Welkom mééttalent,
Deze handleiding is speciaal voor jou geschreven om je een beeld te geven van de werkzaamheden als mééttalent!
Check daarnaast onze Facebook pagina www.facebook.com/meettalent voor leuke updates en nieuwe opdrachten!
Zo pakte Groep Tack de ERP-implementatie in haar 7 vestigingen aan.SDE
Samen met ERP partner SDE rolde groep Tack Microsoft Dynamics NAV uit in haar 7 vestigingen, bij haar 130 medewerkers. Zo een groot projecten vraagt sterke voorbereidingen. Leer hoe Groep Tack haar organisatie klaar maakte voor deze grote verandering.
In het Novak accountantsmagazine van september 2014 kwamen we de stelling ‘meten is weten’ tegen. Ook bij procesoptimalisatie op basis van Lean Six Sigma staat dit principe aan de basis. Het accountantskantoor vervangt het sturen op onderbuikgevoel door feiten. Het resultaat is bijna altijd verbluffend.
Rondleiding Qsuite | Registratiesysteem voor inloophuizen IPSOEvelien Verkade
In deze rondleiding laten we je de highlights van de Qsuite zien in de toepassing voor jouw organisatie. Zo krijg je een idee van de mogelijkheden en kunnen we met elkaar de Qsuite op maat inrichten. Wanneer dat gebeurd is, dan kan je verder aan de slag met de handleidingen en instructies. Deze vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.
Het begroten van softwareprojecten: meten is weten!Lucas Blom
Gecertificeerde Metri Software Cost Estimate specialisten meten en begroten al uw IT en Software ontwikkelingsprojecten met behulp van internationale standaarden en state-of-the-art technologie in een kort tijdsbestek. Op deze manier verbetert uw kans op projectsucces aanzienlijk en bespaart u veel geld. In deze whitepaper zet Metri haar visie uiteen op het betrouwbaar begroten van software-ontwikkelprojecten.
Masterclass Cultuur & Transitie Management - Hoe begin ik morgen?R. Zandbergen
Elk verandertraject vergt een gestructureerde aanpak waarbij liefst zelf de regie wordt gevoerd. Een B3 Programma methode kan daarbij van dienst zijn, ook bij invoering van het HNW gedachtegoed. Met behulp van duidelijk uitgangspunten en doelstellingen en door middel van "ambassadeurs" van uw eigen organisatie, wordt gemeenschappelijk draagvlak gecreëerd. Een meet & optimalisatietool faciliteert dit proces en ondersteund ook de communicatie. Ook zal de Leergang HNW aan de orde komen.
Zo pakte Groep Tack de ERP-implementatie in haar 7 vestigingen aan.SDE
Samen met ERP partner SDE rolde groep Tack Microsoft Dynamics NAV uit in haar 7 vestigingen, bij haar 130 medewerkers. Zo een groot projecten vraagt sterke voorbereidingen. Leer hoe Groep Tack haar organisatie klaar maakte voor deze grote verandering.
In het Novak accountantsmagazine van september 2014 kwamen we de stelling ‘meten is weten’ tegen. Ook bij procesoptimalisatie op basis van Lean Six Sigma staat dit principe aan de basis. Het accountantskantoor vervangt het sturen op onderbuikgevoel door feiten. Het resultaat is bijna altijd verbluffend.
Rondleiding Qsuite | Registratiesysteem voor inloophuizen IPSOEvelien Verkade
In deze rondleiding laten we je de highlights van de Qsuite zien in de toepassing voor jouw organisatie. Zo krijg je een idee van de mogelijkheden en kunnen we met elkaar de Qsuite op maat inrichten. Wanneer dat gebeurd is, dan kan je verder aan de slag met de handleidingen en instructies. Deze vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.
Het begroten van softwareprojecten: meten is weten!Lucas Blom
Gecertificeerde Metri Software Cost Estimate specialisten meten en begroten al uw IT en Software ontwikkelingsprojecten met behulp van internationale standaarden en state-of-the-art technologie in een kort tijdsbestek. Op deze manier verbetert uw kans op projectsucces aanzienlijk en bespaart u veel geld. In deze whitepaper zet Metri haar visie uiteen op het betrouwbaar begroten van software-ontwikkelprojecten.
