Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi

Modul Pengajaran APSI 1 | P a g e
MODUL PENGAJARAN
ANALISA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Disusun Oleh :
Apriyanto, M.Kom
200903200
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER
BINA SARANA INFORMATIKA
BOGOR 2014

KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdullillah, penyusun panjatkan kehadirat Allah, SWT, yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penyusun dapat
menyelesaikan modul pengajaran mata kuliah Analisa Perancangan Sistem Informasi ini.
Materi yang terkandung dalam modul pengajaran ini dibuat dengan sesederhana
mungkin sehingga mahasiswa mudah untuk mempelajari dan mempraktekkannya. Setelah
mempelajari materi ini mahasiswa diharapkan dapat membuat suatu perancangan sistem
yang berfungsi untuk pedoman pengembangan sistem baru yang akan di komputerisasikan.
Saya menyadari bahan ajar ini masih jauh dari sempurna dan mungkin juga banyak terdapat
kesalahan. Untuk itu saya sangat mengharapkan adanya saran dari semua pihak untuk dapat
lebih menyempurnakan modul pengajaran ini.
Akhir kata saya ucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan modul pengajaran ini dan semoga modul pengajaran ini
dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya para mahasiswa.
Bogor, Oktober 2014
Penyusun,
Apriyanto, M.Kom

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ......................................................................................... i
DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii
BAB I TERMINOLOGI ANALISA SISTEM................................................ 1
1.1. Definisi Sistem ................................................................................. 1
1.2. Karakteristik Sistem.......................................................................... 1
1.3. Klasifikasi Sistem............................................................................. 3
1.4. Jenis Jenis Sistem Informasi............................................................. 4
BAB II SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM .............................. 8
2.1. Perlunya Pengembangan Sistem....................................................... 8
2.2. Prinsip Pengembangan Sistem ......................................................... 9
2.3. Tahapan Pengembangan Sistem ...................................................... 9
2.4. Uraian Tahapan Pengembangan Sistem ........................................... 9
2.4.1. Perencanaan Sistem ............................................................... 9
2.4.2. Analisis Sistem .................................................................... 10
2.4.3. Perancangan Sistem ............................................................. 11
2.4.4. Evaluasi Dan Seleksi Sistem................................................ 11
2.4.5. Implementasi Sistem ........................................................... 12
BAB III DATA FLOW DIAGRAM ................................................................... 14
3.1. Definisi Data Flow Diagram ........................................................... 14
3.2. Komponen DFD ............................................................................. 15
3.2.1. External Entity (Kesatuan Luar) ......................................... 15
3.2.2. Process (Proses) ................................................................... 16
3.2.3. Data Flow (Arus Data) ....................................................... 17
3.2.4. Data Store (Simpanan Data) .............................................. 20
3.3. Aturan Pembuatan DFD ................................................................. 22
3.4. Langkah-Langkah Pembuatan DFD ................................................ 22
3.5. Level Dalam Data Flow Diagram ......………………………..…....23
3.6. Studi Kasus Membuat DFD ...……………………………………. 25
BAB IV PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM .………………….... 28
4.1. Tujuan Perancangan Sistem Secara Umum ..................................... 28
4.2. Rancangan Output ….......…………............................................. 29
4.3. Rancangan Input ...….......…………............................................. 29
4.4. Rancangan Database ........…………............................................. 31
4.5. Rancangan Kontrol ..........…………............................................. 31
4.6. Rancangan Teknologi ......…………............................................. 33
BAB V PERANCANGAN SISTEM SECARA TERINCI ……………….... 35

5.1. Rancangan Output ….......…………............................................. 35
5.2. Pedoman Rancangan Laporan …..…............................................. 38
5.3. Alat-Alat Rancangan Output Terinci ............................................ 38
5.4. Mengatur Tata Letak Isi Output ...…............................................. 39
5.5. Dokumen Dasar ..............…………............................................. 39
BAB VI KAMUS DATA DAN STRUKTUR KODE …….........………….... 41
6.1. Pengertian Kamus Data ...…………............................................. 41
6.2. Elemen Pada Kamus Data ...........…............................................. 41
6.3. Mendefinisikan Struktur Data ...................................................... 44
6.4. Struktur Kode ..............................…............................................. 45
BAB VII ANALISA RANCANGAN PROGRAM ..............………………......48
7.1. Bagan Alir (Flowchart) .................................................................... 48
7.2. Bagan Terstruktur (Structured Chart) ............................................. 51
7.3. Struktur English Dan Pseudocode ................................................... 52
7.4. Tabel Keputusan (Decision Table)................................................... 57
7.5. Bagan HIPO ................................................................................... 59
BAB VIII ANALISA BIAYA DAN MANFAAT...................………………......62
8.1. Komponen Biaya Dan Manfaat ..................................................... 62
8.2. Metode Analisis Biaya/Manfaat .................................................... 64
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………. 69

BAB I
TERMINOLOGI ANALISA SISTEM
1.1. Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu pendekatan
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran yang tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen
atau komponennya mendefiniskan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda
adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen
atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas.
Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari
beberapa subsistem dan subsistem dapat terdiri atas sub subsitem yang lebih kecilalagi.
Contohnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu
subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa sistem
berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu sistem yang
terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan mobil dan sistem
rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang lebih rendah lagi.
Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator, sistem generator, sistem
bahan bakar dan seterusnya.
Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem terdiri
dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah, kemudian
berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan. Mobil terdiri dari bagian-bagian
sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut bergerak ke suatu arah.
Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah yang mana individu itu sendiri
merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, kemudian bersatu
membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan. Keluarga itu sendiri merupakan
subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT merupakan subsistem dari Rukun Warga
(RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan, Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan,
dan demikian seterusnya.
1.2. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input proses dan output. Sebuah sistem juga
mempunyai karakteristik/sifat sifat tertentu antara lain :
- Komponen. Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan
bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-
elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap
sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan
sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan normal atau
mungkin sistem tersebut akan rusak sehingga tujuan sistem tidak tercapai
- Masukan Sistem (Input), yaitu energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai
contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
- Pengolahan Sistem (Proses), yaitu bagian yang berfungsi merubah masukan menjadi
keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-
bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah
data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang
dibutuhkan oleh manajemen.
- Keluaran Sistem (Output), yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
sebagai keluaran yang berguna dan juga sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
- Batasan Sistem ( Boundary ), yaitu ruang lingkup sistem yang merupakan daerah yang
membatasi antara sistem dengan sistem lainnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup
(scope) dari sistem tersebut.
- Lingkungan Luar Sistem ( Environment ), yaitu segala sesuatu yang ada diluar ruang
lingkup sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat
bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
- Penghubung Sistem ( Interface ), yaitu media yang menghubungkan sistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya
membentuk satu kesatuan.
- Tujuan Dan Sasaran Sistem. Setiap sistem memiliki tujuan (goals) dan sasaran
(objective) yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan

dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Gambar 1.1 Karakteristik Sistem
1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai
berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik
(physical sistem). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa
pemikiranpemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan
sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem
produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural sistem) dan sistem buatan
manusia (human made sistem) Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses
alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine sistem atau ada
yang menyebut dengan man machine sistem. Sistem informasi merupakan contoh man
machine sistem, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan
manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak
tentu (probabilistic sistem) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program
yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed sistem) dan sistem terbuka (open
sistem) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut

campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi
kenyataannya tidak ada sistem yang benarbenar tertutup, yang ada hanyalah relatively
closed sistem (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini
menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem
yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya,
maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang
baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem
tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya
disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya,
mendapatkan inputnya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi
ruangan yang ditempatinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang
tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya,
sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.
1.4. Jenis Jenis Sistem Informasi
Jenis jenis sistem informasi dapat dikelompokkan berdasarkan bagian yang akan
dilayani. Berdasarkan hal tersebut maka jenis sistem informasi dikelompokkan sebagai
berikut :
- Level Organisasi, terdiri atas Transaction Processing System.
- Level Knowledge, terdiri dari Office Automation System dan pendukung Knowledge
Work System.
- Level Sistem Ahli, terdiri dari Sistem Informasi Manajemen dan Decision Suport
System.
- Level Manajemen Strategis, terdiri Executive Suport System, Group Decision Suport
System dan lebih umum dijelaskan Computer Supported Collaborative work System.
Gambar 1.2. Piramida Kelompok Sistem informasi

- Transaction Processing System (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk
memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan
inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus
mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer
secara manual. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa
berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau
digunakan oleh manajer. Sistem ini bekerja pada level organisasi operasional. Input pada
level ini adalah transaksi dan kejadian. Proses dalam sistem ini meliputi pengurutan data,
melihat data, memperbaharui data. Sedangkan outputnya adalah laporan yang detail, daftar
lengkap dan ringkasan.
Sistem TPS tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan
lingkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk
memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka.
Dimana hal ini sangat penting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini
dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali. Transaction processing
systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan
bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems).
Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis,
seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing
systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun
eksternal. Contoh penggunaan TPS misalnya membuat pernyataan konsumen, cek gaji
karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan.
TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut
oleh Sistem Informasi Manajemen.
- Office Automation System
Office automation system (OAS) terkadang disebut juga dengan Virtual Office (VO).
Office Automation System mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan
pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian rupa untuk
mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum
membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan, kadang-
kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal seperti word proessing,
spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan komunikasi melalui voice mail,
email, dan video confrencing.
Konsep OAS menggabungkan penggunaan berbagai peralatan IT (Information
Technology mencakup hardware dan software) dalam berkomunikasi baik dengan satu
orang/unit maupun banyak orang/unit untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless)
dengan tujuan terjadinya peningkatan kecepatan, ketepatan, keamanan kerja di kantor dan
meningkatkan produktivitas kerja. Secara sederhana konsep OAS menyambungkan
beberapa peralatan IT via sebuah server. Server sebagai pusat pengendali untuk setiap
workstation dan peralatan lainnya. Para pemakai dapat saling berhubungan dengan
pemakainya lainnya melalui server tadi. Semua informasi dan dokumen disimpan didalam
server dan untuk memudahkan digunakan berbagai software yang dapat mengatur masing-
masing pengguna workstation. Melalui penggunaan jaringan LAN (Local Area Network)

dan Intranet serta Internet seorang pemakai akan dapat berkomunikasi dengan pemakai
lainnya tanpa ditentukan/dibatasi oleh jarak dan waktu.
- Knowledge Work System
Knowledge Work Systems adalah sistem informasi yang membuat dan
mengintegrasikan pengetahuan baru ke organisasi. Knowledge Work System mendukung
para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur, dan doktor dengan membantu mereka
menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke
organisasi atau masyarakat.
- Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing
Systems, melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem
informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara
manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan
perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik, SIM
mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Transaction
Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan.
Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data
menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan
menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan untuk
membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi informasi
bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur tunggal.
- Decision Support System (DSS)
Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision
Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-
sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional
kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahap-
tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat keputusan. DSS
lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya daripada SIM
tradisional.
Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah :
- membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur
- mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
- meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada
efisiensinya.
Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah :
- kegiatan intelijen,
- kegiatan merancang,
- kegiatan memilih dan menelaah.
Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui
kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam
perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah
sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal
maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan
tepat. Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan,

mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk
dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian
kegiatan alternatif. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk
memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan
penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.
Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan dan tingkat dukungan pemecahan masalahnya
adalah sebagai berikut:
- Mengambil elemen-elemen informasi.
- Menaganalisis seluruh file.
- Menyiapkan laporan dari berbagai file.
- Memperkirakan dari akibat keputusan.
- Mengusulkan keputusan.
- Membuat keputusan.
- Executive Support System (ESS)
Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara yang bisa
membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive Support System
(ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal
dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa
di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS
dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur,
yang bukan aplikasi khusus, dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk
memikirkan problem -problem strategis. ESS memperluas dan mendukung kemampuan
eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan tampak masuk akal.
- Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported
Collaboration Work Systems (CSCWS)
Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-
terstruktur dan tak-terstruktur, maka group Decision support System membuat suatu solusi.
Group Decision Support System (GDSS), yang digunakan di ruang khusus yang dilengkapi
dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota kelompok
berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk perangkat lunak khusus-
dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok
bersama-samamenyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat,
kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak GDSS dirancang untuk meminimalkan
perilaku kelompok negatif tertentu seperti kurangnya partisipasi berkaitan dengan
kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal,
domonasi oleh anggota kelompok vokal, dan pembuatan keputusan ‘group think’. Kadang-
kadang GDSS dibahas menurut istilah yang lebih umum Computer Supported
Collaborative Work (CSCW), yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut
‘groupware’ untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

