MS Office is one of most important

1. MMiiccrroossoofftt EExxcceell
TTuuttoorriiaall

2. SSpprreeaaddsshheeeett
BBaassiiccss!!

3. The Microsoft EExxcceell WWiinnddooww
 WWhheenn yyoouu ooppeenn MMiiccrroossoofftt EExxcceell,, tthhiiss ssccrreeeenn wwiillll
aappppeeaarr.. TThheenn,, iiff nneecceessssaarryy,, cclliicckk oonn tthhee iinn tthhee
uuppppeerr rriigghhtt ccoorrnneerr ooff tthhee ttaasskk ppaannee ttoo cclloossee tthhee
ttaasskk ppaannee..

4. This iiss wwhhaatt yyoouu wwaanntt
EExxcceell ttoo llooookk lliikkee!!

5. IIddeennttiiffyy SSpprreeaaddsshheeeett
PPaarrttss!!
 SSooffttwwaarree pprrooggrraammss wwiitthh sspprreeaaddsshheeeettss hheellpp
yyoouu mmaannaaggee aanndd ssttoorree nnuummbbeerrss aanndd tteexxtt.. RRoowwss
aanndd ccoolluummnnss aarree uusseedd ttoo oorrggaanniizzee iinnffoorrmmaattiioonn..
 EEaacchh ccoolluummnn iiss iiddeennttiiffiieedd bbyy aa lleetttteerr ssuucchh aass AA,,
BB oorr CC.. EEaacchh rrooww iiss iiddeennttiiffiieedd bbyy aa nnuummbbeerr
ssuucchh aass 11,, 22 oorr 33..
 WWhheenn aa ccoolluummnn aanndd aa rrooww ffoorrmm aa rreeccttaannggllee,, iitt
iiss ccaalllleedd aa cceellll..

6. Identifying SSpprreeaaddsshheeeett
PPaarrttss!!
Row 2 Column C
Cell A2
stands for
column A,
row 2.

7. Identifying SSpprreeaaddsshheeeett PPaarrttss!!
 WWhhaatteevveerr yyoouu
ttyyppee iinn aa cceellll,,
aappppeeaarrss iinn tthhee
ffoorrmmuullaa bbaarr..
 TToo mmoovvee ffrroomm cceellll
ttoo cceellll (aaccrroossss
ffrroomm lleefftt ttoo rriigghhtt),,
yyoouu ccaann uussee tthhee
TTAABB bbuuttttoonn!!
 TToo mmoovvee uupp aanndd
ddoowwnn,, jjuusstt uussee
yyoouurr aarrrrooww kkeeyyss!!

8. EEddiitt aanndd FFoorrmmaatt DDaattaa!!
 YYoouu ccaann cchhaannggee
tthhee wwaayy
iinnffoorrmmaattiioonn iiss
ddiissppllaayyeedd iinn aa cceellll
bbyy ffoorrmmaattttiinngg tthhee
ddaattaa ((iinnffoorrmmaattiioonn..))
IInnffoorrmmaattiioonn ccaann bbee
qquuiicckkllyy aanndd eeaassiillyy
eeddiitteedd..
 YYoouu ccaann cceenntteerr,,
bboolldd,, iittaalliicciizzee,,
cchhaannggee ffoonntt
ccoolloorr,, oorr
cchhaannggee ffoonntt
ssiizzee iinn EExxcceell!!
IItt’’ss yyoouurr cchhooiiccee!!

9. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!!
WWhhaatt’’ss tthhee ddiiffffeerreennccee bbeettwweeeenn aa
rrooww aanndd aa ccoolluummnn??
HHooww ccaann yyoouu mmoovvee ttoo eeaacchh cceellll??

10. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!!
 AA rrooww iiss aa lliinnee ooff cceellllss tthhaatt rruunn ffrroomm lleefftt ttoo rriigghhtt
oonn tthhee sspprreeaaddsshheeeett.. AA ccoolluummnn iiss aa lliinnee ooff cceellllss
tthhaatt rruunn uupp aanndd ddoowwnn oonn tthhee sspprreeaaddsshheeeett..
 TToo mmoovvee ffrroomm cceellll ttoo cceellll ((aaccrroossss ffrroomm lleefftt ttoo
rriigghhtt)),, yyoouu ccaann uussee tthhee TTAABB bbuuttttoonn!! TToo mmoovvee uupp
aanndd ddoowwnn,, jjuusstt uussee yyoouurr aarrrrooww kkeeyyss!!

11. MMIINNII TTAASSKK
 WWhheenn yyoouu hhaavvee aa MMIINNII TTAASSKK,, yyoouu nneeeedd
ttoo mmiinniimmiizzee tthhee PPoowweerrPPooiinntt wwiinnddooww!!!!
 YYoouu nneeeedd ttoo vviieeww tthhee uuppccoommiinngg sslliiddee((ss))
AANNDD ttooggggllee bbeettwweeeenn aann ooppeenn EExxcceell
pprrooggrraamm AATT TTHHEE SSAAMMEE TTIIMMEE ssoo yyoouu
ccaann ccoommpplleettee yyoouurr MMIINNII TTAASSKK!!

