้รับหรือฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง 2.2 การลงทะเบียนรับหนังสือราชการภายนอก หมายถึง การนำหนังสือราชการภายนอกที่ได้รับมาจัดลำดับความสำคัญ ลงทะเบียนรับในสมุดทะเบียนหนังสือรับ และทำการคัดแยกส่งให้กับฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง 2.3การลงทะเบียนส่งหนังสือราชการภายนอก หมายถึง การนำหนังสือราชการที่จะส่งออกภายนอกโรงเรียนซึ่งผ่านขั้นตอนการร่างหนังสือ ตรวจสอบ แก้ไข จัดพิมพ์ การทำสำเนาหนังสือ นำเสนอขออนุมัติแล้ว มาลงทะเบียนในสมุดทะเบียนหนังสือส่ง และนำส่งด้วยวิธีการต่าง ๆไปยังหน่วยงานภายนอกตามต้องการ

13. 3. หมวดการเก็บรักษาหนังสือราชการ ประกอบไปด้วย การเก็บรักษาและการค้นหาหนังสือราชการ หมายถึง การนำหนังสือราชการที่ได้รับมา สำเนาหนังสือที่ส่งออก และหนังสือทุกประเภทที่ได้จัดทำโต้ตอบ ไปจัดประเภท กำหนดรหัส จัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ให้ถูกต้อง และสามารถค้นหาได้รวดเร็ว 4. หมวดการยืม การทำลายหนังสือราชการ ประกอบไปด้วย 4.1 การยืมหนังสือราชการ หมายถึง การให้บริการหน่วยงานภายนอกที่ขอยืมหนังสือราชการของโรงเรียนบ้านโคกกลาง โดยการแจ้งวัตถุประสงค์ของการยืม นำเสนอขออนุมัติการเก็บรักษาเอกสารการยืมไว้อย่างเป็นระบบ 4.2 การทำลายหนังสือราชการ หมายถึง การจัดตั้งกรรมการพิจารณาตรวจสอบหนังสือที่จัดเก็บไว้และมีคุณสมบัติที่สามารถนำไปทำลายได้ตามขั้นตอนที่กำหนด

14. 5. หมวดการบริการเกี่ยวกับงานธุรการ ประกอบไปด้วย 5.1 การจัดพิมพ์แบบฟอร์มและเอกสารฝ่ายงานธุรการ หมายถึง การออกแบบและจัดพิมพ์แบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในงานที่เกี่ยวข้องหรือตามฝ่ายงานต่าง ๆ ร้องขอมา 5.2 การลงทะเบียนวัสดุครุภัณฑ์ของฝ่ายงานธุรการ หมายถึง การขอยืมวัสดุครุภัณฑ์จากฝ่ายงานพัสดุ มาลงทะเบียน นำมาใช้ประโยชน์ การส่งซ่อมบำรุง และรายงานการใช้ 5.3 การจัดทำสารสนเทศของงานธุรการ หมายถึง การเก็บข้อมูลมาจัดกระทำให้เกิดเป็นสารสนเทศ เพื่อสามารถนำไปใช้ในการบริหารงาน การสรุปและรายงานผล 5.4ปฏิคม หมายถึง การจัดเตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการบริการและต้อนรับแขกที่เข้ามา

15. 4.ประโยชน์ที่ได้รับ การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหารงานธุรการ ก่อให้เกิดประโยชน์ ดังนี้ 1.เจ้าหน้าที่ธุรการมีความรู้ความเข้าใจงานในหน้าที่มากขึ้น 2.สามารถเรียกฐานข้อมูลเดิมมาแก้ไขได้สะดวกรวดเร็ว 3.มีระบบสารสนเทศของงานธุรการที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน 4.มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นหมวดหมู่ สะดวกต่อการค้นหา 5.การโต้ตอบหนังสือรวดเร็ว ทันเวลา 6. มีระบบการจัดเก็บหนังสือราชการที่เป็นระบบมากขึ้น 7.มีระบบอินเทอร์เน็ตที่มีความเร็วสูง

16. บทที่ 2 ระบบการบริหารงานธุรการ โรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา

17. 1.โครงสร้างการบริหารงานธุรการ คณะกรรมการสถานศึกษา ผู้อำนวยการ เครือข่ายผู้ปกครอง ชมรมศิษย์เก่า รองผู้อำนวยการ หัวหน้ากลุ่มบริหารทั่วไป - งานส่งเสริมและประสานงานในระบบนอกระบบและตามอัธยาศัย - การระดมทรัพยากรเพื่อ การศึกษา - การจัดระบบควบคุมภาย ในหน่วยงาน - งานอื่นๆที่ได้รับมอบ หมาย - การดำเนินงานธุรการ - งานเลขานุการและ กรรมการสถานศึกษา - งานเทคโนโลยีสาร สนเทศ - งานส่งเสริมด้านวิชาการ แก่ชุมชน - งานดูแลอาคารสถานที่และสภาพแวดล้อม

18. 2.หน้าที่ความรับผิดชอบ คณะกรรมการกลุ่มบริหารทั่วไป ประกอบด้วย 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู รองหัวหน้างาน 3. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย กรรมการ 4. นางสาวเพชร คำทาสี ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ กรรมการและ เลขานุการ งานสารบรรณ ประกอบด้วย 1. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน 3. นางสาวเพชร คำทาสี ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ กรรมการและ เลขานุการ

19. การพัฒนาระบบและเครือข่ายข้อมูลสารสนเทศ 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นายทองคำ โพธิ์งาม ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน การประสานงานและพัฒนาเครือข่ายการศึกษา 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นายทองคำ โพธิ์งาม ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน การวางแผนบริหารงานการศึกษา 1. นางวันเพ็ญ อรรถเสนา ตำแหน่ง รองผู้อำนวยการ หัวหน้างาน งานวิจัยและพัฒนานโยบายและแผน 1. นายวงค์ณภา แก้วไกรษร ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน

20. การจัดระบบการบริหารและพัฒนาองค์กร 1.นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน 3. นายสุภกิจ กลางนอก ตำแหน่ง ครู กรรมการ 4. นายทองคำ โพธิ์งาม ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย กรรมการ 5. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู กรรมการและเลขานุการ งานเทคโนโลยีเพื่อการศึกษา 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นายทองคำ โพธิ์งาม ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน 3. นางสาวเพชร คำทาสี ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ กรรมการ 4. นางนันทรัตน์ แก้วไกรษร ตำแหน่ง ครู กรรมการและเลขานุการ

21. การดูแลอาคารสถานที่สภาพแวดล้อม 1. นายประสาท ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน การจัดทำสำมะโนผู้เรียน และการรับนักเรียน 1. นายประทาน สุขจันดี ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นายทองคำ โพธิ์งาม ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน การเสนอความเห็นเกี่ยวกับการจัดตั้ง ยุบ รวมหรือเลิกสถานศึกษา 1. นายชำนาญ แสนศรี ตำแหน่ง ผู้อำนวยการ หัวหน้างาน 2. นางวันเพ็ญ อรรถเสนา ตำแหน่ง รองผู้อำนวยการ รองหัวหน้างาน

22. การประสานงานการจัดการศึกษาในระบบ นอกระบบและตามอัธยาศัย 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู รองหัวหน้างาน 3. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย กรรมการ 4. นายสุภกิจ กลางนอก ตำแหน่ง ครู กรรมการและ เลขานุการ การระดมทรัพยากรเพื่อการศึกษา 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย รองหัวหน้างาน 3. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู กรรมการและเลขานุการ

23. งานกิจการนักเรียน 1. นายณรงค์ จันทร์งาม ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นายจักรกฤษ ด้านสิงห์ ตำแหน่ง ครู รองหัวหน้างาน 3.นายน่านฟ้า อนันทสิทธิ์ ตำแหน่ง พนักงานราชการ กรรมการ 4.นายประเวทย์ ตู้จันโต ตำแหน่ง พนักงานราชการ กรรมการ การประชาสัมพันธ์งานการศึกษา 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2.นายสุภกิจ กลางนอก ตำแหน่ง ครู กรรมการ 3. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู กรรมการ 4. นายวงค์ณภา แก้วไกรษร ตำแหน่ง ครู กรรมการ 5. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย กรรมการ 6. นายทองคำ โพธิ์งาม ตำแหน่ง ครูผู้ช่วย กรรมการและ เลขานุการ

