Download to read offline
More Related Content
Modul 1. peng.org.unit4
- 1. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 SASARAN Setelah selesai mempelajari dengan baik unit tentang STRUKTUR ORGANISASI ini dengan baik, Anda diharapkan dapat : • menyadari perlunya digariskan koordinasi vertikal dan koordinasi lateral. • menyadari perlunya melimpahkan sebagian dari wewenang kepada bawahan. • memahami adanya berbagai struktur organisasi, masing-masing dengan kekuatan dan kelemahannya. • I. PENGANTAR m o mampu melukiskan bagan organisasi bagi perusahaan. .c n e m je Dalam unit yang lalu Anda telah mempelajari masalah departementalisasi, yakni pembagian organisasi ke dalam beberapa departemen. Departementalisasi bermakna sama dengan pembagian pekerjaan dan spesialisasi. Karena pekerjaan dibagi-bagi, tugas yang rumit menjadi tugas- a n a tugas kecil yang lebih sederhana, hingga menimbulkan spesialisasi. Dan seperti Anda ketahui, departementalisasi atau spesialisasi dapat berdasarkan fungsi, produk, geografi, pelanggan dan proses. -m e GAMBAR 1 : DEPARTEMENTALISASI Pekerjaan Pembagian Pekerjaan Departementalisasi dan spesialisasi PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 1 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 2. Struktur Organisasi Penjelasan : 1. Kotakpaling kiri menggambarkan pekerjaan sebelum dibagi-bagi 2. Kotak-kotak kecil di tengah melukiskan pekerjaan setelah dibagi-bagi ke dalam beberapa tugas kecil yang lebih sederhana. 3. Kotak-kotak sebelah kanan menggambarkan pengelompokkan tugastugas sejenis kedalam beberpa departemen A, B, dan C. 4. Antara departemen A, B dan C harus ada koordinasi supaya tujuan organisasi dapat tercapai dan pekerjaan tiap-tiap departemen tidak simpang-siur. m o GAMBAR 1 Memperlihatkan ikhtisar diagramatis dari proses .c n e m je departentalisasi Koordinasi Agar tiap-tiap departemen itu dapat bekerja efektif, diperlukan koordinasi pekerjaan antar mereka. Jumlah dan koordinasi yang diperlukan berbeda-beda. Tipe koordinasi bisa berupa : • koordinasi antara atasan dan bawahan yang dinamakan koordinasi a n a vertikal; • -m e Koordinasi Vertikal koordinasi antara departemen dengan departemen, yang disebut koordinasi lateral atau koordinasi ke samping. Koordinasi vertikal antara atasan dan bawahan dapat dilaksanakan lewat : * Rantai komando Setiap jenjang organisasi dari yang paling bawah bertanggungjawab kepada atasan, sehingga merupakan rantai dari bawah ke atas. * Satu komando Setiap bawahan bertanggungjawab hanya kepada satu atasan saja. * Rentang kendali Rentang kendali adalah jumlah bawahan yang langsung diurusi oleh seorang atasan. Efektivitas koordinasi dapat diatur dengan menetukan lebar rentang kendali. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 2
- 3. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Koordinasi antara departemen satu dengan departemen lainnya atau Koordinasi Lateral “koordinasi interdepartemental” disebut juga koordinasi lateral, artinya koordinasi ke samping. Misalnya koordinasi antara departemen pemasaran dan departemen produksi, departemen produksi dengan personalia dan sebagainya. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengadakan koordinasi lateral, yaitu : • Pembebanan tanggung jawab m o Dalam uraian pekerjaan (jab description) dinyatakan dengan tegas bahwa manajer departemen bertanggung jawab mengadakan .c n e m je koordinasi dengan departemen lain, dan sebaliknya. Misalnya departemen pemasaran dibebani tanggung jawab memberi informasi mengenai permintaan dan keinginan konsumen akan produk tertentu. Sebaliknya manajer departemen produksi akan memberi informasi kepada departemen pemasaran mengenai teknologinya yang dapat membuat produk baru. a n a • Penghubung Tugas penghubung adalah menghubungkan beberapa departemen. Mereka dapat bernama ilaison officer atau koordinator produk/ -m e kegiatan. • Menggabungkan beberapa departemen Koordinasi dapat diselenggarakan dengan menyatukan dua fungsi atau departemen ke dalam satu unit baru. Ini sudah dibahas dalam unit yang lalu mengenai departementalisasi berdasarkan produk, geografis, atau pelanggan. Pengelompokkan beberapa tugas khusus ke dalam satu unit dan menempatkannya di bawah wewenang seorang atasan, memudahkan koordinasi antara tugas-tugas tersebut. • Organisasi Matriks Organisasi matrik dapat digunakan untuk mengadakan koordinasi yang efektif. Hal ini masih akan dibahas lebih lanjut. