Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, CMA Universitas Mercu Buana (Mercu Buana University), Jakarta Indonesia

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali MM., CMA
Disusun oleh:
Dina Supriani (43216110384)
PROGRAM STUDI AKUNTANSI S1
FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA

2. KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayahnya sehingga makalah mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dapat
diselesaikan. Makalah ini disusun sebagai panduan pembelajaran materi Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi. Materi yang terkandung dalam makalah ini dibuat
dengan sesederhana mungkin sehingga mahasiswa mudah untuk mempelajari dan
mempraktekkannya. Setelah mempelajari materi ini mahasiswa diharapkan dapat
membuat suatu perancangan sistem yang berfungsi untuk pedoman pengembangan
sistem baru yang akan di komputerisasikan. Saya menyadari makalah ini masih jauh
dari sempurna dan mungkin juga banyak terdapat kesalahan. Untuk itu saya sangat
mengharapkan adanya saran dari semua pihak untuk dapat lebih menyempurnakan
makalah ini. Akhir kata saya ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu hingga tersusunnya makalah ini, semoga makalah ini dapat bermanfaat
bagi semua pihak.

3. ABSTRAK
Sistem Informasi sangat memperngaruhi keberhasilan maupun kegagalan tujuan
bisnis dari suatu perusahaan. Selain faktor sumber daya manusia, manajemen sistem
informasi sangat penting implementasinya karena bekerja secara sinergis agar dapat
melakukan minimalisasi sumber daya namun menghasilkan output maksimal. Selain
itu, implementasi SIM ini di suatu perusahaan atau organisasi akan mengurangi resiko
kegagalan terutama saat penggunaan sumber daya. Sebagaimana yang kita ketahui,
sistem informasi memegang peranan penting apalagi di jaman yang serba canggih ini.
Hampir di semua lini kehidupan sudah menggunakan aplikasi ini.
Di jaman yang globalisasi dan digital ini, semua perangkat kehidupan banyak
ditopang oleh aplikasi ini sebagai alat bantu, seperti: sistem scanner dibidang
kedokteran, perbankan, teknologi hingga sistem keamanan yang semuanya sangat
tergantung pada piranti lunak (software) dan piranti keras (hardware) ini. Tentu ada
kekurangan-kekurangannya disamping ada kelebihannya. Ketelitian, akurat dan hemat
tenaga adalah kelebihan dari penggunaan sistem informasi ini. Namun
kekurangannya, bila terjadi error bisa berakibat fatal, deleting data bahkan adanya
pencurian data yang tentunya sangat merugikan baik pihak perusahaan maupun
organisasi.

4. BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA merupakan perusahaan yang bergerak
dalam bidang lingkungan hidup utamanya dalam teknologi pengolahan air dan air
limbah. Oleh karena itu, sumber daya manusianya harus ditunjang salah satunya
dengan memberikan gaji/upah tepat pada waktunya untuk memelihara suatu angkatan
kerja yang penting bagi produktivitas perusahaan.
PT. Prakarsa Enviro Indonesia yang mencerminkan kemampuan PT. Prakarsa Enviro
Indonesia dalam menetapkan jaminan mutu atas produk yang dihasilkan, berdasarkan
Standard Internasional yang diterima secara luas. Sebagai bagian dari sistem bisnis
PT.Prakarsa Enviro Indonesia, Pedoman mutu ini merupakan pelengkap bagi
persyaratan teknik produksi yang telah ditetapkan.
Sesuai dengan kegiatan usaha PT. Prakarsa Enviro Indonesia, standar yang diadopsi
ialah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, sebagai model jaminan mutu untuk
produk teknologi pengolahan air dan air limbah.
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup sistem manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia meliputi
proses penanganan order, design, perancangan, realisasi produk, proses produksi
pengiriman hingga pelaksanaan service ke pelanggan.
Alat yang digunakan untuk produksi dapat berupa alat-alat bantu proyek milik
PT.PrakarsaEnviro Indonesia.
MAKSUD DAN TUJUAN
1. Memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen semester 3 jurusan
Akuntansi.
2. Untuk mengetahui sistem manajemen di PT. Prakarsa Enviro Indonesia3.
3. Menambah pengetahuan tentang sistem informasi yang diterapkan di perusahaan

