Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi secara sistematik selama proyek berlangsung, sedangkan evaluasi membandingkan dampak nyata proyek dengan rencana strategis yang disetujui. Monitoring dan evaluasi penting untuk meninjau kemajuan, mengidentifikasi masalah, dan menciptakan perbedaan positif dalam proyek. Baik dalam monitoring maupun evaluasi, indikator efisiensi, efektivitas, dan dampak menjadi kunci untuk memahami capaian dan strategi yang diimplementasikan.

2. Apakah yang dimaksud dengan monitoring
dan evaluasi?
• Monitoring adalah kumpulan informasi secara
sistematik dan analisisnya selama suatu proyek
berjalan.
• Evaluasi adalah perbandingan dampak proyek yang
nyata terhadap rencana strategis yang disetujui.
• Tiga faktor yang perlu diperhatikan dalam MonEv
– Efisiensi
– Efektivitas
– Dampak

3. Efisiensi, Efektivitas dan Dampak
• Efisiensi menyatakan bahwa masukan ke dalam
pekerjaan sesuai dengan keluarannya.
• Efektivitas adalah ukuran sejauh mana suatu
program pengembangan atau proyek mencapai tujuan
khusus yang ditetapkan. .
• Dampak menyatakan apakah yang kita lakukan
menghasilkan perbedaan terhadap masalah yang kita
coba kerjakan

4. MENGAPA MONITORING DAN
EVALUASI?
Melalui monitoring dan evaluasi, kita mampu:
• Meninjau kemajuan;
• Mengidentifikasikan masalah-masalah
dalam perencanaan dan/atau implementasi;
• Melakukan pengaturan sehingga kita lebih
mungkin “menciptakan perbedaan”..

5. Siklus tentang efek monitoring dan evaluasi
Merencanakan
Melaksanakan
Memonitor
Merenungkan/belajar/
memutuskan/mengatu
r
Melaksanakan
Memonitor
Merenungkan/belajar/
memutuskan/mengatur
Melaksanaka
n
Mengevaluasi/bel
-
ajar/memutuskan

6. Manfaat Monitoring dan Evaluai
Monitoring dan evaluasi dapat:
• Membantu kita untuk mengenal masalah dan penyebabnya;
• Menyarankan solusi yang mungkin terhadap masalah;
• Memunculkan pertanyaan tentang asusmsi dan strategi;
• Mendorong kita untuk merenungkan di mana kita sedang
berjalan dan bagaimana kita mencapainya;
• Memberikan informasi dan wawasan;
• Membangkitkan kita untuk bertindak berdasarkan informasi
dan wawasan itu;
• Meningkatkan kemungkinan bahwa kita akan membuat suatu
perbedaan perkembangan yang positif.

7. Cakupan Monitoring
Monitoring meliputi:
• Menetapkan indikator efisiensi, efektivitas dan
dampak;
• Mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi
yang menghubungkan indikator-indikator ini;
• Mengumpulkan dan merekam informasi;
• Menganalisis informasi;
• Menggunakan informasi untuk membuat laporan
menejemen dari hari ke hari.

8. Cakupan Monitoring
Monitoring meliputi:
• Menetapkan indikator efisiensi, efektivitas dan
dampak;
• Mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi
yang menghubungkan indikator-indikator ini;
• Mengumpulkan dan merekam informasi;
• Menganalisis informasi;
• Menggunakan informasi untuk membuat laporan
menejemen dari hari ke hari.

9. Cakupan Evaluasi
Evaluasi meliputi:
• Melihat apa yang ingin dicapai proyek atau organisasi atau
perbedaan apa yang ingin dilakukan. Apa dampak yang ingin
dibuat? Menilai kemajuannya ke arah apa yang ingin dicapai,
sasaran dampaknya.
• Melihat strategi proyek atau organisasi. Apkah proyek atau
organisasi itu mempunyai strategi? Apakah proyek atau
organisasi mengikuti strategi secara efektif? Apakah strategi
itu berjalan? Jika tidak berjalan, mengapa terjadi?
• Melihat bagaimana proyek atau organisasi bekerja. Apakah
terdapat pemanfaatan sumber daya yang efisien? Opportunity
cost apa yang dipilih untuk bekerja? Bagaimana kelangsungan
cara yang dipilih agar proyek atau organisasi berjalan? Apa
implikasi jalannya proyek atau organisasi bagi semua
pemangku kepentingan?