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 3 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 4. Struktur Organisasi PEMBAGIAN PEKERJAAN SPESIALISASI PENGKHUSUSAN DEPARTEMENTALISASI KOORDINASI • Vertikal • Fungsional - rantaikomando • Produk - satu komando • Geografis • Pelanggan • Proses - rantai kendali • Lateral - pembebanan tanggung jawab m o - penghubung - penggabungan departemen .c n e m je Gamb. 2 Departementalisasi - Koordinasi - organisasi matriks Selanjutnya dalam unit ini akan kita bahas masalah yang mirip dengan departementalisasi, yakni masalah struktur organisasi. a n a Berbeda dengan departementalisasi yang membagi organisasi ke dalam beberpa departemen, struktur organisasi menentukan hubungan wewenang antar para karyawan. Ada beberapa macam struktur yang digunakan oleh organisasi, diantaranya yang paling terkenal adalah struktur organisasi. -m e * lini * panitia * lini dan staf * gugus tugas * fungsional * matriks Namun sebelum membahas masalah struktur organisasi tersebut, Anda perlu mengetahui beberapa konsep yang berhubungan dengan itu, yakni : * Wewenag dan pelimpahan wewenang * sentralisasi dan desentralisasi. Marilah sekarang kit mulai dengan membahas wewenang dan pelimpahan wewenang. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 4
- 5. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 II. KEWENAGAN Di dalam organisasi bisnis, wewenang diartikan sebagai hak untuk mengambil keputusan yang mengarahkan perbuatan orang lain. Jelaslah, bahwa wewenang mengatur orang lain hanya dapat efektif apabila ornag lain tersebut mengakuinya dan menerimanya (ingat akan teori pengakuan, atau teori penerimaan Karena waktu dan tenaga yang terbatas, seringkali manajer tidak dapat melaksanakan sendiri semua tugasnya. Dalam hal ini, manajer mempercayakan sebagian pekerjaan manajemen kepada bawahannya. m o Inilah yang dinamakan pelimpahan wewenang atau delegation of outhority. .c n e m je Pelimpahan wewenang adalah proses di mana seorang memindahkan kepada orang lain, kewajiban melaksanakan pekerjaan tertentu dan mengambil keputusan tertentu. Apabila wewenang dilimpahkan, berarti seseoramg diberi izin untuk • Pelimpahan Wewenang a n a mengerjakan sesustu. Dalam hal ini atasan harus menyakinkan bawahan bahwa ia diberi wewenang dan diberi tahu bagaiman melaksanakan wewenang tersebut. -m e Proses pelimpahan wewenang berlangsung sebagai berikut : * Mula-mula manajer memberi tugas kepada bawahannya. * Kemudian ia memberi wewenang kepadanya untuk mengadakan perikatan yang perlu guna melaksanakan tugas tersebut. * Kemudian manajer mewajibkan bawahan melaksanakan tugas dengan baik. • Mengapa Dilimpahkan? Manajer memang seringkali harus melimpahkan sebagian wewenangnya kepada bawahannya, karena beberapa sebab : * manajer atau atasan tidak mempunyai cukup waktu dan tenaga untuk mengrjakan sendiri semua tugasnya; PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 5 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 6. Struktur Organisasi * bertambah rumitnyapekerjaan spesialis atau tenaga ahli yang tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh manajer, maka manajer perlu melimpahkan wewenang kepada bawahan; * manajer perlu melatih calon penggantinya, karena ia sendiri akan dipromosikan atau pindah ke pekerjaan lain. Tentu saja atasan tidak dapat melimpahkan semua wewenangnya, sebab melimpahkan semua wewenang berarti menyerahkan posisinya kepada m o bawahan. Apabila atasan mendelegasikan wewenang, berarti bahwa ia percaya akan .c n e m je kemampuan bawahan. Maka diperlukan pengamatan, tetapi jangan terlalu ketat. Pengamatan yang terlalu ketat dapat memetikan inisiatif. Ketika melimpahkan wewenangnya, manajer perlu memperhatikan hal-hal berikut ini : * Manajer yakin bahwa bawahan menerima dan memahami tugas yang dilimpahkan kepadanya. a n a * Manajer harus menjelaskan pekerjaan, batas-batasnya, dan standar yang harus dipenuhinya. * III. -m e Manajer harus melakukan pengamatan secara berkala dan harus bersedia mendengarkan gagasan bawahan. * Manajer harus memberi wewenang kepada bawahan untuk mengambil keputusan. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI • Siapakah yang berwenang mengambil keputusan penting dalam organisasi ? • Apakah keputusan penting hanya diambil oleh manajemen puncak saja ataukah keputusan penting dapat diambil juga oleh para manajer pada jenjang menengah dan bawah? • Dengan perkataan lain, apakah wewenang mengambil keputusan penting dilimpahkan kepada bawahan, ataukah ditahan di atas?. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 6