Masterclass Cultuur & Transitie Management - Hoe begin ik morgen?R. Zandbergen
Elk verandertraject vergt een gestructureerde aanpak waarbij liefst zelf de regie wordt gevoerd. Een B3 Programma methode kan daarbij van dienst zijn, ook bij invoering van het HNW gedachtegoed. Met behulp van duidelijk uitgangspunten en doelstellingen en door middel van "ambassadeurs" van uw eigen organisatie, wordt gemeenschappelijk draagvlak gecreëerd. Een meet & optimalisatietool faciliteert dit proces en ondersteund ook de communicatie. Ook zal de Leergang HNW aan de orde komen.
Elke dag weer heb je als ondernemer te maken met de uitdagingen van het ondernemen. Je start een
onderneming vaak met duidelijke ambities zoals onafhankelijkheid, je eigen baas zijn, zelf bepalen
wanneer en hoeveel je werkt. De praktijk laat echter zien dat de meeste ondernemers louter bezig
zijn met bijzaken en details, en dus niet met de hoofdzaken, de grote lijnen, de strategie. Wat is er
terecht gekomen van jouw eigen doelstellingen waarmee je ooit bent begonnen? Waar sta je nu?
Komt je dit bekend voor? Een schrale troost is dat je absoluut niet de enige bent die hiermee kampt. Integendeel
zelfs en het kost je nog geld ook. Zo blijkt uit ons doorlopend onderzoek dat er bij 9 van de 10 Midden-
en Kleinbedrijven onopgemerkt veel geld weglekt. Dit loopt gemiddeld zelfs op tot 10% van de omzet.
Bij Thexton Armstrong noemen wij dat ‘Winstlekkage®’.
Wij werken dagelijks met ondernemers in het MKB en zien hoeveel kansen onbenut blijven. Kansen om de
continuïteit van de onderneming te waarborgen en de winst uit bestaande bedrijfsactiviteiten te verbeteren.
Hierbij stellen we samen met jou en het team het verbeterpotentieel van alle bedrijfsonderdelen vast en
pakken dit direct op een gestructureerde en tegelijkertijd praktische manier aan. Hiermee realiseren we niet
alleen winstverbeteringen op de korte termijn, maar borgen we die verbeteringen ook voor de lange termijn.
En met ‘winst’ hebben we het niet alleen over euro’s, maar ook over meer tijd en plezier.
Onze adviseurs helpen je graag met veel passie en brengen hun kennis en ervaring in de praktijk om ervoor
te zorgen dat de onderneming weer voor jou gaat werken. En niet andersom.
Rondleiding Qsuite | Hoe werkt de Qsuite voor de klant van A tot Z?Evelien Verkade
In deze rondleiding laten we je de highlights van de Qsuite zien in een algemene toepassing. Per organisatie kan de exacte inrichting sterk verschillen. Zo krijg je een idee van de mogelijkheden en kunnen we met elkaar de Qsuite op maat inrichten. Wanneer dat gebeurd is, dan kan je verder aan de slag met de handleidingen en instructies. Deze vind je in de Qsuite zelf, of in onze e-learning omgeving. Zo leer je snel werken met de Qsuite en heb je altijd de benodigde naslagwerken onder de knop.
3. méét
Méét is een jonge organisatie bestaande uit professionals met een
HBO Facility Management achtergrond. Op dit moment bestaat het
vaste team uit twaalf enthousiaste medewerkers. Hiernaast benut
méét de inzet van studenten zoals jij; mééttalenten!
Méét vond zijn oorsprong in 2006 onder de naam General Support.
In 2012 is de bedrijfsnaam gewijzigd naar méét met als belangrijkste
reden meer focus op onze activiteit en datgene waar we goed in zijn:
meten!
Met verschillende soorten metingen wordt inzicht geven in de presta-
ties van verschillende facilitaire diensten die voor de opdrachtgevers
van belang zijn.
