Tim tutor pelatihan pelayanan kefarmasian membahas pentingnya pencatatan, pelaporan, dan pengarsipan pengelolaan obat di puskesmas. Kegiatan ini bertujuan untuk memantau keluar masuk obat, menyusun laporan, dan menjadi bukti pengelolaan telah dilaksanakan. Pencatatan dilakukan menggunakan kartu stok, buku penerimaan, dan rekapan harian. Laporan yang harus dibuat antara lain LPLPO, obat

1. Tim Tutor Pelatihan Pelayanan Kefarmasian Bagi Tenaga Kefarmasian di Puskesmas Berbasis e-Learning
PENCATATAN, PELAPORAN,DAN PENGARSIPAN
PENGELOLAAN OBAT DI PUSKESMAS

2. Setelah belajar bagaimana pengendalian obat yang baik, kita akan melanjutkan ke materi
selanjutnya yang sangat berkaitan erat, yaitu :
Pencatatan Pelaporan dan Pengarsipan merupakan kegiatan administrasi
terhadap seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan obat di Puskesmas
Pencatatan Pelaporan Pengarsipan

3. Tujuan Pembelajaran
TUJUAN PEMBELAJARAN
UMUM:
Peserta mampu
melakukan pengelolaan
Obat dan BMHP di
Puskesmas
TUJUAN PEMBELAJARAN
KHUSUS:
Peserta mampu melakukan
kegiatan pencatatan dan
pelaporan pengelolaan obat di
Puskesmas

4. Apa tujuan dari Pencatatan, Pelaporan, dan Pengarsipan Obat di
Puskesmas ?
Sebagai bukti pengelolaan
telah dilaksanakan
Sebagai sumber data untuk
pembuatan laporan
Sebagai sumber data untuk
melakukan pengendalian

5. 1. Pencatatan

6. Pencatatan adalah kegiatan yang
bertujuan untuk memonitor keluar dan
masuknya obat di Puskesmas. Pencatatan
dapat dilakukan dengan menggunakan
bentuk digital maupun manual
Jangan lupa …
• Di gudang obat harus tersedia kartu stok, buku
penerimaan dan pengeluaran obat.
• Di ruang obat tersedia kartu stok, rekapan
harian penggunaan obat dan buku catatan
pemakaian narkotik dan psikotropik.
• Catatan pemakaian narkotik, psikotropik dan
prekusor harus dilengkapi nama, umur, jenis
kelamin, alamat, nomor telepon dan jumlah
obat yang diterima setiap pasien.

7. Apa yang bisa kita peroleh dari Pencatatan?
Informasi yang didapat:
• Jumlah sediaan farmasi yang tersedia (sisa stok).
• Jumlah sediaan farmasi yang diterima.
• Jumlah sediaan farmasi yang keluar.
• Jumlah sediaan farmasi yang hilang/ rusak/ kadaluwarsa.
• Jangka waktu kekosongan sediaan farmasi.
Manfaat informasi yang didapat:
 Mengetahui dengan cepat jumlah persediaan sediaan farmasi.
 Sebagai dasar dalam penyusunan laporan dan perencanaan kebutuhan.
 Pengendalian persediaan.
 Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan
pendistribusian.

8. Kartu Stok Buku Penerimaan
Obat
Form / Buku catatan
pemakaian Narkotika
Psikotropika
Rekap harian
pemakaian obat
Alat Pencatatan yang digunakan,
antara lain :

9. Contoh Alat Pencatatan
Kartu stok Buku penerimaan obat

10. Fungsi Kartu Stok
Mencatat jumlah penerimaan dan pengeluaran obat termasuk nomor
batch dan tanggal kadaluwarsa obat
Satu kartu stok hanya digunakan untuk mencatat mutasi 1 jenis obat
dari 1 sumber anggaran
Data pada kartu stok digunakan menyusun laporan, perencanaan,
pengadaan, distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan
fisik sediaan farmasi dalam tempat penyimpanannya

11. Pengisian Kartu Stok
Bagian judul pada kartu stok diisi dengan :
• Nama sediaan farmasi
• Kemasan / Satuan
• Nama sumber dana atau dari mana asalnya sediaan
farmasi
Kolom-kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut :
• Tanggal mutasi (penerimaan atau pengeluaran)
• Sumber asal sediaan farmasi atau kepada siapa
sediaan farmasi dikirim
• No. Batch dan Tanggal kadaluwarsa
• Jumlah penerimaan
• Jumlah pengeluaran
• Sisa stok
• Paraf petugas yang mengerjakan

12. 2. Pelaporan

13. Pelaporan adalah kumpulan catatan
dan pendataan kegiatan administrasi
pengelolaan sediaan farmasi, tenaga
dan perlengkapan kesehatan yang
disajikan kepada pihak yang
berkepentingan.

14. Jenis Laporan Keterangan
Laporan Penerimaan Laporan Pengeluaran dan Lembar
Permintaan Obat
LPLPO yang dilaporkan sebulan sekali ke Dinas
Kesehatan
Laporan obat rusak, hilang atau kadaluarsa Dilaporkan ke kepala puskesmas secara periodik
Laporan Narkotika dan Psikotropika SIPNAP dilaporkan ke Dinas Kesehatan dan melalui
website BPOM
Laporan kepatuhan terhadap formularium nasional Dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Laporan Obat Program (LogPro) Dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Laporan Penggunaan Obat Rasional
Laporan Pelayanan Kefarmasian (PIO dan konseling)
Dilaporkan ke Dinas Kesehatan
Ada beberapa jenis pelaporan yang harus dilakukan
Apoteker Puskesmas, yaitu :

15. Contoh Formulir Laporan
Penerimaan dan
Pengeluaran Obat
menggunakan LPLPO

16. Contoh Formulir Laporan
Obat Rusak/Kadaluarsa

17. Contoh Formulir
Laporan Narkotika dan
Psikotropika
(manual)

18. Laporan Narkotika dan
Psikotropika
Secara elektronik di
http://sipnap.kemkes.go.id/

19. Laporan Obat Program HIV
(Obat ARV)
Secara elektronik di
https://siha.kemkes.go.id

20. 3. Pengarsipan

21. Pengarsipan adalah
kegiatan menyimpan
dokumen pencatatan dan
pelaporan selama jangka
waktu tertentu, dengan
suatu sistem yang mudah
ditelusur jika dibutuhkan.

22. Menurut Peraturan BPOM no. 4 tahun 2018
pembahasan 1.14 dan 1.15:
Arsip disimpan sekurang-kurangnya lima tahun

23. Sekarang Saya Tahu …
Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan adalah kegiatan
yang harus dilakukan Apoteker yang praktik di
Puskesmas sebagai bukti kinerja dan membantu dalam
melakukan monitoring serta evaluasi yang
berkesinambungan.
Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan harus dilakukan
secara rutin dan sesuai dengan standar dokumen yang
telah ditentukan.

24. Referensi
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 74 Tahun
2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas
Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 4
Tahun 2018 tentang Pengawasan Pengelolaan Obat, Bahan Obat,
Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di Fasilitas
Pelayanan Kefarmasian
Petunjuk Teknis Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas,
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia 2019
Modul Pelatihan Pelayanan Kefarmasian Bagi Tenaga Kefarmasian di
Puskesmas, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia 2020

26. Terima Kasih…
Tetap Semangat!