- 7. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Sentralisasi Pertanyaan tersebut menyangkut inti dari konsep sentralisasi dan desentralisasi. Jika wewenang tidak didelegasikan, dikatakan bahwa weweng itu dedesentralisasikan. Sentralisasi nmenunjukkan bahwa wewenang ditahan dipuncak. Selain arti tersebut sentralisasi sering diartikan juga sebagai pemusatan kegiatan tertentu dalam satu lokasi dan pembebanan tanggung jawab kepada satu orang untuk mengamati para karyawannya. Misalnya pool pengetikan, kegiatan pengetikan dari semua departemen dipusatkan di satu lokasi. Desentralisasi m o Desentralisasi berhubungan dengan pelimpahan wewenang dan mengangkut .c n e m je masalah-masalah : • Wewenang apakah yang seharusnya dilimpahkan kepada bawahan ? • Kebijakan apakah yang diperlukan guna dijadikan pedoman dalam melaksanakan tindakan yang dilimpahkan ? • Kebutuhan memilih dan melatih orang serta mengendalikan tindakan yang dilimpahkan. a n a Kombinasi Sebenarnya sentralisasi dan desentralisasi merupakan dua ekstrim, dua ujung yang berlawanan sama sekali. Sentralisasi terletak pada ujung yang satu dan desentralisasi pada ujung yang lain. Di antara dua ujung tersebut terletak -m e beberapa bentuk campuran/kombinasi. Bentuk yang semakin dekat dengan sntralisasi berarti bentuk yang semakin banyak sentralisasi dan semakin sedikit desentralisasi. Dan sebaliknya, bentuk yang mendekati desentralisasi berarti campuran antara banyak desentralisasi dan sedikit sentralisasi. Campuran tersebut berarti bahwa dalam beberapa hal perusahaan mengadkan sentralisasi dan dalam beberapa hal lain perusahaan mendelegasikan wewenangnya untuk mengambil keputusan kepada jenjang manajemen menengah dan bawah. Satu bentuk campuran sukar dibedakan dari bentuk yang ada didekatnya. Bentuk-bentuk campuran itu merupakan suatu deretan yang begianPEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 7 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 8. Struktur Organisasi bagiannya tidakdapat dibedakan dengan jelas dari bagian yang berdekatan, kecuali denagan cara yang dibuat-buat. Inilah yang dinamakan kontinum. Sentralisasi Bentuk-bentuk Campuran Desentralisasi m o Gambar 3 : Kontinum dari sentralisasi dan desentralisasi .c n e m je Kontinum (Continuum) adalah suatu deretan yang batas-bagiannya tidak dapat dibedakan denagan jelas dari bagian yang berdekatan, kecuali denagan cara yang dibuat-buat. Sampai seberapakah kita sebaiknya mengadakan sentralisasi pekerjaan kantor? Apakah sentrralisasi sepenuhnya, ataukah bentuk campuran di a n a antara sentralisasi dan desentralisasi ? Kriteria Sentralisasi -m e Dalam memutuskan pilihan ini ada banyak faktor yang perlu kita pertimbangkan supaya sentralisasi dari kegiatan administrasi kantor dapat dilaksanakan dan dapat efektif. Di antara faktor-faktor tersebut adalah : • Sifat organisasi Semakin banyak pekrjaan kantor dan semakin banyak kegiatan memproses surat-surat dalam organisasi, maka semakin baik kita mengadakan sentralisasi kegiatan kantor. Lembaga keuangan atau bank dan perusahaan asuransi adalah perusahaan yang banyak menggunakan sentralisasi, karena banyaknya pekerjaan administrasi yang harus diproses. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 8