Méét werkt op dit moment vanuit drie kantoorlocaties; Den Haag, Am-
sterdam en Brussel. Daarnaast heeft méét in Groningen en in Lim-
burg coördinerende mééttalenten beschikbaar om opdrachtgevers uit
die delen van het land goed te kunnen bedienen.
Deze organisatiestructuur zorgt ervoor dat er snel geschakeld kan
worden en metingen in heel Nederland en België uitgevoerd kunnen
worden.
2
Vlnr: Elmer Bulthuis, Justin van Wel &
Vincent Le Noble
4. Méét is een facilitair bureau dat zich volledig richt op
het uitvoeren van metingen. In dit hoofdstuk wordt kort
ingegaan op de twee metingen die voor mééttalenten
het meest interessant zijn.
méét Werkplekbezetting
méét Schoonmaakkwaliteit - de VSR Concurrent
Wat doet méét?
2
5. Méét is een facilitair bureau dat zich volledig richt op het uitvoeren
van metingen. Hartstikke leuk natuurlijk maar wat wordt er dan ge-
meten, en waarom?
Als facilitair verantwoordelijke binnen een organisatie is het tegen-
woordig ontzettend belangrijk om voldoende en juiste stuurinfor-
matie tot je beschikking te hebben. Om onze opdrachtgevers,
vaak deze facilitair verantwoordelijke, inzicht te geven in de presta-
ties van zijn diensten heeft méét verschillende metingen ontwik-
keld:
méét Werkplekbezetting
méét Schoonmaakkwaliteit
méét Schoon, Heel & Veilig
méét Het Nieuwe Werken
méét Facilitaire Prestaties
méét Extra
Zoals in de introductie van dit hoofdstuk werd aangegeven wor-
den in de volgende hoofdstukken de diensten méét Werkplekbe-
zetting en méét Schoonmaakkwaliteit beschreven
4
méét
6. méét Werkplekbezetting
Binnen veel organisaties staat huisvesting hoog op de agenda. Soms
is dat omdat ze een nieuwe werkomgeving willen creëren maar soms
ook omdat ze enorm groeien of omdat juist wordt verwacht dat het
aantal medewerkers gaat afnemen. Onderwerpen als ‘Het Nieuwe
Werken’, de kantorenleegstand en de kosten per werkplek (zo’n €
10.000,- p/jaar!) zijn aanleiding voor organisaties om continu goed
inzicht te hebben in het gebruik van alle ruimtes en werkplekken die
beschikbaar worden gesteld. Misschien kan een bepaalde afdeling
wel met minder werkplekken functioneren of is er behoefte aan meer
concentratieruimtes.
Met het uitvoeren van een bezettingsgraadmeting is méét in staat
een rapportage op te leveren waarmee onze opdrachtgevers inzicht
krijgen in het huisvestingsgebruik, zodat zij de juiste beslissingen kun-
nen nemen op het gebied van dit gebruik. Daarnaast wordt onze rap-
portage regelmatig ingezet als onderbouwing en verantwoording van
beslissingen richting het management team.
De bezettingsgraadmetingen die wij uitvoeren, zijn op dit moment de
meest uitgevoerde metingen. Het is een meting die gedurende vijf of
tien achtereenvolgende werkdagen wordt uitgevoerd.
5
Een voorbeeld van twee werkplekken
waaraan jij als mééttalent een status
moet toekennen.
7. Wordt deze ruimte
efficiënt gebruikt?
Iedere werkdag vinden tussen de vier en acht meetmomenten
plaats binnen vooraf vastgestelde tijdvakken. (Het aantal meetmo-
menten is afhankelijk van de opdracht).
De resultaten van de bezettingsgraadmeting geven de opdrachtge-
ver inzicht in de bezetting van kantoor-, vergader- en eventueel
onderwijsruimtes.
Met de door jullie verzamelde data kunnen onze opdrachtgevers
belangrijke beslissingen, vaak op tactisch en soms op strategisch
niveau, nemen ten aanzien van de huisvestingssituatie.
Het is daarom zeer van belang dat je als mééttalent bewust ben
van de werkzaamheden die je doet. Wanneer je situaties verkeerd
interpreteert kan dit leiden tot een rapport waaruit verkeerde analy-
se worden gemaakt, met alle gevolgen van dien.