BAB II
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
2.1. Perlunya Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah
ada. Hal-hal yang menyebabkan perlunya pengembangan sistem :
a. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan
yang timbul dapat berupa :
- Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat
beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa
kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta
kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin; kesalahan-
kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data
kurang terjamin; tidak efisiennya operasi; tidak ditaatinya kebijaksanaan
manajemen yang telah ditetapkan
- Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.
Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas,
volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang
baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak
efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua
kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan (opportunities)
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer,
perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi
mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan
penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan
yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan
informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan
rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada.
Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan
jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang
pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.
c. Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya
Perkembangan teknologi yang begitu cepat terkadang menyebabkan teknologi yang
sedang kita gunakan dirasakan sudah mulai ketinggalan jaman dan tidak mampu lagi
menjawab persoalan persoalan yang semakin banyak dan beragam.
d. Adanya instruksi-instruksi (directives) dari dalam dan luar organisasi
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari
dalam organisasi misalnya dari pimpinan perusahaan ataupun dari luar organisasi seperti
misalnya peraturan pemerintah.

Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan
dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama
harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini
diantaranya adalah sebagai berikut :
 Semakin banyaknya keluhan dari langganan;
 Pengiriman barang yang sering tertunda;
 Pembayaran gaji yang terlambat;
 Laporan yang tidak tepat waktunya;
 Isi laporan yang sering salah;
 Tanggung jawab yang tidak jelas;
 Waktu kerja yang berlebihan;
 Kegiatan yang tumpang tindih;
 Dan lain lain
2.2. Prinsip Pengembangan Sistem
Adapun prisnip pengembangan sistem antara lain :
- Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
- Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
- Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
- Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem
- Proses pengembangan sistem tidak harus urut
- Jangan takut membatalkan proyek
- Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
2.3. Tahapan Pengembangan Sistem
Untuk membangun sebuah sistem diperlukan tahapan-tahapan yang terurut dan tertata
baik. Tahapan utama siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari :
1. Perencanaan Sistem ( Systems Planning)
2. Analisis Sistem (System Analysis)
3. Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum
4. Seleksi Sistem (System Selection)
5. Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Terinci
6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation & Maintenance)
2.4. Uraian Tahapan Pengembangan Sistem
Dibawah ini akan dijelaskan uraian mengenai tahapan-tahapan yang diperlukan
dalam membangun sebuah sistem.
2.4.1. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga
kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk
mendukung operasinya setelah diterapkan.
Perencanaan sistem dapat terdiri :
1. Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 s.d. 2 tahun
2. Perencanaan jangka panjang meliputi periode sampai dengan 5 tahun
Perencanaan sistem biasanya ditanggani oleh staf perencanaan sistem bila tidak ada dapat
juga dilakukan oleh departemen sistem.

Proses Perencanaan Sistem dapat dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu sbb :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan dan dilakukan oleh komite
pengarah.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan dan dilakukan oleh analis sistem.
Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian ini adalah :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
- Mengkaji tujuan,perencanaan strategi dan taktik perusahaan
- Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem
- Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
- Menetapkan kendala proyak-proyek sistem
- Menentukan proyek-proyek sistem prioritas
- Membuat laporan perencanaan sistem
- meminta persetujuan manajemen
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
- Menunjuk team analis
- Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan
- Melakukan studi kelayakan
- Menilai kelayakan proyek sistem
- Membuat usulan proyek sistem
- Meminta persetujuan manajemen.
2.4.2. Analisis Sistem
Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis
dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan
di tahap selanjutnya.
Langkah-langkah di Analisis Sistem :
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah langkah yang
dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyeksistem yang akan dikembangkan di tahap
perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih
terinci.
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:
1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah
- Mengindentifikasikan penyebab masalah
- Mengidentifikasikan titik keputusan
- Mengidentifikasikan personil-personil kunci
2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian
- Merencanakan jadual penelitian
- Mengatur jadual wawancara

- Mengatur jadual observasi
- Mengatur jadual pengambilan sampel
- Membuat penugasan penelitian
- Membuat agenda wawancara
- Mengumpulkan hasil penelitian
3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem
- Menganalisis kelemahan Sistem
- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen
4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis, Tujuan :
- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya .
2.4.3. Perancangan Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang
bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini
disebut dengan perancangan sistem.
Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :
1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan
logikal/perancangan sec.makro
2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.
Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak
dan perangkat keras dari suatu sistem
Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada
pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
2.4.4. Evaluasi Dan Seleksi Sistem
Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan
perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup
bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang-bangun yang telah
dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem diantaranya adalah
pengetahuan tentang siapa-siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dsb.
Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik-teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem.
Langkah-langkah menyeleksi dan memilih sistem :

1. Memilih penyedia teknologi.
Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokkan dalam empat kategori sbb :
a. perangkat keras yang sifatnya umum
b. perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi
c. perangkat lunak yang sifatnya umum
d. perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi
2. Meminta proposal dari penjual
Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi
kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilih, maka
pemilih sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih.
3. Menyaring penjual
Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang
memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat
adalah proposal yang tidak sesuai.
4. Mengevaluasi penjual yang lolos saringan
Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang
lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum
itu perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan.
2.4.5. Implementasi Sistem
Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dan teknologi telah diseleksi dan
dipilih. Tiba saatnya, sistem untuk diimplementasikan. Tahap implementasi sistem
merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk
juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi.
Tahap implementasi sistem terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini :
1. Menerapkan rencana implementasi
Rencana Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang
dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang
akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran
biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap
biaya-biaya yang harus dikeluarkan. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan
juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul waktu. Skedul
waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.
2. Melakukan kegiatan implementasi
- Pemilihan dan pelatihan personil
- Pemilihan tempat dan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
- Pemrograman dan pengetesan program
- Pengetesan sistem
- Konversi sistem
3. Tindak lanjut implementasi
Analis sistem masih perlu melakukan tindak lanjut berikutnya seteleh sistem baru
diimplementasikan. Analis sistem masih perlu melakukan pengetesan penerimaan
sistem. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan sistem yang telah dilakukan
sebelumnya. Jika pada pengetesan sebelumnya digunakan data test/semu, tapi pada
pengetesan ini dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu
tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.