- 9. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 • Ukuran organisasi Jika organisasi berkembang menjadi lebih besar, sentralisasi semakin dirasakan perlu. Untuk menghindari kesimpangsiuran dan mengadakan pengendalian, diperlukan sentralisasi kegiatan. • Proses yang dibakukan Untuk mencapai efisiensi kerja yang tinggi, organisasi memerlukan proses yang sama yang dibakukan. Dengan sentralisasi proses yang dibakukan dapat dikembangkan, dan para karyawan diharapkan m o menggunakan proses ini dalam melaksanakan pekerjaannya. Standarisasi dan sentralisasi tidak dapat dipisahkan satu dari yang lain. • Kriteria Desentralisasi .c n e m je Keaneka-ragaman (Diversifikasi) Perusahaan yang menghasilkan beraneka macam produk dan yang menggunakan bermacam-macam proses, sukar mengadakan sentralisasi. Inilah sebabnya, perusahaan semacam itu lebih banyak menggunakan bentuk desentralisasi. Hanya pekerjaan kantor saja yang masih dapat disentralisasi. a n a • Keahlian karyawan Apabila dalam suatu organisasi tidak banyak terdapat tenaga yang -m e mempunyai keahlian khusus desentralisasi sukar dilaksanakan. Jika toh diperlukan desentralisasi, organisasi harus menyelenggarakan pelatihan yang efisien. • Pengendalian yang baik Jika perusahaan mempunyai teknik pengendalian yang baik, mudah mengendalikan karyawannya, desentralisasi yang diselenggarakan oleh perusahaan dapat berhasil baik. IV. STRUKTUR ORGANISASI Sekarang Anda mendapatkan konsep dan pengertian penting tentang pelimpahan wewenang, sentralisasi dan desentralisasi. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 9 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 10. Struktur Organisasi Konsep tersebutperlu untuk memahami struktur organisasi. Sebagaimana Anda ketahui, Struktur organisasi intern menentukan hubungan wewenang di antara para karyawan. Berturut-turut akan kita bahas struktur organisasi. * * panitia * lini dan staf * gugus tugas * Struktur Lini lini fungsional * matriks Pada struktur lini wewenang mengalir secara vertikal dari jenjang organisasi m o tertinggi melewati jenjang menengah dan terus mengalir sampai kepada jenjang paling bawah. .c n e m je Organisasi ini kadang-kadang dinamakan juga organisasi skalar. Secara singkat dapat dikatakan : struktur lini adalah struktur di mana terdapat arus wewenag langsung dari puncak organisasi sampai kepada dasar paling bawah organisasi. Struktur lini mempunyai beberapa ciri umum, yakni : 1. Tiap-tiap manajer mempunyai wewenang langsung terhadap bawahannya. Dan bawahan tadi mempunyai wewenang langsung a n a terhadap bawahannya lagi, dan seterusnya sampai kepada jenjang organisasi yang paling bawah. -m e 2. Setiap orang dalam organisasi melapor hanya kepada satu atasa langsung saja. Konsep ini terkenal dengan nama prinsip satu komando, artinya “satu orang, satu atasan”. 3. Manajer mempunyai wewenang penuh terhadap bidangnya sendiri. Misalnya, kepala departemen kredit mempunyai wewenang penuh atas departemennya. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 10
- 11. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Gambar 4 : STRUKTUR ORGANISASI LINI Direktur Utama Direktur Produksi Direktur Pemasaran Manajer Pabrik Manajer Pembelian Karyawan Karyawan -m e m o .c n e m je Manajer Penjualan Manajer Akuntansi Manajer Kredit Karyawan Manajer Periklanan a n a Direktur Keuangan Karyawan Karyawan Karyawan Struktur organisasi seperti yang dilukiskan dalam gambar 4 adalah sangat sederhana dan di samping keuntungan, ia juga memiliki kelemahan. Keuntungan struktur lini : a. Struktur mudah dimengerti. b. Semua orang mengetahui kepada siapa ia harus melapor dan siapa yang melapor kepadanya. c. Wewenag dan tanggung jawab ditentukan dengan jelas. d. Setiap orang mempunyai satu dan hanya satu atasan. e. Seringkali keputusan dapat diambil cepat. Kelemahan struktur lini a. Para manajer harus menangani banyak sekali pekerjaan kecil-kecil, karena mereka bertanggungjawab langsung terhadap semua pekerjaan bawahannya. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 11 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 12. Struktur Organisasi b. Para manajerharus mampu melaksanakan dengan baik atas pekerjaan yang banyak sekali, akibatnya dalam organisasi hanya sedikit terdapat spesialis. c. Pada dasarnya setiap departemen hanya memperhatikan pekerjaan sendiri-sendiri, kurang mempeeeeeerhatikan koordinasi dengan departemen lain. d. Jika seorang manajer keluar atau berhenti, seringkali sukar untuk menemukan penggantinya yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang luas. m o Struktur organisasi lini banyak digunakan dalam perusahaan kecil atau yang .c n e m je baru saja didirikan. Para pemilik atau manajer organisasi semacam itu mempunyai cukup banyak waktu untuk mengurusi segala sesuatu yang masih sedikit jumlahnya. Namun, ketika perusahaan bertambah besar, pekerjaan para manajer Struktur Lini dan Staf bertambah banyak dan bertambah rumit. Akibatnya, kerap dipandang perlu a n a menggunakan staf ahli yang mempunyai pengetahuan khusus, seperti dalam bidang hukum atau hubungan masyarakat untuk membantu manajer lini. -m e Departemen lini yang melaksanakan pekerjaan yang perlu untuk mencapai sasaran perusahaan, dilengkapi denagan departemen staf yang memberi nasihat atau pelayanan khusus kepada mereka. Jika hal ini terjadi, muncullah organisasi lini dan staf, seperti terlukis dalam Gambar 5. Sekarang struktur ini banyak terdapat dalam perusahaan bisnis besar. Apakah arti staf dan apakah tugasnya? Staf mempunyai beberapa macam arti, antara lain : Pertama, staf berarti asisten pribadi manajer. Tugasnya ditentukan oleh atasannya. Mungkin tugas itu meliputi tanggung jawab penting atau tugastugas yang kurang penting, tergantung dari kebutuhan atasannya akan bantuan dari asisten pribadinya. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 12
- 13. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Kedua, staf digunakan untuk menunjukkan departemen yang tidak langsung melaksanakan tugas operasional mencapai sasaran perusahaan. Misalnya departemen personalia, pengawasan atau inspeksi, dan pembelian, menjalankan kegiatan-kegiatan pendukung atau tambahan pada departemen produksi. Departemen semacam ini dipandang sebagai departemen yang tidak langsung dan sering dinamakan juga departemen staf. m o Gambar 5 : STRUKTUR ORGANISASI LINI DAN STAF Hubungan Masyarakat Presiden a n a Direktur Produksi .c n e m je Departemen Hukum -m e Direktur Pemasaran Direktur Keuangan Manajer Pabrik Manajer Pembelian Manajer Periklanan Manajer Penjualan Manajer Akuntansi Manajer Kredit Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan hubungan Lini ---------------Karyawan PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 13 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 14. Struktur Organisasi Sebaliknya adadepartemen yang menjalankan tugas-tugas pokok, seperti departemen teknik, manufaktur, dan penjualan. Tugas departemen ini langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan dan dikenal sebagai organisasi lini. Ketiga, staf diartikan sebagai sarana pembantu dari departementalisasi. Dalam arti ini staf terutama menjalankan fungsi koordinasi dan memiliki beberapa wewenang khusus. Secara khusus, kegiatan staf meliputi : • pelayanan • nasihat • monitor • pengendalian. m o .c n e m je Sebagai contoh dapat dikemukakan departemen personalia. Departemen ini memberi pelayanan merekrut karyawan dan mengadakan pencatatan. Memberi nasihat mengenai seleksi dan penggajian. Memonitor apakah peraturan dan prosedur departemen ditaati, misalnya peraturan yang mempengaruhi upah, jam kerja, promosi, dan disiplin. a n a Departemen ini melakukan juga tugas pengendalian, misalnya mengendalikan penyekoresan dan pemberhentian karyawan dengan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan. -m e Perlu diingat bahwa tidak semua departemen staf menjalankan semua kegiatan tersebut. Beberapa departemen staf hanya menjalankan satu dari beberapa kegiatan itu, sedangkan yang lain mungkin menjalankan gabungan dari beberapa kegiatan, atau seluruh kegiatan tersebut. Hubungan antara staf dan lini Reaksi manajer terhadap kegiatan staf dapat berbeda-beda : • Kegiatan pelayanan dan pemberian nasihat Nasihat kadang-kadang tidak diterima dengan senang hati, tergantung pada pendapat manajer lini, apakah nasihat itu dapat membantu tercapainya tujuan atau tidak. Jika staf tidak dapat menyakinkan manajer akan kebenaran nasihatnya atau jika staf tidak cocok dan tidak dapat bekerja sama dengan manajer lini, nasihatnya kurang dihargai. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 14