5. BAB II
KAJIAN PUSTAKA
KONSEP DASAR SISTEM
1. Definisi Sistem
Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan yaitu
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya.Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk
melakukan sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan
urutan-urutan operasi didalam sistem.
Prosedur adalah urutan-urutan operasi yang biasanya melibatkan beberapa
orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penangananyang seragam dari tansaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Definisi-definisi prosedur :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan apa (what ) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakan,kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai :
Sistem adalah kumpulan-kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Karateristik sistem yang baik
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi,yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiridari
komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu

6. sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkanruang
lingkup ( scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environment )
Lingkungan luar sistem (environment ) adalah diluar batas dari sistem
yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang
harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau
tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem
dengansubsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
dayamengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output ) dari subsitem
akanmenjadi masukkan (input ) untuk subsistem lain melalui penghubung.
5. Masukkan Sistem (input )
Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat
berupa perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input ).
Maintenace input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal
input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem
komputer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input
untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem (output )
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadikeluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan
panasyang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7. Pengolah system
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi
keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, system
akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.
8. Sasaran system
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari
sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem.

7. 3. Klasifikasi sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :
1. Klasifikasi sistem sebagai :
• Sistem abstrak (abstract system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik.
• Sistem fisik (physical system)
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai :
• Sistem alamiyah (natural system)
Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
• Sistem buatan manusia (human made system)
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang
melibatkaninteraksi antara manusia dengan mesin (human machine system).
3. Sistem diklasifikasikan sebagai :
• Sistem tertentu (deterministicl system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.
• Sistem tak tentu (probalistic system)
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi
karena mengandung unsur probabilistik.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai :
• Sistem tertutup (close system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan
lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada turut campur lingkungan luar.
Secara teoritis sistem tertutup ini ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-
benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system.
• Sistem terbuka (open system)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan
luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem
lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai
pengendali yang baik.

8. KONSEP DASAR INFORMASI
1. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data. Data kenyataan
yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
(event) adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu.
2. Siklus Informasi
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan model proses yang
tertentu.
Misalkan suhu dalam fahrenheit diubah ke celcius.Dalam hal ini digunakan model
matematik berupa rumus konversi dari derajat Fahrenheit menjadi satuan derajat
celcius. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi,kemudian penerima
menerima informasi tersebut, yang berarti menghasilkan keputusan dan melakukan
tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan
ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterunya yang
disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini juga disebut dengan
siklus pengolahan data (data processing cycles).
3. Kualitas Informasi (quality of information)
Kualitas informasi terdiri dari 3 hal yaitu :
1. Informasi harus akurat (accurate)
Informasi harus akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan.
2. Tepat pada waktunya (time liness)
Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada pemerima tidak boleh
terlambat. informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
3.Relevan (relevance)
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
4. Nilai Informasi (value of informastion).
Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.
Suatu informasi dikatakan lebih bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya.

9. 5. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang dibutuhkan.
6. Konsep Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah
blok bangunan (building block ) yaitu :
a. Blok masukkan (input block )
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok model (model block )
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.
c. Blok keluaran (output block )
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen se
rtasemua pemakai sistem.
d. Blok teknologi (technologi block )
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan
membantu pengendalian diri secara keseluruhan.
Teknologi terdiri dari unsur utama :
• Teknisi (human ware atau brain ware)
• Perangkat lunak (software)
• Perangkat keras (hardware)
e. Blok basis data (data base block )
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya,tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.

10. f. Blok kendali (control block )
Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana alam, api,
temperatur tinggi, air, debu, kecurangan-kecurangan, kejanggalan sistem itu
sendiri,kesalahan-kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-
hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan
dapat langsung diatasi.
ANALISIS SISTEM
1. Analisis sistem didefinisikan
“Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan- perbaikannya.
”Langkah-Langkah Analisis Sistem
• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah Mengidentifikasi/mengenal masalah merupakan
langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah/problem dapat
didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah
inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai.Tugas yang harus dilakukan
dalam mengidentifikasi masalah :
- Mengidentifikasi penyebab masalah
- Mengidentifikasi titik keputusan
- Mengidentifikasi personel-personel kunci
• Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan
dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yg ada beroperasi.
Beberapa tugas yang perlu dilakukan yaitu:
Memahami kerja sistem yang ada
- Menentukan jenis penelitian (wawancara, observasi)
- Merencanakan jadwal penelitian
i. Mengatur jadwal wawancarai
ii. Mengatur jadwal observasi
iii. Mengatur jadwal pengambilan sampel
Membuat penugasan penelitian (u/ anggota tim)
Membuat agenda wawancara (waktu dan materi direncanakan)
Mengumpulkan hasil penelitian
• Analyze, yaitu menganalisis sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah
diperoleh dari hasil yang telah dilakukan.
• Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