24. การจัดระบบการควบคุมภายในหน่วยงาน 1. นางวันเพ็ญ อรรถเสนา ตำแหน่ง รองผู้อำนวยการ หัวหน้างาน การรายงานผลการปฏิบัติงาน 1. นางจุฑาทิพย์ โพธิ ตำแหน่ง ครู หัวหน้างาน 2. นางสมปรารถนา ป้านภูมิ ตำแหน่ง ครู รองหัวหน้างาน 3. นางจารุดา ใจดี ตำแหน่ง ครู กรรมการและเลขานุการ 4. นางสาวเพชร คำทาสี ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ธุรการ กรรมการ และผู้ช่วยเลขานุการ

25. 3.รายละเอียดของงาน การดำเนินงานธุรการ หน้าที่ความรับผิดชอบ1. วางแผนการดำเนินงานด้านธุรการ2. กำหนดบุคลากรรับผิดชอบ3. จัดหาอุปกรณ์ และสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน4. ลงทะเบียนรับ ส่ง หนังสือราชการ และเอกสารอื่น ๆ ผ่านระบบ Internet (e-filing)5. โต้ตอบหนังสือราชการ และเอกสารอื่น ๆ6. เก็บรักษาและทำลายหนังสือราชการและเอกสารอื่น ๆ7. จัดบริการเกี่ยวกับเอกสาร หลักฐานทางราชการ8. ประเมินผลและรายงานผลการปฏิบัติงานต่อผู้อำนวยการสถานศึกษา9. ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

26. 4.ระบบงานคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน งานธุรการจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งาน ดังนี้ 1.งานสารบรรณ ระบบงาน E-filing และ E-office 2.การจัดทำแบบฟอร์มที่ใช้ในงานธุรการ

27. 5.เอกสารที่ใช้งานในปัจจุบัน เอกสารที่ใช้ในงานธุรการ มีดังนี้ 1.ทะเบียนรับ 2.ทะเบียนส่ง 3.ทะเบียนรับบันทึกข้อความ 4.ทะเบียนคำสั่งโรงเรียน 5.ทะเบียนประกาศโรงเรียน 6.สมุดบันทึกการนิเทศ และการเยี่ยม 7.สมุดติดคำสั่งโรงเรียน

28. บทที่ 3 ความต้องการของระบบ การบริหารงานธุรการ โรงเรียนโนนสะอาดชุมแสงวิทยา

29. 1.ภาพรวมของระบบงานตามหน้าที่ การดำเนินงานธุรการเป็นงานที่อยู่ในการบริหารงานทั่วไปตามขอบข่ายและกิจการบริหารและจัดการสถานศึกษาที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะการดำเนินงานธุรการเป็นงานที่เป็นหัวใจของการบริหารงานทั่วไป จึงถือได้เป็นงานที่มีความสำคัญต่อการที่จะทำให้การดำเนินงานทุกด้านบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซึ่งมีแนวทางการปฏิบัติคือ ศึกษาสภาพงานธุรการของสถานศึกษาและระเบียบกฎหมาย แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง วางแผนออกแบบงานธุรการ ลดขั้นตอนการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพโดยอาจนำระบบเทคโนโลยีมาใช้ในการดำเนินงานให้เหมาะสม จัดบุคลากรรับผิดชอบ

30. และพัฒนาให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานธุรการตามระบบที่กำหนดไว้ จัดหา Hardware และ Software ให้สามารถรองรับการปฏิบัติงานด้านธุรการได้ตามระบบที่กำหนดไว้การดำเนินงานธุรการตามระบบที่กำหนดไว้โดยยึดหลักความถูกต้อง รวดเร็วเป็นปัจจุบันและ ประหยัดคุ้มค่าติดตามประเมินผล และปรับปรุงงานธุรการให้มีประสิทธิภาพตามหมวดงานดังต่อไปนี้ 1. หมวดการจัดทำหนังสือราชการ 2. หมวดการรับ ส่งหนังสือราชการ 3. หมวดการเก็บรักษาหนังสือราชการ 4. หมวดการยืม การทำลายหนังสือราชการ 5. หมวดการบริการเกี่ยวกับงานธุรการ 6.มีการปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ตให้มีความเร็วสูง

31. 2. ผังแสดงทางเดินของข้อมูล ระบบงานสารบรรณ ผู้อำนวยการโรงเรียน รองผู้อำนวยการโรงเรียน เจ้าหน้าที่ธุรการนำหนังสือไปคัดแยก หัวหน้าฝ่ายธุรการ เสนอหนังสือตามลำดับ เจ้าหน้าที่ธุรการ ดาวโหลดหนังสือราชการ ลงทะเบียนรับหนังสือราชการ โต้ตอบหนังสือไปหน่วยงานภายนอก แยกหนังสือไปฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