Siklus hidup pengembangan sistem dengan langkah-langkah utamanya adalah seperti pada
gambar beriktu ini,
Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

BAB III
DATA FLOW DIAGRAM
3.1. Definisi Data Flow Diagram
DFD merupakan salah satu tool yang paling penting bagi seorang analis sistem.
Penggunaan DFD sebagai Modeling Tool‟ dipopulerkan Oleh Demacro & Yordan (1979)
dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sistem
terstruktur. DFD merupakan gambar pergerakan data antara entitas- entitas luar dan proses
proses serta data store dalam sebuah sistem. DFD merupakan perwakilan model logikal
yang menunjukkan APA yang dilakukan oleh sistem dan BUKAN BAGAIMANA ia
dilakukan. Versi bahasa Indonesia adalah Diagram Alir Data (DAD). Penggunaannya
sangat membantu utk memahami sistem secara logika, terstruktur & jelas. DFD dirancang
utk menunjukkan sistem yg terbagi-bagi menjadi sub sistem sub sistem. DFD juga
berfungsi sebagai alat komunikasi dg user, sehingga user dapat membayangkan cara kerja
& proses implementasi dari sistem yg akan dibangun.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem
baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfile, harddisk,
tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena
dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD
juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Gambar 3.1. simbol DFD

Yang perlu diketahui tentang DFD adalah bahwa :
- DFD bukanlah flowchart
- DFD menggambarkan aliran data dalam sebuah sistem; data yang tersimpan;
dan proses dengan proses yang terhubung dengan data tersebut.
- Proses dalam DFD bisa berjalan secara paralel
- Tidak ada loop ataupun cabang dalam DFD
- DFD menggambarkan semua proses, walaupun proses tersebut terjadi dalam
waktu yang tidak bersamaan.
Kelebihan DFD :
- Adanya pembagian sistem ke dalam sub sub sistem berdasarkan alur data
pada sistem
- Adanya unsur unsur eksternal berupa sumber dan tujuan dari sistem
- Adanya data store dan alur data (arus data masuk dan keluar) pada sistem
- Dapat membantu para analis sistem untuk meringkas informasi tentang
sistem, mengetahui komponen kunci tentang sistem, dan membantu
perkembangan aplikasi secara bertahap.
Kelemahan DFD :
- DFD tidak menunjukkan komposisi alur data dalam sistem
- Tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dalam sistem
- Tidak menunjukkan proses keutusan (decision)
- Tidak menunjukkan kalkulasi dan kuantitas data dan atau proses
3.2. Komponen DFD
Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD adalah sebagai berikut :
1. External Entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
2. Data Flow (arus data)
3. Process (proses)
4. Data Store (simpanan data)
3.2.1.External Entity (Kesatuan Luar)
Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan suatu
sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output
kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di
lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada
di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini :
- Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang
sedang dikembangkan.
- Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang
dikembangkan.
- Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya langganan,
pemasok.
- Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan.
- Sumber asli dari suatu transaksi.
- Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Tentang External Entity (Entitas) adalah sebagai berikut :
- Digambarkan dengan simbol bujur sangkar
- Merupakan sumber atau tujuan dari aliran data
- Menggambarkan secara fisik, seseorang atau sekelompok orang atau sistem lain
- Merupakan lingkungan luar dari sistem
- Biasanya berupa kata benda
- Diberi tanda garis diagonal disudut kanan bawah yang menyatakan kalau entity
tersebut lebih dari satu
Simbol External Entity
3.2.2.Process (Proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data
yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses yang dapat
dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical data flow diagram
(LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat
ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak
dengan sudut sudutnya tumpul.
Simbol Proses
Tentang Process (Proses) adalah sebagai berikut :
- Digambarkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang
tegak dengan sudut sudutnya tumpul
- Nama Proses harus unik tidak boleh sama dengan proses proses yang lainnya
- Semua proses harus ada data yang masuk dan ada data yang keluar
- Menggambarkan kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer
- Diberi nama dengan kata kerja dan diikuti objek
Setiap Proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi hal berikut ini :
1. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari
proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses

harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya
berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat,
membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama
dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.
3. Pemroses
Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga
proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya,
maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu
proses dilakukan. Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer
saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan
disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan
prosesnya.
Kesalahan dalam penggambaran Proses yang sering terjadi yaitu :
1. Black Hole (Ada input tidak ada output)
2. Miracle / ajaib ( Ada output namun tidak ada input)
Beberapa kemungkinan arus data dalam proses (Process) antara lain :
1. Suatu proses menerima input dan menghasilkan satu output
2. Suatu proses menerima lebih dari satu input dan menghasilkan satu output
3. Suatu proses menerima satu input dan menghasilkan lebih dari satu output
4. Suatu proses harus menerima arus data masuk (input) dan menghasilkan arus data
keluar (output)
3.2.3.Data Flow (Arus Data)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir
diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity).
Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau
hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini :
a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan
b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem
c. Tampilan atau output di Iayar komputer yang dihasilkan oleh sistem
d. Masukan untuk komputer

e. Komunikasi ucapan
f. Surat-surat atau memo
g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file
h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain
Simbol Data Flow
Tentang Data Flow (Arus Data) adalah sebagai berikut :
- Digambarkan dengan simbol anak panah
- Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lainnya.
- Kepala tanda panah mengarah ke tujuan data
- Aliran data dapat menyebar atau menyatu
- Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama arus data
dituliskan disamping garis panahnya.
Gambar arus data yang mengalir dari external entity Pelanggan ke Proses Order Langganan
adalah dengan nama Order Langganan
Didalam menggambar arus data pada DFD perlu diperhatikan beberapa konsep
penggambarannya sebagai berikut :
- Konsep paket dari data (packet of data)
Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama,
maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Hal ini karena dua atau lebih
data tersebut mengalir bersamasama sebagai suatu paket. Data yang mengalir bersama-
sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data, walaupun misalnya terdiri dari beberapa
dokumen.
Gambar Yang Salah

Gambar Yang Benar
Gambar Yang Benar
Dua buah arus data ini, order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan sebagai arus
data tunggal karena dianggap dua buah data yang mengalir bersama ke satu tujuan.
- Arus Data Menyebar (diverging data flow)
Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah data dari sumber yang sama ke tujuan
yang berbeda.

