hipmi

1. ADMINISTRASI
KESEKRETARIATAN
BPC HIPMI KAB. SUBANG
&

2. kesemua proses kegiatan
kerja sama yang dilakukan
oleh sekelompok atau
lebih dengan bersama-
sama dan simultan untuk
mencapai tujuan yang
sudah ditetapkan.
( Soepardi )
Apa itu
Administrasi ?
DEFINISI
Administrasi
Administrasi dalamarti
sempit
Administrasi dalamarti luas
√

3. adalah kegiatan yang
meliputi:
catat-mencatat,
surat-menyurat,
pembukuan ringan,
ketik-mengetik,
agenda, dan
sebagainya yang
bersifat teknis
ketatausahaan.
Administrasi dalam
arti sempit?
√
DEFINISI
Administrasi
Administrasi dalamarti
sempit
Administrasi dalamarti luas

4. adalah seluruh proses
kerja sama antara
dua orang atau lebih
dalam mencapai
tujuan dengan
memanfaatkan sarana
prasarana tertentu
secara berdaya guna
dan berhasil guna.
Administrasi dalam
arti luas?
√
DEFINISI
Administrasi
Administrasi dalamarti
sempit
Administrasi dalamarti luas

5. Unsur – Unsur Pokok
Masukan/input
1. Sumber (tenaga,modal, hukum/pedoman/petunjuk)
2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
3. Kemampuan dan Kesanggupan/Skill and Capacity
Proses /fungsi-fungsi administrasi
1. Kegiatan (Perencanaan , Pengorganisasian, Pelaksanaan, Penilaian)
2. Kerjasama
3. Rasionalitas
Keluaran (output)
1. Pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai,
petunjuk pelaksanaan/teknis, Tugas-tugas/personil kepanitian
2. Kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian
3. Pelayanan Umum
Sasaran
1. instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi.
2. Adanya tujuan yang hendak dicapai
Administrasi sebagai sistem.
Semua tata aturan yang berlaku yang dibuat secara sistematis untuk mencapai
tujuan.

6. KESEKRETARIATAN

7. diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian
kegiatan P E N A T A A N
terhadap pekerjaan
perkantoran
(surat-menyurat) dan
tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang
kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
Kesekretariatan ?
Kesekretariatan
√ Arti Kesekretariatan
PolaPenataan
Tujuan
Fungsi

8. Pola Penataan
Kesekretariatan
√
Arti Kesekretariatan
PolaPenataan
Tujuan
Fungsi
 MERENCANAKAN (PLANNING)
 MENYUSUN (ARRANGING)
 MENGHIMPUN (COLLECTING)
 MENCATAT (RECORDING)
 MENGOLAH (PROCESSING)
 MENGENDALIKAN (CONTROLLING)
 MENGIRIM (TRANSFERING)
 MENYIMPAN (FILING)

9. 
>Memperlancar lalu-
lintas dan distribusi
informasi ke segala pihak
baik internal maupun
eksternal.
> Mengamankan rahasia
organisasi.
>Mengelola dan
memelihara seluruh
dokumentasi organisasi
yang berguna bagi
kelancaran, pelaksanaan,
fungsi manajemen.
Tujuan
Kesekretariatan
√
Arti Kesekretariatan
PolaPenataan
Tujuan
Fungsi

10. >Mengadakan
pencatatan semua
kegiatan manajemen.
>Pengendalian
informasi internal dan
eksternal organisasi.
>Sebagai alat
komunikasi organisasi.
>Sebagai pusat
dokumentasi atau
master file.
Fungsi Administrasi
Kesekretariatan
 Kesekretariatan
 Arti Kesekretariatan
PolaPenataan
 Tujuan
√ Fungsi

11. Data-data/dokumen
yang diarsipkan
 Arsip struktur
 organisasi, job desk, dll.
 Sistem dan mekanisme
standar organisasi.
 Program kerja dan
laporanpertanggungjawa
b an per periode
kepengurusan.
 Program kerja dan laporan
pertanggungjawaban per
kegiatan/kepanitiaan.
 Notulen rapat, dll
√
Kesekretariatan
Data-data/dokumenyang
diarsipkan
PengelolaanSurat
SaranaKomunikasi Internal
ManajemenPengarsipan