- 15. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Namun apabila pelayanan dan nasihat itu diminta oleh manajer lini, diterimanya, dan kualitasnya memuaskan, ketegangan antara staf dan lini jarang timbul. • Monitor dan pengendalian Kedua kegiatan ini biasanya merupakan fungsi yang tidak diminta oleh manajer lini. Kegiatan inilah yang seringkali menimbulkan ketegangan antara staf dan lini. m o Contoh : Manajer lini menambah karyawan pabrik, tetapi departemen staf tidak .c n e m je menyetujuinya dengan alasan kurang mengindahkan persyaratan dari departemen personalia. Manajer lini marah-marah dengan mengatakan “Saya bertanggung jawab mencapai target yang telah ditentukan, tetapi kamu dapat mengacaunya dan lepas dari tanggung jawab.” Seperti halnya dengan struktur lini, maka ada juga keuntungan dan kerugiannya dalam menggunakan struktur lini dan staf. a n a Keuntungan struktur lini dan staf a. -m e Dalam struktur ini terdapat ahli yang sangat terlatih untuk memberi nasihat dalam bidang-bidang khusus kepada manajer lini. b. Manajer lini dapat mencurahkan lebih banyak waktu untuk mengerjakan hal-hal yang biasa dan tidak perlu mengurusi masalahmasalah yang sangat khusus. c. Walaupun ditambah staf ahli, setiap orang masih tetap harus melapor kepada satu atasan saja. Kelemahan struktur lini dan staf a. Mungkin timbul konflik antara manajer lini dan staf ahli. b. Manajer lini mungkin menolak menerima nasihat dari staf ahli. c. Staf ahli mungkin terlalu bersemangat untuk memaksa manajer lini menggunakan saran-sarannya. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 15 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 16. Struktur Organisasi d. Penggunaan stafahli mungkin akan menaikkan secara berlebihan biaya gaji perusahaan. Struktur Fungsional Sebagaimana dapat Anda pahami organisasi dapat dibagi-bagi dalam beberapa kesatuan yang melaksanakan tugas (fungsi) yang berbeda-beda. Tiap-tiap kesatuan menjalankan fungsi khusus dan dalam bidang fungsional yang berlainan. Misalnya dalam bisnis manufaktur bidang fungsional khusus atu dapat berupa fungsi produksi, fungsi pemasaran, dan fungsi keuangan, dan lain-lain fungsi. m o Setiap bidang fungsional dimanajemeni oleh sorang spesialis. Manajer .c n e m je bidang fungsional mempunyai wewenang lini atas bawahannya di dalam bidang-bidang fungsionalnya. Manajer juga memiliki wewenang fungsional atas kegiatan dalam bidang fungsional yang lain, sepanjang menyangkut bidang fungsionalnya. Jadi manajer keuangan memiliki beberapa wewenang yakni :wewenang lini di kesatuannya dan wewenang keuangan di bidang produksi atau di bidang pemasaran dan sebagainya. Contoh lain, dilukiskan oleh gambar 6. a n a GAMABAR 6 : STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL Presiden -m e Direktur Produksi Direktur Pemasaran Manajer Pabrik Manajer Pembelian Manajer Periklanan Karyawan Karyawan Karyawan Direktur Personalia/Umum Manajer Penjualan Manajer Personalia Karyawan Karyawan Manajer Ur. Umum Karyawan Wewenang Fungsional Wewenang Lini ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 16
- 17. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Dalam gambar tersebut nampak dengan jelas bahwa manajer kantor mempunyai wewenang lini terhadap karyawan dalam departemen administrasi. Tetapi karena organisasi menggunkan struktur organisasi fungsional, maka manajer kantor juga mempunyai wewenang fungsional atas para karyawan dalam bidang fungsional yang lain. Dengan wewenang lini, manajer mempunyai hak untuk memrintahkan dan mengambil tindakan disiplin terhadap orang-orang yang berada dalam bidang fungsionalnya sendiri. m o Sebaliknya, dengan wewenang fungsional, manajer mempunyai hak untuk .c n e m je memrintah karyawan dalam bidang fungsional yang lain. Tetapi ia tidak berhak mengambil tindakan disiplin terhadap mereka; manajer fungsional hanya berhak memberi saran-saran kepada manajer lininya untuk mengambil tindakan disiplin terhadap mereka. Keuntungan Struktur Organisasi Fungsional : a. Tersedia tenaga ahli untuk membantu para karyawan mengenai segala a n a persoalan dalam melaksanakan pekerjaannya. b. -m e Satu spesialisss hanya bekerja dalam satu bidang saja, yakni bidang yang paling baik dikuasanya. Kelemahan Struktur Organisasi Fungsional a. Karyawan mempunyai lebih dari satu atasan, hal ini menyebabkan kekacauan mengenai siapakah atasan yang perintahnya harus ditaati. b. Dengan sangat mengutamakan spesialisasi, para manajer tidak pernah mendapat kesempatan untuk belajar sesuatu di luar bidang keahlian mereka. Walaupun tidak semua orang menyetujui bahwa panitia itu merupakan Struktur Panitia salah satu struktur organisasi, panitia sangat berguna dan sering dimanfaatkan oleh banyak organisasi. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 17 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 18. Struktur Organisasi Ada panitiayang melaksanakan tugas manajerial penting, ada juga yang tugasnya hanya memberi nasihat saja. Apakah panitia itu? Panitia atau komite (committe) adalah sebuah kelompok yang terdiri atas beberapa anggota organisasi yang dise rahi tugas khusus. Anggota panitia diambilkan dari departemen fungsional dan tetap m o menjalankan tugas departemennya selama sedang senggang di dalam tugas kepanitiaannya. .c n e m je Seringkali panitia berfungsi sebagai sebuah badan yang mencari fakta (factfinding) dan menyusun konsep pemecahan persoalan. Keputusan akhir diambil dan dilaksanakan oleh manajer lini yang bertanggung jawab. a n a -m e Panitia berfungsi sebagai badan yang mencintai fakta-fakta. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 18
- 19. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Perlu diingat bahwa panitia dibentuk sebagai tambahan pada struktur organisasi yang sudah ada. Panitia tidak terlihat dalam bagan organisasi. Panitia dimaksudkan untuk meluweskan struktur organisasi yang biasanya agak kaku. Ada dua macam panitia : • Panitia tetap (standing committe) • panitia sementara (ad hoc committe) m o Panitia tetap (standing committee) Panitia tetap bisa berganti anggotanya, namun ia tetap diserahi tugas yang .c n e m je sama sepanjang waktu. Misalnya perusahaan mempunyai panitia tetap yang ditugaskan untuk meneliti kembali usul pengangkatan karyawan agar meyakinkan, apakah telah dipenuhi segala persyaratannya untuk diambil keputusan. Panitia Sementara (Ad Hoc Committee) Panitia biasanya bersifat khusus. Panitia sementara dibentuk untuk maksud a n a tertentu, atau memecahkan persoalan jangka pendek. Panitia itu bubar setelah tugasnya selesai. Misalnya panitia dibentuk untuk mempertimbangkan penawaran bagi -m e pendirian bangunan baru. Setelah penawaran terpilih, panitia dibubarkan. Adapun keuntungan panitia adalah sebagai berikut : • Ada koordinasi atas tindakan dan gagasan dari departemen yang tersangkut. • Komunikasi lebih lancar. • Keahlian para eksekutif disatu-padukan dan dimanfaatkan sepenuhnya. • Tanggung jawab mengenai keputusan dipikul bersama-sama. Di samping keuntungan tersebut, panitia mempunyai juga kekurangan yakni : • Panitia sering membuang-buang waktu atau sumber daya, khususnya jika mereka tidak dapat mencapai persetujuan atau kompromi tertunda oleh beberapa anggota. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 19 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 20. Struktur Organisasi • Para eksekutifmungkin berlindung di belakang keputusan panitia dan menghindari tanggung jawab terhadap tindakannya sendiri. Beberapa contaoh panitia tetap yang sering terdapat di perusahaan adalah : • Panitia Anggaran Belanja • Panitia Pembelian • Panitia Keamanan dan Keselamatan Kerja m o GAMBAR 7 : STRUKTUR ORGANISASI PANITIA Panitia Kebijakan Direktur Produksi .c n e m je Panitia Anggaran Presiden a n a -m e Direktur Pemasaran Direktur Keuangan Manajer Pabrik Manajer Pembelian Manajer Periklanan Manajer Penjualan Manajer Akuntansi Manajer Kredit Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan Sepintas lalu, gugus tugas (task force) sangat mirip dengan panitia. Struktur Gugus Tugas Tetapi ada perbedaan penting antara keduanya. Panitia tetap ditambahkan pada struktur organisasi yang sudah ada. ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 20