10. Cakupan Evaluasi
Evaluasi meliputi:
• Melihat apa yang ingin dicapai proyek atau organisasi atau
perbedaan apa yang ingin dilakukan. Apa dampak yang ingin
dibuat? Menilai kemajuannya ke arah apa yang ingin dicapai,
sasaran dampaknya.
• Melihat strategi proyek atau organisasi. Apkah proyek atau
organisasi itu mempunyai strategi? Apakah proyek atau
organisasi mengikuti strategi secara efektif? Apakah strategi
itu berjalan? Jika tidak berjalan, mengapa terjadi?
• Melihat bagaimana proyek atau organisasi bekerja. Apakah
terdapat pemanfaatan sumber daya yang efisien? Opportunity
cost apa yang dipilih untuk bekerja? Bagaimana kelangsungan
cara yang dipilih agar proyek atau organisasi berjalan? Apa
implikasi jalannya proyek atau organisasi bagi semua
pemangku kepentingan?

11. Beberapa jenis evaluasi
• Evaluasi diri: Evaluasi diri melibatkan organisasi atau proyek dalam
bercermin terhadap diri sendiri dan menilai bagaimana organisasi atau
proyek itu berjalan, sebagai suatu cara praktis pembelajaran dan perbaikan.
• Evaluasi partisipatori: Ini merupakan bentuk evaluasi internal.
Penekanannya adalah melibatkan sebanyak mungkin orang secara langsung
dalam pekerjaan.
• Penilaian partisipatori cepat: Penilaian ini merupakan suatu cara
kualitatif dalam melakukan evaluasi. Penilaian ini semi-terstruktur dan
dilaksanakan oleh tim antardisplin selama periode waktu singkat. Penilaian
ini meliputi penggunaan tinjauan data sekunder, observasi langsung,
wawancara seme-terstruktur, informan kunci, wawancara kelompok,
permainan, diagram, peta dan kalender.
• Evaluasi eksternal: Evaluasi ini merupakan evaluasi yang dilakukan oleh
seorang atau tim luar yang dipilih secara hati-hati.
• Evaluasi interaktif: Evaluasi ini melibatkan interaksi yang sangat aktif
antara evaluator atau tim evaluasi luar dan proyek atau organisasi yang
sedang dievaluasi.

12. Pemilihan Evaluator Eksternal
Kualitas untuk mencari evaluator atau tim evaluasi eksternal:
• Pemahaman tentang isu perkembangan.
• Pemahaman tentang isu organisasi.
• Pengalaman dalam mengevaluasi perkembangan proyek, program
atau organisasi.
• Riwayat pekerjaan yang baik dengan pelanggan-pelanggan
sebelumnya.
• Keterampilan penelitian.
• Komitmen terhadap kualitas.
• Komitmen terhadap batas waktu.
• Obyektivitas, kejujuran dan keterbukaan.
• Logika dan kemampuan bekerja secara sistematis.
• Kemampuan berkomunikasi secara verbal dan tertulis.
• Gaya dan pendekatan yang sesuai dengan organisasi kita.
• Nilai-nilai yang cocok dengan nilai-nilai organisasi.
• Beaya yang masuk akal, terukur terhadap harga yang sedang
berjalan.

13. Indikator
Monitoring dan evaluasi merupakan bagian dari proses
perencanaan. Dalam proses ini ditetapkan indikator-indikator
pembentuk sistem monitoring:
– Apa yang ingin kita ketahui
– Informasi apa yang akan kita kumpulkan
Indikator merupakan tanda-tanda yang dapat diukur atau
tampak bahwa sesuatu telah dikerjakan atau sesuatu telah dicapai.
Dengan indikator dapat dijawab pertanyaan:
• Siapa?
• Berapa banyak?
• Berapa sering?
• Berapa jumlah?