Pada gambar terlihat bahwa arus data faktur pembayaran mempunyai sebanyak 3
tembusan, yaitu copy bukti pembayaran yang mengalir ke proses verifikasi kredit, bukti
pembayaran yang mengalir ke proses jurnal penerimaan dan daftar permintaan barang
yang mengalir ke bagian gudang. Konsep arus data yang menyebar ini menunjukkan
bahwa arus copy bukti pembayaran, bukti pembayaran dan daftar permintaan barang
merupakan arus data yang mempunyai struktur elemen yang sama, karena merupakan
hasil dari tembusan arus data faktur pembayaran.
- Arus Data Mengumpul (converging data flow)
Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber
yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.
Dari gambar tersebut proses pembuatan faktur dan pembuatan slip pengepakan
menghasilkan data faktur dan data slip pengepakan yang menuju ke tujuan yang sama
yaitu ke Pelanggan.
- Konsep sumber dan tujuan arus data
Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat
salah satu atau keduaduanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu
proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal
dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data
adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan suatu
proses.
3.2.4.Data Store (Simpanan Data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai
berikut ini :
a. Suatu file atau database di sistem komputer
b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang
d. Suatu tabel acuan manual
e. Suatu agenda atau buku

Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file hutang,
file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas simpanan data ini,
penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti misalnya buku
atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedang untuk LDFD, penjelasan ini dapat
digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berguna sebagai acuan dalam
merancang database. Data Store diberi nama dengan kata benda
Simbol Data Flow
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup
di salah satu ujungnya. Nama dari simpanan data menunjukkan nama dari filenya, misalnya
file Pelanggan, file Faktur dan lain sebagainya.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada simpanan data (data store) adalah sebagai
berikut :
- Hanya proses saja yang berhubungan dengan data store, karena yang menggunakan
atau merubah data di data store adalah suatu proses
- Arus data yang menuju ke data store dari suatu proses menunjukkan proses update
terhadap data yang tersimpan pada data store. Update dapat berupa menambah atau
menyimpan record baru atau dokumen baru ke dalam data store, menghapus record,
merubah nilai data pada suatu record atau suatu dokumen yang ada pada data store
tersebut.
- Arus data yang berasal dari data store ke suatu proses menunjukkan bahwa proses
tersebut menggunakan data yang ada pada data store.
Update Data pada Simpanan Data

3.3. Aturan Pembuatan DFD
Beberapa hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan DFD adalah :
1. External entity tidak boleh terhubung langsung dengan external entity
2. Data store tidak boleh terhubung langsung dengan data store
3. External entity tidak boleh terhubung langsung dengan data store
4. Setiap proses minimal memiliki 1 data yang masuk dan 1 data yang keluar
5. Data flow tidak boleh terbelah/bercabang menjadi dua data flow yang berbeda
6. Aliran data harus diawali dan diakhiri oleh proses
7. Semua aliran data harus mempunyai tanda panah
8. Semua objek harus mempunyai nama
3.4. Langkah Langkah Pembuatan DFD
Langkah langkah membuat DFD adalah sebagai berikut :
- Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di
sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar
bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus
data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses Identifikasikan
terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di sistem. Kesatuan
luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di luar bagian pengolahan
data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data ke sistem
informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari proses sistem informasi, shingga
merupakan kesatuan di luar sistem informasi.
- Identifikasi input dan output yang berhubungan dengan kesatuan luar, misalnya seperti
contoh berikut,
- Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks. DFD merupakan alat untuk structured
analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem pertama kali
secara garis besar (disebut dengan top level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian
yang lebih terinci (disebut dengan lower level). DFD yang pertama kali digambar adalah
level teratas (top level) dan diagram ini disebut context diagram. Dari context diagram
ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview
diagram (level 0). Tiap tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih
terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap tiap proses di level 1 akan digambar
kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap
tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.

3.5. Level Dalam Data Flow Diagram
Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan
sistem dengan lingkungannya. Diagram ini hanya memuat satu proses, menunjukkan
sistem secara keseluruhan, dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal
yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari
sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana
untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1)
Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Merupakan diagram yang
menggambarkan datail proses-proses utama sistem dan alur datanya.
Merupakan penggambaran diagram konteks yang lebih rinci (overview diagram). Pada
diagram ini memuat penyimpanan data.
3. Diagram Detail
Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
Diagram ini dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail.
Proses pada diagram Nol yang dikembangkan disebut dengan parent process (proses
induk) dan diagram yang dihasilkannya disebut child diagram (diagram anak). Apabila
proses tersebut tidak dapat lagi dikembangkan disebut sebagai proses primitif.
Penomoran pada Proses dalam Data Flow Diagram seperti pada gambar berikut ini,

3.6. Studi Kasus Membuat DFD
DFD Penggajian
1. Identifikasi Sistem
1.1. Identifikasi data dan informasi
1.1.1. Identifikasi Data
a. Data Pegawai
b. Rekap data absensi
c. Rekap data lembur
d. Data jabatan
e. Upah per Jam
f. Upah lembur
1.1.2. Identifikasi Informasi
a. Laporan gaji pegawai
b. Slip gaji
2. Identifikasi Sumber Data dan Informasi
2.1. Identifikasi Sumber Data
a. Pegawai
b. Personalia
c. Direktur
2.2. Identifikasi Tujuan Informasi
d. Pegawai
e. Personalia
f. Direktur