12. >Standarisasi Surat
Masuk dan Surat Keluar.
>Adanya Penomoran
pada masing-masing
surat.
Pengelolaan Surat
√
Kesekretariatan
Data-data/dokumenyang
diarsip
PengelolaanSurat
SaranaKomunikasi Internal
ManajemenPengarsipan

13. > Papan Pengumuman
> Notes
Sarana Komunikasi
Internal
√
Kesekretariatan
Data-data/dokumenyang
diarsip
PengelolaanSurat
SaranaKomunikasi Internal
ManajemenPengarsipan

14. >Dokumen yang akan
diarsip
> Bentuk Arsip
>Keamanan arsip dan
kontrol
>Pengelolaan Fisik
sekretariatan
Manajemen Pengarsipan
Kesekretariatan
√
Data-data/dokumenyang
diarsip
PengelolaanSurat
SaranaKomunikasi Internal
ManajemenPengarsipan

15. KESEKRETARIATAN =
Administrasi
+
Tempat
+
Sarana
+
SDM
+
Identitas Organisasi

16. > Logo & Cap
> Surat Menyurat
> Dokumentasi
>Proposal
> Laporan
> Timeline
> Notulen
Ruang Lingkup
ADMINISTRASI

17. SURAT

18. > Logo Organisasi
> Nama Organisasi
> Alamat
> No Telepon
> E-mail
Kepala Surat
SURAT
√ Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

19. > Tujuannya Kemana
> Tanggal
> Perihal
Contoh:
01/HIPMIPT.US/X/2021
Nomor Surat
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

20. >Jumlah lampiran Berkas
yang dilampirkan pada
surat?
Contoh:
2 (dua) lembar
1 (satu) bendel proposal
Lampiran Surat
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

21. > Keputusan
> Keterangan
> Permohonan
> Undangan
> Tugas
> Perjanjian
> Pengantar
> Pemberitahuan
Perihal
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

22. >Subang, 16 Maret 2021
Sesuaikan Dengan bulan pada
nomor surat.
Tanggal
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

23. Contoh:
Yth. Rektor Universitas
Subang
Jl. R.A Kartini KM. 3 Subang
Kepada
Ketua Umum BPC HIPMI
Subang
Ruko Permata Hijau -
Subang
Tujuan
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

24. 1. Salam Pembuka
2. Maksud / isi surat
3. Kalimat Penutup
Isi
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

25. Yang Tandatangan Mulai
dari:
1. Sekretaris
2. Ketua Pelaksana
3. Ketua Organisasi
4. Pimpinan Tertinggi
*Diurutkan dari jabatan
yang terendah sampai yang
tertinggi.
Pengesahan
SURAT
√
Kepala
Nomor
Lampiran
Perihal
T
anggal
Tujuan
Isi
Pengesahan

26. Pengarsipan Surat Masuk
• Tanggal Masuk
• Alamat Pengirim
• Tanggal dan Nomer Surat
• Perihal
• Lampiran
Pengarsipan Surat Keluar
• Tanggal Keluar
• Dari
• Tujuan
• Tanggal dan Nomer Surat
• Perihal
• Lampiran

27. Contoh
• Agenda Surat Masuk
• Agenda Surat Keluar
• Notulen

28. Contoh FormatAgenda Surat Masuk
AGENDASURAT MASUK
HIPMIPTUNIVERSITAS SUBANG
JL.R.AKARTINIKM.3SUBANG
NO.
TGL. SURAT
MASUK
ALAMAT
PENGIRIM
TGL. SURAT
NOMOR
SURAT
PERIHAL LAMPIRAN
Contoh FormatAgenda Surat Keluar
AGENDASURAT KELUAR
HIPMIPTUNIVERSITAS SUBANG
JL.R.AKARTINIKM.3SUBANG
NO
.
TGL.
SURAT
KELUAR
TUJUAN TGL. SURAT
NOMOR
SURAT
PERIHAL
LAMPIRAN

29. Contoh Format Notulen Rapat
NOTULEN RAPAT
Rapat Harian Pengurus
Hari, Tanggal : Rabu, 17 Maret 2021
Pukul : 10.00-11.30 WIB
Tempat :
Agenda :
Peserta:
No Hasil-Hasil Keputusan Rapat Keterangan
1
2
Disetujuioleh:
Ketua/PimpinanOrganisasi…..
Dipersiapkanoleh:
Notulis,
Tanggal: 17 Maret 2021
HIPMIPTUNIVERSITAS SUBANG
JL.R.AKARTINIKM.3SUBANG

30. TERIMA
KASIH