14. Mengembangkan Indikator
• Mengidentifikasi situasi masalah yang sedang kita coba
perhatikan
• Mengembangkan suatu visi: akan menjadi seperti apa
masalah tersebut. Hal ini akan memberikan indikator
dampak.
• Mengembangkan visi proses tentang bagaimana cara kita
untuk mencapai sesuatu. Hal ini akan memberikan
indikator proses.
• Mengembangkan indikator-indikator berdasarkan
efektivitasnya
• Mengembangkan indikator-indikator berdasarkan
efisiensi sasaran.

15. Merancang suatu sistem monitoring
• Langkah 1: Workshop: efektivitas, efisiensi, dampak, indikator,
informasi yang diperlukan
• Langkah 2:Mengubah masukan dari workshop itu menjadi suatu
ringkasan untuk pertanyaan-pertanyaan sistem monitoring yang
harus mampu dijawab.
• Langkah 3: Memutuskan bagaimana kita akan mengumpulkan
informasi yang kita butuhkan dan di mana kita akan menyimpannya
(pada berkas komputer atau berkas manual).
• Langkah 4: Memutuskan seberapa sering kita akan menganalisis
informasi – hal ini berarti mengumpulkan dan mencoba untuk
menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dianggap penting.
• Langkah 5: Mengumpulkan informasi, menganalisis, melaporkan.

16. Kerangka Acuan sistem evaluasi
• Latar Belakang: Ini merupakan latar belakang proyek atau
organisasi, sesuatu tentang masalah yang diidentifikasikan, apa yang
kita kerjakan, berapa lama kita berada, mengapa kita telah
memutuskan untuk melakukan evaluasi.
• Maksud: Di sini kita akan mengatakan evaluasi apa yang ingin
dicapai oleh organisasi atau proyek.
• Pertanyaan-pertanyaan evaluasi kunci: Pertanyaan-pertanyaan
sentral apa yang harus dituju oleh evaluasi.
• Tujuan khusus: Bidang-bidang khusus apa, internal dan/atau
eksternal, yang kita inginkan dituju oleh evaluasi. Sebagai contoh,
kita ingin agar evaluasi memasukkan suatu tinjauan keuangan, atau
memasukkan tempat-tempat program khusus.
• Metodologi: Di sini kita mungkin memberikan parameter-parameter
luas dari jenis pendekatan yang kita pilih dalam evaluasi. Kita munkin
juga menyarankan jenis-jenis teknik yang akan digunakan oleh tim
evaluasi.
• Masalah logistik: Masalah-masalah ini termasuk waktu, beaya, syarat-
syarat komposisi tim dan sebagainya.

17. BAGAIMANA KITA MEMPEROLEH
INFORMASI?
• Studi kasus
• Rekaman observasi
• Buku harian
• Rekaman dan analisis peristiwa-peristiwa penting
(disebut “analisis peristiwa kritis”)
• Kuisener terstruktur
• Wawancara satu-per-satu
• Kelompok-kelompok pusat
• Survei sampel
• Rangkuman sistematik dari biro statistik.

18. Menganalisis Informasi
Menentukan indikator-indikator
kunci untuk proses
monitoring/evaluasi
Mengumpulkan informasi di
sekitar indikator-indikator itu
Mengembangkan struktur
analisis, berdasarkan pada
pengertian intuitif dari tema-
tema dan masalah-masalah yang
muncul di mana kita menduga
adanya variasi dari apa yang kita
harapkan.
Menembus data kita,
mengorganisasi-kannya dalam
tema-tema danmasalah-masalah
itu. .
Mengenali pola,
kecenderungan, dan
interpretasi yang mungkin
Menuliskan temuan-temuan dan
kesimpulan-kesimpulan.
Menyusun rekomendasi.