In hoofdstuk 4 wordt de methode en werkwijze tijdens een bezet-
tingsgraadmeting aan je uitgelegd.
6
8. méét Schoonmaakkwaliteit
Het doel van VSR metingen is het objectief controleren van de
schoonmaakkwaliteit. Schoonmaakmetingen worden uitgevoerd vlak
nadat de schoonmaak in een pand heeft plaatsgevonden. Op een ta-
blet vul je de fouten in die je tegenkomt. Aan het einde komt hier een
score uit waarmee wordt aangetoond of de schoonmaakpartij de be-
loofde schoonmaakkwaliteit heeft gehaald.
Méét Schoonmaakkwaliteit houd in dat je op basis van de officiële
VSR methode te werk gaat. Voordat je deze metingen kan lopen
moet een cursus volgen waarbij je de diploma’s VSR-DKS en VSR-
KMS Controleur behaald moet hebben.
Méét is bereid om te investeren in mééttalent die de ambitie hebben
om schoonmaakcontroleur te worden. Je opleidingskosten worden in
z’n geheel betaald, voorwaarde is wel dat je bereid ben om minimaal
één jaar schoonmaakmetingen voor méét uit te voeren.
De schoonmaakmetingen duren, in tegenstelling tot méét Werkplek-
bezetting, soms een dag of dagdeel waardoor je dit ideaal kan combi-
neren naast je studie Facility Management.
Ben je geïnteresseerd in deze metingen? Neem dan contact op met
het coördinerend mééttalent van jouw vestiging!
7
Volg een opleiding tot VSR Controleur bij méét en wellicht controleer jij bin-
nenkort ook de schoonmaakkwaliteit bij onze klanten!
10. Als mééttalent ben je herkenbaar aan een
méét polo, en je PDA.
Nu je misschien een beter beeld hebt
van één van de belangrijkere metingen
binnen méét, is het goed om helder te krij-
gen hoe we dit doen. Voordat je bij ons
aan de slag gaat met meten, is het daar-
om van belang ook kennis te nemen van
wat er gebeurt voordat jij begint met me-
ten, en achteraf na de meting met de
door jou verzamelde data.
De data die wordt verzameld vormt de ba-
sis voor de rapportage die naar onze op-
drachtgever gaat.
Het is daarom van belang dat jij, als méét-
talent, zorgvuldig te werk gaat. Je be-
grijpt dat als data niet goed of onvolledig
is er in het ergste geval een meting moet
worden overgedaan!
Het spreekt voor zich dat we dat willen
voorkomen.
Heb je tijdens een meting vragen of twij-
fel je over een bepaalde status die je aan
een werkplek wil geven. Neem dan ge-
rust contact op met het coördinerend ta-
lent, hij of zij staat gedurende de meting
voor je klaar.
We hanteren het liefst het principe; ‘bel
liever tien keer teveel dan één keer te
weinig!’
9
3.1 WERKWIJZE
11. In bovenstaand schema zijn de fases weergegeven waarin je
de bezettingsgraadmeting kan opdelen. Het gehele proces kan
je opdelen in drie ‘deelfases’.
1. Voorbereiding en inventarisatie
Als de klant akkoord is gegaan met de offerte, starten de voor-
bereidingen voor de meting. Deze hebben een doorlooptijd van
maximaal 10 werkdagen.
2. Meetperiode
In overleg met de klant wordt een geschikte startdatum afge-
sproken voor de meting. Gedurende vijf of tien werkdagen voer
jij, als mééttalent, alleen of met collega’s de meting uit bij de
klant op locatie.
3. Rapportage
De data die tijdens de meting is verzameld, worden omgeto-
verd tot een duidelijke en overzichtelijke rapportage. Deze fase
duurt maximaal 10 werkdagen. Na de oplevering komt de klant
meestal met specifieke vragen die vaak makkelijk kunnen wor-
den opgevangen mits de inventarisatie goed is uitgevoerd.