Diagram Konteks Sistem Berjalan
Diagram Nol Sistem Berjalan

Diagram Detail 1.0. Pencatatan Data

BAB IV
PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM
4.1. Tujuan Perancangan Sistem Secara Umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara
umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan
persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem informasi yang akan di desain secara rinci. Desain terinci
dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan
mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap
analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.
Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek
selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada
calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan
kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sipil yang akan membangun rumah ini.
Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran ukurannya yang
terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah.
Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum
bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah.
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam
bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart)
merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-
simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal,
hard disk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada
user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja.
Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow
diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan
Kamus Data (data dictionary).
Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya
sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis
komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan
prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur)
yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang
ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Suatu prosedur
merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode. Bagan alir sistem
(systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk
menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Seringkali
gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi juga dapat digabung dengan bagan alir
formulir dalam perusahaan untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem
informasi dengn sistem-sistem lainnya di perusahaan.
Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang
dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen
sistem informasi yang didesain adalah rancangan output, rancangan input, rancangan
database, rancangan kontrol dan rancangan teknologi

4.2. Rancangan Output
Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. lstilah
output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-macam
jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau
hasil di media lunak (berupa tampilan di layar monitor). Disamping itu output dapat berupa
hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media
seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini
adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar monitor.
- Tipe Output
Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu :
1. Output Intern (internal output)
Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini
akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau
dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-
laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya.
2. Output Ekstern (external output)
Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya.
Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain
sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak
sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagianbagian
tertentu yang masih harus diisi.
- Format Output
Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel
atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi
sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik,
maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama output untuk keperluan
manajemen tingkat menengah ke atas.
- Langkah-Langkah Rancangan Output Secara Umum
Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, sistem baru
yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke
kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.
2. Menentukan parameter dari output
Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari
output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari output,
formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya,
distribusinya dan periode output.
4.3. Rancangan Input
Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device)
yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat
digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat
input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya
adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung
adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC
(keytocard), KTT (keytotape) dan KTD (keytodisk).

- Proses Input
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau
tiga tahapan utama, yaitu :
1. Penangkapan data (data capture).
Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang
dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan
bukti transaksi.
2. Penyiapan data (data preparation).
Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh
mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk
magnetik)
3. Pemasukan data (data entry)
Merupakan proses membaca atau memasukkan data ke dalam komputer
- Tipe Input
Input dapat dikelompokkan ke dalam :
1. Input ekstern (external input)
Adalah input yang berasal dart luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian,
kwitansi-kwitansi dart luar organisasi.
2. Input intern (internal input)
Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan,
order penjualan dan lain sebagainya.
Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data
capture input intern.
- Langkah-Langkah Rancangan Input Secara Umum
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang
digunakan untuk menangkap data, kodekode input yang digunakan dan bentuk dari
tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu dilakukan
oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain
secara rinci tersebut. Langkahlangkah ini adalah sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru
Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.
Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan
bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan
data.
2. Menentukan parameter dari input
Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari
input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar
terminal).
- sumber input
- jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya alat
input yang digunakan
- volume input
- periode input

4.4. Rancangan Database
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak
tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting
di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para
pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system.
Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang
mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan
membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu
organisasi.
Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi. File-file
database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan
dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah
sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan parameter dari file database
Setelah file file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file
selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya.
- media file : hard disk, diskette atau pita magnetik
- organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, atau file akses langsung) atau
organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan field kunci dari file).
4.5. Rancangan Kontrol
Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan,
kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian
yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau
menjaga terjadinya hal hal yang tidak diinginkan (kesalahan-kesalahan atau kecurangan-
kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan
yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi.
Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus
memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi
sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang
bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem tersebut
dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga halhal
yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem
harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu
sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian
dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum
(general control) dan pengendalian aplikasi (application control).
- Pengendalian Secara Umum
Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data
yang terdiri dari :

1. Pengendalian organisasi
Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas
(segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities)
yang tegas.
2. Pengendalian dokumentasi
Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut :
a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem
b. Sebagai bahan training
c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari
e. Materi acuan bagi pemeriksa sistem
Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa :
a. Dokumentasi prosedur
Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu,
seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur
pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya.
b. Dokumentasi sistem
Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan
alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data.
c. Dokumentasi program
Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program
flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk
structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan
oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.
d. Dokumentasi operasi
Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program.
Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator.
e. Dokumentasi data
Berisi definisi-definisi dari itemitem data di dalam database yang digunakan oleh
sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk Kamus Data. Dokumentasi
data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem.
3. Pengendalian perangkat keras
Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang
sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian
ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras
(hardware mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti
(parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read
after write check), pemeriksaan baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas
(validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check).
4. Pengendalian keamanan fisik
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan
terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila
pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat
mengakibatkan :
-menurunnya operasi kegiatan
-membahayakan sistem
-hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan

-hilangnya harta kekayaan milik perusahaan
5. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang
tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang
tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini,
diantaranya :
- dipergunakan data log
- proteksi file
- pembatasan pengaksesan (access restriction)
- data backup dan recovery
6. Pengendalian komunikasi
Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk mentransmisikan
data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan pengendalian untuk
ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses
mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data
tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan
keamanan data sewaktu transmisi.
- Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses
pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat
dikategorikan ke dalam :
1. Pengendalian masukan (input control)
Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap,
terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses
pengolahannya.
2. Pengendalian pengolahan (processing control)
Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahankesalahan
yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke
dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang
digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.
3. Pengendalian keluaran (output control)
Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam
dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam
bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak
menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum
adalah berbentuk tampilan di layar terminal.
4.6. Rancangan Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian
dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware).
- Teknologi Perangkat Keras
Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari :
1. Alat masukan
Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang digunakan

untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program.
2. Alat pemroses
Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang
dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output. Alat
pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory.
3. Alat output
Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam:
a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbolsimbol lain
b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar
c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan
d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machinereadable form), dalam bentuk
simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer.
4. Simpanan luar.
Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct access storage device (DSSD) atau
alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential access storage device (SASD) atau
alat simpanan pengaksesan urut.
- Teknologi Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam :
1. Perangkat lunak sistem operasi (operating system)
Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari
sistem komputer.
2. Perangkat lunak bahasa (language software)
Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis
dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh
komputer.
3. Perangkat lunak aplikasi (application software)
Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk
menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
- Teknologi Komunikasi Data
Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau
lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat komunikasi
membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat menggunakan data di
komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer komputer yang lain, dapat memberi
berita ke komputer yang lain walaupun berlainan area.
Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem
adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya yang
diperlukan oleh sistem informasi.
a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru
Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu
peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam sistem informasi.
Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu jenis kebutuhan
dari system software dan application software.
b. Menentukan jumlah dari teknologi.
Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang tersedia
dan waktu standar masingmasing operasi yang akan menggunakan teknologi ini. Untuk
perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan dari jumlah perangkat keras
yang dibutuhkan.