11. BAB III
PEMBAHASAN
PROFIL PERUSAHAAN
PT. PRAKARASA ENVIRO INDONESIA didirikan pada tanggal 21 Juni 2012oleh
Bapak Ir. Texin Sirait, MM dan kawan kawan yang telah berpengalaman luas
di bidang lingkungan hidup, utamanya dalam teknologi pengolahan air dan limbah
air(water and waste water treatment ) dengan semangat untuk meningkatkan kualitas
hidup manusia dengan cara turut serta membangun lingkungan yang bersih (clean
enviroment )dan sanitasi (kesehatan lingkungan) yang baik.
Untuk menciptakan dan membangun lingkungan yang bersih, diperlukan usaha nyata,
motivasi yang kuat, sikap peduli dan proaktif (caring and proactive) serta interaksi
yang seimbang antara sistem dan lingkungan. Oleh karena itu, Grup Prakindo
menjadikan sikap peduli dan proaktif sebagai budaya bisnisnya. Budaya ini
mewujudkan dalam corporate value dan filosofi perusahaan, yakni MEMBANGUN
KEMITRAAN YANG SINERGIS DENGAN SELURUH STAKEHODER.
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA menawarkan solusi terpadu dari sistem
rancang bangun yang teridiri atas produk-produk teknologi pengolahan air (WTP ), air
limbah domestic (STP ), air limbah industri (WWTP ) dan sanitasi bermerk ENVIRO,
yang sesuai dengan keadaan nyata dari kondisi atau air limbah yang akan diolah, serta
keadaan akhir yang diinginkan.

12. Visi dan Misi PT. Prakarsa Enviro Indonesia
Visi
Menjadi perusahaan yang mampu bersaing dan aktif membangun lingkungan
bersihuntuk meningkatkan kualitas hidup manusia dan ekologi.
Misi
1. Menjalankan bisnis untuk melindungi dan memperbaiki lingkungan, utamanya
dalam bidang teknologi pengolahan air dan limbah serta sanitasi.
2. Memberikan solusi yang profesional, bermanfaat dan beretika dalam
mengatasitantangan dalam menciptakan dan membangun lingkungan bersih.

13. BAB IV
Proses Manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia
A. Komitmen Manajemen
Manajemen PT. Prakarsa Enviro Indonesia memiliki komitmen untuk menerapkan
sistem manajemen mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2008, dengan langkah kongret
sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan mensosialisasikan kepada karyawan PT. Prakarsa
EnviroIndonesia arti pentingnya memenuhi permintaan costumer dalam
setiapkesempatan, serta menjadikan hal tersebut sebagai kebijakan mutu perusahaan
2. Menetapkan kebijakan mutu
3. Menetapkan sasaran mutu
4. Menyediakan sumber daya yang memadai untuk pelaksanaan sistemmanajemen
mutu ISO 9001:2008
5. Menunjukan wakil manajemen, yang selanjutnya disebut sebagaiManagement
Representative, untuk bertanggung jawab dalam menerapkan,memilahara dan
meningkatkan sistem manajemn mutu, dengan dukungansemua lapisan karyawan.
6. Melakukan Internal Quality Audit secara berkala
7. Mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen (MRM) untuk membahas pelaksanadan
keefektifan sistem mutu.
8. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu dilaksanakan secara efektif dan
efesien.
B. Fokus Kepada Pelanggan
PT. Prakarsa Enviro Indonesia akan memastikan bahwa persyaratan/
keinginan pelanggan telah dimengerti sebelum kegiatan proses produksi dimulai.
Sehingga PT.Prakarsa Enviro Indonesia dapat membuat produk sesuai keinginan
pelanggan .Persyaratan/ keinginan pelanggan yang harus diperhatikan :
1. Tuntutan /kebutuhan pelanggan terhadap kualitas produk yang akan dibuat.
2. Jumlah pesanan yang dibutuhkan .
3. Waktu dan sistem delivery serta pembayaran.
4. Kebutuhan lainnya.