10
12. DE MÉÉTTAS
Om de meting goed uit te kunnen voeren heb je een aantal attributen
nodig. Voor aanvang van de meting ontvang je van je coördinator
een tas met alle spullen die je nodig hebt. Gedurende de meetperio-
de is deze tas jou verantwoordelijkheid en krijg je het vertrouwen hier
zorgvuldig mee om te gaan.
De inhoud van de méét-tas bestaat uit:
• PDA met bijbehorende software
• Oplader voor de PDA
• Een SD-kaart die in de PDA past
• Een badge
• Een planning met werkdagen- en tijden
• Een plattegrond van het gebouw waarin gemeten zal worden.
11
13. Mééttalent duidelijk herkenbaar
aan het werk.
3.2 De PDA
Zoals gezegd zal je in de tas een PDA vinden gelijk aan de afbeel-
ding hiernaast. Zorg dat je de PDA altijd opgeladen houdt. Het
SD-kaartje hoeft niet in het apparaat te zitten tijdens de metingen.
Dit kaartje gebruiken we om de verzamelde data dagelijks te
back-uppen.
3.3 Materialen van de opdrachtgever
Soms komt het voor dat er materialen van de opdrachtgever aan
onze mééttalenten worden verstrekt. Denk hierbij aan toegangs-
passen en sleutels. Het spreekt voor zich dat we verwachten dat
je hier zorgvuldig mee omgaat en zelf verantwoordelijk bent voor
het gebruik en het retourneren.
12
14. Aan de hand van een voorbeeldproject nemen we in dit
deel van de handleiding de verschillende fases met je
door. Neem dit gedeelte aandachtig door zodat je goed
op de hoogte bent van de werkwijze.
VOORBEELDPROJECT
4
15. N-SQUARE
De meting wordt uitgevoerd bij het bedrijf N-Square, gevestigd in Am-
sterdam. N-Square beschikt over 232 werkplekken en heeft 27 verga-
derfaciliteiten. Dit kunnen zijn; vergaderruimtes, informele vergader-
ruimtes, ontmoetingsruimtes en/of vergadertafels in kantoorruimtes.
Er is gekozen voor zes meetmomenten op een dag en de gehele
meetperiode bestrijkt tien werkdagen. In het overzicht rechts staan
de meetmomenten weergegeven
14
Voorbeeld van een vergaderruimte bij
N-Square
16. PLANNING
De klant, in dit geval N-Square, heeft akkoord gegeven op de door
méét aangeboden offerte. De voorbereidingen op de meting kunnen
dus van start!
Aan de hand van de omvang van de opdracht wordt door méét be-
paald hoeveel mééttalenten er worden ingezet gedurende de meting.
Op basis van ervaring kan een goede inschatting gemaakt worden
van het aantal werkplekken dat door 1 mééttalent in 60 minuten kan
worden gemeten. Gemiddeld ligt dit rond de 350 werkplekken.
Bij N-Square wordt er dus één mééttalent ingezet.
Méét neemt contact op met jou als mééttalent en checkt je beschik-
baarheid. Jij geeft aan hoeveel dagen of dagdelen (ochtend of mid-
dag) je beschikbaar bent om de meting uit te voeren.
Wanneer de planning rond is wordt er een afspraak gemaakt met jou,
als mééttalent, en het coördinerend mééttalent vanuit méét om op lo-
catie een inventarisatie uit te voeren.
15
Druk overleg bij het méét team. Hoe
kunnen we het project N-Square het
beste aanpakken?
17. Ook dit pand is onderworpen aan een be-
zettingsgraadmeting!
4.3.1 VOORAF
Voordat de inventarisatie op locatie be-
gint heeft het coördinerend mééttalent
contact gehad met de contactpersoon
van de organisatie. Hierbij zijn afspraken
gemaakt over de wijze waarop wordt ge-
meten en op welke dag kan worden geïn-
ventariseerd.
4.3.2 OP LOCATIE
Tijdens de inventarisatie wordt er met de
opdrachtgever eerst gesproken over
eventuele bijzonderheden binnen het ge-
bouw en ruimtes die niet worden meege-
nomen tijdens de meting. Vaak volgt een
korte rondleiding waarna wij zelfstandig
de inventarisatie kunnen starten.