12. MMIINNII TTAASSKK
11.. OOppeenn aa nneeww
sspprreeaaddsshheeeett iinn
MMiiccrroossoofftt EExxcceell..
22.. FFoorrmmaatt tthhee ddaattaa aass
iinnddiiccaatteedd ssoo yyoouurr
sspprreeaaddsshheeeett wwiillll llooookk
lliikkee tthhee oonnee
iilllluussttrraatteedd..
Select the column
headings. Align center
and format in bold.
Change the font size to
12 point.
Select the
names of
the
countries.
Format in
italic.

13. MMIINNII TTAASSKK
33.. SSeelleecctt cceellll BB55,, aanndd kkeeyy tthhee nneeww ddaattaa
144,,887755..
44.. EEddiitt tthhee aaddddiittiioonnaall sspprreeaaddsshheeeett ddaattaa aass
ffoolllloowwss::
aa.. CChhaannggee DD44 ttoo 3333,,00188..
bb.. CChhaannggee DD77 ttoo 22,,19966..
cc.. CChhaannggee CC33 ttoo 22,,774422..
aa.. CChhaannggee EE66 ttoo 880022,,44551..

14. MMIINNII TTAASSKK
55.. SSaavvee tthhee cchhaannggeess aass EExxcceell MMiinnii TTaasskk 1
ttoo MMyy DDooccuummeennttss..
66.. WWhheenn yyoouu’’vvee ddoonnee tthhaatt,, ccoommee bbaacckk ttoo
tthhee PPoowweerrPPooiinntt!!!!

15. Create aanndd EEddiitt aa
SSpprreeaaddsshheeeett

16. Change CCoolluummnn WWiiddtthh!!
 WWhheenn yyoouu ccrreeaattee aa nneeww sspprreeaaddsshheeeett ttoo
eenntteerr ddaattaa,, yyoouu ccaann eeaassiillyy aaddjjuusstt ccoolluummnn
wwiiddtthhss ttoo ddiissppllaayy tthhee ddaattaa..
Click and drag
the column
boundary to
change the column
width so the cell
with the most data
fits.

17. Insert aanndd DDeelleettee CCoolluummnnss
aanndd RRoowwss
 YYoouu ccaann ddeelleettee aa rrooww oorr aa ccoolluummnn ttoo rreemmoovvee ddaattaa yyoouu
nnoo lloonnggeerr wwaanntt iinn yyoouurr sspprreeaaddsshheeeett.. YYoouu ccaann aallssoo aadddd
aa rrooww oorr ccoolluummnn ttoo iinnsseerrtt aaddddiittiioonnaall ddaattaa..
 TToo DDeelleettee aa RRooww oorr CCoolluummnn::
 HHiigghhlliigghhtt tthhee rrooww((ss)) oorr ccoolluummnn((ss)) tthhaatt yyoouu wwaanntt ttoo
ddeelleettee..
 RRiigghhtt cclliicckk oonn yyoouurr mmoouussee aanndd cclliicckk ddeelleettee.. AA bbooxx
wwiillll aasskk yyoouu iiff yyoouu wwaanntt ttoo sshhiifftt tthhee cceellllss oorr ddeelleettee
tthhee eennttiirree rrooww oorr ccoolluummnn.. CChhoooossee EEnnttiirree RRooww oorr
CCoolluummnn aanndd cclliicckk DDeelleettee..

18. Right click
on your
mouse and
click delete.
Choose
Entire
Column
from the
Delete
Box and
click Delete.

19. Insert aanndd DDeelleettee CCoolluummnnss
aanndd RRoowwss
 IInnsseerrttiinngg CCoolluummnnss
 TThheerree wwiillll bbee ttiimmeess wwhheenn yyoouu wwiillll nneeeedd ttoo
iinnsseerrtt aa ccoolluummnn oorr ccoolluummnnss iinnttoo yyoouurr
sspprreeaaddsshheeeett.. TToo iinnsseerrtt aa ccoolluummnn::
CClliicckk oonn AA ttoo sseelleecctt ccoolluummnn AA..
CChhoooossee IInnsseerrtt >> CCoolluummnnss ffrroomm tthhee
mmeennuu.. AA ccoolluummnn iiss iinnsseerrtteedd ttoo tthhee rriigghhtt ooff
ccoolluummnn AA..

20. Insert aanndd DDeelleettee CCoolluummnnss
aanndd RRoowwss
 IInnsseerrttiinngg RRoowwss
 YYoouu ccaann aallssoo iinnsseerrtt rroowwss iinnttoo yyoouurr
sspprreeaaddsshheeeett::
CClliicckk oonn 22 ttoo sseelleecctt rrooww 22..
CChhoooossee IInnsseerrtt >> RRoowwss ffrroomm tthhee
mmeennuu.. AA rrooww iiss iinnsseerrtteedd aabboovvee rrooww 22..