14. C.Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
Direktur PT. Prakarsa Enviro Indonesia telah menentukan kebijakan mutu
PT.Prakarsa Enviro Indonsia sebagai dasar sistem mutu perusahaan.
Kebijakan Mutumerupakan garis besar untuk mengarahkan perusahaan dalam
mencapai tujuan.Kebijakan Mutu ini harus dimengerti oleh seluruh lapisan
karyawan, oleh karena itudiperlukan sosialisai sebagai berikut:
1. Menempatkan kebijkan mutu dan sasaran Mutu dan Sasaran Mutu di tempat-tempat
strategis sehingga mudah dibaca oleh seluruh karyawan.
2. Kebijakan Mutu dan sasaran mutu dijabarkan dan diumumkan kepada
seluruhkaryawan melalui papan pengumuman dan briefing pagi untuk di mengerti
dandilaksanakan.
3. Memonitor implementasi dan efektifitas pencapaian sasaran mutu secara reguler.
4. Melakukan tinjauan manajemen minimal sekali dalam 6 bulan, untuk
meninjaukefektifan dan keefesienan penerapan sistem manajemen mutu.
5. Mereview, mengevaluasi dan merevisi kebijakan mutu dan sasaran mutu
(jikadiperlukan), dalam manajemen review.
Berdasarkan kebijakan mutu, PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA
menetapkansasaran mutu. Sasaran Mutu akan diterjemahkan oleh masing-masing
department menjadi langkah-langkah kongret sasaran departemen, sesuai
dengan Activity Plan.
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA membuat strategi pencapaian Sasaran Mutu
dengan menjabarkan ke dalam “Rencana Kerja Tahunan” masing-masing departemen.
Rencana kerja ini diterjemahkan dalam bentuk aktifitas yang dapat direalisasikan oleh
masing-masing seksi dan dipantau pencapaiannya secara berkala.
E.Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
E.1 Tanggung Jawab Dan Wewenang
Direktur PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA telah menetapkan struktur
organisasi perusahaan yang hubungan antar fungsi dan wilayah tanggung jawab dari
karyawan dalam berorganisasi. Penetapan tanggung jawab dan wewenang dari
masing-masing fungsi dalam berorganisasi dijelaskan secara spesifik dalam dokumen
“Job Description”.

15. E.2 Management Representative
Management Reseprentative ditunjuk oleh direktur PT. PRAKARSA ENVIRO
INDONESIA sebagai penanggung jawab utama dalam menjalankan, memelihara,
danmeningkatkan sistem mutu didalam perusahaan.
Tugas utama dan wewenang Management Representative adalah :
1. Menjamin proses yang dibutuhkan dalam menerapkan sistem manajemen mutu
telahditetapkan, dijalankan, dan dijaga konsistennya.
2. Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu seperti : keefektifan
implementasinya,kekurangan/ kelemahan, pencapaian sasaean mutu, dan lain-lain.
3. Melaporkan peluang-peluang untuk perbaikan/peningkatan sistem manajemen
mutu.
4. Berwenang melakukan hubungan dengan Badan Sertifikasi.
5. Berwenang mununjuk Lead Auditor.
6. Berwenang meminta laporan dan Departemen terkait hubungan dengan system
manajemen mutu.
7. Memastikan promosi kepedulian terhadap persyaratan pelanggan kesuluruh
organisasi perusahaan.
8. Melaporkan program dan penerapan sistem manajemen mutu secara berkala kepada
direksi.
Komunikasi dan berbentik internal memo, rapat antar depertamen, rapat internal
departemen atau bentuk komunikasi lain yang disepakati dalam organisasi.
Jenis-jenis rapat yang dilakukan dalam PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA,
antara lain :
1. Rapat kerja tahunan, dilakukan sekali setahun, membahas performance
proses ataudepartemen .
2. Rapat mingguan /bulanan, membahas permasalahan yang berkaitan denfgan
project,Quality, Delivery, dan Costumer Feedback.
3. Board yang menginformasikan performance atau informasi.
F. Komunikasi Internal
Komunikasi horizontal (antar departemen) & komunikasi vertical (atasan &
bawahannya) diperlukan untuk menjamin pelaksanaan system manajemen mutu yang
efektif. Oleh karna itu, PT. PRAKARSA ENVIRO INDONESIA menekankan
pentingnya komunikasi yang terjalin dengan baik. Komunikasi dapat berbentuk
internal memo, rapat antara departemen, rapat internal departemen atau bentuk
komunikasi lain yang disepakati dalam organisasi.