Tijdens de inventarisatie wordt de vaste
looproute door het gebouw bepaald. Te-
vens worden de kantoorruimtes, werk-
plekken en vergaderruimtes ingevoerd in
de PDA en worden ze ingetekend op de
plattegronden.
Wordt de meting uitgevoerd op ruimteni-
veau dan worden de werkplekken en ver-
gaderplekken in de ruimte geïnventari-
seerd.
Wordt de meting op werkplekniveau
wordt uitgevoerd wordt elk bureau voor-
zien van een unieke werkpleksticker.
Het stickeren van de werkplekken lijkt
een makkelijke opgave maar moet zeer
secuur gebeuren. Via een vaste volgorde
wordt elke ruimte gestickerd. Tijdens het
stickeren begin je aan de linkerkant van
de ruimte en houdt je de U-vorm aan.
16
18. Nadat de stickers zijn geplakt worden de-
ze overgetekend in de plattegrond. Ook
dit werkt moet secuur gebeuren. Tijdens
de eerste meetronde zal je hiervan profijt
hebben en zal je de meetroute snel uit je
hoofd leren. Daarnaast geldt de papieren
versie van de nummervolgorde als na-
slagwerk zodat we snel iets op kunnen
zoeken als de klant vragen heeft over
een bepaalde werkplek.
Naast het stickeren en het intekenen op
de plattegrond is het belangrijkste van de
inventarisatie dat de kantoorruimtes,
werkpleknummers en de vergaderruimtes
worden ingevoerd in de PDA. Dit proces
zal tijdens de inventarisatie door het coör-
dinerend mééttalent worden toegelicht.
17
19. Tijdens een project wordt op de plattegrond de route aan-
gegeven door het coördinerend mééttalent.
Tijdens de meting is een vaste loopvolgorde van
belang. De loopvolgorde wordt, tijdens de inven-
tarisatie, bepaald door het coördinerend meetta-
lent.
Let op: Tijdens de meting mag niet worden afge-
weken van deze route. Neem voor vragen over
de af te leggen route contact op met het coördi-
nerend meettalent.
18
Looproute
20. DE METING
Na de inventarisatie gaan we naar de volgende stap in het proces;
de meting.
In dit gedeelte van de handleiding wordt uitgelegd hoe je de meting
start en wat er bij komt kijken. Waar moet je bijvoorbeeld naar toe?
Met wie neem je contact op als er vragen zijn? En waar kan je bij-
voorbeeld je jas en tas achter laten?
19
21. 4.4.1 VOORBEREIDING
Het is maandag 19 augustus 2013 en de bezettingsgraadmeting
bij N-Square gaat vandaag beginnen. Na de intensieve inventari-
satie vooraf ben je al bekend met het gebouw. De eerste meetron-
de begint om 08.30 uur en je heb met het coördinerend méétta-
lent om 08.00 uur afgesproken voor de ingang van N-Square.
Het coördinerend mééttalent heeft een afspraak gemaakt met de
contactpersoon. Die verwelkomt jou en je coördinator en leidt jul-
lie naar een ruimte die jij als mééttalent de rest van de week kan
gebruiken als uitvalsbasis. Dit kan een aparte ruimte zijn of een
werkplek die tijdelijk leeg staat.
Van de contactpersoon krijg je een pas of een sleutel om bepaal-
de ruimtes mee te openen.
Voor dat je kunt gaan starten pak je de PDA en hang je de badge
om je nek.
20
22. Het zal de eerste ronde vrij rustig
zijn tijdens de meting.
4.4.2 HET EERSTE MEETMOMENT
Afhankelijk van de omvang van de meting, wordt de eerste meting
gelopen samen met het coördinerend mééttalent. Bij grotere me-
tingen wordt vooraf een instructiemoment ingepland waarin een
proefronde wordt gelopen. De applicatie, met de daarbij behoren-
de software, wordt opgestart en de meting kan beginnen.
Via de route die is bepaald tijdens de inventarisatie loop je de me-
ting door. De PDA is hierin leidend. Je volgt de ruimtenummers en
werkplekken die in de PDA staan.
