Dokumen tersebut memberikan instruksi langkah-demi-langkah untuk melakukan mail merge di Microsoft Word. Mail merge digunakan untuk mencetak dokumen yang sama ke beberapa penerima dengan data yang berbeda seperti nama dan alamat. Langkahnya meliputi pembuatan dokumen utama dan sumber data, penggabungan bidang merge ke dokumen utama, dan mempreview hasilnya. Cara alternatif menggunakan sumber data yang disimpan terpisah seperti di Excel

1. `
……..……..……..……..……..……..……..……..……..
Materi # 7 3. Pada Mail Merge Task Panes yang terletak di sisi kanan pilih hyperlink Next: Pada grup Finish, dapat
19
Starting Document. Pada jendela yang nampak pilih Use the Current Document digunakan untuk mencetak
MAIL MERGE kemudian klik hyperlink Next: Select Recipient. ataupun untuk menampilkan
4. Selanjutnya pilih Type A New List pada Mail Merge Task Panes dan klik hypelink seluruh record.
Create.
5. Selanjutnya klik Customize Column pada kotak dialog New Adress List.
MAIL MERGE adalah proses pencetakan yang menggabungkan (merge) dua buah 6. Kemudian buat Field (judul kolom) baru dengan
dokumen. Sering juga disebu sebagai surat massal yang dikirimkan ke beberapa menghapus field name pada kotak dialog New
penerima dengan isi yang sama. Umumnya dokumen yang pertama berupa dokumen Address List dengan cara klik tombol Delete, lalu
cetak atau dokumen cetak (main document) sedangkan dokumen yang kedua berupa klik Yes. Lakukan berkali-kali hingga semua field
data (Mail Merge Recipient). terhapus.
Penggabungan ini berguna untuk pencetakan yang sifatnya masal. Misalnya 7. Buatlah field baru dengan mengklik Add. Misalnya
Anda yang membuat surat kepada 50 orang dengan isi surat sama, bedanya hanya “Nama”, kemudian OK untuk menghadiri. Lanjutkan C.A.R.A...L.A.I.N.
terletak di awal surat yang bertuliskan: Kepada Yth. ......... dan Di ................ dengan field Alamat dan Kota.
Anda bisa saja mengisi titik-titik tersebut dengan nama dan alamat Cara berikut akan lebih mudah, karena sumber data (data source)
8. Setelah semua field selesai, klik OK, kemudian dapat diedit dengan mudah karena bisa dibuat di Word atau Excel.
seseorang, mencetaknya, kemudian melakukan hal yang sama hingga 50 kali. Tentunya masukkan data surat yang dibutuhkan dengan
hal ini tidak praktis. 1. Buatlah dokumen baru, kemudian data tadi dibuat dengan bantuan tabel (judul
mengklik New Entry. Masukkan data disamping kolomnya: Nama, Alamat, dan Kota). Simpanlah dokumen di atas dengan nama data
ini. source_undangan
Langkah-langkah
9. Setelah selesai, klik OK, kemudian simpan 2. Buatlah dokumen baru, ketiklah naskah surat tadi.
1. Buatlah naskah surat sebagai berikut :
dengan nama “Data Undangan” (perhatikan 3. Pada dokumen tersebut aktifkan ribbon Mailings > Select Recipient >
alamat penyimpanan dengan seksama,- sebaiknya
Sonder, 25 Juli 2011
satu folder dengan main documennya) Use Existing List…
Kepada Yth.
10. Lanjutkan dengan menempatkan kursor di 4. Bukalah data source yang telah disimpan di langkah 1.
tempat yang bersesuaian, kemudian klik 5. Lanjutkan dengan langkah 10, 11 dst, dari cara sebelumnya.
Dengan ini dimohon kehadiran Bapak/Ibu dalam pertemuan rutin Rukun Mailing > Insert Merge Field, lalu pilih field
Jika Anda ingin menambahkan/memperbaiki data souce, Anda
Damai yang akan diselenggarakan pada: yang diinginkan. Perhatikan contohnya.
tinggal membuka file datanya, tambahkan/perbaiki data, simpan
Hari/Tanggal : Selasa 26 Juli 2011
11. Tahap akhir, klik Preview Result untuk menampilkan
(Ctrl + S), buka dokumen utamanya, jalankan mail merge-nya.
penggabungan antara data dengan surat.
J a m : 19.00 – selesai
Tempat : Sekretariat Gunakan grup Preview Results untuk melihat record- PENGGUNAANpenguasaan fasilitas ini adalah tuntutan daribidang
kesekretarisan,
fasilitas ini sangat luas. Dalam
dunia
Atas perhatiannya disampaikan terima kasih. record yang telah terbentuk. kerja. Pengembangan penggunaan fasilitas ini antara lain dengan
mengambil Data Source dari program lain, misalnya Ms. Excel.
Salam dan doa, Jika ingin menampilkan semua surat dengan Fasilitas ini tidak hanya digunakan dalam bidang surat-menyurat.
Ketua, datanya masing-masing: Dalam pengolahan data-data yang lain, fasilitas ini sering digunakan.
1. Mailings > grup Preview Result > Auto Misalnya dalam pencetakan ijasah, maka seorang operator yang
Jonathan Reinheart Check for Error. mahir akan menggunakan MAIL MERGE sebagai fasilitas yang
2. Kemudian pada jendela Checking and wajib digunakan.
2. Klik ribbon Mailing. Pada grup Start Mail Merge, pilih Start Mail Merge, pilih Step Reporting Errors, pilih Complete The
by Step Mail Merge Wizard. Merge > pausing to Report Each Error Sumber :
as It’s Occurs. 36 Belajar Sendiri Microsoft Word 2000 |
Belajar Sendiri Microsoft Word 2003 | Panduan Praktis Microsoft Office 2007 |
Private Experience
www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy
QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 www.fromtheteacher.wordpress.com yanipieterpitoy QUICKTIMEword2007 19