16. Jenis-jenis rapat yang dilakukan dalam PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA,
antara lain :
1. Rapat kerja tahunan, dilakukan sekali setahun, membahas performance proses atau
departemen.
2. Rapat mingguan/ bulanan, membahas permasalahan dengan project, quality,
delivery, & customer feedback.
3. Board yang menginformasikan performance atau informasi .
G. Audit Mutu Internal
Guna mengevaluasi konsistensi & efektifitas dalam pelaksanaan system manajemen
mutu, PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melaksanakan audit mutu internal
secara berkala, sebagaimana yang ditetapkan dalam ”jadwal audit mutu internal”.
Jadwal audit ini harus mencakup audit terhadap system manajemen mutu & produksi.
Program audit mutu internal ini dilaksanakan dengan mempertimbangkan tingkat
status & kepentingan proses yang ada di system manajemen mutu (SMM).
Pelaksanaan internal quality audit dilakukan oleh auditor dengan ketentuan
persyaratan minimal pernah mengikuti training internal quality audit & dinyatakan
lulus dengan bukti adanya sertifikat. Pelaksanaan audit harus independen, maksudnya
pelaksanaan audit tidak diperbolehkan mengaudit departemen/ prosesnya sendiri.
Metode/criteria pelaksanaan audit mutu internal harus memperhatikan aspek :
1. Efektifitas proses dalam memenuhi persyaratan customer dengan tujuan
meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Dokumentasi vs prsyaratan, kesesuaian isi dokumen dengan semua elemen
ISO9001:2008.
3. Dokumentasi vs dokumentasi, keterkaitan antar dokumen, keterkaitan antar
prosedur dengan instruksi kerja & rekaman, keterkaitan antara manual dengan
prosedur dst.
4. Dokumentasi vs pelaksanaan, kesesuaian & dokumentasi.
5. Produk vs spesifikasi, kesesuaian produk yang dibuat dengan spesifikasi.
Jika dalam pelaksanaan audit mutu internal ditemukan ketidaksesuaian dalam system
dalam manajemen mutu, maka harus dilakukan tindakan perbaikan oleh fungsi terkait
atas ketidaksesuaian tsb. Tindakan perbaikan tersebut kemudian akan diverikasi untuk
memeriksa pelaksanaan, kesesuaian & efektifitasnya.
Tinjauan system manajemen mutu diatur dalam prosedur audit kulitas

17. H. Tindakan Perbaikan & Pencegahan
Tindakan perbaikan harus dilakukan apabila ditemukan adanya penyimpangan dari
system manajemen mutu. Fungsi/departemen terkait dari organisasi harus menetapkan
akar permasalahan dengan menggunakan problem solving method yang sesuai,
melakukan tindakan perbaikan dengan penerapan error-roving method (diutamakan)
& mengevaluasi keefektifan tindakan perbaikan yang dilakukan agar problem yang
serupa tidak terulang lagi pada masa yang akan datang.
Guna mencegah potensi masalah menjadi masalah, fungsi/departemen terkait
mengambil tindakan pencegahan terhadap potensi masalah tersebut & mengevaluasi
keefektifannya. Dasar dari tindakan pencegahan ini dapat berupa analisa dari
kecenderungan data yang ada. Pada setiap tindakan perbaikan & pencegahan yang
telah dilaksanakan harus dilakukan verifikasi untuk memastikan pelaksanaan,
kesesuaian & efektifitasnya. Dan jika setelah dievaluasi suatu tindakan pencegahan &
perbaikan dapat dibuktikan telah efektif, maka tindakan tersebut harus
diimplementasikan juga ke proses – proses yang sejenis. Dokumentasi yang
berhubungan dengan perbaikan & pencegahan adalah prosedur tindakan perbaikan &
pencegahan.
I. Tinjauan Manajemen
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melakukan review terhadap performance
system manajemen mutu melalui :
1. Meeting Raker, yang dihadiri oleh semua bisnis unit, performance terhadap target
&evaluasi serta action selanjutnya.
2. Meeting regular, meeting yang dilakukan terhadap performance proses atau
departemen tertentu.
3. Meeting accident, hal ini berkaitan dengan problem yang berhubungan dengan
eksternal dan internal.
Pembahasan yang menjadi inputan dari meeting tersebut bisa mencakup:
1. Pencapaian target rencana bisnis
2. Kepuasan pelanggan
3. audit (internal & eksternal)
4. Kesesuaian produk
5. Kinerja pemasok
6. Status proses perbaikan, pencegahan & perbaikan berkelanjutan
7. Ketersediaan sumber daya
8. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi keterpaduan system
9. Analisa terhadap kegagalan/ potensi kegagalan di lapangan & efeknya terhadap