Niet alleen voor jou als mééttalent is het de eerste keer dat je
gaat meten. De medewerkers N-Square komen hier ook voor het
eerst mee in aanraking. Wees altijd vriendelijk en beleefd tegen
mensen en vertel ze in korte, bondige zinnen wat je komt doen.
Vaak is: “Goedemorgen, ik kom voor de bezettingsgraadmeting” al
voldoende.
Soms zijn er mensen die hele specifieke zaken aan je gaan vra-
gen of hun ergernis over de meting aan jou uiten, jij bent immers
hun aanspreekpunt op dat moment. Blijf vriendelijk en verwijs ze
naar jouw contactpersoon binnen de organisatie waar je de me-
ting verricht.
Tijdens de voorbereiding is ervoor gezorgd dat alle medewerkers
zijn geïnformeerd over de meting.
21
23. REGISTRATIES MEETRONDE
Tijdens de meetronde registreer je de werkplekbezetting en de activi-
teit, die op het moment dat jij langskomt, wordt uitgevoerd. Tijdens
de meting kom je twee soorten ruimtes tegen: kantoorruimtes en ver-
gaderruimtes. In kantoorruimtes staan werkplekken en vergaderruim-
tes hebben een vastgelegde capaciteit aan vergaderplekken.
Voor de kantoorruimtes geldt het volgende:
Hieronder staan zes opties vermeld waaruit jij als mééttalent de juis-
te registratie selecteert om de status van een werkplek aan te geven.
Lees deze aandachtig door!
Voor de kantoorruimtes geldt het volgende:
Op de volgende pagina staan zes opties vermeld waaruit jij als méét-
talent de juiste registratie selecteert om de status van een werkplek
aan te geven. Lees deze aandachtig door!
De registratie die je selecteert is een momentopname. Zorg er voor
dat je voor 100% achter je keuze staat. Het is de bedoeling dat je in
een moment van een paar seconden ziet en registreert wat de status
is van de werkplek. Het is niet de bedoeling dat je bij een ruimte 5 mi-
nuten gaat wachten omdat je twijfelt wat er wordt uitgevoerd. Het
gaat om jou observatie en laat je hierbij niet beïnvloeden door ande-
re gebruikers in de ruimte.
22
Welke registraties zou jij hier doen?
24. A) Niet bezet
De werkplek is niet in gebruik. Niets duidt erop dat een gebruiker van
de werkplek wel in het gebouw aanwezig is. De computer is uitge-
schakeld, de bureaustoel is aangeschoven en de prullenmand en bu-
reaublad zijn leeg.
B) In gebruik, maar afwezig
Tijdens het moment van meten is de werkplek wel in gebruik, maar is
de gebruiker elders in het gebouw. De computer is ingeschakeld, een
kopje koffie op het bureau, een jas en/of tas, open geslagen docu-
menten zijn voorbeelden van indicatoren. Er worden meerdere signa-
len gegeven dat er iemand aanwezig is. (Een combinatie van de tas
die op de grond staat en een computer die aan staat etc.)
C) In overleg, aan de werkplek
De gebruiker voert overleg met één of meerdere personen aan zijn of
haar werkplek. Dit overleg kan zowel formeel als informeel van aard
zijn. (Wanneer geconstateerd wordt dat er heel veel informeel over-
leg plaatsvindt, geef dit dan door aan de coördinator.) Wanneer er
twee mensen achter één computer aan het werk zijn, is de werkplek
één keer in overleg.
D) Aan de telefoon
De gebruiker voert een telefoongesprek aan de werkplek, dit kan zo-
wel mobiel als via een vaste telefoon zijn. Hierdoor wordt een duide-
lijk beeld gecreëerd over het aantal telefoongesprekken dat op de
werkvloer plaatsvindt.
E) Computerwerk
Aan de werkplek wordt actief met de computer gewerkt. Dit kan zo-
wel een desktop computer als een laptop zijn, maar ook het gebruik
van een tablet of een smartphone (alleen wanneer men met deze
smartphone niet aan het bellen is) valt onder computerwerk. Actief
computerwerk kenmerkt zich doordat de gebruiker de muis ofwel het
toetsenbord aanraakt.