32. 3.รายละเอียดของกระบวนการ 1. การพัฒนาระบบงานธุรการ หมายถึง การเพิ่มพูนความรู้ความเข้าใจ ความสามารถ ในการปฏิบัติงานธุรการของโรงเรียน เพื่อให้ผู้ปฏิบัติสามารถจัดกระบวนการดำเนินงานธุรการโรงเรียนได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว เป็นระบบและเป็นปัจจุบัน ซึ่งประกอบไปด้วย 1.1 การศึกษาระบบ (System Investigation) หมายถึง การร่วมกันศึกษาสภาพปัจจุบันของการปฏิบัติงานธุรการในโรงเรียน 1.2 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) หมายถึง การวิเคราะห์หา จุดแข็ง จุดอ่อนและทราบความต้องการของการปฏิบัติงานธุรการในโรงเรียน 1.3 การออกแบบระบบ (System Design) หมายถึง การร่วมมือกันวางแผน จัดทำระบบการปฏิบัติงานธุรการเพื่อให้ได้รูปแบบ ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เหมาะสมกับบริบทของโรงเรียน

33. 1.4 การนำไปใช้ (System Implementation) หมายถึง การนำเอาระบบงานธุรการที่ร่วมกันออกแบบไว้ไปใช้จริงตามขั้นตอนที่ร่วมกันจัดทำขึ้นในโรงเรียน 1.5 การตรวจสอบ ทบทวนระบบ (Systems Review – More Efficient) หมายถึง การนำผลการปฏิบัติงานธุรการตามรูปแบบที่วางไว้มาตรวจสอบผลการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ มีความเหมาะสมกับโรงเรียนเพียงใด ควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไรบ้างจึงจะบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ รวมถึงการรักษาดูแลระบบที่จัดทำขึ้นด้วย

34. 3. กระบวนการพัฒนาระบบงานธุรการ หมายถึง การนำกิจกรรม วิธีการดำเนินการพัฒนาผู้ปฏิบัติหน้าที่ให้มีความสามารถดำเนินงานธุรการโดยมีกลยุทธ์ที่นำมาใช้ ในการพัฒนาระบบงานธุรการ ประกอบด้วย 3.1 การประชุมกลุ่มย่อย หมายถึง กลุ่มผู้ร่วมศึกษาค้นคว้า ร่วมกันปรึกษา หารือ และระดมสมองร่วมกันในการศึกษาระบบ และวิเคราะห์ระบบ 3.2 การอบรมปฏิบัติการ หมายถึง การจัดให้มีวิทยากรแนะนำวิธีการ รูปแบบการปฏิบัติงาน เพื่อทำให้ผู้ปฏิบัติงานธุรการเกิดความรู้ความเข้าใจและ สามารถออกแบบระบบงานธุรการเพื่อนำไปใช้ได้จริงในโรงเรียน 3.3 การนิเทศภายใน หมายถึง กลุ่มผู้ร่วมศึกษาค้นคว้าร่วมกันให้คำแนะนำช่วยเหลือกันเองในการนำระบบงานธุรการที่ได้ร่วมกันออกแบบไว้นำไปใช้จริงรวมทั้งการตรวจสอบทบทวนระบบ

35. 4. ปริมาณงานของระบบ 1. การจัดทำหนังสือราชการ มีการจัดทำหนังสือราชการตลอดปีการศึกษา ทั้งหนังสือภายนอกหน่วยงานและภายในหน่วยงาน 2. การรับ ส่งหนังสือราชการ มีการรับ ส่งหนังสือราชการจากหน่วยงาน ภายนอก และบันทึกข้อความภายในหน่วยงาน 3. การเก็บรักษาหนังสือราชการ มีการจัดเก็บหนังสือแยกตามหมวดหมู่ จัดเป็นแฟ้มเอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา 4. การยืม การทำลายหนังสือราชการ มีการยืมและทำลายหนังสืออย่างเป็น ระบบ 5. การบริการเกี่ยวกับงานธุรการ มีการให้บริการและต้อนรับแขกที่มาเยือน 6. การปรับปรุงระบบอินเทอร์เน็ตให้มีความเร็วสูง ทำให้เกิดความรวดเร็วใน การรับ ส่งหนังสือราชการ

36. 5.ผังทางกายภาพ