BAB V
PERANCANGAN SISTEM SECARA TERINCI
5.1. Rancangan Output
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk
menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk
sistem yang baru. Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan
bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut. Desain output yang akan
dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di media keras.
Tujuan Perancangan Output adalah mengubah data menjadi informasi yang
berkualitas dan dapat digunakan. Tujuan akhirnya adalah untuk proses pengambilan
keputusan. Informasi yang berkualitas dan dapat digunakan meliputi hal-hal berikut ini :
 Accessibility : easy- to-use interfaces (kemudahan akses)
 Timeliness : dibuat sesuai waktu untuk melakukan aksi (ketepatan waktu menghasilkan
informasi)
 Relevance : menghindari detail yang berlebihan (sesuai kebutuhan)
 Accuracy : bebas dari kesalahan (ketepatan nilai dari informasi)
 Usability : sesuai dengan model mental / tipe kognitif user
Perancang output harus menyediakan suatu produk terhadap klien (end user) yang akan
menggunakan laporan. Perancang harus bertanya kepada klien, format output apa yang
sangat membantu dan sangat mungkin untuk digunakan.
- Macam-Macam Bentuk Laporan
1. Laporan Berbentuk Tabel
a) NOTICE REPORT
Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan
ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar
permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas, sehingga dapat langsung
ditangani.
LAPORAN PENURUNAN PENJUALAN MENURUT
JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987
Contoh. Notice Report

b) EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya
digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikan informasi yang berisi hal-hal
bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan.
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU
DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989
Contoh. equipoised report
c) VARIANCE REPORT
Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan
hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN
BULAN DESEMBER 1987
Contoh. Variance report
d) COMPARATIVE REPORT
Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya
pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun
berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya.
NERACA
31 DESEMBER 1988
Contoh. Comparative report

2. Laporan Berbentuk Grafik
a) Bagan Garis
Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau
kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:
1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
2. Dapat menunjukkan beberapa titik.
3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
4. Mudah dimengerti.
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka
akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan.
b) Bagan Batang
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk batang-
batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah
sebagai berikut:
1. Baik untuk perbandingan.
2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
Kelemahannya:
1. Terbatas hanya pada satu titik saja.
2. Spasi dapat menyesatkan.
c) Bagan Pastel
Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue
pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.
1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
Kelemahannya :
1. Penggunaannya terbatas
2. Ketepatannya kurang
3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik
a) Bagan garis, b) Bagan batang, c) Bagan pastel

5.2. Pedoman Rancangan Laporan
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :
- Judul laporan.
- Tubuh laporan.
- Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grand total.
2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik,
tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin),sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm,
sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau
digaris bawahi.
6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari
pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "". Bila
urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan
dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkan informasi yang mendetail di lammpiran dan gunakanlah penunjuk yang
mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi
detail tersebut.
9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang
mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keterangan
tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan
untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan
dipahami oleh pemakainya.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang
selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang
menggunakannya.
16. Laporan harus berguna
17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan
5.3. Alat-alat Rancangan Output Terinci
Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci, yaitu
sebagai berikut :
1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan
suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di
printer.
2. Kamus Data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus data.
Kamus Data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci tentang data yang
akan disajikan di laporan.

5.4. Mengatur Tata Letak Isi Output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari
output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan
pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun
bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari
output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan
digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang
diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk menentukan posisi
kolom, baris dan informasi yang harus disajikan suatu output. Pengaturan tata letak isi
output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer
layout chart) dan Kamus Data output.
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi
harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha
membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain input
terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali.
Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat
salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input terinci untuk perancangan
dokumen dasar dan kodekode yang digunakan untuk input.
5.5. Dokumen Dasar
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk
menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar
kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar
sangat penting di dalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat
membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut :
1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat
3. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu
persatu di dalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir-
formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-
departemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi
yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan).
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung backup)dari file-
file data di komputer.
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut
ini merupakan petunjukpetunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik,
sebagai berikut ini.
1. Kertas yang dipergunakan.
Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan
digunakan, yaitu sebagai berikut ini.
a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.
b. Penampilan dari dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.
d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh

pemakainya).
e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau
mengandung asam).
f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dicetak
dengan mesin.
g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
2. Ukuran dari dokumen dasar.
Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan
banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11") dan
ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari ukuran kertas
standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang
kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3, dibagi 4 dan sebagainya.
3. Warna yang digunakan.
Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat
dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya
mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah
warna yang cerah. Warnawarna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua,
coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya dihindari untuk digunakan.
4. Judul dokumen dasar.
Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari
dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen
dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka
nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.
5. Nomor dokumen dasar.
Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor
dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan
(jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena
dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar
ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor
dokumen dasar PJF01 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen
penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1
(ditunjukkan oleh kode F01)
6. Nomor urut dokumen dasar.
Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masingmasing dokumen dasar
biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan
pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya
meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.

BAB VI
KAMUS DATA DAN STRUKTUR KODE
6.1. Pengertian Kamus Data
Kamus Data atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan istilah systems
data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi
dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan Kamus Data, analis sistem dapat
mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus Data dibuat pada
tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap
perancangan sistem. Pada tahap analisis, Kamus Data dapat digunakan sebagai alat
komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di
sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan
oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, Kamus Data digunakan untuk
merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus Data dibuat
berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya
ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu
arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di Kamus Data. Gambar berikut ini
menunjukkan hubungam antara DFD dengan Kamus Data.
6.2. Elemen Pada Kamus Data
Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka Kamus Data harus memuat elemen (hal-
hal) berikut ini.
1. Nama arus data.
Karena Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka
nama dari arus data juga harus dicatat di Kamus Data, sehingga mereka yang
membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data
tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di Kamus Data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu
ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan
langganan menyebut bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang
menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur dan tembusan
permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai
struktur yang berbeda.
3. Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
- dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di
suatu dokumen atau formulir;
- hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat
di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan
komputer;
- hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam
bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; hasil

suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya
berbentuk suatu variabel;
- dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya
berupa suatu field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau
formulir; dokumen hasil cetakan computer; laporan terecetak; tampilan di layar
monitor; variabel; parameter; field.
Bentuk dari data ini perlu dicatat di Kamus Data, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan Kamus Data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau
formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input sistem. Kamus Data yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil
cetakan komputer akan digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan
oleh sistem. Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan
di layar monitor akan digunakan juga untuk merancang tampilan layar yang akan
dihasilkan oleh sistem. Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam
bentuk parameter dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari
program. Kamus Data yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen,
formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar monitor, variabel
dan field akan digunakan untuk merancang database.
4. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di Kamus Data supaya memudahkan mencari
arus data ini di DFD.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di Kamus
Data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN
PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari
faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode.
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
Kamus Data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data
harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di Kamus Data adalah tentang volume rata-rata dan
volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata
arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak
menunjukkan volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk
mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan
jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di Kamus Data terdiri dari item
item data apa saja.
Contoh:

Kamus Data untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat
dibuat dari DFD sebagai berikut:

6.3. Mendefinisikan Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemenelemen data yang disebut dengan item data,
sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan
nama dari itemitem datanya. Nama dari item data saja yang dicatat di KAMUS DATA
tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data tersebut, seperti
misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat
optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk menunjukkan
informasiinformasi tambahan ini di Kamus Data dipergunakan notasi-notasi sebagai
berikut ini :
Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN yang
mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:
LANGGANAN terdiri dari:
KODE LANGGANAN
NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA)
ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS
(TELP)
PENGECER
GROSIR
BATAS KREDIT * jumlah kredit maksimum yang diijinkan
JUMLAH PIUTANG
Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN
mempunyai elemenelemen data KODE LANGGANAN, NAMA
LANGGANAN yang terdiri dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA
(optional, dapat ada dan dapat tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari
JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP (optional), jenis langganan apakah
salah satu dari PENGECER atau GROSIR, BATAS KREDIT yang
menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan JUMLAH
PIUTANG.
Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup popular
dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistem, tetapi
kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk
memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak

menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik,
logicaldan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum berapa
digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data yang diijinkan.
Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan sistem, terutama
dalam perancangan database.
6.4. Struktur Kode
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke
dalam komputer, dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan
dengannya. Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf, karakter-karakter khusus
(misalnya %, /, #, $, &, :, dsb), simbol kode batang (bar code), warna, dan suara.
- Petunjuk Pembuatan Kode
Beberapa kemungkinan susunan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus dapat
dirancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode hal-hal berikut ini
perlu diperhatikan:
- Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya. Misalnya QGX328
untuk matakuliah sistem informasi akan sangat sulit untuk diingat. Kode yang
terlalu panjang sebaiknya dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih pendek.
Misalnya kode 033614625035 akan lebih mudah diingat bila ditulis 033-614-625-
035
- Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak
ada kode yang kembar.
- Harus fleksibel
Kode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan item baru apat tetap diwakili oleh kode.
- Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam
disimpanan luar komputer. Misalnya panjang dari kode cukup sepanjnag 4 digit saja
dan tidak akan efisien bila dipergunakan kode yang lebih dari 4 digit.
- Harus Konsisten
Bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
Misalnya perusahaan hanya membeli barang dagangan dari seseorang pemasok saja,
maka dapat dipergunakan kode-kode barang yang sudah dipergunakan oleh
pemasok.
- Harus distandardisasi
Kode harus standardisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.
Kode yang tidak standar akan melibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat
cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang mengunakan kode tersebut.
Misalnya kode untuk tanggal harus standar, yaitu tanggal, bulan dan tahun atau
bulan, tanggal dan tahun.
- Spasi dihindari
Spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan
didalam menggunakannya.
- Hindari karakter yang mirip

Karakter - karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya
tidak digunakan dalam kode. Misalnya huruf O, I, Z, S dan V dapat
membingungkan dengan angka 0, 1, 2, 5 dan huruf U
- Panjang kode harus sama
Masing - masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama. Misalnya
panjang dari kode adalah 6 digit, maka kode 8210E sebaiknya ditulis 08210E
- Tipe Kode
Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi.
Tipe kode tersebut adalah :
a. Kode Mnemonik (Mnemonic Code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dibuat
dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan
diwakili oleh kode ini. Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan
tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. Kebaikan dari kode ini
adalah mudah diingat, dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu
panjang.
Contoh : P = Pria; W = Wanita.
b. Kode Urut (Sequential Code)
Kode urut disebut juga kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya urut
antara satu kode dengan kode berikutnya.
Contoh : 001 Kas
002 Piutang Dagang
003 Persediaan Produk Selesai
004 Persediaan Produk Dalam Proses
005 Persediaan Bahan Baku
c. Kode Blok (Block Code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasifikasi tertentu atau dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.
Contoh :
Dari blok-blok kode untuk masing-masing kelompok rekening utama, maka
rekening-rekening AKTIVA LANCAR dapat mempunyai kode diantara 1000
sampai dengan 1999 sebagai berikut :
1000 Kas
1100 Piutang Dagang
1200 Persediaan Produk Selesai
1210 Persediaan Produk Dalam Proses
1220 Persediaan Bahan Baku

d. Kode Group (Group Code)
Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode
mempunyai arti. Kalau anda mengamati buku – buku teks, maka akan terlihat
suatu kode yang disebut dengan ISBN(International Standard Book Number) yang
terdiri dari 10 digit terbagi dalam 4 field. ISBN merupakan kode group yang
masing – masing field mempunyai arti tertentu.
Contoh : Kode ISBN, NPM
e. Kode Desimal (Decimal Code)
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai
dari angka 0 .. .9, atau 00 .. 99, tergantung dari banyaknya kelompok.
Contoh :
00 Aktiva Lancar
00100 Kas
00200 Piutang dagang
00300 Persediaan produk selesai.
01 Aktiva Tetap
01100 Tanah
01200 Bangunan Kantor
Contoh Pembuatan Struktur Kode

Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi

Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi

Similar to Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi (20)

Modul pengajaran analisa perancangan sistem informasi