F) Schrijven, lezen, nadenken
De werkzaamheden kenmerken zich door lezen, schrijven, nadenken
of handelingen met documenten. Ook het passief computerwerk valt
onder schrijven, lezen, nadenken. De medewerker gebruikt de com-
puter of tablet om documenten te lezen. Hij of zij heeft de muis niet
vast en typt niets in op de computer.
23
25. Er zijn 1001 situaties die je tegen
kan komen.
Naast deze statussen merken wij dat er een aantal bijzondere situ-
aties zijn waar niet makkelijk een status aan te hangen is. Daarom
hebben wij deze situaties beschreven en de bijpassende status
eraan toegevoegd.
- Wanneer mensen taart aan het eten zijn of op de afdeling aan
het borrelen zijn, zijn de bureaus waar duidelijk nog mensen zitten
in gebruik maar afwezig. Wanneer er een vergadertafel aanwezig
is, wordt het aantal personen dat daar aan het eten is genoteerd.
- Wanneer iemand met een ander aan het overleggen is, maar in
de ruimte rondloopt is deze in overleg aan de werkplek. De per-
soon waarmee overlegd wordt, die nergens aan een tafel of werk-
plek zit, wordt niet genoteerd.
- Er zit iemand op zijn bureau en die is aan het overleggen met ie-
mand die ernaast staat. Deze is in overleg aan de werkplek. De
persoon die ernaast staat telt niet mee.
- Er zit iemand in de vensterbank en deze is aan het overleggen
met iemand die aan de werkplek zit. De persoon in de venster-
bank tel je niet mee. De persoon aan het bureau is in overleg aan
de werkplek.
Bij conference call wordt de status aan de telefoon gebruikt. Wan-
neer er 4 mensen, allemaal aan een ander bureau een confe-
rence call aan het houden zijn, zijn deze alle 4 aan de telefoon.
24
26. Vergaderruimtes worden op een
andere manier gemeten!
Voor vergaderruimtes geldt een andere meetmethode:
De capaciteit van de vergaderruimte is tijdens de inventarisatie be-
paald. Die kun je in je PDA wel zien staan maar niet aanpassen.
Het is aan jou om alleen het aantal mensen in de ruimte te regi-
streren. Is er niemand in de vergaderruimte aanwezig? Dan vul je
niets in en ga je door naar de volgende ruimte.
4.3.4 AFRONDING MEETMOMENTEN EN DE DAG
Nadat alle metingen op de dag zijn uitgevoerd is het belangrijk om
de applicatie goed af te sluiten. Hoe je dit doet wordt toegelicht
door je coördinator.
Als mééttalent ben je tijdens de meetperiode te gast binnen de or-
ganisatie en is er een contactpersoon die we graag op de hoogte
houden van alle bijzonderheden en vorderingen van de meting.
Mocht je opmerkelijke zaken tegenkomen licht je hier eerst je coör-
dinator over in. Vervolgens wordt bepaald of je dit kunt melden bij
onze contactpersoon binnen de organisatie.
Na afronding van het laatste meetmoment van de dag check je
even of onze contactpersoon beschikbaar is en meld je eventuele
bijzonderheden en geef je aan dat de metingen er op zitten.
De mééttas met apparatuur neem je mee naar huis, tenzij een col-
lega mééttalent er de volgende dag mee aan de slag gaat. Hier-
over vindt afstemming plaats met je coördinator. Belangrijk aan-
dachtspunt hierin is de beschikbaarheid van een opgeladen PDA
de volgende dag.
25
27. Zo, je hebt het einde van deze handleiding gehaald!
Als het goed is heb je nu een beeld over méét en het werken als
mééttalent. Je weet waarom bezettingsgraadmetingen uitgevoerd
worden en hoe deze vervolgens worden uitgevoerd.
Mocht je naar aanleiding van deze handleiding nog vragen heb-
ben over méét, de bezettingsgraadmeting of iets heel anders wil-
len vragen. Neem dan gerust contact met ons op!
AFSLUITING
5
26