21. Sort aa LLiisstt ooff DDaattaa!!
 YYoouu ccaann ssoorrtt yyoouurr ddaattaa iinn aa sspprreeaaddsshheeeett eeiitthheerr
aallpphhaabbeettiiccaallllyy oorr nnuummeerriiccaallllyy.. TThhiiss iiss hheellppffuull wwhheenn
yyoouu wwaanntt ttoo oorrggaanniizzee yyoouurr iinnffoorrmmaattiioonn!!
 TToo SSoorrtt DDaattaa::
 CChhoooossee tthhee ddaattaa tthhaatt yyoouu wwaanntt ttoo ssoorrtt aanndd
hhiigghhlliigghhtt tthhee ccoolluummnnss//rroowwss..
 CClliicckk DDaattaa ffrroomm tthhee MMeennuu BBaarr aanndd CClliicckk SSoorrtt
ffrroomm tthhee DDaattaa MMeennuu..
 TThhee SSoorrtt BBooxx wwiillll aasskk yyoouu hhooww yyoouu wwaanntt ttoo ssoorrtt
yyoouurr iinnffoorrmmaattiioonn.. FFoorr eexxaammppllee,, ddoo yyoouu wwaanntt ttoo
ssoorrtt CCoolluummnn AA iinn aasscceennddiinngg oorrddeerr oorr
ddeesscceennddiinngg oorrddeerr??

22. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!!
WWhheenn yyoouu iinnsseerrtt aa ccoolluummnn,, ddooeess iitt
aappppeeaarr ttoo tthhee rriigghhtt oorr lleefftt ooff tthhee oorriiggiinnaall
ccoolluummnn??
WWhheerree ccaann yyoouu ffiinndd tthhee SSoorrtt TTooooll??

23. QQUUIICCKK QQUUIIZZ!!
 AA nneewwllyy iinnsseerrtteedd ccoolluummnn iiss iinnsseerrtteedd
ttoo tthhee rriigghhtt ooff tthhee oorriiggiinnaall ccoolluummnn..
 TThhee SSoorrtt TTooooll iiss ffoouunndd iinn tthhee DDaattaa
MMeennuu BBaarr..

24. MMIINNII TTAASSKK
11.. OOppeenn aa nneeww sspprreeaaddsshheeeett iinn MMiiccrroossoofftt EExxcceell..
22.. KKeeyy aanndd ffoorrmmaatt tthhee iinnffoorrmmaattiioonn sshhoowwnn bbeellooww..
Align
center
the
headings,
format
bold,
and
change
the font
size to
12 pt.
Click and drag the column boundaries
to change the column width so the cell
with the most data fits.

25. MMIINNII TTAASSKK
33.. EEddiitt tthhee sspprreeaaddsshheeeett aass ffoolllloowwss::
aa.. IInnsseerrtt oonnee rrooww aabboovvee rrooww 55 ccoonnttaaiinniinngg
iinnffoorrmmaattiioonn aabboouutt tthhee ccoouunnttrryy GGeerrmmaannyy..
bb.. DDeelleettee tthhee rrooww ccoonnttaaiinniinngg iinnffoorrmmaattiioonn aabboouutt tthhee
ccoouunnttrryy CCzzeecchh RReeppuubblliicc..
cc.. IInnsseerrtt aa ccoolluummnn bbeeffoorree ccoolluummnn CC, ““PPooppuullaattiioonn..””

26. MMIINNII TTAASSKK
44.. AAdddd tthhee ddaattaa aass iinnddiiccaatteedd..
Key the title “Capital.” Format
bold. Change the font size to
12 pt. Align center. Key the
remaining data as shown.
Key the information about South Korea and Vietnam.

27. MMIINNII TTAASSKK
55.. EEddiitt tthhee sspprreeaaddsshheeeett aass ffoolllloowwss::
aa.. IInnsseerrtt 22 rroowwss aabboovvee ““CCoouunnttrryy..”” KKeeyy tthhee ttiittllee
““CCOOUUNNTTRRYY IINNFFOORRMMAATTIIOONN”” iinn cceellll AA11.. FFoorrmmaatt
bboolldd.. CChhaannggee tthhee ffoonntt ssiizzee ttoo 1122 pptt..
bb.. DDeelleettee tthhee ccoolluummnn nnaammeedd ““AArreeaa ((ssqq.. mmii..))..””
66.. UUssee tthhee SSoorrtt ffeeaattuurree ttoo aallpphhaabbeettiizzee tthhee ““CCoouunnttrryy””
ccoolluummnn.. ((RReemmeemmbbeerr!! YYoouu mmuusstt hhiigghhlliigghhtt cceellllss AA55
ttoo CC1100 ttoo uussee tthhee SSoorrtt FFeeaattuurree ccoorrrreeccttllyy!!))
77.. SSaavvee iitt aass EExxcceell MMiinnii TTaasskk 22 ttoo MMyy DDooccuummeennttss..