- 21. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Sebaliknya, gugus tugas merupakan modifikasi dalam struktur organisasi, untuk membantu kelompok pengambil keputusan. Anggota tim gugus tugas diambilkan dari departemen fungsional, dan dibebaskan (untuk sementara) dari tanggung jawab kepada manajer departemennya. Jadi ia, untuk sementara, hanya bertugas dan bertanggung jawab kepada pimpinan gugus tugas. Apabila fungsi gugus tugas telah terselesaikan, gugus tugas dibubarkan dan anggotanya dikembalikan kepada departemen fungsionalnya masing- m o masing. .c n e m je Gugus tugas dapat dibentuk di jenjang tertinggi dari manajemen. Gugus tugas bertugas untuk membahas dan memecahkan serta mengambil keputusan mengenai sesuatu persoalan penting. Gugus tugas dapat juga dibentuk pada jenjang paling bawah dari organisasi. Para karyawan pabrik misalnya dapat disusun dalam bentuk gugusan dari sepuluh sampai dua puluh orang untuk mengendalikan a n a kualitas produk, kualitas lingkungan kerja dan sebagainya. Kedua tim gugus tugas tersebut, baik pada jenjang tertinggi maupun pada Struktur Matriks -m e jenjang paling bawah, membantu organisasi yang bersifat relatif mekanistis menjadi organisasi yang lebih organis dan yang mudah menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Istilah matriks menunjukkan sebuah gabungan antara perkaitan yang vertikal dan yang horisontal dalam satu organisasi yang sama. Persis sepeerti papan catur yang mempunyai lajur vertikal dan lajur horisontal, begitu pula organisasi matriks mempunyai garis perkaitan yang vertikal dan yang horisontal. Struktur matriks dimulai dengan struktur organisasi fungsional sebagai dasarnya, kemudian ditambahkan struktur lain yang berorientasi kepada produk atau proyek. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 21 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
- 22. Struktur Organisasi Akibat darigabungan ini, karyawan ditugaskan pada departemen fungsionalnya dan sekaligus ditugaskan juga pada program atau proyek tertentu. Dasar pikiran dari struktur matriks ini adalah mengambil manfaat sebesarbesarnya dari departemen fungsional untuk keperluan program. Seperti Anda ketahui struktur fungsional seringterbukti lemah dalam hal : • mengadakan koordinasi dan • mengutamakan hasil program. m o .c n e m je Dan struiktur program sering terbukti lemah dalam hal pemusatan tenaga ahli. Dengan struktur organisasi matriks, kelemahan-kelemahan ini dapat ditiadakan, dan keuntungan dari kedua struktur tersebut dapat dimanfaatkan secara maksimal. Namun demikian, struktur matriks juga mempunyai kelemahan. Dalam a n a struktur matriks karyawan mempunyai dua atasan langsung. Ia harus melapor kepada atasannya dalam departemen fungsional dan juga kepada atasannya dalam program/proyek. -m e Jadi struktur matriks melanggar prinsip satu komando dan prinsip rantai komando. Akibatnya struktur matriks melemahkan koordinasi vertikal, dalam usahanya meningkatkan koordinasi lateral. Gambar 8 : Struktur Matriks Fungsi Program Produksi Pemasaran Keuangan Program A Program B Program C Program D Program E ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM ○ 22
- 23. PENGORGANISASIAN Karakteristik Organisasi 113 -1 - 05 Akhir-akhir ini struktur matriks menjadi sangat terkenal di antara perusahaan-perusahaan besar yang menangani proyek kontruksi dan ruang angkasa. Anda dapat menggambarkan betapa sukarnya perusahaan kontruksi untuk menyelesaikan pembangunan bendungan hidroelektris secara efisien dan tepat pada waktunya. Karena perlu penelitian yang seksama mengenai topografi, perincian yang tepat dan rumit, dan adanya ketergantungan dari banyak sub-kontraktor, struktur organisasi yang birokratis dan mekanistis tidak akan berjalan baik m o bagi kontraktor utama yang menangani bendungan tersebut atau yang harus menangani proyek-proyek besar lainnya. Untuk itu diperlukan struktur .c n e m je organisasi lain yang bersifat lebih organis. Perhatika dengan baik struktur organisasi matriks dalam gambar berikut ini. Bentuknya sangat mirip dengan papan catur, yang memiliki lajur vertikal dan horisontal. Dalam kenyataannya, manajer proyek meminjam tenaga ahli (spesialis) dari a n a manajer lini untuk diserahi pekerjaan teknik, manufaktur, dan administrasi kontrak. Tetapi manajer proyek hanya mempunyai wewenang terbatas dan -m e sementara atas para ahli ini. Pada dasarnya mereka bertanggung jawab kepada manajer lini mereka. PEMBELAJARAN MANAJEMEN JARAK JAUH Lembaga Manajemen PPM 23 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○