18. kualitas, keselamatan & lingkungan.
10. Rekomendasi untuk improvement
11. Performa dari tiap proses
12. Pembahasan hasil tinjauan sebelumnya
Hasil dari manajemen review ini harus menjelaskan rencana perbaikan/peningkatan
yang akan dilakukan, termasuk didalamnya sumber daya yang dibutuhkan.
Pelaksanaan management review diatur dalam prosedur management review.
J. Kepuasan Pelanggan
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA melakukan pengukuran & monitoring
terhadap kepuasan pelanggan melalui kuesioner yang dikirim kepada pelanggan untuk
dimintakan feedbacknya. Hasil dari survey tersebut akan dirangkum, dievaluasi &
dilakukan tindakan perbaikan pada point-point yang dianggap lemah.
Aktivitas yang berkaitan dengan presepsi pelanggan tersebut diatur dalam prosedur
kepuasan pelanggan.
Disamping melakukan survey, secara internal perusahaan melakukan monitoring
terhadap kinerja perusahaan seperti: kualitas, pengiriman ( termasuk pengiriman
dengan biaya ekstra),customer disruption, & isu-isu lain dari customer yang berkaitan
dengan kualitas pengiriman.
K. Penyempurnaan Berkelanjutan
PT PRAKARSA ENVIRO INDONESIA akan secara terus menerus menciptakan
lingkungan yang inovatif, sehingga setiap karyawan turut berpartisipasi dalam
melakukan tindakan peningkatan efektifitas system manajemen mutu melalui
penggunaan kebijakan mutu (quality policy) , sasaran mutu (quality objectives) , hasil
audit, analisa data, tindakan perbaikan& pencegahan, serta manajemen review.
Program penyempurnaan berkelanjutan diatur dalam prosedur penyempurnaan
yang berkelanjutan.

19. BAB V
PENUTUP
KESIMPULAN
Proses Manajemen PT.PRAKARSA ENVIRO INDONESIA, yaitu :
1. Proses bagaimana bisa membangun manajemen yang baik dari mutu, kepuasan
pelanggan dan penyempurnaan manajemen yang berkelanjutan.
2. Dengan adanya sistem manajemen yang baik dan efesien sebuah perusahaan
akan berkembang sesuai dengan planing.
SARAN
Dalam mambangun sebuah Proses Manjamen yang baik tentunya pada PT.
PRAKARSA ENVIRO INDONESIA ini, masih banyak hal yang dapat
dikembangkan, seperti :
1. Harus lebih berkomitmen lagi untuk menentukan sebuah manajemen yang baik
dengandiadakan perbaikan berulang-ulang dan penyempurnaan manajemen yang
berkelanjutan.
2. Menambahkan ke efektifan dalam proses perencanaan untuk menargetkan
kepuasan pelanggan dan mutu.

20. DAFTAR PUSTAKA
Manajemen Prakindo Group. (2010). Buku Manual Mutu. Jakarta : PT Prakarsa
EnviroIndonesia
http://www.academia.edu/7347034/i_BAHAN_AJAR_ANALISA_DAN_PERANCA
NGAN_SISTEM_INFORMASI